YMCA Victoria to organizacja non-profit, której misją jest wspieranie młodych ludzi poprzez przekazywanie im umiejętności i budowanie pewności siebie, aby mogli wieść szczęśliwe i niezależne życie. Organizacja zarządza dużymi ośrodkami rekreacyjnymi i aquaparkami w całej Australii, prowadzi obozy, organizuje imprezy sportowe, zarządza placówkami opieki nad dziećmi, prowadzi programy przywództwa i wiele innych działań. 

Zespół marketingowy YMCA Victoria zaczął korzystać z Asany tuż przed wybuchem pandemii COVID-19, aby zapewnić sobie koordynację działań i osiągać swoje cele. Zbiegło się to również z reorganizacją działu, w ramach której specjaliści ds. marketingu i usług cyfrowych z różnych jednostek biznesowych zostali połączeni w jeden zespół marketingowy liczący około 40 osób. 

Josh Russo, menedżer ds. optymalizacji cyfrowej w YMCA Victoria, poprowadził wdrożenie Asany na początku 2019 roku. Program, który początkowo został wdrożony, aby wspierać jego zespół w zakresie usług cyfrowych, od razu okazał się sukcesem. Asana była łatwa w użyciu, umożliwiała dodawanie zadań do wielu projektów i oferowała gotowe szablony, które pomogły zespołowi rozpocząć pracę. Korzystanie z Asany przyniosło następujące efekty:

• Znaczne ograniczenie liczby wewnętrznych wiadomości e-mail i przypadków podwójnego wprowadzania danych dzięki usprawnieniu przepływów pracy związanych z komunikacją.

• Większe zaufanie w zespole dzięki większej przejrzystości w zakresie wykonywanej pracy.

• Więcej czasu na pracę o znaczeniu strategicznym, taką jak tworzenie stron internetowych, co przełożyło się na lepsze wyniki w zakresie kluczowych wskaźników efektywności (ang. KPI).

Dzięki sukcesowi Asany w zespole Josha platforma została wdrożona w szerszym zespole marketingowym.

Asana pojawiła się w kluczowym dla nas momencie. Pomogła nam ona pracować wydajniej, co było kluczowe podczas przejścia na pracę zdalną.

Josh Russo, menedżer ds. optymalizacji cyfrowej

Przejście na pracę zdalną 

Gdy wybuchła pandemia, zespół marketingowy, podobnie jak większość innych zespołów na całym świecie, przeszedł na pracę zdalną. W tym czasie zespół opanował już korzystanie z Asany i stosował model miesięcznych sprintów. Dzięki kluczowej roli Asany w codziennych działaniach zespołu marketingowego przejście na pracę zdalną nie spowodowało zbyt dużych zakłóceń. W rzeczywistości Asana była główną platformą, z której zespół korzystał, aby rozpocząć pracę i powrócić do niej po wielu lockdownach, w tym po jednym z najdłuższych okresów lockdownu na świecie. 

Naprawdę trudno jest sprawić, aby 40 osób pracowało w ten sam sposób, zwłaszcza zdalnie. Asana ułatwiła to dzięki możliwości tworzenia przepływów pracy i szablonów, przypisywania zadań i przechowywania ich w wielu projektach.

Josh Russo, menedżer ds. optymalizacji cyfrowej

YMCA Victoria działa w wielu branżach, z których każda doświadczyła znaczących zmian i ograniczeń w okresach lockdownu. Obowiązkiem zespołu marketingowego było informowanie ponad 60 000 klientów o zamknięciach i ponownych otwarciach, a także tysięcy pracowników i wolontariuszy – i Asana była niezbędna w tym procesie. 

Zarządzanie lockdownami w Asanie 

Oto, w jaki sposób zespół marketingowy YMCA Victoria korzystał z Asany, aby sprostać wyzwaniom związanym z lockdownami wprowadzonymi w związku z pandemią COVID-19: 

• Dostępny jest szablon zadania ponownego uruchomienia zawierający 600 podzadań, który pomaga zespołowi marketingowemu szybko zamykać i ponownie otwierać wszystkie placówki YMCA. W szablonie uwzględniony jest każdy drobny szczegół, od zmiany godzin otwarcia w Google po aktualizację informacji na stronie internetowej. Na początku poinformowanie o zamknięciu lub ponownym otwarciu placówek zajmowało zespołowi tydzień; teraz, dzięki szablonowi, trwa to mniej niż dzień – to 85% skrócenie czasu. 

• Formularze zleceń były używane już przed pandemią COVID-19, ale stały się jeszcze ważniejsze podczas lockdownów. Dzięki formularzom Asany pracownicy w całej organizacji mogą przesyłać zlecenia marketingowe z dowolnego miejsca, bez obawy, że zostaną one zagubione lub przeoczone. Tylko w ciągu jednego miesiąca zespół marketingowy zrealizował 316 zleceń, co łącznie dało 4258 zadań. 

• Raportowanie jest teraz łatwiejsze, ponieważ Asana rejestruje potrzebne informacje, w tym liczbę ukończonych zleceń. Dzięki temu Josh i inni liderzy zespołów mogą łatwiej kontynuować normalną pracę pomimo lockdownów i innych zakłóceń spowodowanych pandemią COVID-19.

Ogólnie rzecz biorąc, Asana znacznie ułatwia komunikację i współpracę w całym zespole. Możliwość tworzenia i udostępniania projektów, przypisywania zadań i dodawania do nich komentarzy ograniczyła potrzebę wysyłania wewnętrznych wiadomości e-mail. Przejście na pracę zdalną jeszcze bardziej zwiększyło korzystanie z Asany i obecnie większość członków zespołu otwiera Asanę przed jakąkolwiek inną platformą, gdy rozpoczyna swój dzień pracy.  

Podczas naszego ostatniego ponownego uruchomienia działalności odnotowaliśmy wzrost ruchu w internecie o 84% oraz wzrost liczby potencjalnych klientów o 80%. Zarządzanie tym nie byłoby możliwe bez procesów, które zespół stworzył przy wsparciu Asany.

Josh Russo, menedżer ds. optymalizacji cyfrowej

Przejście na pracę hybrydową 

YMCA Victoria przeszła obecnie na hybrydowy model pracy. Zespół marketingowy nadal zarządza pracą w Asanie. Wszyscy nowi członkowie zespołu marketingowego przechodzą szkolenie Asana Basics, a następnie przechodzą do konkretnego projektu wdrożeniowego YMCA Victoria, który przedstawia procesy wewnętrzne, takie jak korzystanie z szablonów w projektach zespołowych.

Josh planuje utworzyć megaprojekt, który będzie zawierał wszystkie działania marketingowe zaplanowane na nadchodzący rok, aby można je było monitorować i raportować z jeszcze większą precyzją. Planowane jest również utworzenie wewnętrznego klubu ambasadorów Asany, aby zespół mógł mieć pewność, że nadal będzie korzystał z tej platformy w optymalny sposób.