변경 관리 계획 템플릿

팀이 회사 대부분의 운영을 변화시키는 중대한 변경을 실행하기로 했다고 가정해 보겠습니다. 이를 실행하려면 많은 계획, 커뮤니케이션, 준비가 필요합니다. 이러한 상황에서 변경 관리 계획 템플릿을 사용하면 모든 것을 체계적으로 정리할 수 있습니다.

변경 관리 계획 템플릿을 사용하면 팀은 변경 관리 계획을 체계화할 수 있습니다. 이를 통해 주요한 조직의 변경 사항을 손쉽게 처리할 수 있습니다. 변경 관리 템플릿을 생성하고 관리하면 조직의 변경 사항에 신중히 접근하고 프로세스의 어떠한 단계도 제외시키지 않을 수 있습니다. 조직의 성장에 따라 변경 관리 계획 템플릿 또한 함께 확장되도록 조정할 수 있습니다.

변경 관리 계획 템플릿이란?

변경 관리 계획 템플릿은 변경 관리 계획을 수립하는 데 사용할 수 있는 반복 가능한 프레임워크입니다. 이 템플릿을 사용하여 조직 변경 단계를 구성할 수 있습니다. 따라서 변화가 일어날 경우, 팀은 그 결과 발생되는 프로세스 전환에 대비할 수 있습니다.

변경 관리 계획은 팀이 한 프로세스에서 다른 프로세스로 원활하게 전환하기 위해 사용됩니다. 프로세스의 과도한 변화로 일상적인 운영 업무를 방해할 수 있는 경우 이러한 계획이 자주 사용됩니다. 변경 관리 계획 템플릿을 사용하면 단계별 가이드를 사용하여 대규모 전환을 통해 팀을 안내할 수 있습니다.

변경 관리 템플릿을 구성하는 방법

변경 관리 계획 템플릿은 중요한 툴입니다. 이 프레임워크는 변경 관리 계획, 주요 이해관계자, 배운 점에 대한 모든 세부 정보를 다음 변경 사항 도입 시 파악할 수 있는 방법을 제공합니다.

변경 관리 템플릿은 프로젝트별로 손쉽게 복제하고 적용할 수 있는 툴에서 사용하기 가장 적합합니다. 디지털 프로젝트 관리 툴을 사용하면 초기 변경 관리 템플릿을 생성한 후 간단히 복제하기만 하면 됩니다. 여기에서 특정 변경 관리 프로세스를 차별화하는 모든 세부 정보를 추가할 수 있습니다.

변경 관리 계획 템플릿을 생성할 때 다음과 같이 프로젝트의 주요 측면을 포함하는 것이 중요합니다.

• 변경되는 사항: 주요 프로세스가 변경되고 있나요? 팀이 주요 소프트웨어를 전환하고 있나요? 어떠한 경우이든 팀은 변경되고 있는 사항을 파악해야 합니다. 이를 통해 팀은 업무 방식을 조정하고 대비할 수 있습니다.

• 변경 상태: 변경 관리 프로세스에서 팀의 진행 상태를 파악한다면 다른 매니저는 본인의 팀에서 이를 실행할 방법을 이해할 수 있습니다. 또한 계획을 통해 진행 상태를 추적하고 일정에 맞춰 진행되도록 할 수 있습니다.

• 각 단계의 담당자: 프로세스에 대해 궁금한 점을 문의할 수 있도록 각 단계를 담당하는 전담 담당자 또는 이해관계자가 있어야 합니다. 이를 통해 책임감을 유지하고 이해관계자에게 연락 창구를 제공할 수 있습니다.

• 변경이 적용되는 시기: 팀 리더는 변경 사항을 전달하기 위해 적절한 시점을 파악하는 것이 중요합니다. 이로 인해 팀원들은 이전 프로세스에서 새로운 프로세스로 전환할 수 있는 적절한 시간을 확보할 수 있습니다.

변경 관리 계획 템플릿을 사용하는 방법

변경 관리 계획 템플릿을 사용하는 것은 변경 관리 계획의 첫 번째 단계입니다. 이 템플릿을 사용하여 사용자와 이해관계자는 전체 프로세스에 대해 중요 시점과 세부 정보를 파악할 수 있습니다.

변경 관리 계획 템플릿을 사용하면 얻을 수 있는 이점은 특정 프로젝트에 사용하기 위해 맞춤 설정할 수 있다는 것입니다. 동일한 일반적 프레임워크를 일관되게 사용하지만, 각 변경 관리 계획의 세부 정보는 차별화되어 있습니다.

이는 팀의 모든 사람이 액세스할 수 있는 공동 프로젝트 관리 소프트웨어를 사용하는 것이 가장 좋습니다. 변경 관리 계획 템플릿이 한 곳에 있으면 팀의 모든 사람이 필요할 때 액세스할 수 있습니다.

포함된 기능

• 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

• 하위 작업: 할 일을 한 작업에만 할당하기에는 규모가 너무 큰 경우가 있습니다. 작업에 여러 사람이 참여하거나, 마감일이 광범위하거나, 공개하기 전에 여러 이해관계자가 작업을 검토하고 승인해야 하는 경우, 하위 작업을 사용하여 처리할 수 있습니다. 하위 작업은 세분화된 할 일을 상위 작업의 전체적인 맥락과 계속해서 연결하면서 업무를 배분하고 작업을 개별 요소로 나누는 강력한 수단입니다. 작업을 하위 작업으로 세분화하거나 다단계 프로세스의 개별 요소를 하위 작업으로 기록하세요.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

추천 앱

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Slack: Slack에 있는 아이디어, 업무 요청, 실행 과제를 Asana에서 추적 가능한 작업과 댓글로 전환하세요. 간단한 질문과 실행 과제를 작업으로 전환하여 담당자와 마감일을 지정하세요. 업무를 손쉽게 포착하여 Slack에서 요청과 해야 할 일을 놓치지 않고 관리할 수 있습니다.

• Jira: 기술 팀과 비즈니스 팀 간의 상호 작용이 가능한 연결된 워크플로를 생성하여 Asana를 나가지 않고도 실시간으로 제품 개발 프로세스의 가시성을 높이세요. 프로젝트 협업과 인계를 간소화하세요. Asana에서 Jira 이슈를 빠르게 생성하면 비즈니스 팀과 기술 팀 간 업무 인수인계를 원활하게 적시에 원활하게 진행할 수 있습니다.

• GitHub: GitHub 끌어오기 요청 상태 업데이트를 Asana 작업에 자동으로 동기화하세요. Asana에서 끌어오기 요청의 진행 상태를 추적하고 기술 팀과 비기술 팀 간의 협업을 개선하세요.

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