従業員フィードバックの集め方 (コツと例)

Asana チーム 寄稿者の画像Team Asana2022年6月16日
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概要

従業員フィードバックは、従業員が会社の経営陣や組織のプロセスについて感じていることや意見を伝える手段です。しかし、フィードバックでチームの本音を引き出すのは簡単ではありません。ここではチームの率直な声をうまく集める戦略をご紹介します。

チームメンバーに最高のパフォーマンスを出してもらうには、彼らにフィードバックを行うことが重要ですが、健全なチームを作り、進化させるには、有意義で率直なフィードバックを集めることも同じく大切です。

フィードバックをどう行い、どう受け取るかを知っていることは、チームのパフォーマンスを強化し、効果的なリーダーシップスタイルを作り上げる一つのカギになります。何と言ってもマネージャーは、チームを成功に導き、安心して本音でコミュニケーションできる場を作り上げることを目指さなくてはなりません。ここで紹介する戦略を使って、個人レベルから組織レベルまで、あらゆるレベルで従業員フィードバックが積極的に行われるように働きかけましょう。

従業員フィードバックとは?

従業員フィードバックは、従業員が会社の経営や組織のプロセスについて感じていることや意見を表明する手段です。企業は従業員にフィードバック「する」ことに注目しがちですが、従業員からフィードバックを「得る」ことのメリットも見逃せません。

従業員からのフィードバックを推奨すれば、自分の声が届くと感じる機会を従業員に与えることになります。そして究極的にはあなたのマネジメントスタイルを補強し、チームのシナジーを改善する効果をもたらします。

従業員フィードバックが重要な理由

どんなレベルで行われる従業員フィードバックも重要ですが、一般的には、個人、チーム、組織の 3 つのレベルで行われます。

[インラインのイラスト] 従業員フィードバックを集めるメリット (インフォグラフィック)
  • 個人レベル: マネージャーと従業員の間の 1 対 1 のフィードバックです。個人レベルでの有益なフィードバックは、チームの信頼を高め、マネージャーとチームメンバーの関係を改善します。 

  • チームレベル: これは、より大きなチームからのフィードバックや、チーム内でのフィードバックです。チームのフィードバックを集めると、チームダイナミクスを理解し、よりよい人間関係を築けます。 

  • 組織レベル: マネージャーは組織レベルのフィードバックに直接関与していない場合でも、チームにフィードバックを行うよう呼びかけ、もし結果を入手したら共有しましょう。組織レベルでのフィードバックの収集と共有は、透明性を向上させ、適正な組織文化を築く上で重要です。

マネージャーとしてのあなたの役目は、チームの信頼を高め、組織レベルのフィードバックで本音を出せるほど、組織が支援的であると感じてもらうことです。一方、チームメンバーはコミュニケーションスキルを強化することで、上記のどのレベルのフィードバックでも、安心して積極的に声を上げられるようになります。

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従業員フィードバックを求めるタイミング

従業員フィードバックを求めるべきタイミングは、フィードバックのレベルに応じて異なります。レベルごとにアプローチを変える必要がある場合もあります。

それぞれのレベルに基づく、理想的なタイミングを下にまとめました。

  • 個人レベルのフィードバック: 個人レベルでフィードバックを求めるのに最適なタイミングは、マネージャーがチームメンバーにフィードバックを与えた直後です。マネージャーの目標は、チームメンバーとよい関係を築き、具体的な質問をすることです。このタイプのフィードバックは、マネージャーがフィードバックするのと同時に求めるのがおすすめです。 

  • チームレベルのフィードバック: より範囲の広いチームのフィードバックは、重要なマイルストーンのタイミングで行います。四半期末評価や年度末評価など、期間の終わりや開始のタイミングで行います。

  • 組織レベルのフィードバック: 年 2 回など、全員に都合のよい、予想のつくスケジュールで実施します。こうしたフィードバック収集は通常、人事部門や経営陣が行います。

マネージャーは、個人レベルやチームレベルで信頼を築いてチームに自信を与え、組織レベルでも安心して率直な意見を言えるようにしましょう。  

チームメンバーは、面と向かってフィードバックをするのに戸惑うこともあるでしょう。個人的に意見を求めるだけでなく、後日記入し、匿名でフィードバックを送れる方法も用意すれば、チームメンバーは躊躇せずに自分の思うところを述べられます。

従業員フィードバックを集める 4 つのコツ

フィードバックを求めても、チームメンバーが胸襟を開いてくれるかどうかはわかりません。ここで紹介するコツを使って、互いを尊重し、意思疎通のしやすい環境を作りましょう。

[インラインのイラスト] 従業員フィードバックを集めるコツ (インフォグラフィック)

1. 信頼を築く

あなたを信頼しているチームメンバーは、正直に答えてくれる可能性が高いでしょう。しかし、信頼を得るには時間がかかります。辛抱強く土台を築かなければなりません。チームメンバーの信頼を得るには、言動を一致させることが一番です。最初からあなたがチームに対して正直に接しようとしていること、チームにも正直に接してほしいと考えていることを全員に伝えましょう。

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2. 匿名で行う選択肢を与える

匿名であることで、内気だったり、自分の意見を述べることが不安だったりするチームメンバーも安心できます。あなたを信頼しているメンバーでも、確信が持てなかったり、何と表現すべきか咄嗟にわからなかったりすれば、建設的批判をするのに抵抗を感じるかもしれません。チームメンバーが自分の感情を消化する余裕を与えるために、匿名でフィードバックをする方法を追加で用意してください。

3. 適切な質問をする

適切な質問ができるかどうかが、フィードバックがゼロか、有益な回答がいくつも集まるかの分かれ道です。たとえば次のようなシナリオを考えてみましょう。

  • シナリオ 1: あなたは口頭で従業員フィードバックを求め、「私へのフィードバックは何かありませんか?」とだけ質問します。大多数のチームメンバーが「特に思い浮かびません」「いいえ、まったく問題ないと思います」と答えます。

  • シナリオ 2: 詳細なアンケートによって、従業員フィードバックを求めます。「チームの関係性をどのように改善すべきだと思いますか?」「マネージャーとの関係を強化するには何が必要ですか?」といった具体的な質問を含めます。チームメンバーも、各質問に具体的な回答を寄せます。

第 1 のシナリオでは、チームメンバーはあなたからのヒントなしで、フィードバックを思いつかなくてはなりません。第 2 のシナリオでは、あなたが具体的な情報を求めているので、ずっと答えやすくなります。

4. フィードバックの内容を実行に移す

チームメンバーに、あなたがフィードバックで指摘された問題を真剣に捉えていることを伝えましょう。受け取るフィードバックに一定の傾向があることに気づいたら、それは対策が必要な内容だということです。たとえば、複数のメンバーからプロジェクトの立ち上げに苦労しているという回答があれば、プロジェクトの計画中に、マネージャーからの指示をもっと必要としているということかもしれません。

こうした場合には、あなたがチームの不安を認識し、改善の計画をしていることを伝えます。改善が実行されるのを見て、チームメンバーは自分たちは価値を認められ、尊重されていると感じます。

従業員フィードバックの例 4 選

従業員フィードバックの集め方はいろいろあります。チームメンバーに意見を述べる多様な機会を与え、詳しい情報を入手しましょう。次に挙げる例を参考に、フィードバックを集める方法を工夫してください。

[インラインのイラスト] 従業員フィードバック (例)

新規採用者アンケート

チームメンバーがオンボーディングと 30-60-90 日プランを完了したあと、その経験についてフィードバックを求めます。オンボーディングプロセスについて具体的に尋ねるアンケートを使って集めるのが理想的です。アンケートが有効なのは、チームに入ったばかりのメンバーは、まだマネージャーとの関係が深まっていないためです。

質問の例:

  • オンボーディングプロセスについて好ましかった点は何ですか?また、改善が必要な点があれば教えてください。

  • 仕事のどんなところが楽しいですか?不安な点は何ですか?

  • 1on1 ミーティングをどのように活用したいですか?

  • 会社のどの面について、もっと詳しく知りたいですか?

従業員エンゲージメント調査

従業員エンゲージメント調査はエンゲージメントを測るだけでなく、正直なフィードバックを得るにも有効なツールです。これを活用して従業員が自分の役割、チーム、組織についてどう感じているかを把握できます。

回答からマネージャーのパフォーマンスや従業員心理を読み取り、チームの意見を基に組織を成長させましょう。

質問の例:

  • [組織]のためにあなたが行っている仕事は有意義だと思いますか?

  • [あなたの上司]は、あなたが成果を上げるために努力してくれていると感じますか?

  • あなたにとって、[組織]でのキャリア開発の道筋は明確ですか?

  • [組織]の経営陣が改善すべき点は何ですか?

パフォーマンスレビュー

パフォーマンスレビューは、フィードバックを双方向でやりとりする機会です。会議中にチームに声をかけ、率直な対話を持ちましょう。あなたがフィードバックをしたら、チームメンバーに感じていることを話してもらい、それについてフォローアップします。 

質問の例:

  • この[期間]に達成できた目標はどれですか?間に合わなかった目標はどれですか?

  • この[期間]であなたにとって最も誇らしい成果はどれですか?

  • この[期間]で、あなたにとって最も残念な成果物はどれですか?それはなぜですか?

  • 次の[期間]に集中的に取り組みたい目標は何ですか?

退職面談

退職面談は、有意義な従業員フィードバックを得る価値あるツールです。チームメンバーが会社を去る際、職場での最終日に退職面談の機会を設けましょう。退職する従業員からは在職中よりも実情を反映したクリアな回答を得られる可能性があります。

質問の例:

  • [組織]を退職する主な理由は何ですか?

  • [組織]の良い点は何ですか?改善が必要な点は何ですか?

  • 会社がどのようなサポートをすれば、[役割]を続けられたと思いますか?

  • トレーニングやキャリア開発の面で[組織]が改善すべき点は何ですか?

従業員フィードバックを活用してリーダーシップスキルを磨きましょう

チームメンバーはリーダーがニーズを満たしていれば、より高いパフォーマンスを発揮します。生産性を向上し、グループダイナミクスを改善するには、従業員フィードバックを求め、何よりも耳を傾けなければなりません。

フィードバックを受け取るという最初の一歩を踏み出したら、それに基づいて行動する必要があります。フィードバックを受け取ったら、プロジェクト管理ソフトウェアを使って回答を記録し、対策を取りましょう。チームのための信頼できる情報源として使える Asana なら、チームメンバーはあなたが実行する改善をリアルタイムで見守れます。自分たちのフィードバックをあなたが重視していると知れば、チームメンバーもあなたのフィードバックを尊重してくれるはずです。

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