苦労して得た休暇を取ることほど素晴らしいことはありません。 休息を取り、リラックスし、日々の仕事から離れて過ごす時間です。 しかし、休暇の準備はストレスのたまるものです。 タスクを完了し、プロジェクトを引き継ぎ、休暇中に見落としが発生しないように、誰に質問すればよいかを全員に伝えなければなりません。 しかし、休暇前に少し計画を立てることで、そうした状況を回避できます。
ここでは、Asana を使って、仕事が順調に進んでいることを確認しながら、ゆっくりと休暇を楽しむための 4 つの方法をご紹介します。
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1. チームのために不在プロジェクトを作成する
休暇中はカレンダーをブロックしておくのが一般的な方法です。 しかし、あなたのカレンダーはチームの To-Do リストと常に連携しているわけではないため、仕事を計画したり、タスクを割り当てたりする際に、休暇中のあなたがいないことを忘れてしまいがちです。 そんなときの簡単な解決策として、 Asana で不在プロジェクトを作成して、チームが参照できるようにしましょう。
チームメイトの不在期間を追跡することで、仕事の計画やリクエストの割り当てにその情報を反映させることができます。 Asana ではタスクを複数のプロジェクトに追加できるため、クリエイティブリクエストや製品リリースなどの主要なプロジェクトに不在タスクを追加すれば、全員が最新情報を把握できます。 そうすることで、チームはあなたの休暇を考慮して今後の仕事を計画できます。
Asana でチームの不在カレンダーを作成する方法:
トップバーのクイック追加ボタンをクリックし、「プロジェクト」を選択します。
チームの不在スケジュール用に新規プロジェクトを作成します。
「カレンダー」タブを開き、右上のフィルターアイコンをクリックして、全員のデフォルトビューとして保存します。
チームメイトをプロジェクトメンバーとして追加し、休暇中のタスクを追加できるようにします。
新しいタスクを追加する際は、休暇期間が明確になるように開始日と期日を設定します。
休暇を取るメンバーにタスクが割り当てられていることを確認します。
タスクの説明に緊急連絡先などの重要な詳細を記載します。
休暇の影響を受ける可能性のある他のプロジェクトにもタスクを追加して、休暇中は誰もがそのことを認識できるようにしましょう。
2. 不在計画を立てる
休暇が近づいたら、現在進行中の仕事や休暇中に完了する必要のある仕事をすべて把握しましょう。 休暇中の各業務の担当者と主要な責任範囲をまとめた計画を作成します。 そうすることで、質問や最新情報を誰に問い合わせればいいかを全員が把握できます。
短期休暇の場合は、不在タスクに直接計画を記入できます。 数週間の旅行や家族の事情で長期休暇を取る場合は、計画をまとめるための専用プロジェクトを作成することをおすすめします。 自分が関わっている主要な仕事、その担当者、チームメイトが必要とする可能性のある文書、何かあったときの連絡方法などの情報を記載します。 チームメイトや、あなたの不在計画を知る必要のある人をタスクやプロジェクトに追加して、全員に情報を共有しましょう。
3. 休暇中に期限が来るタスクを再割り当てする
週次ステータス更新の投稿や、まだ準備ができていない作業のレビューなど、休暇前に完了できない作業は必ずあります。 計画で説明した担当業務に基づいて、これらのタスクを適切なチームメイトに割り当てて、不在中に対応してもらいましょう。 次に、タスクにコメントを追加して、誰がその仕事を担当するかをチームメイトに知らせます。そうすることで、あなたが不在中もチームメイトが作業を継続できます。
4. Asana のプロフィールを「不在」に更新する
不在計画を作成し、すべての作業を完了または再割り当てしたら、休暇前にステータスを「不在」に設定するだけです。 これでアバターに「不在」と表示されるようになるので、不在中であることがメンバー全員に伝わります。 従来の不在メッセージのように、不在中の連絡先の詳細をプロフィールに追加して、情報に簡単にアクセスできるようにすることもできます。
Asana でステータスを「不在」に設定するには、次のことを行います。
トップバーの右隅にあるアバターをクリックし、ドロップダウンメニューから「プロフィール設定」を選択します。
「プロフィール」セクションを編集して、不在タスクやプロジェクトへのリンクを追加するか、不在中の連絡先を記載します。 休暇から戻ったら、忘れずに更新してください。
休暇表示をオンにして、復帰日を設定します。
「プロフィールを更新」をクリックして、ステータスを「不在」に更新します。
おまけ: 受信トレイとリマインダータスクで仕事に戻る
休暇から戻ってきて、リラックスして元気を取り戻せたならうれしいです。 この気持ちを維持するために、「プロフィール設定」を開いて、「ハック」タブに移動しましょう。 「受信トレイからリマインダータスク」と「右ウィンドウからフォローアップタスク」を有効にすると、通知を確認しながらリマインダータスクを簡単に作成できます。
受信トレイをスクロールして、フォローアップの必要がない更新情報を読んだらアーカイブします。また、通知の左下にある「リマインダータスクを作成」をクリックして、自分用のフォローアップタスクを作成します。 こうすることで、休暇中に見逃した仕事をすべて把握し、仕事に復帰したときにタスクをフォローアップできます。
休暇を満喫するための秘訣は、休暇前に準備を整えること
休暇前の計画を立てることで、休暇中の仕事の対応に安心感を持つことができます。 また、何か問題が発生した場合でも (すべてのシナリオを計画することはできません)、モバイルアプリ (iOSとAndroidで利用可能) からいつでも仕事にアクセスできます。 さあ、休暇に出かけましょう。 ご褒美の時間です！
休暇前にどのような準備をしていますか？ コメント欄でヒントを共有してください！
