7단계로 효과적인 프로젝트 피드백을 제공하는 방법

프로젝트 피드백을 제공하는 것이 처음이라면 매우 어려운 작업처럼 보일 수 있습니다. 그러나 다른 기술과 마찬가지로 효과적인 피드백을 제공하는 것은 시간이 지남에 따라 개선되고 다듬어질 수 있습니다. 

프로젝트 피드백은 팀원의 성과에 대한 대화로, 팀원의 개선을 위한 명확한 다음 단계로 이어져야 합니다. 이러한 유형의 피드백은 일반적으로 프로젝트 매니저 가 공유하며, 프로젝트 매니저는 팀원의 직속 관리자가 아닐 수도 있습니다. 광범위한 커리어 수준의 피드백이 아닌 구체적인 프로젝트 세부 사항에 초점을 맞추면 자신과 프로젝트 팀 사이에 신뢰를 구축할 수 있습니다. 프로젝트 피드백이 잘 이루어지면 결과물을 개선하고 팀의 전문성 개발을 빠르게 추적하는 데 도움이 될 수 있습니다.  

아래 7단계는 효과적인 프로젝트 피드백 사례를 제공하여 피드백 프로세스를 명확히 하고 팀을 성공으로 이끌 수 있도록 도와줍니다. 

1. 적절한 시간을 선택하세요

프로젝트 피드백을 제공할 때 타이밍은 핵심적인 고려 사항입니다. 이를 올바르게 수행하려면 팀원에게 언제 피드백을 받고 싶은지 물어보세요. 즉각적인 피드백을 선호하나요? 아니면 주말에 만나 진행 중인 프로젝트에 대해 논의하는 것을 선호하나요? 

피드백을 줄 때는 브레인스토밍을 주도한다고 상상해 보세요. 팀이 피드백 세션에서 아이디어를 제시하고 생각을 공유하도록 격려하세요. 적절한 시기에 계획된 프로젝트 피드백 세션은 프로젝트를 추진하는 새로운 아이디어를 도출할 수 있습니다.  

대면 피드백과 비동기식 커뮤니케이션 또는 오프라인 커뮤니케이션의 건강한 균형을 위해 노력하세요. 대면 피드백이 항상 더 낫다고 생각할 수도 있지만, 일부 팀원은 먼저 서면으로 피드백을 본 다음 이야기하는 것을 선호합니다. 팀원에게 선호하는 방식이 있는지, 그리고 긍정적인 피드백 경험을 제공할 수 있는 방법이 무엇인지 물어보세요. 이는 매일 팀원들을 직접 볼 수 없는 원격 근무 시대에 특히 중요합니다.

2. 올바른 유형의 피드백 사용하기

어떤 유형의 피드백을 제공해야 하는지 아는 것은 피드백 프로세스의 절반을 차지합니다. 상황에 따라 필요한 피드백 유형이 다르며, 팀 리더는 상황에 가장 적합한 유형을 파악해야 합니다. 

모든 유형의 피드백이 관련성이 있거나 적절한 것은 아닙니다. 프로젝트 팀을 이끌고 있지만 실제로 함께 일하는 사람들을 관리하지는 않는다면 성과 평가와 같은 더 무거운 유형의 피드백은 피하는 것이 좋습니다. 반면에, 프로젝트 리더와 팀 매니저 역할을 동시에 수행한다면 프로젝트, 전문성, 성과 피드백을 하나로 묶을지, 아니면 서로 다른 피드백 세션으로 구분할지는 리더가 결정해야 합니다. 

피드백의 6가지 유형

• 공식 피드백: 이 유형의 피드백은 분기별 검토와 같이 피드백을 위해 특별히 지정한 계획된 회의에 적합합니다. 양쪽 모두 대화 주제를 알고 생각과 질문을 준비해야 합니다. 

• 비공식 피드백: 비공식 피드백은 잘한 일에 대한 칭찬부터 프로젝트를 빠르게 수정하는 것까지 다양할 수 있습니다. 이러한 유형의 프로젝트 피드백은 즉흥적이기 때문에 더 까다롭습니다. 따라서 비공식 피드백을 제공하기 전에 설정을 고려하세요. 

• 긍정적인 피드백: 긍정적인 피드백은 건설적인 피드백만큼이나 중요합니다. 인상적인 성과를 내면 팀원을 칭찬해야 합니다. 이렇게 하면 리더가 긍정적인 점과 부정적인 점을 모두 알아차린다는 것을 팀에 상기시킬 수 있습니다. 

• 격려 피드백: 긍정적인 피드백과 마찬가지로 격려 피드백을 사용하여 팀원에게 격려를 줄 수 있습니다. 팀원이 어려운 프로젝트를 진행하고 있거나 약간의 번아웃을 겪고 있나요? 팀원에게 자신의 가치를 상기시키고 얼마나 감사하고 있는지 알려주세요. 큰 도움이 될 것입니다. 

• 전향적 피드백: 전향적 피드백은 과거의 잘못을 바로잡는 것이 아니라 미래의 해결책에 초점을 맞춥니다. 이러한 유형의 피드백은 과거의 관찰에 기반하여 개선을 위한 선제적인 접근 방식에 가깝습니다. 예를 들어, 팀원이 시간 관리에 어려움을 겪고 있다면, 늦은 프로젝트에 머무르기보다는 캘린더 정리 도구를 추천하는 것이 좋습니다. 

• 건설적인 피드백: 건설적인 비판은 팀원들의 성장을 돕는 최고의 피드백 유형입니다. 건설적인 비판을 제공하려면 프로젝트를 분석하고, 개선할 수 있는 기회를 파악하고, 개선 방법에 대한 자세한 권장 사항을 제공해야 합니다.

3. 직접적으로 피드백을 전달하세요

직설적이란 것은 가혹하다는 뜻이 아닙니다. 팀원들의 성장을 돕기 위해 투자하고 있음을 보여주는 것입니다. 

피드백 샌드위치를 피하세요. 이는 칭찬 사이에 건설적인 비판을 '끼워넣는' 접근 방식입니다. 대신 피드백을 직접 전달하세요. 이렇게 하면 팀 내 건강한 협업을 촉진하는 데 도움이 됩니다. 직설적이란 무자비하게 솔직하다는 뜻은 아닙니다. 항상 예를 포함하고 '나'라는 표현을 사용해 피드백을 공유하세요. 이렇게 하면 구체적인 세부 정보와 이를 인식한 방식에 집중할 수 있으므로, 여러분과 팀원이 피드백에 대한 해결책을 파악하고 실행하는 데 집중할 수 있습니다.

4. 개선을 위한 구체적인 권장 사항 제시하기

최고의 프로젝트 피드백은 실행 가능한 것입니다. 즉, 팀 멤버에게 향후 프로젝트에 적용할 수 있는 권장 사항을 제공하는 것입니다. 권장 사항을 제시하는 것이야말로 비판을 파괴적이 아닌 건설적인 것으로 만드는 것입니다.

프로젝트 피드백에서 '이유'가 핵심입니다. 팀원이 보내려고 하는 이메일을 살펴보고 문구를 변경하도록 권한다고 가정해 보겠습니다. 이 경우 이메일을 특정 방식으로 구성하는 이유나 특정 단어를 피하는 이유를 설명해야 합니다. 

5. 상향 피드백을 장려하세요

팀 멤버의 경우, 피드백 세션은 개선할 수 있는 방법을 철저히 이해하는 것으로 마무리되어야 합니다. 따라서 프로젝트 매니저는 피드백을 제공한 후 항상 질문을 할 수 있도록 해야 합니다. 

또한 적시성과 명확성 등 프로젝트 매니저의 책임에 대한 긍정적인 피드백도 측정해야 합니다. 피드백은 양방향으로 전달된다는 점을 기억하고, 항상 팀으로부터 상향 피드백을 받도록 격려해야 합니다. 프로젝트 매니저 피드백을 받을 때는 다음과 같은 질문을 두려워하지 마세요.

• 제 피드백이 도움이 되었나요?

• 향후 피드백에서 다른 도움이 필요하신가요?

• 피드백을 받는 특정 방식이 있나요?

팀원과 주기적으로 확인하여 피드백을 제공하는 방식을 개선할 수 있는지 확인하세요.

6. 요약으로 후속 조치 취하기

공식 피드백 미팅과 성과 검토 후에는 항상 중요한 핵심 내용을 요약하여 후속 조치를 취해야 합니다.  요약은 여러분과 팀 구성원이 정보를 더 잘 이해하는 데 도움이 됩니다. 후속 조치의 예시는 다음과 같습니다. 

“____ 님, 안녕하세요.

시간을 내어 성과에 대해 논의해 주셔서 감사합니다. 주요 요점을 간단히 요약하자면 다음과 같습니다. 

• 요점 A

• 요점 B

• 요점 C

• 요점 D

이 중 명확하지 않은 부분이 있으면 언제든지 말씀해 주세요. 궁금한 점이 있거나 피드백이 있으면 언제든지 문의해 주세요. 

열심히 해주셔서 감사합니다. 

좋은 하루 보내세요!" 

이와 같은 이메일은 양쪽이 동일한 이해를 바탕으로 모든 피드백을 이해했음을 확인합니다. 

7. 지속적인 피드백을 장려하세요

효과적인 피드백을 제공하는 기술을 익히면 더 이상 '피드백'처럼 느껴지지 않고, 자신과 팀 간의 지속적인 협업처럼 느껴질 것입니다. 

개별 팀원을 만날 때마다 어떤 일을 하고 있는지, 특히 어려운 프로젝트가 있는지 질문하세요. 이러한 유형의 질문은 팀 멤버가 업무에 과도하게 몰두하고 있는지 또는 더 많은 내부 교육을 통해 이점을 얻을 수 있는지 알려줍니다. 이러한 간단한 질문을 하면 팀의 행복과 생산성에 대한 엄청난 인사이트를 얻을 수 있습니다. 

이러한 단계를 따르면 일상적인 프로세스에 프로젝트 피드백이 반영되는 것을 확인할 수 있습니다.

효과적인 피드백 전략과 비효과적인 피드백 전략

프로젝트 매니저는 팀에 프로젝트 피드백을 제공할 때 다양한 기법과 이니셔티브를 사용합니다.

실행, 시도, 고려 프레임워크

실행, 시도, 고려 프레임워크는 프로젝트 피드백을 세 가지 카테고리로 세분화하며, 각 카테고리는 프로젝트 팀 멤버로부터 서로 다른 답변을 이끌어내기 위한 것입니다. 

• '실행' 피드백: 이 유형의 피드백은 필수이며 조직에 더 큰 영향을 미치는 프로젝트에 사용합니다. 따라서 '실행' 피드백은 프로젝트의 영향이 팀을 넘어가거나 되돌릴 수 없는 영향을 미칠 때만 적게 관리하세요. 

• "시도" 피드백: "시도" 피드백은 프로젝트의 다음 단계를 제안하지만 의사 결정은 팀에 맡깁니다. 예를 들어, 프로젝트의 잠재적인 단점을 탐색하거나 리서치를 심화하는 것이 포함됩니다. 결과물이 좋지만 더 강력하거나 더 세련될 수 있다고 생각되면 이 전략을 사용하세요. 

• '고려하기' 피드백: 세 가지 중 가장 강력한 '고려하기' 피드백은 팀에 다른 사고 방식을 고려하도록 요청하는 것입니다. 팀이 여러분의 제안을 받아들일지 여부는 전적으로 팀의 몫입니다. 

McKinsey 피드백 모델

경영 컨설팅 회사인 McKinsey & Company는 이 피드백 모델을 설계하여 프로젝트 피드백에 구조를 추가하여 위아래로 쉽게 흐름 을 만들 수 있도록 했습니다. McKinsey 모델에 따르면 피드백은 다음과 같아야 합니다.

• 구체적인 

• 사실에 기반

• 개인적인 내용은 줄이기 

• 반박할 수 없는 

• 실행 가능 

위의 속성을 사용하여 다음과 같은 방식으로 피드백을 구성해야 합니다. 

“[X]을(를) 했을 때 [Y]라고 느꼈습니다. 앞으로는 [Z]를 하시는 것을 추천합니다.” 

특정 행동을 그로 인한 감정과 제안된 반응과 결합하면 위의 모든 요소를 통합할 수 있습니다. 이 언어는 주로 갈등 해결에 적용되지만, 특정 피드백 요구 사항에 맞게 조정할 수 있습니다.

SMART 피드백

SMART 목표에 대해 이미 들어보셨을 것입니다. 하지만 이러한 원칙을 프로젝트 피드백에도 적용할 수 있다는 것을 알고 계셨나요? 다시 한 번 강조하자면, 이 약어는 다음을 의미합니다. 

• Specific(구체적인)

• Measurable(측정 가능한) 

• Achievable(달성 가능한) 

• Realistic(현실적인)  

• Time-bound(기한이 정해진)

이러한 모든 속성은 건설적인 피드백과 관련이 있습니다. 피드백은 프로젝트에 특정한, 측정 가능하고, 달성 가능하며, 현실적이고, 기한이 정해진 것이어야 합니다. 

다음에 프로젝트 피드백을 제공할 때는 먼저 SMART 약어를 살펴보고 모든 사항을 확인해야 합니다. 문제가 있는 경우 피드백 전략을 수정해야 할 수 있습니다. 

COIN 방식

COIN은 Context(맥락), Observation(관찰), Impact(영향), Next steps(다음 단계)의 두문자어입니다. 이 모델은 피드백 세션을 구성하는 데 유용하므로 대립적인 느낌이 덜 들고 더 건설적인 느낌이 듭니다. 이 프로세스는 4단계로 나뉩니다. 

1. 맥락: '맥락' 단계에서는 대화를 위한 분위기를 조성하고 대화가 이루어지는 이유를 설명할 수 있습니다. 이 단계에서는 피드백이 중요한 이유를 이해할 수 있도록 프로젝트의 최종 목표를 강조합니다. 

2. 관찰: 다음으로, 팀원에게 업무에서 관찰한 내용을 알려주세요. 이는 긍정적인 피드백과 건설적인 비판으로 구성될 수 있지만, 전반적으로 직접적인 피드백을 유지해야 합니다. 

3. 영향: '영향' 단계에서는 피드백의 가치를 더 깊이 파고듭니다. 제시된 목표에 더 가까이 다가가는 데 제안이 어떻게 도움이 되는지 설명하세요. 

4. 다음 단계: 아마도 가장 중요한 단계인 '다음 단계'는 팀원이 개선할 수 있는 실행 가능한 방법을 설명해야 합니다. 다른 팀과의 협업을 장려하거나 새로운 도구를 추천하는 등 최대한 구체적으로 작성하세요. 

프로젝트 관리의 이점

프로젝트 피드백은 프로세스를 신속하게 처리하고, 팀원들의 성장을 돕고, 더 강력한 결과로 이어지고, 팀 간 신뢰를 구축하는 데 도움이 되기 때문에 중요합니다. 

일상 업무에 정기적인 피드백 루프를 구현하면 생산성이 높아지고 더 정확한 결과물을 얻을 수 있습니다. 팀을 위한 피드백 주기의 이점에 대해 알아보려면 계속 읽어보세요. 

장기적으로 시간을 절약합니다

일상 업무에 프로젝트 피드백이 포함되어 있으면 수정으로 인해 프로젝트가 계획에서 벗어나는 것을 걱정할 필요가 없습니다. 프로젝트 라이프 사이클 전반에 걸쳐 피드백을 포함하면 실수를 줄이고 워크플로가 원활하게 진행되도록 할 수 있습니다. 품질을 지속적으로 확인하면 대규모 수정으로 인한 차질을 방지할 수 있습니다.

팀 문화 개선

커뮤니케이션과 협업은 훌륭한 프로젝트 피드백의 핵심입니다. 팀이 서로에게 정기적으로 피드백을 제공한다면 팀과 업무 환경 내에서 더 긴밀한 문화가 형성되는 것을 확인할 수 있습니다. 그리고 추가 보너스는 무엇일까요? 팀원들은 서로의 프로젝트에 대한 인사이트를 얻을 수 있어 개별 업무에 대한 새로운 아이디어를 도출하는 데 도움이 됩니다. 

더 나은 최종 제품 만들기

성공적인 제품을 만들 때, 더 많은 생각을 할수록 더 좋습니다. 프로젝트 피드백은 생성 과정에서 더 많은 브레인스토밍과 협업을 가능하게 하여 항상 강력한 최종 결과로 이어집니다.  

전문성 개발 촉진

좋고 건설적인 피드백을 제공하면 주니어 팀 멤버가 기술을 연마하고 커리어에서 다양한 마일스톤에 도달하는 데 큰 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 피드백이 잘 수행되면 피드백을 받는 사람은 팀에서 성공이란 무엇인지에 대해 더 넓은 시각을 가질 수 있습니다. 이 지식은 전문성 개발을 촉진하는 데 필수적입니다. 

더 명확한 커뮤니케이션으로 이어짐

팀 리더는 팀 간의 커뮤니케이션에 대한 선례를 만듭니다. 정기적으로 명확하고 솔직한 피드백을 제공하면 팀의 일상적인 직장 커뮤니케이션에 영향을 미칠 수 있습니다. 

커뮤니케이션은 모든 회사 문화의 필수적인 부분이므로 피드백을 통해 명확한 커뮤니케이션을 모델링하는 것이 중요합니다. 

프로젝트 피드백으로 성과 증대

훌륭한 결과를 내기 위해서는 정기적인 피드백이 핵심입니다. 피드백은 결과물의 품질을 보장할 뿐만 아니라 지속적인 협업과 인사이트를 공유할 수 있도록 해줍니다. 프로젝트 수명 주기에 피드백을 구현하면 팀의 프로세스와 전문성 개발에 놀라운 효과를 낼 수 있습니다.

아직 늦지 않았으니 일상 업무에 피드백 루프를 구현해 보세요. 팀에 정기적인 프로젝트 피드백을 제공하는 것이 새로운 단계라면 Asana 와 같은 업무 관리 툴을 사용하면 실행 계획을 수립하고 피드백 전략을 시작하는 데 도움이 될 수 있습니다.