Fuzja połączyła zespoły specjalistów zajmujących się edukacją online i dostosowaną do potrzeb klienta i była odpowiedzią na rosnące zapotrzebowanie na edukację po zakończeniu kariery zawodowej. Fuzja wiąże się z wieloma wyzwaniami, ponieważ zespoły pracują nad integracją i skalowaniem. Jeśli do tego dojdzie globalna pandemia i praca zdalna, wyzwanie staje się jeszcze większe. MSPACE potrzebowało narzędzia, które poprawiłoby koordynację w całej firmie, aby każdy zespół mógł współpracować bardziej wydajnie i dążyć do osiągnięcia tych samych celów. 

Mat Tinker jest kierownikiem ds. projektowania nauczania w MSPACE. Zadaniem Mata jest dbanie o to, by MSPACE zapewniało wysokiej jakości doświadczenia edukacyjne. Niezależnie od tego, czy chodzi o kurs online dotyczący przywództwa, czy o kurs hybrydowy na temat zrównoważonego rozwoju, Mat i jego zespół dokładają wszelkich starań, aby profesjonalni uczestnicy szkoleń mogli w pełni wykorzystać możliwości edukacyjne. Mat współpracuje ze wszystkimi – od pracowników naukowych po zespoły produkcyjne i marketingowe. Pełniąc tę rolę, Mat dowiedział się, że każdy zespół ma swój unikalny sposób pracy i że lepsza współpraca będzie możliwa dzięki likwidacji silosów.

Nasze zespoły są bardzo kompetentne i wyspecjalizowane. Chcieliśmy stać się bardziej zwinnymi, aby móc odnosić sukcesy w świecie po pandemii COVID-19, i potrzebowaliśmy łatwego w obsłudze narzędzia, które pomogłoby około 100 pracownikom działać w sposób skoordynowany i szybciej reagować na zmieniające się warunki.

Matt Tinker, kierownik ds. projektowania nauczania

Znalezienie narzędzia do rozbijania silosów 

Każdy zespół w MSPACE nieco inaczej rozumiał ogólną misję szkoły. Współpraca wymagała przeglądania niezliczonych arkuszy kalkulacyjnych, systemów CRM i baz danych. Informacje były rozproszone, a zespoły spędzały dużo czasu na koordynowaniu pracy. Na przykład przygotowanie wyceny dla klienta wiązało się z licznymi wiadomościami e-mail, arkuszami kalkulacyjnymi i spotkaniami. Współpracownicy nie zawsze rozumieli, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji szerszych celów związanych z produktami i klientami.

Mat i zespół szukali rozwiązania, które pozwoliłoby scentralizować pracę w jednym miejscu, usprawnić współpracę i dostosować się do różnych stylów pracy. Prosty interfejs Asany i funkcja „Cele” przyciągnęły uwagę, podobnie jak możliwość dodawania tego samego zadania do wielu projektów. Funkcja celów miała zapewnić, że wszyscy będą na bieżąco, a możliwość udostępniania tego samego zadania miała umożliwić zespołom elastyczną pracę. 

Możliwość dodawania zadania do wielu projektów jest dla nas prawdziwą zaletą. Dzięki temu udało nam się przekonać inne zespoły do korzystania z Asany, ponieważ każdy zespół może pracować na swój sposób, jednocześnie ściśle współpracując i unikając powielania zadań.

Matt Tinker, kierownik ds. projektowania nauczania

Wprowadzenie Asany w MSPACE 

Menedżerowie ds. sukcesu klienta w Asanie nawiązali współpracę z zespołem MSPACE, aby pomyślnie wdrożyć platformę. Zespół Sukcesu klienta pomógł firmie MSPACE wdrożyć Asanę poprzez:

• Opracowanie planu wdrożenia i struktur zarządzania. 

• Zapewnienie webinarów szkoleniowych, aby wszyscy członkowie zespołu mogli pewnie korzystać z platformy. 

• Edukacja zespołu kierowniczego na temat procesu OKR i sposobu jego wdrożenia w całej firmie. 

• Zapewniając stałe wsparcie. 

W oparciu o wskazówki ekspertów Asana została najpierw wdrożona w zespołach, które mogły odnieść największe korzyści z tej platformy. Gdy okazało się, że Asana przyspiesza współpracę, inne zespoły z radością zaczęły korzystać z tej platformy. 

Jesteśmy niezwykle wdzięczni za współpracę z zespołem ds. sukcesu klienta Asany. Świadomość, że mamy przy sobie partnera, który wie, na czym polega nasza praca – praca, której sami nie do końca jesteśmy świadomi – bardzo nam pomogła. Zespół jest zawsze do naszej dyspozycji, aby udzielić nam cennych porad i dodać otuchy.

Matt Tinker, kierownik ds. projektowania nauczania

Inteligentniejsza praca i pozyskiwanie nowych klientów 

Asana całkowicie zmieniła sposób działania firmy MSPACE. Wszystkie prace projektowe w całej szkole są scentralizowane na jednej platformie, co przyspiesza i ułatwia współpracę. Na przykład zespoły ds. ofert, przetargów i rozwoju mogą teraz znacznie łatwiej przygotowywać oferty i tworzyć wyceny dla klientów. Oba zespoły pracują nad tym samym projektem w Asanie, co eliminuje potrzebę wysyłania wewnętrznych e-maili i zmniejsza ryzyko nieporozumień. 

Korzystając z zakładki „Przegląd” w projekcie, zespół produktowy określa potrzeby klienta, a następnie przypisuje projekt odpowiednim ekspertom w celu uzyskania ich opinii. Dzięki tej metodzie wszystkie informacje znajdują się w jednym miejscu, a terminy są jasne. Szybkość, z jaką wszyscy interesariusze mogą zatwierdzać wyceny sprzedaży i tworzyć oferty, sprawiła, że firma MSPACE zwiększyła swoją przewagę konkurencyjną i pozyskała znanych klientów, do których w innym przypadku mogłoby być trudniej dotrzeć.  

Kolejną ogromną korzyścią dla firmy MSPACE było znaczne usprawnienie koordynacji dzięki celom. Poznanie OKR-ów pomogło zespołowi kierowniczemu stworzyć strategię na 2022 rok, która opiera się na czterech kluczowych filarach. Wszystkie one są udokumentowane w Asanie za pomocą OKR-ów zarejestrowanych w Celach. Ten rodzaj wyznaczania celów pomógł całej firmie skuteczniej komunikować się i realizować plany. Wszyscy pracownicy jasno rozumieją, w jaki sposób ich praca przyczynia się do realizacji celów firmy, i dokładają wszelkich starań, aby monitorować i mierzyć swoje działania w odniesieniu do szerszych celów firmy. 

Oprócz funkcji Celów zespół korzysta z Portfolio, aby zarządzać pracą i ją śledzić. Projekty są monitorowane od etapu tworzenia pomysłu, przez realizację, aż po ocenę przy użyciu portfolio. Możliwość sprawdzenia wyników projektów za pomocą funkcji raportowania w portfolio przyniosła zespołowi ogromne korzyści.   

Jasno określone cele pomogły zespołom lepiej planować z wyprzedzeniem. Teraz wszyscy myślą o przyszłości w perspektywie od jednego do trzech lat. 

Funkcja „Cele” pomogła nam wspólnie poprawić sposób, w jaki koncentrujemy się na naszej strategii i ją realizujemy, dzięki czemu możemy pozyskiwać znanych klientów i zapewniać wartość naszym partnerom z środowiska akademickiego. Świadomość, że jesteśmy elastyczni i szybko reagujemy na potrzeby rynku, daje ogromną satysfakcję.

Matt Tinker, kierownik ds. projektowania nauczania

Dalsze działania 

Ogólnie rzecz biorąc, zespół MSPACE pracuje znacznie produktywniej. Obecnie planowane jest dalsze korzystanie z Asany w bardziej zaawansowany sposób. Obejmuje to dążenie do usprawnienia procesu gromadzenia danych i raportowania, aby zespoły mogły lepiej mierzyć swój wpływ, a także dalszą integrację Asany z szerszym stosem technologicznym firmy w celu automatyzacji zadań. Zespół Asany nie może się doczekać, aby pomóc firmie MSPACE stać się jeszcze bardziej produktywną organizacją – zarówno teraz, jak i w przyszłości.