Asana にプログラム管理を集約し、効率化を実現する HubSpot の APAC PR チーム

HubSpot は、マーケティング、セールス、カスタマーサービスのソフトウェア、そして強力な無料 CRM で構成される、大手カスタマープラットフォームです。100 か国以上の 60,500 社を超える企業が、顧客の引き付け方や顧客との関わり方を変革し、満足度を高めるために、HubSpot の受賞歴のあるソフトウェア、サービス、サポートを活用しています。

Elissa Hudson 氏が 2018年に HubSpot の APAC 地域の PR リーダーに就任したとき、彼女は大きな仕事を抱えていました。それは、オーストラリアのシドニーを拠点に、この地域のマーケティングチームの一員として、APAC の主要国でメディア露出を推進することで、HubSpot のブランド認知度を高めるという仕事です。

手動のタスク管理が引き起こした悪夢

Elissa 氏は、3 つの PR 会社や異なる大陸に拠点を置く同僚と協力し、シンガポールの地域ディレクターの直属の部下として働く中で、さまざまなタイムゾーンから多くのタスクを受けていました。常に 30 件を超えるメディアストーリーに取り組んでおり、各ストーリーには広報担当者からの引用を集める、コンテンツを書く、画像を提供する、さまざまな関係者と連絡を取るなどの多くのタスクが付随していました。

Elissa 氏は日々の To-Do リストには紙とペンを、プロジェクトマネジメントにはスプレッドシートを使っていましたが、この手動の管理システムは理想とは程遠く、重大な問題を引き起こしました。

• メディア掲載のための重要なアクションアイテムや To-Do の見落としによる、機会の損失。

• タスクの実行スピードの遅さによる、PR 会社のスピード低下。

• 各メディア掲載がどのように進行しているかの全体像が見えず、毎月のカバレッジ目標が達成できているのか、予測が困難。

混沌から一元管理へ

チームは、ストーリーパイプラインや個人の To-Do、上司とのコラボレーションをシームレスに管理できるツールを必要としていました。タスクは見落とされないように個別に扱う必要がありましたが、プロジェクトの進捗状況を全体的に把握できるシステムも必要でした。

Asana は、直感的で使いやすいインターフェイス、外出先でも計画できるモバイルアプリ、そしてチームの作業に不可欠な Gmail と Slack との連携が揃っていました。そして最も重要な機能として、プロセスを標準化し、タスクを特定のプロジェクトやボードにまとめることができました。これにより、タスクの遂行がスムーズになり、各地域の進捗状況も効果的に管理できるようになりました。

効率の向上と優れたインサイト

Asana のおかげで、チームの日常は大きく変わりました。Elissa 氏の場合、すべては朝の通勤から始まります。Asana のモバイルアプリを使って簡単に 1 日の計画を立て、優先順位を付けます。Gmail や Slack との連携機能を活用して、海外の同僚からのリクエストを追跡可能なタスクに変換し、上司の意見を必要とする項目は簡単に割り当てを行い、1on1 の議題に追加できます。

メディア露出の機会については、ボードビューを使って Asana のプロジェクトを最大限に活用します。すべての機会は地域ごとに色分けされ、進捗状況に基づいて分類されます。進行中のストーリーを簡単に視覚化でき、プロジェクトにサブタスクを追加することで、小さな手順の見落としによるプロジェクトの遅延を防げます。

ストーリーの視覚化は、目標へ向けた進捗状況の把握にも役立ちます。それまでスプレッドシートに頼っていたチームは今や、各機会がどの段階にあるのか一目で確認できるようになりました。これにより、各ストーリーの進行スピードや、メディア掲載予定日を簡単に予測できるため、より正確な計画とカバレッジの予測が可能になります。メディア掲載プロセスが予定通りに進んでいない場合は、チームが主導権を握り、目標を達成するために積極的にストーリーを提案します。

スケールアップも簡単に

Elissa 氏は、主要地域でのメディア掲載を促進するために社内チームを拡大しており、オンボーディングとコラボレーションの基盤として Asana を使用する予定です。彼女が最初に採用するのは、アジア地域をリードする PR プロフェッショナルになるでしょう。その新入社員は Elissa 氏の直属の部下として働くことになります。そこで Asana は、仕事をつなぎ、オフィスやタイムゾーンを越えたコラボレーションを支えます。

プロジェクトとプロセスを完全に可視化することで、スムーズなオンボーディングが可能になり、Elissa 氏と、成長を続けるチームは APAC 地域全体で HubSpot を継続的にスケールできます。