IT 프로그램 관리 템플릿

특히 리소스가 제한된 기업이 변화하는 디지털 환경에 발맞추려 노력하면서 IT 팀의 수요는 매우 높습니다. Asana의 IT 팀이 표준화된 프로세스로 효율성을 극대화하고 더 적은 자원으로 모든 작업을 완료하는 방법을 알아보세요.

템플릿 생성하기

가입하여 자신만의 템플릿을 만드세요.

연동된 기능

automation icon규칙form icon양식portfolio icon포트폴리오bundle icon번들

Recommended apps

ServiceNow
ServiceNow
Zendesk 아이콘
Zendesk
Jira Cloud 아이콘
JIRA Cloud
Slack 로고
Slack

공유
facebookx-twitterlinkedin
IT 프로그램 관리 템플릿 예시 이미지

IT 프로그램 관리는 쉬운 일이 아닙니다. 리소스가 제한적인 상황에서 디지털 전환을 추진하기는 어렵습니다. 특히 기업이 당면한 수익을 지키는 데 집중할 때 더욱 그렇습니다.

그러나 실제로 더 나은 프로세스와 도구가 비즈니스 효율성을 높이는 열쇠입니다. 간소화된 워크플로와 보다 효율적인 프로그램 관리를 통해 IT 팀은 더 적은 비용으로 더 많은 일을 할 수 있습니다. 보안을 개선하고, 사고를 신속하게 관리하고, 직원들이 필요한 도구를 갖출 수 있습니다. 

프로세스를 보다 효율적으로 만들려면 IT 프로그램 관리 템플릿으로 시작하세요. 

IT 프로그램 관리 템플릿이란 무엇인가요? 

IT 프로그램 관리 템플릿은 팀이 IT 프로젝트를 계획하고 우선순위를 정하고 실행하는 데 도움이 되는 재사용 가능한 가이드입니다. 템플릿은 팀이 인시던트 관리, 소프트웨어 온보딩 또는 IT 요청과 같은 주요 워크플로에 접근하는 방식을 표준화합니다. 이들은 조직 전반에 걸쳐 일관된 관행을 장려하므로 여러 부서의 이해관계자가 IT 팀과 어떻게 협력해야 하는지 또는 그 반대의 경우도 명확히 파악할 수 있습니다. 

팀에서는 처음부터 새 IT 프로젝트를 시작하는 대신 템플릿을 복사해 모든 확인 사항을 하나씩 체크하며 미리 정의된 프로세스를 따라가기만 하면 됩니다. 

디지털 IT 프로그램 관리 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

IT 프로그램 관리는 살아 숨쉬는 프로세스입니다. 요청을 분류 및 할당하고, 이해 관계자와 소통하고, 방해 요소를 제거하고, 실시간으로 사고를 해결해야 합니다. 프로젝트와 요청이 지속적으로 쏟아지면 정적인 Excel 스프레드시트나 Google 스프레드시트로는 이내 그 변화의 속도를 따라잡을 수 없게 됩니다. 하지만 Asana와 같은 업무 관리 플랫폼을 사용하면 업무가 발생하는 즉시 업무를 확인하고 관리할 수 있습니다.

디지털 IT 프로그램 관리 템플릿으로 할 수 있는 작업은 다음과 같습니다. 

  • 모든 IT 작업을 기록할 단일 시스템을 만듭니다. 

  • 각 프로젝트의 상태를 빠르게 확인하고 필요에 따라 방해 요소를 제거합니다. 

  • IT 워크플로를 자동화하여 팀이 작업을 관리하는 데 낭비되는 시간을 줄이고 중요한 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 합니다. 

  • ServiceNowJira와 같은 다른 도구를 Asana 워크플로에 연동하면 한 곳에서 정보를 추적할 수 있습니다.

  • 추가 작업 없이 관계자와 상태 보고를 공유합니다. 

  • 프로젝트 보기를 전환하여 작업 목록, 간트 차트, 캘린더 또는 칸반 보드와 같은 다양한 방식으로 IT 작업 흐름 및 로드맵을 시각화합니다. 

  • 상황이 바뀌면 프로젝트 일정, 상태, 소유자를 쉽게 업데이트할 수 있습니다.

  • 관련 스크린샷, 문서, 스프레드시트를 첨부할 수 있습니다. 

IT 프로그램 관리 템플릿의 유형

IT 프로그램 관리는 현재 진행 중인 모든 IT 프로젝트를 아우르므로 모든 프로젝트에 대한 단일 템플릿을 만들기 어렵습니다. Asana에서 활용하는 구체적인 사용 사례와 이를 설정하는 방법을 살펴보세요.

IT 연간 계획 템플릿

quotation mark
통제된 수신 시스템을 갖추지 않으면 요구사항이 불분명하고 주요 정보가 누락될 수 있습니다. 더 나은 고객 경험을 제공하고 수집된 데이터의 품질을 개선하기 위해 Asana 양식을 사용합니다.”
Asana의 IT 기술 프로그램 관리 매니저 Lia Bruno

IT 연간 계획에는 많은 이해관계자가 참여합니다. 비즈니스 리더는 예산과 회사 목표를 설정하고, 개별 팀은 새로운 도구와 IT 지원을 요청합니다. 그리고 여러분은 이러한 모든 정보를 기획 중에 함께 수집해야 합니다. 연간 계획 템플릿은 이러한 모든 관계를 탐색하는 데 도움이 되는 미리 정의된 워크플로를 생성합니다. 각 단계에서 어떤 역할을 수행해야 하는지, 어떤 결정을 내려야 하는지, 팀이 어떻게 나아가야 하는지 설명합니다. 

Asana에서는 IT 팀에 대한 새로운 프로젝트 요청을 관리하기 위해 표준화된 연간 계획 수립 양식을 사용합니다. 이해 관계자가 양식을 제출하면 해당 요청은 연간 계획 프로젝트에 자동으로 추가되며, 관련 팀원에게는 알림이 전달되고 정보가 공유됩니다.

다음은 양식에 포함할 몇 가지 주요 필드입니다.  

  • 요청자 이름

  • 요청 부서

  • 프로젝트 이름

  • 프로젝트 설명

  • 프로젝트 결과물

  • 프로젝트 타임라인

  • 이 프로젝트를 통해 해결할 고충 사항 또는 문제

  • 이러한 문제점을 해결하기 위해 현재 수행 중인 해결 방법은 다음과 같습니다.

양식을 작성하고 자동화를 설정하여 연간 계획 프로젝트에 새 요청을 즉시 추가하고 후속 작업을 적절한 이해관계자에게 배정합니다. 예를 들어, 초기 평가, 비용-편익 분석, 승인을 위한 후속 작업을 배정할 수 있습니다. 

IT 인시던트 관리 템플릿

quotation mark
규칙을 사용하고 이러한 사용자 지정 워크플로를 구축함으로써, 스트레스가 심하고 불확실한 업무 요소로 인식되던 인시던트 관리를 적절히 통제하며 상당히 쉽게 관리하고 신속하게 처리할 수 있는 업무 요소로 전환했습니다.”
Asana 기술 프로그램 관리 팀장 Nate Van Dusen

IT 사고가 발생하면 압박이 가해집니다. 표준화된 워크플로를 통해 팀은 명확한 방향을 제시하고, 신속하고 단호하게 조치를 취할 수 있습니다. 

Asana에서는 자동화를 통해 인시던트 관리 프로세스를 간소화했습니다. 즉, 특정 트리거가 활성화되면 일련의 작업이 자동으로 수행됩니다. 예를 들어, 다음과 같은 자동화를 설정했습니다. 

  • 사고가 발생하면 자동으로 기록

  • 사고를 담당 팀과 담당자에게 전달

  • 영향을 받은 지역을 기준으로 관리자와 지원 리드에게 경고

  • SLA(서비스 수준 협약) 추적

  • 사후 미팅을 위한 후속 작업 생성

인시던트 관리 템플릿을 만들고 자동화를 사용하여 팀이 최대한 신속하고 효과적으로 대응할 수 있도록 지원하는 방법을 알아보세요.

툴 오프보딩 템플릿

quotation mark
Asana 내에서 명확하게 정의된 워크플로를 통해 이해관계자를 조정하고, 사용자에게 알리고, 재무적 책임을 완수하고, 비즈니스 중요 데이터를 보관하거나 보존하고, 플랫폼의 모든 Asana 데이터가 안전하게 제거되었는지 확인할 수 있습니다.”
Asana의 IT 기술 프로그램 관리 매니저 Lia Bruno

IT 팀은 애플리케이션이 회사에서 더 이상 중요한 목적을 수행하지 않는 시기를 결정한 다음 필요한 경우 해당 앱을 오프보딩할 수 있습니다. 사전 정의된 툴 오프보딩 프로세스를 마련하면 팀이 느슨한 부분을 매듭짓고 전체 비즈니스를 최대한 원활하게 전환하는 데 도움이 될 수 있습니다.

Asana에서는 툴 사용을 모니터링하고 유용한 애플리케이션을 단계적으로 제거하기 위해 여러 전략을 사용합니다. 

  1. 일괄 작업 생성: 도구를 오프보딩할 때 누가 해당 툴을 사용하고 있는지 파악하는 것이 중요합니다. Asana의 IT 팀은 모든 앱 사용자에게 일괄 작업을 할당하여 툴을 사용하는지 여부를 확인합니다. 이를 통해 팀이 평가 중인 툴을 사용하는 방식을 명확하게 이해할 수 있습니다.

  2. 자동화: 그런 다음 자동화를 사용하여 담당자가 응답하는 방식을 기반으로 각 작업에 대한 실행을 트리거합니다. 툴이 더 이상 필요하지 않다고 판단되면 툴 오프보딩 프로세스를 시작합니다. 

  3. 양식: 툴 오프보딩에는 법무팀부터 IT 운영팀에 이르기까지 많은 이해관계자가 관여합니다. Asana는 Asana 양식을 사용하여 프로세스를 시작합니다. 양식 응답을 기반으로 적절한 사람에게 후속 작업을 자동으로 배정할 수 있습니다. 

  4. 종속성: 오프보딩 과정에서 종속성을 사용하여 차단이 해제되고 업무를 시작할 수 있을 때 이해 관계자에게 자동으로 알립니다. 이를 통해 모호하고 시간이 많이 소요되는 체크인을 줄이고 절차를 더 빠르게 진행할 수 있습니다. 

추천 기능 및 연동

IT 프로그램 관리 템플릿을 작성할 때 다음과 같은 기능과 앱 연동으로 팀의 워크플로를 사용자 지정할 수 있습니다.

연동된 기능

  • 자동화. 수작업을 자동화하여 팀이 바쁜 업무에 들이는 시간을 줄이고 본연의 업무에 더 많은 시간을 할애할 수 있도록 하세요. Asana의 규칙은 트리거와 액션에 기반을 두고 있습니다. 본질적으로 'X가 발생하면 Y를 하라'는 의미입니다. 규칙을 사용하여 자동으로 업무를 배정하고, 마감일을 조정하고, 사용자 지정 필드를 설정하고, 이해관계자에게 알리세요. 임시 자동화부터 전체 워크플로까지, 규칙에 따라 많은 업무가 자동화되므로 팀은 숙련된 전략적 업무에 더 많은 시간을 집중적으로 쓸 수 있습니다.

  • 양식. 양식이 작성되면 Asana 프로젝트 내에 신규 작업으로 표시됩니다. 양식을 통해 정보를 수신하여 업무가 시작되는 방식을 표준화하고, 필요한 정보를 수집하고, 업무가 누락되는 것을 방지할 수 있습니다. 각각의 요청을 단발성 프로세스로 처리하는 대신, 표준화된 시스템을 만들고 모두가 응답해야 하는 일련의 질문을 작성하세요. 또는, 사용자가 이전에 응답한 내용을 바탕으로 질문을 맞춤화하는 브랜칭 로직을 사용하세요. 결과적으로, 양식을 사용하면 업무 요청을 관리하는 데 소요되는 시간과 번거로움을 줄일 수 있어 팀이 더 많은 시간을 중요한 업무에 할애할 수 있습니다. 

  • 워크플로 빌더. 워크플로 빌더를 사용하여 팀의 워크플로를 시각화하고 팀 간 협업을 간소화할 수 있습니다. 워크플로 빌더는 코딩 없이 마우스 클릭만으로 강력한 자동화 워크플로를 시각화하고 구축할 수 있는 툴입니다. 조직의 모든 계층과 부분에서 팀을 연결하는 효과적인 프로세스를 쉽게 만들 수 있습니다. 또한, Slack, Adobe Creative Cloud, Salesforce, Zoom 등과 같이 자주 사용하는 비즈니스 앱을 워크플로에 직접 연동하여 작업을 효율화하고 팀원과 항상 최신 정보를 공유할 수 있습니다. 

  • 포트폴리오. 포트폴리오를 사용하면 팀의 여러 가지 프로젝트를 하나의 보기에 모두 체계적으로 정리하고 추적할 수 있습니다. 모든 프로젝트의 전체적인 진행 상태와 세부 내용을 명료하게 파악하여 위험에 대처할 수 있습니다. 이와 더불어, 프로그램 전반에서 최근 진행 상태를 공유하여 현황을 논의하는 미팅을 계획할 필요 없이 이해관계자에게 최신 정보를 계속 제공할 수 있습니다.

추천 앱

  • ServiceNow. Asana에서 작업 생성을 자동화하고 여러 플랫폼의 실시간 상태와 배경 정보를 시각화하여 ServiceNow로 업무를 수행하는 IT팀의 수동 작업을 줄여 주세요. 직원이 요청하는 티켓을 추적하고 관리하기 위해 ServiceNow를 사용하는 내부 서비스팀은 하드웨어 요청을 처리하거나 급여 지급 관련 질문에 대답하는 것과 같이 ServiceNow 외부에서 작업을 수행해야 하는 요청을 받을 때가 많습니다. 이 연동을 사용하면 Asana에서 수행된 동작과 업데이트를 ServiceNow에 수월하게 연결할 수 있습니다.

  • Zendesk. Asana의 Zendesk 연동을 사용하면 Zendesk 티켓에서 바로 Asana 작업을 쉽고 빠르게 생성할 수 있습니다. 배경 정보를 추가하고, 파일을 첨부하고, 기존 작업을 연결하여 티켓을 종료하기 위해 필요한 작업을 추적할 수 있습니다. 또한, 이 연동은 두 시스템 전반에 걸쳐 연결된 가시성을 제공해 주어 어떤 툴을 사용하든 모두가 필요한 정보를 빠르게 확인할 수 있습니다. 

  • Jira. 기술 팀과 비즈니스 팀 간 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스에 대한 가시성을 높일 수 있습니다. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다. 

  • Slack. Slack에서 공유한 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다. 

FAQ

Asana로 템플릿 만들기

Asana에서 사용자 지정 가능한 템플릿을 생성하는 방법을 알아보세요. 지금 바로 시작하세요.

시작하기