Young Survival Coalition (YSC)のメンバーとのエンゲージメントの最前線で活躍するのが Marketing Communications チームです。 彼女たちは組織のすべてのコンテンツ、イベント、メール、SNS、ウェブサイトのプロモーションや発信を管理しています。 YSC のデジタルメディアマネージャーである Mary Atwater 氏は「メンバーの皆さんは役に立つ情報を求めています。ですから、ウェブサイトとブログに関連性の最も高いタイムリーな情報を掲載して最新の状態にしておくことがチームのトッププライオリティです」と説明しています。

Asana を使ってコンテンツカレンダーとソーシャルメディアカレンダーを管理することで、ブログ閲覧率は 190%、SNS による紹介率は 175% も上昇しました。

仕事リクエストが大量にあり、部署はプロジェクトの進捗管理に苦労していて、さらには小規模のチームが納期と優先度の重なる業務をこなそうとする中で、チームは目の前の仕事の対応に悪戦苦闘していました。 そこで、2018年に Steph Poland 氏をマーケティング部門のオペレーションズアソシエイトとして採用し、計画、調整、およびワークマネジメントの面で協力を得ました。

Steph 氏と新しいアソシエイトディレクターが加わり、MarCom チームは部署内の各ワークフロープロセスを見直しました。 彼女たちは、多くの部署から大量の仕事リクエストが入ることが原因で、チームがコラボレーションを行うこと、各部署にプロジェクトステータスを伝えること、そして要求される締め切りを守って質の高い仕事を完了させるということが困難になっていたことを発見しました。 組織全体にわたって、チームのプロセスを見える化し、チーム全体のストレスを軽減させ、全員がそれぞれのキャリアで最高の仕事をできるようにするソリューションを見い出す必要がありました。

選別プロセス

最初のステップの 1 つはチームの一番重要なニーズを見極めることでした。 非常にたくさんの異なるプロジェクトが同時進行する中で、チームは以下のものを求めていました。

• 受信するリクエストを見落とさないように一元管理する機能。

• 優先度を適切に設定するためにチームのすべての仕事を 1 か所で確認する手段。

• 担当と締め切りを明確にして、重要なステップを見落とさないように、プロジェクトをエンドツーエンドで計画するためのツール。

いくつかの部署はすでに Asana を活用し、そのツールの使用に慣れていましたが、Asana プロジェクトを連携させてはいませんでした。 Asana について調査を進めた Steph 氏は、Asana コミュニティイベントに参加し、そこで Asana の非営利団体向け割引について知りました。 Asana の機能はチームのニーズを満たすという自信と、非営利団体向けの割引もあるというメリットを基に、YSC のリーダーシップは Asana を使えば組織の業務を一元管理して、透明性を向上し、メンバーの支援という最も有意義な業務にすべてのチームが集中できると確信したのです。

MarCom チームはすでに Asana を使用していたので、Steph 氏は他の部署のプロセスを Asana 上に構築して、それらの部署が Asana の使い方を学ぶのを手伝うことに集中しました。 まず、リーダーシップと各部署が主な機能の使用方法とそれぞれの仕事を構造化する方法を理解できるように、Asana のオンボーディングトレーニングを率先して行いました。 そして、Steph 氏はリクエストからスペシャルプログラムの計画に至るすべての仕事に対して Asana のプロジェクトとワークフローを設定し、彼らがそれらを簡単に理解して、ツールを使い慣れることができるようにしました。

仕事の効率化をさらに進めてメンバーたちとの有意義なつながりを作る

現在は、MarCom チームをはじめ YSC の全員が Asana を使ってSummitやTour de Pinkイベントのウェブリリース計画から、そのコンテンツとブランドマーケティングプログラムの管理にいたるすべての業務を管理しています。 Asana で業務の進捗管理をすることで、ただ単に目の前の業務を処理するのではなく、乳がんを発症した若年成人たちのためにより質の高いリソースを製作することに集中できるようになりました。 さらに、業務プロセスを合理化したことにより、今まで以上に多くのコンテンツを製作する時間も生まれました。 チームがより効果的に働き、メンバーたちと一層深く関わり合うことを可能にした Asana 効果を以下に 3 つ紹介します。

作業時間を削減して Summit の参加登録を促進する

YSC は Asana を使用して彼女たちの最大のプログラムである YSC Summit の計画手段を作り変えました。 複数のスプレッドシートや多くの手作業に頼ることはやめて、プロジェクトテンプレートを使用するようになりました。 これにより、30 ～ 40 時間かかっていたウェブリリースとプロモーションの計画が 10 ～ 15 時間に削減されました。 依存関係とサブタスクを利用して見落としを防ぐことで、レビュープロセスの改善も行いました。 このような効率の改善によって、チームが 2020 YSC Summit イベントの話題性を生み出すことに集中できる時間が増えたと同時に、Save My Spot の登録数も倍増しました。

Asana を使い始めてから、Summit の計画を始動するのにかかっていた時間を 80% も削減しました。

正確性と説明責任を向上させて Tour de Pink をスケジュール通りに開始する

おそらく彼女たちの最も複雑なプロジェクトである YSC Tour de Pink は、複数日間におよぶチャリティーサイクリングです。 登録からチーム管理、トレーニングガイド、そしてアプリまで、Tour de Pink の成功は複数の部署、付随事項、および連携に依拠しています。 Asana でイベントを計画して全員の責任と締め切りを明確にすることで、チームはウェブ制作の請負業者に送る変更依頼の数を減らすことができました。 この結果、ウェブサイトをスケジュール通りにリリースできる確率が 50% 改善しました。

高品質のコンテンツをより多く提供し、より多くのメンバーとつながる

YSC Summit と Tour de Pink のプロジェクトタイムラインが改善されたことで、チーム全体が質の高いブログコンテンツを構築することに専念できる時間が増えました。 Asana をロールアウトして以来、彼女たちはブログのコンテンツ制作量を 50%、ソーシャルメディアのコンテンツ制作量を 45% 上昇させました。 その結果、ブログの読者は 190% 上昇し、SNS によるリファーラルは 175% 上昇しました。

透明性を向上させて、メンバーのサポートに専念する時間を確保した YSC MarCom チームは、コミュニティにもたらす体験を大幅に改善できました。 Asana で業務管理を行うことで、同チームは乳がんを発症した人たちがその人生で最も辛い苦境の 1 つに立ち向かう中で、彼女たちが本当に必要とするサポートやリソースを提供することに専念することができています。