Young Survival Coalition は乳がんと戦うために Asana でコンテンツ、コミュニティ、そして人とのつながりを作っています

Young Survival Coalition
  • YSC ロゴ
  • 本社
    • ニューヨーク州ニューヨーク市
  • 組織規模
    • 従業員数 24 人
  • コミュニティ
    • 乳がんを発症した 15,000 人の若年成人で構成されるコミュニティを支援

Asana の ROI

  • Summit イベントの計画に要する時間を 80% 削減
  • Tour de Pink イベントのスケジュール通りの開始を 50% 改善
  • ブログのトラフィックは 190%、ソーシャルメディアでのリファーラルは 175% 上昇

若い成人が「あなたは乳がんです」と告知されると、リソースやサポートを探したり、告知された内容の意味を理解するために、インターネットやソーシャルメディアを頼りにすることが多々あります。多くの患者は検索結果の中に、乳がんを発症した若年成人たちのコミュニティに力を与え、生活の質を向上させる Young Survival Coalition (YSC) を見つけます。35 歳未満で乳がんの診断を受けた 3 人の女性によって 1998年に設立された YSC は、現在は乳がんに直面する若年成人が頼りにする組織へと成長しています。

YSC のメンバーとの関わりの最前線で活躍するのが Marketing Communications (MarCom) チームです。彼女たちは組織のすべてのコンテンツ、イベント、メール、ソーシャルメディア、ウェブサイトのプロモーションや発信を管理しています。YSC のデジタルメディアマネージャーである Mary Atwater 氏は「メンバーの皆さんは役に立つ情報を求めています。ですから、ウェブサイトとブログに関連性の最も高いタイムリーな情報を掲載して最新の状態にしておくことがチームのトッププライオリティです」と説明しています。

“Asana を使ってコンテンツとソーシャルメディアカレンダーを管理することで、ブログの閲覧率は 190%、ソーシャルメディアによる紹介率は 175% も上昇しました。”

仕事のリクエストが大量にあり、部門はプロジェクトの進捗管理に苦労していて、さらには小規模のチームが納期と優先度の重なる業務をこなそうとする中で、チームは目の前の仕事の対応に悪戦苦闘していました。そこで、2018年に Steph Poland 氏をマーケティング部門のオペレーションズアソシエイトとして採用し、計画、調整、および業務管理の面で協力を得ました。

Steph 氏と新しいアソシエイトディレクターが加わり、MarCom チームは部門内の各ワークフロープロセスを見直しました。彼女たちは、多くの部門から大量の仕事のリクエストが入ることが原因で、チームがコラボレーションを行うこと、各部門にプロジェクトステータスを伝えること、そして要求される納期を守って質の高い仕事を完了させるということが困難になっていたことを発見しました。組織全体にわたって、チームのプロセスを見える化し、チーム全体のストレスを軽減させ、全員がそれぞれのキャリアで最高の仕事をできるようにするソリューションを見い出す必要がありました。

選別プロセス

最初のステップの 1 つはチームの一番重要なニーズを見極めることでした。非常にたくさんの異なるプロジェクトが同時進行する中で、チームは以下のものを求めていました。

  • 受信するリクエストを見落とさないように一元管理する機能。
  • 優先度を適切に設定するためにチームのすべての仕事を 1 か所で確認する手段。
  • 担当と納期を明確にして、重大なステップを見落とさないように、プロジェクトをエンドツーエンドに計画するためのツール。

いくつかの部門はすでに Asana を活用し、そのツールの使用に慣れていましたが、Asana プロジェクトを連携させてはいませんでした。Asana について調査を進めた Steph 氏は、Asana Together イベントに参加し、そこで Asana の非営利団体向け割引について知りました。Asana の機能はチームのニーズを満たすという自信と、非営利団体向けの割引もあるというメリットを基に、YSC の指導者たちは Asana を使えば組織の業務を一元管理して、透明性を向上し、メンバーの支援という最も有意義な業務にすべてのチームが集中できると確信したのです。

MarCom チームはすでに Asana を使用していたので、Steph 氏は他の部門のプロセスを Asana 上に構築して、それらの部門が Asana の使い方を学ぶのを手伝うことに集中しました。まず、指導者たちと各部門が主な機能の使用方法とそれぞれの仕事を構造化する方法を理解できるように、Asana のオンボーディングトレーニングを率先して行いました。そして、Steph 氏はリクエストからスペシャルプログラムの計画に至るすべての仕事に対して Asana のプロジェクトとワークフローを設定し、彼らがそれらを簡単に理解して、ツールを使い慣れることができるようにしました。

仕事の効率化をさらに進めてメンバーたちとの有意義なつながりを作る

現在は、MarCom チームをはじめ YSC の全員が Asana を使って SummitTour de Pink イベントのウェブリリース計画から、そのコンテンツとブランドマーケティングプログラムの管理にいたるすべての業務を管理しています。Asana で業務の進捗管理をすることで、ただ単に目の前の業務を処理するのではなく、乳がんを発症した若年成人たちのためにより質の高いリソースを製作することに集中できるようになりました。さらに、業務プロセスを合理化したことにより、今まで以上に多くのコンテンツを製作する時間も生まれました。チームがより効果的に働き、メンバーたちと一層深く関わり合うことを可能にした Asana 効果を以下に 3 つ紹介します。

YSC 制作カレンダー

作業時間を削減して Summit の参加登録を促進する

YSC は Asana を使用して彼女たちの最大のプログラムである YSC Summit の計画手段を作り変えました。複数のスプレッドシートや多くの手作業に頼ることはやめて、プロジェクトテンプレートを使用するようになりました。これにより、30 ~ 40 時間かかっていたウェブリリースとプロモーションの計画が 10 ~ 15 時間に削減されました。依存関係とサブタスクを利用して見落としを防ぐことで、レビュープロセスの改善も行いました。このような効率の改善によって、チームが 2020 YSC Summit イベントの話題性を生み出すことに集中できる時間が増えたと同時に、Save My Spot の登録数も倍増しました。

“Asana を使い始めてから、Summit の計画を始動するのにかかっていた時間を 80% も削減しました。”

正確性と説明責任を向上させて Tour de Pink をスケジュール通りに開始する

おそらく彼女たちの最も複雑なプロジェクトである YSC Tour de Pink は、複数日間におよぶチャリティーサイクリングです。登録からチーム管理、トレーニングガイド、そしてアプリまで、Tour de Pink の成功は複数の部門、付随事項、および連携に依拠しています。Asana でイベントを計画して全員の責任と納期を明確にすることで、チームはウェブ制作の請負業者に送る変更依頼の数を減らすことができました。この結果、スケジュール通りのイベント開始が 50% 改善しました。

高品質のコンテンツをより多く提供し、より多くのメンバーとつながる

YSC Summit と Tour de Pink のプロジェクトタイムラインが改善されたことで、チーム全体が質の高いブログコンテンツを構築することに専念できる時間が増えました。Asana をロールアウトして以来、彼女たちはブログのコンテンツ制作量を 50%、ソーシャルメディアのコンテンツ制作量を 45% 上昇させました。その結果、ブログの読者は 190% 上昇し、ソーシャルメディアによるリファーラルは 175% 上昇しました。

YSC コンテンツカレンダー

透過性を向上させて、メンバーのサポートに専念する時間を確保した YSC MarCom チームは、コミュニティにもたらす体験を大幅に改善することができました。Asana で業務管理を行うことで、同チームは乳がんを発症した人たちがその人生で最も辛い苦境の 1 つに立ち向かう中で、彼女たちが本当に必要とするサポートやリソースを提供することに専念することができています。

Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化することができます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!