Jak rozpocząć od nowa dzięki przeprojektowaniu procesów biznesowych

Jeśli coś działa, nie ma potrzeby, żeby to naprawiać, prawda? Ale jeśli coś nie działa tak wydajnie, jak mogłoby, czasami jedynym sposobem na poprawę jest rozebranie tego na części i złożenie z powrotem w nieco inny sposób. Taka jest koncepcja stojąca za przeprojektowaniem procesów biznesowych. 

Czym jest reengineering procesów biznesowych (BPR)?

Reinżynieria procesów biznesowych (BPR) to całkowite przeprojektowanie istniejących podstawowych procesów biznesowych w celu poprawy wyników, takich jak zyski, jakość produktu, koszty lub szybkość. BPR to niezwykle złożony proces, który wymaga zaangażowania całej organizacji, precyzyjnego planowania i dedykowanego zespołu, aby móc iść naprzód. W zależności od wielkości Twojego biznesu, BPR może zająć od kilku miesięcy do kilku lat.

Reinżynieria procesów biznesowych a usprawnianie procesów biznesowych

Obie te strategie mają ten sam cel: wprowadzenie zmian w procesach biznesowych w celu poprawy wydajności. Główną różnicą jest wielkość i skala wprowadzanych zmian. 

Usprawnienia procesów biznesowych to zmiany na mniejszą skalę, mające na celu poprawę określonego procesu w organizacji. Jeśli Twój zespół korzysta z modelu ciągłego doskonalenia, prawdopodobnie znasz już ulepszenia procesów biznesowych. 

Reinżynieria procesów biznesowych to zmiana procesów na znacznie większą skalę. Zamiast skupiać się na mniejszych, pojedynczych krokach, BPR ocenia firmę jako całość i zmienia sposób działania całego biznesu. 

Wyobraźmy sobie, że samochód reprezentuje firmę, a samochód ma nieszczelny zbiornik paliwa. Gdyby zespół miał wykorzystać ulepszenia procesów do naprawy nieszczelnego zbiornika paliwa, stworzyłby proces, który pomógłby wymienić stary zbiornik paliwa na nowy, bez nieszczelności. Reinżynieria procesów business obejmowałaby analizę zbiornika paliwa i rozważenie, czy istnieje alternatywne paliwo, które można użyć zamiast benzyny. 

Kiedy stosować reengineering procesów biznesowych

Reengineering procesów biznesowych to duży i kompleksowy proces. Może być bardzo kosztowny, a im większa firma, tym trudniejszy staje się ten proces. Zastanów się nad różnicą między startupem zatrudniającym około 25 pracowników a korporacją zatrudniającą 2000 pracowników. Większa firma będzie miała znacznie bardziej ugruntowane procesy i przepływy pracy, podczas gdy mniejsza firma może szybciej wprowadzać zmiany. Jeśli masz problem z podjęciem decyzji, czy nakład pracy jest tego wart, rozważ użycie struktury analizy kosztów i korzyści, aby ustalić, czy BPR jest odpowiednie dla Twojej firmy. 

Jeśli Twój zespół przejdzie przez proces decyzyjny i odkryje, że jedynym rozwiązaniem jest przejście przez proces BPR, zrób to na wczesnym etapie rozwoju zespołu. Jednym z dobrych powodów, aby rozpocząć proces BPR, jest zapewnienie skalowalności podstawowych operacji biznesowych. Wdrożenie BPR może pomóc w stworzeniu podstawy dla skalowania firmy, zamiast budować na nieefektywnych i skomplikowanych procesach. 

6 kroków przeprojektowania procesów biznesowych

Proces przeprojektowania procesów business przebiega mniej więcej tak samo jak zwykłe ulepszanie procesów. Oba procesy mają ten sam cel – zapewnienie, że Twoja firma poprawi wyniki. Jednak zakres BPR jest większy, co może mieć wpływ na harmonogram i podejście. Poniżej przedstawiamy sześć kroków, które należy wykonać, aby rozpocząć proces BPR.

1. Określ powód zmiany

Przeprowadzenie przeglądu funkcjonowania procesów biznesowych to duże, wymagające i kosztowne zadanie. Ważne jest, aby określić powód i sprawdzić, czy proces BPR jest wart poświęconego czasu i nakładu pracy. Jaki jest ostateczny cel? Co chcesz osiągnąć w swoim businessie dzięki temu procesowi reengineeringu? Dobrym punktem wyjścia jest ustalenie jasnego i możliwego do zdefiniowania celu. Użyj struktury takiej jak metodologia wyznaczania celów SMART, aby upewnić się, że powód zmiany jest konkretny i możliwy do zrealizowania. Ułatwi to również wybór wskaźnika sukcesu na późniejszym etapie procesu. 

Powód, dla którego wprowadzasz zmiany, powinien być jasny dla całego zespołu. Na przykład może być konieczne zrestrukturyzowanie części Twojego biznesu, aby zrobić miejsce dla nowego zespołu badawczo-rozwojowego. Twój zespół powinien zrozumieć, że powodem reorganizacji jest utworzenie miejsca dla nowego zespołu.

Przed rozpoczęciem procesu przeprojektowania ważne jest, aby przeprowadzić testowanie istniejących procesów. Dzięki temu zespół BPR będzie miał punkt odniesienia dla bieżącej działalności biznesowej przed wprowadzeniem jakichkolwiek radykalnych ulepszeń. Analiza i pomiar punktu odniesienia dla operacji biznesowych daje również zespołowi BPR możliwość przyjrzenia się wszelkim wąskim gardłom w bieżącym stanie, które mogą mieć wpływ na przeprojektowanie procesu biznesowego.

2. Stwórz zespół BPR

Reinżynieria procesów biznesowych to złożony proces, który powinien być realizowany przez kompetentny i doświadczony zespół. Twój zespół BPR powinien składać się z osób, które znają już funkcjonowanie Twojej firmy i rozumieją szczegóły kluczowych procesów. W skład zespołu ds. reengineeringu procesów biznesowych zazwyczaj wchodzą:

• Menedżerowie wyższego szczebla

• menedżerów operacyjnych zespołów o kluczowym znaczeniu dla biznesu,

• Ekspert lub lider ds. reengineeringu

• doświadczeni kierownicy projektów.

Twój zespół BPR będzie odpowiedzialny za zarządzanie wieloma różnymi oczekiwaniami różnych interesariuszy, dlatego ważne jest, aby zarówno zespół, jak i interesariusze mogli łatwo udostępniać kluczowe informacje i mieć do nich dostęp. Aby ułatwić zarządzanie interesariuszami, użyj narzędzia do zarządzania współpracą, aby zebrać i udostępnić wszystkie informacje potrzebne do procesu reengineeringu. 

3. Ustal kluczowe wskaźniki efektywności, aby analizować wyniki

Ten krok jest ściśle powiązany z pierwszym krokiem, w którym określono ostateczny cel przedsięwzięcia w zakresie przeprojektowania procesów biznesowych. Określenie celu ponownego zaprojektowania procesu pomaga wybrać odpowiednie wskaźniki sukcesu. Wybór kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI). Pomaga mierzyć wydajność przed i po zmianie procesu, dzięki czemu można określić rzeczywisty wpływ BPR. 

Na przykład, jeśli Twój zespół decyduje się na przeprojektowanie procesu biznesowego w celu skrócenia czasu potrzebnego na wytworzenie określonego produktu, kluczowym wskaźnikiem, który będzie mógł zmierzyć, będzie czas potrzebny na jego opracowanie. Pamiętaj, że testowanie celów przed wprowadzeniem zmian to sposób, w jaki Twój zespół może mierzyć sukces.

4. Zaprojektuj przyszły stan

Po przeanalizowaniu podstawowych procesów biznesowych i przetestowaniu bieżącego stanu nadszedł czas, aby wykorzystać te informacje i opracować przyszły stan operacji biznesowych. Przypomnij sobie cele, które chcesz osiągnąć. Jakie strategie możesz wdrożyć, aby je osiągnąć?

Przyjrzyj się bieżącym procesom i zastanów się, co można zmienić, aby osiągnąć te cele. Użyj mapowania procesów, aby wizualnie wyświetlić przepływy pracy i procesy w jednym miejscu. Mapa procesu stanu bieżącego może również pomóc w procesie decyzyjnym – dzięki niej można jasno określić, gdzie można złagodzić wszelkie wąskie gardła za pomocą automatyzacji lub innych form przeprojektowania.

Ważne jest, aby pamiętać, że chociaż przeprojektowanie procesów biznesowych wymaga całkowitej przebudowy operacji biznesowych, niekoniecznie oznacza to, że musisz pozbyć się każdego aspektu bieżącego procesu operacyjnego. Niektóre z tych podstawowych procesów biznesowych mogą nadal stanowić realną część przepływu pracy, ale to zespół decyduje, jak i gdzie je wdrożyć w nowej, przyszłej wersji.

5. Przetestuj nowy proces na małą skalę 

Gdy już ustalisz, jak dokładnie będzie wyglądać przeprojektowany proces biznesowy, następnym krokiem jest przetestowanie go na małą skalę przed wdrożeniem go w całej firmie. Ten test jest podobny do testów kontroli jakości produktu. Tak jak chcesz, aby produkt końcowy spełniał potrzeby klientów, sprawdź, czy ten proces biznesowy spełnia cele, które chcesz osiągnąć. 

Testowanie procesu na małą skalę to okazja do popełnienia błędów w bezpiecznym środowisku. Mały projekt pilotażowy jest niskiego ryzyka i daje zespołowi możliwość łatwego wprowadzania zmian przed wdrożeniem procesu na większą skalę. Etap pilotażowy może zapobiec sytuacji, w której nieoczekiwane problemy doprowadzą do całkowitej awarii operacji biznesowych.

6. Skorzystaj z zarządzania zmianami, aby wdrożyć nowy, przeprojektowany proces biznesowy

Wdrożenie nowego, przeprojektowanego procesu biznesowego to kluczowy krok, który może zadecydować o powodzeniu projektu BPR. Skorzystaj ze strategii zarządzania zmianami, aby złagodzić wszelkie tarcia, które mogą wystąpić w zespole w związku z wdrażaniem nowych procesów biznesowych. Zarządzanie zmianami to proces przygotowania zespołu do zmian organizacyjnych. Jako ludzie, jesteśmy naturalnie niechętni zmianom, dlatego ważne jest, aby pomóc swojemu zespołowi w tym procesie. W procesie BPR możesz zacząć wcześnie, jasno określając strategię biznesową stojącą za nakładem pracy zespołu związanym z przeprojektowaniem. 

Po wdrożeniu przeprojektowanego procesu kolejnym krokiem jest monitorowanie i mierzenie tych samych wskaźników KPI, które ustalono w kroku trzecim. Utrzymuj kontakt z kluczowymi członkami zespołu operacyjnego, aby na bieżąco sprawdzać, jak działa nowy proces i czy ktoś z zespołu ma problemy. Na tym etapie możesz wdrożyć model ciągłego doskonalenia dla swoich podstawowych operacji biznesowych. 

Reinżynieria procesów business w praktyce

Przed wdrożeniem nowego rozwiązania zespół ds. treści Digital Studios w Discovery Inc. śledził produkcję wideo za pomocą arkuszy kalkulacyjnych i wątków wiadomości e-mail. Niektóre filmy nigdy nie zostały ukończone, inne gubiły się na dyskach, a raportowanie było trudne. Trudno było im dzielić się informacjami z zespołami międzyfunkcyjnymi, ponieważ informacje były rozproszone w różnych narzędziach.

Starszy dyrektor ds. globalnych operacji kreatywnych, Mike Singer, wykorzystał to jako okazję do wdrożenia nowego procesu, aby usprawnić przepływ produkcji.

Zanim zaczęliśmy korzystać z Asana, nie mieliśmy przejrzystego, spójnego procesu, a postępy w realizacji projektów nie były odnotowywane w arkuszach kalkulacyjnych. Czasami całkiem o nich zapominano i znikały. Do przeprowadzania dużych, sześciomiesięcznych projektów, które miały na celu wprowadzanie ładu, zatrudnialiśmy zewnętrznych wykonawców.”

Zespół Digital Studios w Discovery Inc. wdrożył Asanę, aby zarządzać procesem tworzenia treści. Pomogło im to zautomatyzować etapy, zarządzać produkcją tysięcy filmów jednocześnie i znacznie usprawnić współpracę.

Radykalne przeprojektowanie procesu produkcji treści pozwoliło zespołowi szybko przejść z pracy w biurze na pracę zdalną podczas pandemii COVID-19, nie tracąc ani chwili. 

Dzięki nowemu przepływowi pracy związanemu z produkcją treści zespół ma pełną przejrzystość co do statusu swoich projektów i może wydajnie produkować tysiące filmów każdego miesiąca.