オンボーディングの一般的な課題を解決して生産性を高める
データは嘘をつきません。優れたオンボーディングプロセスは、従業員の満足度と生産性の向上につながります。 オンボーディングは離職率を 82% 削減できますが、自分の組織のオンボーディングプロセスが効果的であると強く同意する従業員はわずか 12%にとどまっています。
スムーズなオンボーディングプロセスを作成することは簡単なことではありません。そのため、オンボーディングがうまくうまい組織が少ないのも不思議ではありません。 しかし、これを打開する方法はあります。 ここでは、オンボーディングの一般的な落とし穴を回避し、すべての新入社員がすぐに業務に慣れるようにする方法をご紹介します。
新入社員がすぐに活躍できるプロセス
合理化されたオンボーディングにより短期間で新人を養成し、チームの優先事項を予定通りに進めましょう。
1. 標準化の欠如
オンボーディングは、新入社員に会社、ミッション、プロセスを紹介する機会です。 これは重要な学習期間であり、すべての従業員に同じように素晴らしい体験をしてもらうことが望ましいものです。 しかし、オンボーディングの重要性にもかかわらず、会社全体で正式なオンボーディングプログラムを実施している企業はわずか 69% にとどまっています。 強力で標準化されたプロセスがないと、マネージャーごとにオンボーディングへのアプローチが異なり、チームや部署間で不一致が生じます。
解決策
会社全体で統一されたオンボーディングプロセスを作成する:会社レベルで新入社員が知るべきことを決定し、入社後の最初の数週間を通じて従業員を導くための構造化されたプログラムを作成します。 たとえば、企業文化や価値観、ポリシー、プロセス、チーム構造などの情報を含めることができます。
カスタマイズ可能なオンボーディングチェックリストを共有する:チームはそれぞれ異なりますが、オンボーディングの主要な要素は標準化できます。 たとえば、すべてのチームに、業務スキル、ツール、役割別のプロセス、個人の責任と期待事項について新入社員をトレーニングすることを義務付けることができます。
テンプレートを使用する: Asanaのようなワークマネジメントソフトウェアを使用すれば、実行可能なオンボーディングチェックリストを作成できます。それをテンプレート化すれば、どのマネージャーもテンプレートをすばやくコピーして、新しいチェックリストを作成できます。 Asana では、関連情報へのリンクや期日が記載されたタスクをテンプレートに含めることができます。 そして、自分自身、IT チーム、人事チーム、または新入社員に割り当てて完了してもらいます。
2. 過剰な情報
2,000 人以上のナレッジワーカーを対象とした調査によると、従業員の 81% がオンボーディングプロセス中に圧倒されたと感じています。 企業は一度に多くの情報を共有するため、従業員はさまざまなプラットフォームやアプリに分散している文書、会話、レポートを延々と読み込まなければなりません。 特に会社に慣れていない人にとっては、管理しなければならない情報が多すぎます。 新入社員を圧倒するだけでなく、情報過多は時間の浪費にもつながります。 従業員は必要なコンテキストを探すのに時間を取られ、実際に仕事を学び、実行する時間が減ってしまいます。
解決策
構造を作る:トレーニングセッションと情報共有を順番に行うことで、新入社員が学んだことを理解する時間を確保できます。 たとえば、入社 1 週間目、2 週間目、3 週間目に完了すべきタスクの概要をまとめたチェックリストを作成します。
休憩時間を設ける:立て続けにトレーニングセッションを詰め込むのではなく、新しいチームメンバーが情報を読み、自分で探求できる時間を確保しましょう。 これは、従業員が会社のプロセスに不慣れな最初の数週間には特に重要です。 また、休憩時間は、新入社員が同僚との関係を築き、つながりを持つ機会でもあります。
情報を一元化する:何よりも、新入社員がさまざまなアプリや文書を探し回ることなく、必要な情報を見つけられるようにすることが重要です。 そこで役立つのが、Asanaのようなワークマネジメントプラットフォームです。 Asana では、体系化されたオンボーディングプロジェクトを共有できるため、新入社員はどのタスクをいつまでに完了すべきかを正確に把握できます。 また、情報が 1 つのプラットフォームに一元化されているため、チームメンバーは関連するタスクや文書、質問の受け答えを担当するメンバーを簡単に確認できます。
3. 目標が明確でない
Asana の調査によると、会社目標が明確で個人の仕事に直結する組織では、従業員の 87% が自社が顧客の期待に応える体制が整っていると回答しています (そうではない組織での割合の 2 倍以上)。 目標は、従業員が具体的に何に集中すべきかを示します。 新入社員の仕事が重要である理由を明確にすることで、オンボーディングプロセスを通じてモチベーションと当事者意識を維持できます。 ハーバード大学の講師であり、Aetna の元 CMO でもあるDavid C. Edelman 氏によると、目標があることで「自分の進捗を確認できるため、従業員は充実感を味わえます。 自分には物事を達成できる力がある、新しいアイデアや創造性を発揮してその成果を目にすることができる、と感じられるのです」
明確な目標がないと、従業員の効率は低下し、会社に留まる可能性も低くなります。 実際、明確な目標を持つ従業員の 87%が、自分は翌年も現在の会社で働いていると考えています。 これは、自分の会社には明確な目標がないと答えた従業員を 85% も上回っています。
解決策
新入社員の仕事を会社の目標につなげる:新入社員が自分の役割に合った実行可能な目標を設定できるようサポートし、それらが会社全体の目標にどのようにつながるかを説明します。 たとえば、新入社員が入社 1 年以内に IT 部門のリクエスト受け付けプロセスを改善するという目標を掲げている場合、その目標が会社全体の目標である「プロセスの合理化とコスト削減」にどのようにつながるかを説明します。 Asanaのようなワークマネジメントソフトウェアが役立ちます。 Asana では、会社、チーム、自分自身の目標を設定し、それらがどのようにつながるかを確認できます。 また、各目標を、それを支える仕事につなげることもできます。
定期的に状況を確認する:新入社員と一緒に、目標の進捗状況を確認するための計画を立てましょう。 また、チームの進捗に合わせて目標を自動的に更新する Asana のようなプラットフォームを使用することもできます。 そうすれば、目標を手動で更新する時間を節約できます。
4. 可視性と説明責任の欠如
新入社員が自分の役割をしっかり果たすには、サポートや指導、そして次のアクションアイテムを明確に把握することが必要です。 しかし、多くの場合、従業員は採用プロセスを終えた後、具体的なサポート体制やアクションプランなしに放置されてしまいます。 そうなると、質問に対する回答を得たり、ブロッカーを取り除いたりすることが難しくなり、オンボーディングの効率が低下します。
解決策
マネージャーと新入社員の定期的な 1on1 ミーティングを設ける: 1on1 ミーティングは、マネージャーとチームメンバーの間で直接的かつオープンなコミュニケーションを行うための基盤となります。 このようなミーティングは信頼関係の構築に役立ち、個人の目標を理解し、懸念に対処し、チーム内で信頼と透明性の文化を育むために欠かせません。
1on1 の会話とアクションアイテムを一元化する:会議を予定するだけでなく、会話とアクションアイテムを 1 か所に記録して、従業員が後で見つけてフォローアップできるようにしましょう。 ワークマネジメントソフトウェアを使用すれば、1on1 の会話専用のプロジェクトを作成できます。 そして、そのプロジェクト内で、期日と担当者を明確にしたタスクを作成できます。
初日を初勝利に変える
時間をかけて効果的なオンボーディングプロセスを作成すれば、従業員が新しい職務で成功できるようになるだけでなく、インパクトを与えるために必要なスキル、情報、人脈をすべて手に入れて、すぐに仕事に取り掛かれるようになります。 Asana を使ってオンボーディングプロセスを円滑に進める方法をご紹介します。
新入社員がすぐに活躍できるプロセス
合理化されたオンボーディングにより短期間で新人を養成し、チームの優先事項を予定通りに進めましょう。
