Oto dlaczego zarządzanie kampanią nie działa i jak to naprawić.

Wszyscy wiemy, jak wygląda dobry marketing. Od kampanii Nike „Just Do It” po powrót Barbie w 2023 roku – łatwo zauważyć, kiedy marki robią trwałe wrażenie. Nie widać jednak całego chaosu, który dzieje się za kulisami. Opóźnienia, przekroczenia budżetu i praca do późna mogą się kumulować, zanim kampanie przekroczą linię mety, co może ograniczyć przychody firmy. A w czasach, gdy marketerzy muszą zaciskać pasy, te nieefektywności mogą przeszkodzić w powodzeniu kampanii. 

Nie jest tajemnicą, że kampanie to złożone procesy, w które zaangażowanych jest wielu interesariuszy i które obejmują wiele zmiennych elementów. Ale co sprawia, że są tak trudne do wykonania, mimo naszych najlepszych intencji? A co więcej, co możemy z tym zrobić? 

3 ways to launch marketing campaigns faster with Asana

Join Gympass’ Head of Marketing Program Management and Asana’s Marketing Lead for Northern Europe and Pan-EMEA as they discuss how to align stakeholders, see campaign progress in one place, and avoid one-off requests with automated intake processes.

Obejrzyj webinar

1. Koordynacja międzyfunkcyjna i współpraca z agencjami zewnętrznymi są trudne

Kampanie marketingowe są z natury międzyfunkcyjne, angażując zespoły zajmujące się copywritingiem, projektowaniem i PR, a także agencje zewnętrzne, które pomagają wypełnić luki. Wymaga to wysokiego poziomu koordynacji, ale obecnie marketerzy nie mają poczucia, że wszystko się układa. 69% marketerów twierdzi, że współpraca jest teraz trudniejsza niż przed pandemią. 

Współpraca marketingowa utknęła w martwym punkcie, ponieważ zespoły i agencje działają na różne sposoby. Wymagania dotyczące kampanii i zasoby znajdują się w różnych miejscach, co utrudnia przekazywanie zadań. Interesariusze zbierają informacje zwrotne podczas jednego spotkania, ale nie mają sposobu na przekazanie zmian pozostałym członkom zespołu. A nadmiar aplikacji i narzędzi marketingowych może wymknąć się spod kontroli. Według jednego z badań pracownicy trzech firm z listy Fortune 500 przełączali się między aplikacjami i stronami internetowymi około 1200 razy dziennie, aby wykonać swoją pracę, co pochłania nieco mniej niż cztery godziny ich czasu tygodniowo.

Rozwiązanie

• Ustandaryzuj współpracę między zespołami. Stwórz procesy określające, w jaki sposób zespoły powinny współpracować przy planowaniu kampanii, zleceniach kreatywnych i innych zadaniach. Możesz na przykład utworzyć szablon, który krok po kroku określa niezbędne produkty końcowe potrzebne do uruchomienia nowej kampanii, w tym przybliżoną oś czasu i osoby odpowiedzialne za każdy etap. W ten sposób zespoły zawsze będą miały jasny plan współpracy. 

• Ustal jasne procesy komunikacji. Określ, w jaki sposób i kiedy zespoły marketingowe powinny się komunikować. Na przykład utwórz plan komunikacji, który określa, których kanałów używać do jakiego rodzaju komunikacji, kiedy komunikować się osobiście, a kiedy asynchronicznie oraz jak udostępniać interesariuszom ważne aktualizacje statusu. Następnie używaj tych samych procesów komunikacji we wszystkich kampaniach.

• Utwórz jedno źródło informacji. Według badań przeprowadzonych przez Asana Work Innovation Lab 74% pracowników wiedzy twierdzi, że woli, aby wszyscy w organizacji korzystali z tego samego zestawu podstawowych technologii do współpracy. Marketerzy mają dość przełączania się między aplikacjami i wyszukiwania informacji w różnych miejscach. Zamiast tego scentralizuj wymagania dotyczące kampanii, zasoby, osie czasu i komunikację w jednym źródle informacji, takim jak platforma do zarządzania pracą. Dzięki temu żadne zadania nie umkną Twojej uwadze, a zespoły wewnętrzne i zewnętrzne będą mogły sprawnie ze sobą współpracować. 

2. Wgląd w postępy i wyniki kampanii jest niewielki

Aby prowadzić skuteczne kampanie, musisz wiedzieć, jak przebiega ich realizacja w odniesieniu do osi czasu i celów marketingowych. W ten sposób możesz usuwać blokady i dostosowywać strategię w trakcie realizacji, gdy zmiany mogą jeszcze coś zmienić. Jednak pomimo znaczenia danych, marketerzy mają trudności z dostępem do potrzebnych informacji. Według badań przeprowadzonych przez Work Innovation Lab przeciętny pracownik spędza prawie półtorej godziny (84 minuty) każdego dnia roboczego na szukaniu informacji potrzebnych do wykonania swojej pracy. 

Dzieje się tak, ponieważ dane marketingowe są rozproszone w wielu różnych miejscach. Pracownicy śledzą produkty końcowe kampanii w jednym miejscu, osie czasu w innym, a do zbierania danych dotyczących wydajności używają kilku narzędzi analitycznych i CRM. Muszą stale przełączać się między narzędziami, aby znaleźć właściwe informacje. To zadanie jest jeszcze trudniejsze, gdy zespoły nie są konsekwentne w sposobie dokumentowania pracy. 

Rozwiązanie

• Udostępniaj regularne aktualizacje statusu. Ustal częstotliwość i trzymaj się jej, na przykład wysyłając aktualizacje co tydzień lub co miesiąc. Dzięki temu: (1) regularnie pobierasz dane i monitorujesz wyniki kampanii oraz (2) na bieżąco informujesz kluczowych interesariuszy. 

• Usprawnij swój stos technologiczny. Jeśli chodzi o narzędzia marketingowe, mniej znaczy więcej. Badania Work Innovation Lab pokazują, że największy wzrost produktywności przynosi korzystanie z dwóch aplikacji do analizy danych. Najlepiej, aby zespoły wybrały jedno narzędzie specjalnie zaprojektowane do eksploracji danych i jedno przeznaczone do ich wykorzystywania. 

• Scentralizuj dane dotyczące kampanii. Badania przeprowadzone przez The Work Innovation Lab pokazują, że gdy wszyscy pracownicy używają tego samego oprogramowania do zarządzania pracą do raportowania i śledzenia postępów, są o 60% bardziej skłonni do odczuwania wysokiej produktywności. Ponieważ narzędzia do zarządzania pracą przechowują wszystkie informacje o kampanii, w tym produkty końcowe, osie czasu i postępy, łatwo jest generować pulpity nawigacyjne i pobierać raporty. Ponadto możesz zintegrować swoje oprogramowanie z aplikacjami CRM i aplikacjami do raportowania, takimi jak Salesforce i Tableau, aby syntetyzować szczegółowe dane kampanii.

3. Trudno jest przydzielać zasoby do różnych kampanii

Wszystkie kampanie potrzebują zasobów, aby działać sprawnie. Jednak trudno jest przydzielić pracę o największym znaczeniu dla firmy we właściwym czasie, nie mając pełnego obrazu tego, nad czym pracują zespoły. Widoczność jest kluczowa, ale według raportu z 2022 r. 41% respondentów ma problemy z wglądem w dostępne zasoby, a nadmierne obciążenie zasobów jest główną przyczyną opóźnień w projektach. 

Brak widoczności ma miejsce, gdy zespoły marketingowe nie dokumentują dokładnie, nad czym pracują poszczególne osoby i w jakim czasie, w odniesieniu do każdej kampanii. Zamiast tego polegają na komunikacji z menedżerami i liderami, aby określić dostępność, co nigdy nie jest nauką ścisłą. W rezultacie trudno jest dokładnie przewidzieć, jakie zasoby będą dostępne dla nadchodzących inicjatyw, nie mówiąc już o zrozumieniu bieżącej pojemności zespołu. To poważny problem.Badania pokazują, że najczęstszymi przyczynami złego zarządzania zasobami są brak odpowiedniego prognozowania i planowania pojemności. 

Rozwiązanie

• Śledź, ile czasu zajmuje praca. Jest to niezbędne do tworzenia dokładnych planów zasobów. Użyj funkcji śledzenia czasu lub aplikacji, aby udokumentować wymagania czasowe dla różnych rodzajów pracy, takich jak pisanie tekstów marketingowych lub filmowanie webinaru. Dzięki tym danym możesz porównać rzeczywiste osie czasu kampanii z początkowymi szacunkami i podejmować lepsze decyzje dotyczące zasobów w przyszłych kampaniach. 

• Monitoruj obciążenie zespołu pracą. Aby efektywnie przydzielać zasoby, musisz mieć pełny wgląd w to, nad czym pracują zespoły, teraz i w przyszłości. Stwórz system, który pozwoli Ci udokumentować, czym zajmują się poszczególne osoby i jakie projekty czekają na realizację. Właśnie w tym miejscu oprogramowanie do zarządzania pracą może naprawdę się sprawdzić. Ponieważ cała praca jest udokumentowana w jednym miejscu, platforma do zarządzania pracą zapewnia pełny obraz tego, jak wygląda przydział pracowników w zespołach i jakie zasoby są dostępne w Twojej firmie. Dzięki temu możesz szybko zmieniać obciążenie pracą i nadawać priorytet najważniejszym zadaniom w ramach kampanii. 

4. Włączanie informacji zwrotnych dotyczących materiałów kreatywnych trwa zbyt długo

Materiały kreatywne są niezbędne w każdej kampanii marketingowej. Jednak przy tak wielu interesariuszach zaangażowanych w proces twórczy i tak wielu różnych narzędziach, cykle przeglądów i informacji zwrotnych mogą się ciągnąć w nieskończoność. Członkowie zespołu mają trudności z ustaleniem, gdzie znaleźć materiały, gdzie zbierane są informacje zwrotne i które wersje materiałów kreatywnych powinni przejrzeć. Prowadzi to do wyczerpania i wydłużenia czasu pracy. Według The Work Innovation Lab około dwóch trzecich (64%) pracowników umysłowych zgłasza wyczerpanie cyfrowe spowodowane koniecznością korzystania ze zbyt wielu technologii do współpracy. Narzędzia kreatywne nie są tu wyjątkiem. 

Rozwiązanie

• Usprawnij proces przeglądu. Nic tak nie spowalnia procesów twórczych jak zbyt duża liczba osób sprawdzających. Aby rozwiązać ten problem, spróbuj uwzględnić tylko tych interesariuszy, których wkład jest absolutnie niezbędny. Następnie, dodając recenzentów, określ, jakiego rodzaju informacje zwrotne powinni przekazywać. Na przykład partner PMM nie powinien redagować strony docelowej, ale raczej udzielać ogólnych wskazówek dotyczących komunikacji. 

• Wybierz jedno narzędzie do projektowania. Według The Work Innovation Lab korzystanie z jednego narzędzia do projektowania (takiego jak Adobe Creative Cloud lub Figma) prowadzi do największych wzrostów produktywności. Jeśli obecnie korzystasz z więcej niż jednego narzędzia do projektowania, rozważ wybór jednego, które będzie pasować do wszystkich przypadków użycia w Twoim zespole i trzymaj się go. 

• Usprawnij przechowywanie dokumentów. Dalsze badania przeprowadzone przez The Work Innovation Lab sugerują, że posiadanie trzech narzędzi do obsługi plików dokumentów zapewnia największy wzrost produktywności. Wynika to z faktu, że powszechne przyjęcie i dostępność narzędzi do zarządzania plikami dokumentów, w połączeniu z ich odrębnymi, ale uzupełniającymi się funkcjami, sprawia, że korzystanie z wielu narzędzi jest niezbędne do zwiększenia produktywności. 

• Zintegruj aplikacje z oprogramowaniem do zarządzania pracą. Do różnych zadań, takich jak projektowanie i produkcja wideo, potrzebnych jest wiele narzędzi kreatywnych, ale możesz uzyskać jeszcze większe korzyści, integrując je z jedną platformą do zarządzania pracą. Dzięki temu interesariusze będą mogli przeglądać, zbierać informacje zwrotne i zatwierdzać materiały kreatywne w jednym miejscu, zamiast przeszukiwać różne dokumenty i aplikacje. Umożliwia również przeglądanie i dokumentowanie wszystkich materiałów kreatywnych w jednym miejscu, zapewniając spójność marki i pomagając utrzymać pracę na właściwych torach. 

Usprawnij procesy związane z kampanią

Kampanie nie muszą być takim bólem głowy. Zobacz, jak Asana może Ci pomóc zmobilizować zespół marketingowy do zwiększenia wpływu i przychodów w tym roku.  

3 ways to launch marketing campaigns faster with Asana

Join Gympass’ Head of Marketing Program Management and Asana’s Marketing Lead for Northern Europe and Pan-EMEA as they discuss how to align stakeholders, see campaign progress in one place, and avoid one-off requests with automated intake processes.

Obejrzyj webinar