Czym jest 8D? Szablon do skutecznego rozwiązywania problemów

Od miesięcy nadzorujesz rozwój najnowszego projektu swojej firmy. Od początku, przez planowanie i realizację, masz pewność, że to Twoja najlepsza praca.

Aż do momentu, gdy zaczynają napływać opinie.

Nie da się tego ukryć – nie zawsze wszystko idzie zgodnie z planem. Jednak problemy z produkcją lub procesem nie są sygnałem do poddania się. Zamiast tego skupić się na doskonaleniu swoich umiejętności rozwiązywania problemów, aby znaleźć rozwiązanie, które zapobiegnie ponownemu wystąpieniu problemu. 

Metoda 8D rozwiązywania problemów podkreśla znaczenie pracy zespołowej, która nie tylko rozwiązuje problemy związane z procesem, ale także zapobiega pojawianiu się nowych. W tym przewodniku wyjaśnimy, czym jest 8D, jak korzystać z tej metodologii oraz jakie korzyści może przynieść Tobie i Twojemu zespołowi. Dodatkowo otrzymasz szablon 8D, który ułatwi Ci rozwiązywanie problemów. 

Czym jest 8D?

Metoda ośmiu dyscyplin (8D) to podejście do rozwiązywania problemów, które identyfikuje, koryguje i eliminuje powtarzające się problemy. Określając przyczyny źródłowe problemu, menedżerowie mogą wykorzystać tę metodę do ustanowienia stałego działania naprawczego i zapobiegania powtarzającym się problemom. 

Metoda 8D, po raz pierwszy wprowadzona przez firmę Ford, oferuje spójny sposób identyfikacji problemu i rozwiązania, dzięki czemu jest optymalna do uczenia się w organizacji. Metoda ta jest wykorzystywana w wielu różnych dziedzinach, aby wspomóc doskonalenie produktów i procesów.

Jak korzystać z metody 8D?

Metoda 8D8 to sprawdzona strategia zapobiegania długotrwałym szkodom wynikającym z powtarzających się problemów. Jeśli zauważasz problemy w swoim przepływie pracy lub procesach, to dobry moment, aby wypróbować tę metodę rozwiązywania problemów. 

Aby ukończone analizy 8D, postępuj zgodnie z „ośmioma dyscyplinami”, aby skonstruować analizę statystyczną problemu i określić najlepsze rozwiązanie.

Osiem dyscyplin rozwiązywania problemów

8D oznacza osiem dyscyplin, które wykorzystasz do utworzenia raportu 8D. Jak widać, ten schemat zaczyna się od zera, co daje dziewięć dyscyplin. „Etap zerowy” został opracowany później jako wstępny etap planowania. 

Aby zilustrować te kroki, wyobraź sobie, że w Twojej organizacji w ciągu ostatniego roku nastąpił spadek innowacyjności i produktywności zespołu. Interesariusze zauważyli to i chcą, aby zmiany zostały wdrożone w ciągu najbliższych sześciu miesięcy. Poniżej wykorzystamy proces 8D, aby znaleźć rozwiązanie, które podniesie morale.

D0: Przygotowanie i planowanie

Przed rozpoczęciem procesu rozwiązywania problemów należy ocenić problem, który chcesz rozwiązać. Zrozumienie kontekstu problemu pomoże Ci zidentyfikować jego pierwotną przyczynę w późniejszych krokach. 

Zbierz informacje o tym, jak problem wpłynął na proces lub produkt i jakie mogą być jego najpoważniejsze konsekwencje. Planowanie może obejmować:

• Gromadzenie danych

• Określenie warunków wstępnych do rozwiązania problemu

• Zbieranie informacji zwrotnych od innych zaangażowanych osób

Wracając do naszego przykładu, warto ustalić, czy spadek morale dotyczy całej organizacji, czy tylko kilku działów. Rozważ przeprowadzenie rozmów z kilkoma pracownikami z różnych działów i szczebli zarządzania, aby uzyskać szerszą perspektywę. Następnie określ, jakiej wiedzy i umiejętności będziesz potrzebować, aby rozwiązać ten problem. 

D1: Utwórz zespół

Stwórz zespół międzyfunkcyjny, w skład którego wejdą osoby posiadające wiedzę na temat różnych produktów i przepływów pracy. Członkowie zespołu powinni posiadać umiejętności potrzebne do rozwiązania problemu i wdrożenia działań naprawczych. 

Kroki w tej dyscyplinie mogą obejmować:

• Wyznaczenie lidera zespołu

• Opracowanie i wdrożenie wytycznych dla zespołu

• Określenie celów i priorytetów zespołu

• Przydzielenie poszczególnych ról

• organizowanie aktywności integracyjnych.

W naszym przykładzie solidny zespół składałby się z osób mających bezpośrednie doświadczenie w rozwiązywaniu problemów, takich jak przedstawiciele wszystkich działów i kluczowe osoby zaangażowane w pracę na poziomie warsztatowym. Możesz również poprosić kogoś z działu HR o pomoc w zaprojektowaniu i wdrożeniu rozwiązania. Co najważniejsze, upewnij się, że osoby, które wybierzesz, chcą być zaangażowane i przyczynić się do rozwiązania problemu.

D2: Zidentyfikuj problem

Być może dobrze rozumiesz już swój problem, ale ten etap ma na celu rozłożenie go na jasne i wymierne terminy poprzez zidentyfikowanie pięciu pytań „W” i dwóch pytań „H” (5W2H):

• Kto pierwszy zgłosił problem?

• Czego dotyczy problem?

• Kiedy i jak często wystąpił?

• Gdzie to się stało (w odniesieniu do sektora, dostawcy, maszyny lub linii produkcyjnej)?

• Dlaczego (Why) rozwiązanie problemu jest ważne?

• Jak po raz pierwszy wykryto problem?

• Ile części/jednostek/klientów jest dotkniętych problemem?

Użyj statystyk swojego zespołu, aby odpowiedzieć na te pytania. Na podstawie naszego przykładu Twój zespół może dojść do wniosku, że: 

• Pracownicy czują się przytłoczeni bieżącym obciążeniem pracą. 

• Nie ma prawdziwej struktury ani możliwości dzielenia się nowymi pomysłami.

• Menedżerowie nie przeszli szkolenia w zakresie spotkań ani tworzenia środowiska sprzyjającego innowacjom.

• Niezadowoleni pracownicy wiedzą, że mogą osiągnąć więcej i chcą osiągnąć więcej, nawet jeśli wydają się być niezaangażowani.

Po udzieleniu odpowiedzi na te pytania, sporządź oficjalne oświadczenie opisujące problem. Jeśli to możliwe, dołącz zdjęcia, filmy i diagramy, aby wszystkie strony jasno zrozumiały problem. Pomocne może być również utworzenie schematu blokowego procesu, który obejmuje różne kroki związane z opisem problemu.

D3: Opracuj tymczasowy plan powstrzymywania

Podobnie jak w przypadku szybkiej pierwszej pomocy po wypadku, Twój zespół powinien podjąć natychmiastowe działania, aby opanować problem, zwłaszcza jeśli jest on związany z bezpieczeństwem klienta. 

Tymczasowy plan zapobiegawczy zapewni tymczasowe rozwiązanie, które odizoluje problem od klientów, podczas gdy zespół będzie pracował nad opracowaniem stałego działania naprawczego. To rozwiązanie tymczasowe pomoże zapewnić klientom bezpieczeństwo i informacje, a Twoja reputacja pozostanie nienaruszona.

Ponieważ wyniki wykazały, że pracownicy byli przepracowani, a menedżerowie nie zostali przeszkoleni, Twój zespół sugeruje zaplanowanie kilku obowiązkowych szkoleń dla liderów każdego działu, obejmujących zarządzanie czasem i stresem oraz zwalczanie wypalenia. Możesz również przygotować prezentację przedstawiającą tematy tego szkolenia, aby zainteresować kluczowych menedżerów i interesariuszy i przygotować ich na nadchodzące pozytywne zmiany. 

D4: Zweryfikuj przyczyny źródłowe i punkty ucieczki

Wróć do swoich ustaleń i skonsultuj się ze swoim zespołem, aby ustalić, w jaki sposób mógł wystąpić problem. Analiza przyczyn źródłowych polega na zestawieniu każdej potencjalnej przyczyny źródłowej z opisem problemu i powiązanymi danymi testowymi. Pamiętaj, aby przetestować wszystkie potencjalne przyczyny – niejasna burza mózgów i niechlujne analizy mogą spowodować, że przeoczysz ważne informacje. 

W naszym przykładzie skup się na części „dlaczego” z 5W2H. Wraz z zespołem identyfikujecie sześć przyczyn źródłowych:

• Menedżerowie nigdy nie odbyli żadnego szkolenia

• Brakuje zaufania i bezpieczeństwa psychicznego

• Pracownicy nie rozumieją celów i założeń

• Słaba komunikacja

• Zarządzanie czasem jest słabe

• Pracownicy nie mają pewności siebie

Oprócz zidentyfikowania przyczyn źródłowych, spróbuj wskazać, gdzie po raz pierwszy wykryto problem w procesie i dlaczego pozostał on niezauważony. Nazywa się to punktem ucieczki i może być ich więcej niż jeden. 

D5: Wybierz stałe działania naprawcze

Wspólnie z zespołem określ najbardziej prawdopodobne rozwiązanie, aby usunąć pierwotną przyczynę problemu i rozwiązać problemy z punktami ucieczki. Potwierdź ilościowo, że wybrane stałe działania naprawcze (PCA) rozwiążą problem klienta. 

Kroki do wyboru PCA mogą obejmować:

• Ustalenie, czy potrzebna jest dodatkowa wiedza specjalistyczna

• Upewnienie się, że 5W2H są prawidłowo zdefiniowane

• Przeprowadzenie analizy decyzji i oceny ryzyka

• Rozważenie alternatywnych środków

• Zebranie dowodów na to, że PCA będzie skuteczne

Twój zespół decyduje się na wdrożenie szkolenia wykorzystanego w planie tymczasowym dla wszystkich pracowników, z comiesięcznymi warsztatami w całej firmie na temat poprawy samopoczucia. Planujesz również wdrożyć spotkania, sesje innowacyjne i szkolenia z coachingu zespołowego dla menedżerów. Na koniec proponujesz wdrożenie oprogramowania, które usprawni komunikację i współpracę. 

D6: Wdrożenie działań naprawczych

Gdy wszystkie strony uzgodnią rozwiązanie, następnym krokiem jest stworzenie planu działania, aby usunąć przyczyny źródłowe i punkty ucieczki. Po wdrożeniu rozwiązania możesz usunąć tymczasowe działania ograniczające.

Po sukcesie szkolenia w fazie przejściowej, interesariusze zatwierdzają wszystkie proponowane przez zespół działania naprawcze. Twój przedstawiciel z działu HR planuje również wdrożyć okresowe kontrole samopoczucia pracowników, aby śledzić ich morale.

Aby upewnić się, że działania naprawcze zakończyły się sukcesem, monitoruj wyniki, opinie klientów lub pracowników przez dłuższy czas i zwracaj uwagę na wszelkie negatywne skutki. Wprowadzenie „mechanizmów kontrolnych”, takich jak kontrole samopoczucia pracowników, pomoże Ci sprawdzić, czy Twoje rozwiązanie działa, czy też należy zrobić więcej. 

D7: Podejmij środki zapobiegawcze

Jedną z głównych zalet korzystania z metody 8D jest lepsza zdolność do identyfikowania niezbędnych zmian systemowych, aby zapobiec występowaniu problemów w przyszłości. Poszukaj sposobów na ulepszenie systemów zarządzania, metod operacyjnych i procedur, aby nie tylko wyeliminować bieżący problem, ale także zapobiec pojawieniu się podobnych problemów w przyszłości.

W naszym przykładzie szkolenie zaproponowane przez Twój zespół zostało włączone do programu wdrożeniowego dla nowych menedżerów. Każdy menedżer ma teraz „system spotkań”, którym muszą kierować się wszystkie spotkania, a obciążenie pracą i projekty są zarządzane jako zespół w nowym oprogramowaniu do współpracy. Innowacje są coraz lepsze, a morale jest na rekordowym poziomie!

D8: Świętuj ze swoim zespołem

Metoda 8D rozwiązywania problemów jest niemożliwa do osiągnięcia bez zaangażowanych członków zespołu i doskonałej współpracy. Gdy notatki, wnioski, wyniki badań i dane testowe zostaną udokumentowane i zapisane, pogratuluj członkom zespołu dobrze wykonanej pracy! Postaraj się docenić każdą osobę za jej wkład w znalezienie skutecznego rozwiązania.

Szablon i przykład raportu 8D

Zapoznaj się z naszym szablonem raportu 8D poniżej, który pomoże Ci zapisać wyniki podczas przechodzenia przez osiem dyscyplin rozwiązywania problemów. Jest to formalny raport, który może służyć jako środek komunikacji w firmach, co zapewnia przejrzyste rozwiązywanie problemów, które można zastosować do całego łańcucha produkcyjnego lub procesowego.

Korzyści z metody 8D

Nie bez powodu metoda 8D jest jedną z najpopularniejszych strategii rozwiązywania problemów. Jej siła polega na pracy zespołowej i analizach opartych na faktach, które tworzą kulturę ciągłego doskonalenia, co czyni ją jednym z najskuteczniejszych narzędzi dla menedżerów jakości. Korzyści wynikające z użycia metody 8D obejmują: 

• Ulepszone umiejętności rozwiązywania problemów w zespole, zamiast polegania na jednej osobie

• Większa znajomość struktury rozwiązywania problemów

• Lepsze zrozumienie, jak korzystać z podstawowych narzędzi statystycznych do rozwiązywania problemów

• otwarta i szczera komunikacja podczas dyskusji dotyczących rozwiązywania problemów;

• Zapobieganie przyszłym problemom poprzez identyfikację słabych stron systemu i rozwiązań

• Większa skuteczność i wydajność w rozwiązywaniu problemów

Lepsza współpraca = lepsze rozwiązywanie problemów

Bez względu na to, jak dobrym jesteś menedżerem, problemy z produkcją i procesami są nieuniknione. To sposób, w jaki je rozwiązujesz, odróżnia dobre od świetnych. Metoda 8D pozwala nie tylko rozwiązać dany problem, ale także usprawnić współpracę w zespole, usprawnić procesy i zapobiec pojawieniu się problemów w przyszłości. 

Wypróbuj narzędzie do zarządzania projektami Asana, aby przełamać bariery komunikacyjne i utrzymać zespół na właściwych torach.