Od skromnych początków firma przeszła przez wiele faz szybkiego wzrostu. Podczas niedawnego okresu zmian Jane Lu, założycielka i dyrektorka generalna, oraz Mitul Lakhani, dyrektor ds. produktów cyfrowych, postanowili wykorzystać ten czas jako okazję do usprawnienia procesów wewnętrznych. Zespoły pracowały w silosach, co ograniczało przejrzystość w całej firmie i utrudniało uzgodnienie kluczowych celów. Główne kampanie były zarządzane w arkuszach kalkulacyjnych, które nie zawsze były aktualizowane, co powodowało zamieszanie i brak odpowiedzialności. Wszystko to prowadziło do długich spotkań dotyczących aktualizacji statusu, które zabierały czas, który można było poświęcić na to, z czego firma jest znana – modę.

Wybór rozwiązania do zarządzania pracą

Mitul wiedział, że rozwiązanie do zarządzania pracą pomoże usprawnić procesy w Showpo. Asana była najlepszym wyborem, ponieważ Mitul korzystał z niej na poprzednim stanowisku, a zespół kreatywny Showpo już używał tej platformy. Aby upewnić się, że platforma jest odpowiednia dla całej firmy, zespół Asany z Sydney odwiedził Showpo, aby porozmawiać z kluczowymi interesariuszami o wyzwaniach, przed którymi stoją.

Podczas tych spotkań stało się jasne, że Asana jest właściwym rozwiązaniem, ponieważ:

• Elastyczne przepływy pracy umożliwiły korzystanie z jednego narzędzia w całej firmie.

• Łatwe przypisywanie zadań i aktualizacje statusu w czasie rzeczywistym ograniczyły potrzebę organizowania spotkań i wysyłania nadmiernej liczby e-maili.

• Jedno źródło wiedzy pozwoliłoby skoordynować działania firmy wokół tych samych celów.

Asana znacznie ułatwiła współpracę i koordynację pomiędzy zespołami. Każdym większym projektem zarządzamy teraz w Asanie.

Jane Lu, dyrektor generalny Showpo

Rozpoczęcie nowego rozdziału

Aby zapewnić poparcie, Jane i Mitul przedstawili Asanę firmie i wyraźnie nakreślili, w jaki sposób usprawni ona codzienną pracę. Na przykład Asana zwiększyłaby przejrzystość w zakresie osi czasu i postępów w pracy, ograniczając potrzebę organizowania nadmiernej liczby spotkań statusowych. Aby uniknąć przytłoczenia, platforma była wdrażana w poszczególnych zespołach, począwszy od zespołu kreatywnego. Ponadto menedżer ds. sukcesu klienta Asany przeprowadził szkolenia na żywo, aby pomóc każdemu zespołowi nabrać pewności w korzystaniu z platformy do zarządzania projektami i pracą indywidualną.

Ogólnie rzecz biorąc, Jane dawała przykład, korzystając z Asany do zarządzania własną pracą, taką jak planowanie strategii biznesowej i prowadzenie działań PR-owych, co wywołało pozytywny efekt domina wśród menedżerów i zespołów.

Korzyści płynące z automatyzacji

Obecnie Showpo korzysta z Asany w całej firmie. Wszystkie procesy biznesowe są realizowane na platformie, od produkcji cyfrowej po premiery kolekcji modowych. Oto przegląd kilku kluczowych przykładów zastosowania:

• Planowanie firmowe odbywa się w Asanie. Kadra kierownicza wyższego szczebla w Showpo korzysta z Asany do tworzenia agend cotygodniowych spotkań poświęconych planowaniu i ustalaniu priorytetów. Dzięki temu żadne ważne informacje nie umykają uwadze, a każde spotkanie ma jasną strukturę.

• Kampanie, takie jak premiery sezonowe (na przykład kolekcja Coachella), są teraz w całości realizowane w Asanie. Do organizowania kampanii wykorzystywane są szablony, które automatycznie tworzą zadania i ustawiają w nich daty, co przyczynia się do wzrostu wydajności o 30%.

• Procesy zarządzania produktami cyfrowymi, takie jak tworzenie map drogowych i planowanie funkcji produktów, odbywają się na platformie. Szablon mapy drogowej produktu w Asanie służy do planowania agend i przedstawiania kluczowym interesariuszom, co jest w trakcie realizacji. Następnie szablony projektów są wykorzystywane do wprowadzania poszczególnych funkcji produktu, z wykorzystaniem reguł i pól niestandardowych do kategoryzowania zadań i szybkiego udostępniania ważnych informacji. Ten usprawniony proces ułatwił komunikację i zwiększył ogólną produktywność.

• Proces wdrożenia pracowników odbywa się w Asanie, a każdy projekt dotyczący nowego pracownika jest rozpoczynany przy użyciu szablonu, dzięki czemu żadne kroki ani kluczowe informacje nie zostają pominięte. Ten usprawniony proces pozwala zespołowi zaoszczędzić sporo czasu i poprawił wrażenia nowych pracowników, którzy już od pierwszego dnia dokładnie wiedzą, czego się od nich oczekuje.

Ogólnie rzecz biorąc, Jane i zespół kierowniczy zauważyli znaczny wzrost odpowiedzialności i czerpią korzyści z większej widoczności w całej firmie.

Dzięki Asanie, wydajność, z jaką prowadzimy projekty wzrosła o 30%. Wynika to ze zwiększonej odpowiedzialności, lepszej koordynacji międzyzespołowej i strukturyzacji, jaką zapewnia nam Asana.

Jane Lu, dyrektor generalny, Showpo

Zorientowanie na modę

Zespół Showpo będzie nadal koncentrować się na dostarczaniu odzieży zorientowanej na modę kobietom na całym świecie. Obejmuje to dalsze nawiązywanie kontaktu z klientami w kanałach społecznościowych oraz wprowadzanie innowacji w zakresie doświadczenia użytkownika poprzez aktualizacje platformy cyfrowej. Co najważniejsze, oznacza to stawianie klienta na pierwszym miejscu i współpracę z każdym zespołem, aby zapewnić kompleksowe doświadczenie, które będzie znaczące i zapadające w pamięć. Asana pomoże zespołowi zarządzać każdym aspektem tego procesu, teraz i w przyszłości.