Asana のワークマネジメントを使ったリソース計画の最適化
適切なリソースがなければ、どんな取り組みも成功しません。 誰よりもそのことを理解しているのは、Asana の戦略およびオペレーション PMO リーダーである Rita Khayat 氏です。 Khayat 氏は、ビジネスにおいて重要な目標を順調に進める責任を担っており、そのために適切なリソースを適切なタイミングで最も重要な仕事に割り当てています。
Khayat さんのチームは、CIO 組織内の 4 つの主要な Business 分野を担当しています。
戦略計画と実行
プログラムとプロジェクトの管理
オペレーションとチェンジマネジメント
リーダーシップと組織開発
これらの分野には、リソース管理が不可欠です。 「約束を必ず果たすことが不可欠です」と Khayat 氏は言います。 予算とチームのキャパシティを慎重に計画することで、チームは一貫して目標を達成し、会社のイニシアチブを実行できます。
その方法をご紹介します。
チームのキャパシティを可視化する
Khayat 氏によると、Asana の最大のメリットの 1 つはキャパシティ計画です。 この機能を使うことで、複数のプロジェクトにおけるチームのキャパシティを可視化できるため、ロードマップを確実に達成するために必要な予算と人数を確保できます。 「優先順位やタイミングが変わることで、リソースの再割り当てが必要になることがあります」と Khayat 氏は言います。 "そのため、重要なプロジェクトの可視性を維持することが重要です。"
キャパシティ計画を活用すれば、リーダーはチームの将来の予定を把握し、各役割のキャパシティに基づいて今後数か月間の仕事を割り当てられます。 メンバーが取り組んでいるプロジェクトや、それらのプロジェクトに費やす時間の割合、過剰に割り当てられている可能性のあるメンバーを確認できます。 変更が必要な場合、リーダーは簡単に仕事を割り当て直したり、タイムラインを延長したり、リソースを調整したりできます。
キャパシティ計画は、Khayat 氏のようなリーダーに全体像を提供します。 同時に、専門性の高いチームリーダーは、チームのキャパシティやメンバーの取り組みに関する詳細な情報を確認できます。 たとえば Khayat さんのチームは、部署全体を網羅するビューと、各チームのより具体的なビューを持っています。
「役割ごとに必要な機能が異なります」と Khayat 氏は説明します。 "Asana はその両方のニーズに効果的に対応してくれます。"
優先度の高いプロジェクトに適切な人員を配置する
Khayat さんのチームにとって、優先順位付けは不可欠です。 「多くのプロジェクトに対する需要が高いのです。 "組織全体のさまざまな部門から、あらゆるレベルのリクエストが寄せられます。" 大量のリクエストを処理するためには、重要な仕事や会社が投資すべき仕事、優先順位を下げても問題のない仕事を判断するための、データに基づいたシステムが必要です。
チームは、優先順位を効果的に設定するために、次の 3 つの主要な機能を使用しています。
ポートフォリオ: チームのロードマップを追跡し、主要な取り組みに適切なリソースが割り当てられていることを確認するために使用します。
プロジェクト: 各イニシアチブ内の小さなタスクに優先順位を付ける
それぞれについて詳しく見ていきましょう。
Asana のデモを視聴
Asana を活用することで、オペレーションチームは仕事の連携、プロセスの統一、ワークフローの自動化を 1 か所で実現できます。
1. フォームを使ってリクエストのサイズを調整する
Khayat 氏のチームは、受け付けフォームを使用してリクエストプロセスを標準化しています。 「フォームを使うことで、非構造化データを構造化データに変換できます」と語るのは、Asana の Business Program Management 部門長であり、Khayat 氏のチームの一員でもある Jana Beiswenger 氏です。 これにより、必要な情報を事前に入手できるため、チームは客観的な基準に基づいて新しいプロジェクトを評価し、サイズを調整できます。
「リクエストの根拠、組織への影響の詳細、会社の目標達成にどのように貢献するかを説明することが、リクエストの条件となっています」と Khayat 氏は言います。 こうした情報を得られたら、チームは各リクエストのサイズを正確に調整するための評価プロセスを開始できます。 これにより、1) リクエストに必要なリソース、2) ビジネスへの影響 (たとえば、年間経常収益の特定の金額を生み出す) を判断できます。 そこから、チームは大きなロードマップの中で各リクエストの優先順位を決めることができます。
2. ポートフォリオを使ってロードマップを管理する
Khayat さんは、各チームが取り組んでいるすべての主要なイニシアチブを追跡するために、チームごとのロードマップポートフォリオを用意しています。 これにより、プロジェクト全体の全体像を把握できるため、適切なリソースを適切なタイミングで優先するために必要な情報を得ることができます。 チームはカスタムフィールドを使用して、プロジェクトの優先度、工数、イニシアチブが「大きな岩」 (ロードマップ上のリソースを大量に消費する重要なアイテム) であるかどうかなどの情報を一目で確認できます。
"ロードマップのポートフォリオを見れば、どの取り組みが大きな課題で、どれが長期プロジェクトで、どれが短期間で達成できるものか、すぐにわかります。" と Khayat 氏は説明します。 この情報は、人材やリソースを効果的に割り当てるために欠かせません。 たとえば、Khayat さんのチームは、まず「大きな石」から取り組み、その後に「簡単に達成できる仕事」に取り組むことができます。 "この分類により、キャパシティの管理方法が非常に明確になります。"
3. プロジェクト内のタスクに優先順位を付ける
各プロジェクトにおいて、チームのリソースが効果的に使われるように、リーダーは個々のタスクに優先順位を付ける必要があります。 Asana のデータシステムおよび連携部門長である Jorge Zuniga は、チームで同様のタグ付けシステムを使用して、プロジェクトレベルでリソースを割り当てています。 カスタムフィールドを使用することで、以下のような重要な詳細を一目で確認できます。
タスクの優先度
工数
予定作業時間
リクエストタイプ
タスクのステータス (保留中、進行中、未着手、バックログなど)
その他
こうした情報をもとに、Zuniga 氏のチームは最も重要なタスクを優先できます。 また、時間に余裕があるときに優先度の低いチケットに対応することもできます。 「スプリント計画の際には、各アイテムに優先度をタグ付けします」と Zuniga 氏は言います。 優先度の低いタスクは「やることリスト」セクションに入れ、キャパシティに余裕があるときに取り組むことができます。」
複数のプロジェクトにわたって時間を追跡
プロジェクトをスケジュール通りに進めるには、正確な時間トラッキングデータが不可欠です。 Zuniga 氏のチームは、各タスクに費やしている時間を正確に追跡することで、当初のタイムラインの見積もりと比較し、予算を上回っているか下回っているかを把握しています。 「スプリント計画の際に、推定時間を計算し、全員が実際の時間を追加します」と Zuniga 氏は言います。 これらの数値はキャパシティ計画レポートに自動的に取り込まれるため、Zuniga 氏はチームメンバーがプロジェクト全体で費やしている時間をリアルタイムで確認できます。 その結果、チームのタスクの割り当てを変更して、誰も手持ち無沙汰になっていたり、過労を抱えていたりしないようにサポートできます。
「誰かの仕事量が多すぎることに気づいたら、その理由を理解する必要があります」と Zuniga 氏は言います。 “Asana のレポート機能を使うことで、メンバーの時間の使い方を正確に把握できます。 たとえば、ある請負業者が 1 か月間に完了したすべてのサポートチケットを確認して、予想よりも時間がかかったものを特定できます。」
この正確な時間追跡データを得ることで、請負業者の時間の管理から、従業員がコンテキストスイッチ (別のタスクに注意を向けること) によって時間を無駄にすることを防ぐことまで、Zuniga 氏のチーム全体の効率が向上しました。研究によると、コンテキストスイッチは生産的な時間の 40% を占めると言われています。
「Asana のおかげで、チームの効率が非常に向上しました」と Zuniga 氏は言います。 “フルタイムの従業員が 5 人いるだけで、12 人分の仕事を簡単にこなせます。”
リソースを有効に活用
組織の各レベルで、ビジネスクリティカルな仕事に適切な人員を割り当てます。
リソースを有効に活用
すべての作業データを 1 つのプラットフォームに取り込むことで、Asana のオペレーションチームと PMO チームは、ビジネスの優先順位とチームの時間の使い方を完全に可視化できます。 その結果、リーダーは常に最重要の仕事に人員を配置できます。
組織のあらゆる階層で、ビジネスクリティカルな仕事に適切なリソースを割り当てる方法をご紹介します。
Asana のデモを視聴
Asana を活用することで、オペレーションチームは仕事の連携、プロセスの統一、ワークフローの自動化を 1 か所で実現できます。
