Jak korzystać z metody Hoshin Kanri do planowania strategicznego

Krótka uwaga: poniżej zamieściliśmy graficzny szablon PDF, który pomoże Ci zwizualizować metodę Hoshin Kanri jako opcję planowania strategicznego. Chociaż możesz korzystać z Asany, aby postępować zgodnie z tą metodą, nie mamy bieżącej funkcji ani szablonu w produkcie dla tej metody.

Pamiętasz, jak w dzieciństwie bawiłeś się w łączenie kropek? Na początku strona wygląda jak morze losowych kropek. Ale gdy zaczynasz łączyć kropki, zaczyna tworzyć się większy obraz. 

Chociaż metoda Hoshin Kanri jest nieco bardziej złożona niż łączenie kropek, filozofia jest taka sama. Dzięki metodzie Hoshin Kanri możesz połączyć kropki między codzienną pracą a szerszymi celami strategicznymi swojej firmy, aby zobaczyć szerszy obraz. Oto jak to zrobić.

Czym jest Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri to narzędzie do planowania strategicznego, którego businessy używają do łączenia celów całej firmy z codzienną pracą poszczególnych pracowników. W języku japońskim słowo „hoshin” oznacza „politykę” lub „kierunek”. Słowo „kanri” oznacza „zarządzanie”. Wszystkie te słowa razem można przetłumaczyć jako: „Jak zarządzamy naszym kierunkiem?”

Celem Hoshin Kanri jest to, aby wszyscy w firmie dążyli do tego samego celu w tym samym czasie. Odbywa się to poprzez przepływ informacji zwrotnych zwany Hoshin Kanri Catchball. Oto jak to działa:

• Zespół strategiczny przekazuje strategię na poziom poszczególnych pracowników, dostarczając informacji i kontekstu dotyczącego tego, w jaki sposób strategia łączy się z ich codzienną pracą.

• Następnie poszczególni pracownicy wprowadzają tę strategię w życie.

• Na koniec informacje o tym, jak szybko poszczególni pracownicy wykonują swoje zadania, są przekazywane zespołowi strategicznemu, aby pomóc mu przeanalizować i dostosować strategię.

W ten sposób  Hoshin Kanri nie jest jednorazową metodą myślenia, ale raczej ciągłym cyklem planowania i doskonalenia.  

Kiedy stosować metodę Hoshin Kanri

Hoshin Kanri to dobra metoda, jeśli wdrażasz strategię w całej firmie lub jeśli chcesz zjednoczyć cały zespół, aby osiągnąć ten sam nadrzędny cel. Jednak jej zaplanowanie i wdrożenie wymaga dużo czasu. 

Jeśli szukasz prostszego sposobu na dostosowanie priorytetów strategicznych, zacznij od planu strategicznego. Niezależnie od tego, czy korzystasz z planu strategicznego, czy z metody Hoshin Kanri, upewnij się, że zawsze zapewniasz członkom zespołu kontekst, przejrzystość i łączność, których potrzebują, aby odnieść sukces.

Macierz Hoshin Kanri

Macierz Hoshin Kanri (lub macierz X) to wizualne przedstawienie procesu procesu planowania Hoshin Kanri. Zespoły używają jej, aby śledzić, w jaki sposób cele i zadania łączą się ze sobą podczas wdrażania metody Hoshin Kanri. Celem macierzy jest określenie, kto pracuje nad daną inicjatywą, w jaki sposób strategie łączą się z inicjatywami i jak odnoszą się do celów długoterminowych.

Jak interpretować macierz Hoshin Kanri

Jeśli korzystasz z metodologii Hoshin Kanri, powinieneś również używać macierzy Hoshin Kanri. Macierz Hoshin Kanri jest niezwykle przydatnym narzędziem, które pomaga zrozumieć, w jaki sposób konkretne zadania łączą się z długoterminowymi celami. Gdy członkowie zespołu nie mają jasnych celów lub nie rozumieją, w jaki sposób ich praca łączy się z większymi celami strategicznymi, mogą przypadkowo poświęcić czas i zasoby na niepotrzebną pracę. Połączenie pracy z celami może pomóc zespołowi podążać w jednym kierunku. 

Pomimo tego, jak skomplikowana wydaje się macierz Hoshin Kanri, jej odczytanie jest w rzeczywistości całkiem proste. Wykres dzieli informacje na pięć głównych sekcji w układzie kompasu:

• Długoterminowe cele strategiczne znajdują się w południowej sekcji.

• Roczne cele trafiają do zachodniej sekcji.

• Inicjatywy usprawniające trafiają do północnej sekcji.

• Cele dotyczące ulepszeń lub kluczowe wskaźniki efektywności (KPI) znajdują się w sekcji wschodniej.

• Zasoby trafiają do najbardziej wysuniętej na wschód sekcji.

Czytając macierz Hoshin Kanri, zacznij od dołu i kieruj się zgodnie z ruchem wskazówek zegara. W każdym rogu macierzy znajdują się małe kropki, które pokazują, jak poszczególne inicjatywy lub cele łączą się ze sobą. Zasoby znajdujące się po prawej stronie określają, który członek zespołu jest odpowiedzialny za daną inicjatywę usprawniającą i Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI).

Oto przykład. W powyższej macierzy Hoshin Kanri zaczynamy od dolnej sekcji „Cele strategiczne”. Podążając za kropkami po lewej stronie, widzimy, że cel strategiczny „Zostać firmą globalną” łączy się z rocznym celem „Stworzyć nową funkcję produktu, która będzie dostosowana do rynku międzynarodowego”. Śledząc tę kolumnę aż do lewego górnego rogu, widzimy, że cel roczny łączy się z dwiema inicjatywami doskonalącymi: „Zoptymalizować program Sukces klienta, aby dostosować go do potrzeb klientów” i „Przeprowadzić międzynarodowe badania rynku”. Możesz kontynuować ten sam proces, aby połączyć KPI i zasoby oraz zobaczyć, jak wszystko się łączy.

7 etapów planowania Hoshin Kanri

Istnieje siedem kluczowych kroków, które należy podjąć podczas rozpoczynania strategii planowania Hoshin Kanri. Jeśli masz już ukończone plany strategiczne, możesz pominąć kroki od pierwszego do czwartego. Oto jak zacząć.

1. Ustal wizję organizacji

Określ kluczową misję, wizję i wartości swojej organizacji. Zwykle odbywa się to w formie deklaracji wizji. Deklaracja wizji powinna wspierać długoterminowe cele zespołu i łączyć je z deklaracją misji firmy. 

Podczas tradycyjnego procesu planowania strategicznego ważne jest, aby jasno określić wizję organizacji, aby upewnić się, że długoterminowe cele są ze sobą zgodne. Jednak metoda Hoshin Kanri idzie o krok dalej, pomagając zwizualizować, w jaki sposób praca poszczególnych osób wpływa na długoterminowe cele firmy, a co za tym idzie, na wizję organizacji.

2. Opracuj cele strategiczne

Cele strategiczne, czasami nazywane celami przełomowymi, to zmiany, które organizacja musi wprowadzić, aby zrealizować wizję zdefiniowaną w pierwszym kroku. Te cele stanowią filar Twojej strategii. Nie należy wyznaczać zbyt wielu celów. Wystarczą trzy lub cztery, które będą długoterminowe i których osiągnięcie zajmie od trzech do pięciu lat. Zbyt duża liczba celów może rozproszyć uwagę zespołu, co utrudni osiągnięcie celów strategicznych. Po określeniu celów strategicznych dodaj je do macierzy Hoshin Kanri u dołu wykresu.

3. Opracuj cele roczne

Po określeniu głównych celów, które chcesz osiągnąć, skoncentruj się na wyznaczeniu celów rocznych, które ma zrealizować Twój zespół. Ponieważ osiągnięcie celu strategicznego zajmuje około trzech do pięciu lat, podzielenie go na mniejsze cele krótkoterminowe sprawia, że duży cel wydaje się łatwiejszy do zrealizowania. 

Postaraj się wyznaczyć od dwóch do dziesięciu celów rocznych. Pamiętaj, że cele te powinny być celami SMART, co oznacza, że są skonkretyzowane, mierzalne, osiągalne, realistyczne i określone w czasie. Aby śledzić postępy zespołu w realizacji tych celów, należy również zdecydować się na kluczowe wskaźniki efektywności (Kluczowe wskaźniki efektywności (ang. KPI)) dla każdego celu. W macierzy Hoshin Kanri jest to sekcja po lewej stronie wykresu.

4. Rozkładaj cele kaskadowo w całej organizacji

Zanim rozpoczniesz pracę, musisz podzielić swoje roczne cele na mniejsze, bardziej wykonalne zadania. W tym celu podziel stosunkowo szerokie cele roczne na wykonalne inicjatywy, które są specyficzne dla każdego zespołu lub działu. W rezultacie cały zespół nie tylko zrozumie ogólny cel, czyli cele roczne i strategiczne, ale także mniejsze cele, nad którymi będzie pracował, aby pomóc firmie osiągnąć większe cele. 

Na tym etapie zespół zacznie rozumieć, jakie działania są niezbędne do osiągnięcia rocznych celów. Te inicjatywy usprawniające stanowią górną sekcję macierzy Hoshin Kanri. Macierz każdego zespołu lub członka zespołu może wyglądać nieco inaczej, ponieważ każdy jest odpowiedzialny za inną część inicjatywy.

5. Realizacja celów rocznych

Wreszcie możesz przejść do wdrożenia. Ze względu na sposób, w jaki dzielisz swoje cele roczne na mniejsze cele, różne zespoły będą miały różne strategie. Ostatecznie wszystkie te strategie łączą się, aby zapewnić, że Twoja organizacja jest w stanie osiągnąć roczne cele. 

To, w jaki sposób zrealizujesz swoje inicjatywy, zależy od Ciebie. Jednym ze sposobów jest stosowanie strategii ciągłego doskonalenia, takich jak model Six Sigma DMAIC, metodologia Kaizen lub cykl PDCA. 

Wraz z rozpoczęciem produkcji i pojawieniem się wyników, informacje zwrotne zaczną płynąć z hali produkcyjnej do zespołu strategicznego.

6. Wprowadź comiesięczne przeglądy

Zbyt często cele i informacje strategiczne są zapisane w statycznych dokumentach, takich jak arkusze kalkulacyjne lub prezentacje, podczas gdy codzienna praca zespołu odbywa się gdzie indziej. Aby połączyć te elementy, zacznij od wdrożenia systemu comiesięcznych przeglądów, aby upewnić się, że wszyscy są na bieżąco. Sprawdzaj cele i pracę wykonywaną w ich kierunku, aby upewnić się, że są ze sobą zgodne.

Metoda Hoshin Kanri sprawia, że jest to jeszcze łatwiejsze. Gdy rozpoczniesz pracę nad celami rocznymi w kroku piątym, wyniki produkcji zaczną napływać z powrotem do zespołu ds. przywództwa strategicznego. Korzystając z tych informacji, zrób krok w tył od codziennej pracy i zobacz, jak obecnie utrzymujesz postępy. Co idzie dobrze? Co można poprawić? 

Narzędzie do zarządzania projektami może jeszcze bardziej ułatwić ten proces. Na przykład Asana umożliwia tworzenie i śledzenie celów w tym samym miejscu, w którym zespół przechowuje i śledzi swoją codzienną pracę. Możesz również skonfigurować automatyczne przypomnienia, które będą zachęcać Cię do aktualizacji i przeglądu celów co miesiąc.

7. Przeprowadzaj coroczne przeglądy

Po ukończonych 12 miesiącach pracy nadszedł czas, aby przyjrzeć się wszystkim osiągnięciom zespołu. Czy udało Ci się osiągnąć swoje cele? Jeśli nie udało się osiągnąć celów, co można zmienić następnym razem? Czego nauczyłeś się w tym roku, co możesz wdrożyć w następnym cyklu projektowym? 

Po wyciągnięciu wniosków z poprzedniego roku możesz rozpocząć proces od nowa i wyznaczyć nowe cele na nadchodzący rok. W przyszłości możesz zmienić taktykę, aby pokonać wcześniejsze przeszkody lub problemy, a następnie ponownie rozpocząć przepływ Hoshin Kanri.

Wady i zalety metody Hoshin Kanri

Jak w przypadku każdej strategii, metoda Hoshin Kanri ma zarówno zalety, jak i wady. Oto, co robi dobrze i rzeczy, które należy wziąć pod uwagę podczas wdrażania tej strategii.

Zalety metodologii Hoshin Kanri

• Macierz Hoshin Kanri jest łatwa do odczytania. Na pierwszy rzut oka matryca Hoshin Kanri wygląda na skomplikowaną. Jednak po jej opanowaniu okazuje się, że jest to prosty i skuteczny sposób na zarządzanie obowiązkami i zrozumienie, w jaki sposób poszczególne przedsięwzięcia łączą się z wyższymi celami firmy.

• Hoshin Kanri wyraźnie rozkłada na czynniki pierwsze ogólną strategię. Kiedy zespoły omawiają ogólną strategię, macierz Hoshin Kanri to łatwy sposób na spojrzenie na mniejsze inicjatywy i ich wpływ na większe cele firmy. 

• Wiedza o tym, kto jest za co odpowiedzialny. Dzięki macierzy Hoshin Kanri menedżerowie mogą szybko określić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne inicjatywy. Dzięki temu osoby te mogą skupić się na celach, za które są odpowiedzialne.

Wady metodologii Hoshin Kanri

• Macierz Hoshin Kanri jest pomocna tylko przy minimalnej ilości informacji. Im więcej informacji dodasz do macierzy, tym mniej czytelna stanie się grafika. Jeśli budujesz bardziej złożone zależności i obowiązki, macierz Hoshin Kanri może nie być najlepszą metodą dla Twojego zespołu. Jeśli chcesz bardziej szczegółowo określić zależności, spróbuj użyć metody ścieżki krytycznej (ang. Critical Path Method – CPM). 

• Hoshin Kanri zawęża strategię tylko do czterech warstw szczegółowości. Jeśli Twój zespół chce podzielić cele i strategie na więcej niż cztery warstwy, metoda Hoshin Kanri nie zadziała. Jeśli chcesz podzielić projekt na więcej sekcji, wypróbuj metodologię kaskadową.

• Macierz Hoshin Kanri jest statyczna. Jeśli strategie i obowiązki zmieniają się na drastycznym poziomie, macierz Hoshin Kanri jest trudna do zmiany. Jeśli przewidujesz większe zmiany w projekcie, najlepszym rozwiązaniem może być użycie metodologii Agile.

Ożyw swoją macierz Hoshin Kanri dzięki narzędziom do zarządzania pracą

Chociaż macierz Hoshin Kanri jest dobrym statycznym punktem odniesienia, narzędzie, które śledzi cele w czasie rzeczywistym, jest jeszcze lepsze. Korzystanie z narzędzia do zarządzania pracą, takiego jak Asana, może pomóc w koordynacji działań zespołu w ramach jednej wspólnej misji. Kiedy zespoły wyraźnie rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do funkcjonowania firmy jako całości, są w stanie osiągać wymierne wyniki.