사후 분석 템플릿

능숙한 프로젝트 매니저라면 마지막 결과물을 완성했다고 해서 프로젝트가 완료된 것이 아니라는 점을 잘 알 것입니다. 업무를 끝낸 뒤에는 팀이 프로젝트 사후 분석을 통해 잘 해낸 것과 더 잘할 수 있었던 것이 무엇인지 되돌아보는 시간을 가질 수 있습니다.

사후 분석 미팅 과정에서 의무적으로 끝내야 하는 결과물이 없기 때문에 사후 분석 미팅을 생략하는 경우가 많습니다. 하지만 사후 분석 프로세스를 템플릿화하면 쉽게 미팅을 진행할 수 있으며 모든 프로젝트가 끝날 때마다 쉽게 미팅을 진행할 수 있습니다.

프로젝트 사후 분석이란?

프로젝트 사후 분석은 프로젝트를 마무리할 때 잘된 점과 개선해야 할 점을 되돌아보기 위해 진행하는 미팅의 일종입니다. 이는 팀이 달성한 주요 성과를 축하하고 워크플로를 되돌아보며 다음 프로젝트에 도움이 될 만한 프로세스 개선 사항을 논의할 수 있는 좋은 기회입니다.

사후 분석 템플릿이란?

사후 분석 템플릿은 프로젝트가 끝날 때마다 수행할 사후 분석 미팅을 위해 구조화된 프레임워크를 만드는 데 사용하는 툴입니다. 팀은 사후 분석 미팅을 계획하고 팀원들이 이전 프로젝트를 되돌아보며 아이디어를 모으고 다음 프로젝트를 위한 실행 과제를 체계적으로 정리할 때 사후 분석 템플릿을 활용할 수 있습니다.

사후 분석 템플릿을 생성하는 방법

사후 분석 템플릿은 사후 분석 미팅 전과 미팅 도중에 사용됩니다. 사후 분석 미팅의 목적은 세 가지, 즉 이번 프로젝트에서 잘된 점, 잘 되지 않은 점, 다음번에 어떻게 개선할 수 있는지를 팀원들과 논의하는 것입니다.

사후 분석 템플릿을 만든 때는 이를 염두에 두고 다음 사항을 포함해야 합니다.

• 잘된 점

• 잘 되지 않은 점

• 다음에 개선해야 할 점

• 실행 과제

• 실행 과제의 우선순위

• 각 실행 과제를 담당할 사람

사후 분석 템플릿을 사용해야 하는 이유

사후 분석 템플릿을 사용하면 회사 전체에 일관된 프로세스를 확립할 수 있기 때문에 회고와 지속적인 개선을 중시하는 문화를 조성할 수 있습니다. 사후 분석 템플릿은 애자일 프로젝트 관리 방법을 사용하는 팀에 가장 적합합니다. 그러한 방법론 대다수가 지속적인 개선의 형태를 나타내기 때문입니다. 이 외에도 사후 분석 템플릿이 팀에 도움이 되는 몇 가지 다른 방식은 다음과 같습니다.

• 모범 사례 도입: 사후 분석 미팅을 거듭해 가면서 사후 분석 미팅을 더 효과적으로 진행하는 데 어떤 전략이 도움이 되는지 알 수 있습니다. 사후 분석 템플릿은 실시간으로 팀의 필요에 맞게 쉽게 조정할 수 있으므로 템플릿을 업데이트하자마자 모범 사례를 바로 다음 프로젝트에 도입할 수 있습니다.

• 조정 가능한 템플릿: 많은 팀이 여러 전략의 출발점으로 템플릿을 사용합니다. 사후 분석 프로세스가 처음이라면 템플릿을 사용하여 시작할 수 있습니다. 그러다 보면 어떤 프로세스가 팀에 더 적합한지 찾을 수 있게 될 것입니다. 조직에서 표준 사후 분석 템플릿을 사용할 수 있지만, 팀의 필요에 맞게 템플릿을 조정할 수도 있습니다.

• 일관성 확보: 프로젝트가 끝날 때마다 사후 분석 미팅이나 회고 미팅을 진행한다면 팀원들이 앞으로도 계속 그럴 것이라 예상하게 될 것입니다. 사후 분석 템플릿은 이러한 미팅을 일관적으로 진행하는 데 도움이 되며, 팀은 이러한 미팅 빈도를 따르기 시작할 것입니다. 그러면 팀이 모든 프로젝트가 끝날 때마다 이 미팅이 열릴 것을 예상하여 더 구체적인 피드백을 제공할 수 있게 되고 다음 프로젝트를 개선할 수 있게 됩니다.

사후 분석 템플릿을 사용해야 하는 경우

사후 분석 템플릿은 특정 상황에서 큰 효과를 발휘합니다. 다음과 같은 경우에 사후 분석 템플릿을 가장 유용하게 사용할 수 있습니다.

• 사후 분석 미팅: 사후 분석 템플릿은 사후 분석 미팅과 함께 사용하기 위한 것입니다. 사후 분석 템플릿을 사용하여 미팅 중에 논의된 추후 실행 과제, 결정 사항, 결과물을 추적하세요.

• 사고 대응 후: 서버 중단이나 큰 사고가 발생한 경우, 그러한 상황을 되돌아보고 문제의 근본 원인을 식별하는 것이 중요합니다. 사후 분석 템플릿을 사용하면 팀이 사고 대응을 할 때마다 같은 절차를 밟을 수 있습니다.

• 사후 분석 워크플로 자동화: 설문 조사와 양식을 프로젝트와 템플릿에 연결할 수 있는 디지털 프로젝트 관리 소프트웨어가 있습니다. 사후 분석 미팅 전에 사후 분석 설문 조사나 설문지를 사용하는 경우, 미팅 시작 전에 중요한 논의 사항을 미리 입력해 둘 수 있습니다. 이렇게 하면 미팅 과정을 간소화하여 프로젝트 사후 분석을 더 원활하게 진행하는 데 도움이 됩니다.

포함된 기능

• 보드 보기: 보드 보기는 프로젝트의 정보를 열에 표시하는 칸반 보드 형식의 보기입니다. 일반적으로 ‘할 일’, ‘수행 중’, ‘완료’와 같은 업무 상태별로 열을 정리하지만, 프로젝트의 필요에 따라 열의 제목을 변경할 수 있습니다. 각 열에는 작업이 카드 형태로 표시되며 작업 제목, 마감일, 사용자 지정 필드를 비롯하여 다양한 관련 정보가 포함됩니다. 업무가 각 단계를 거쳐갈 때 업무를 추적하고 프로젝트의 현재 진행 상태를 한눈에 파악하세요.

• 양식: 양식이 작성되면 Asana 프로젝트 내에 신규 작업으로 표시됩니다. 양식을 통해 정보를 수신하여 업무가 시작되는 방식을 표준하고, 필요한 정보를 수집하고, 업무가 누락되는 것을 방지할 수 있습니다. 각각의 요청을 단발성 프로세스로 처리하는 대신, 표준화된 시스템을 만들고 모두가 응답해야 하는 일련의 질문을 작성하세요. 또는, 사용자가 이전에 응답한 내용을 바탕으로 질문을 맞춤화하는 브랜칭 로직을 사용하세요. 결과적으로, 양식을 사용하면 업무 요청을 관리하는 데 소요되는 시간과 번거로움을 줄일 수 있어 팀이 더 많은 시간을 중요한 업무에 할애할 수 있습니다.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

• 여러 프로젝트에 작업 추가하기: 업무는 본질적으로 부서 간 협력이 필요합니다. 팀은 부서 전체에 걸쳐 효과적으로 협력해야 합니다. 그러나 만약 부서마다 자체적인 업무 보관 시스템을 사용한다면 업무가 정체되고 사일로 현상이 발생하게 됩니다. Asana를 사용하면 여러 프로젝트에서 작업을 수월하게 추적하고 관리할 수 있습니다. 중복되는 작업을 줄이고 팀 간의 가시성을 높일 뿐만 아니라 작업을 배경 정보와 함께 확인하고, 누가 무엇을 수행하고 있는지 파악하고, 팀과 작업의 연결성을 유지할 수 있습니다.

추천 앱

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다. 

• Zendesk: Asana의 Zendesk 연동을 사용하면 Zendesk 티켓에서 바로 Asana 작업을 쉽고 빠르게 생성할 수 있습니다. 배경 정보를 추가하고, 파일을 첨부하고, 기존 작업을 연결하여 티켓을 종료하기 위해 필요한 작업을 추적할 수 있습니다. 또한, 이 연동은 두 시스템 전반에 걸쳐 연결된 가시성을 제공해 주어 어떤 툴을 사용하든 모두가 필요한 정보를 빠르게 확인할 수 있습니다. 

• Gmail: Asana for Gmail 연동을 사용하면 Gmail 받은편지함에서 바로 Asana 작업을 생성할 수 있습니다. Gmail에서 생성하는 모든 작업에는 이메일 내용이 자동으로 포함되므로 정보가 누락되지 않습니다. 이메일을 작성하는 중에 Asana 작업을 참조해야 할 경우, Asana를 여는 대신 Asana for Gmail의 부가기능을 사용해 보세요. Gmail 받은편지함에서 바로 해당 작업을 간편하게 검색할 수 있습니다.

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

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