Zaim は、Asana の全社導入で成果を出すチームへ成長

株式会社 Zaim 代表取締役 閑歳 孝子氏 - 執行役員 CCO 綿島 琴美 氏

Zaim は、PFM (Personal Finance Management) と呼ばれる資産管理サービスを開発し提供しています。分かりやすく言うと、パソコンやアプリで使える家計簿サービスです。家計簿と聞くと節約を連想される方も多いと思いますが、実はそれは目的ではありません。「お金がなくなると不安だから節約しよう」という後ろ向きな意識ではなく、私たちが目指していることはもっと本質的なことです。一人ひとりが本当はやりたいけどできないでいる「好き」や「楽しい」を、お金を使って実現できるように、お金に前向きに向き合える世界をつくることです。そして、結果として一人ひとりの行動を変えられたら最高です

人生は、多様化され一人ひとりユニークになってきています。本当にやりたいこと、大事だと思うことを自律的に考える世界を、お金を管理するサービスからサポートできればと思っています。

2011年頃に、Zaim を個人サービスとしてリリースしました。その頃は、私(CEO 閑歳) は、B2Bのアクセス解析サービスを開発する会社のエンジニアでした。B2Cのマネタイズの大変さは知っていたので、個人として趣味程度に Zaim の開発をしていました。そうこうしているうちにユーザーが増えてきて、お金というセンシティブなデータを扱っていたこともあり、セキュリティ面からもユーザーが安心して利用できるように会社化しました。

その後順調に成長して、2019年3月現在は 800万ものダウンロード数に達しています。2018の11月には、くふうカンパニーのグループに参画しました。常にユーザーのニーズに寄り添ってきた結果、サービスがカバーする範囲も広がりました。銀行が公開しているAPIを使って金融データを活用できるようになりましたが、金融庁が管理する登録制度のもと、弊社を含め限られた企業のみがデータ利用を許されています。このような流れの中で、独立系ではなく、もともと信頼関係にあった親会社の仲間に入り、法務面やセキュリティについてもサポートいただける体制にしました。

UI/UX デザインがよく、非エンジニアにも使い易いツール

Asana は、2013年頃、まだメンバーが3名程度だった頃に、サンフランシスコ在住のエンジニアの推薦で導入しました。サンフランシスコの他のプロジェクトで既に使っていたようです。かんばん方式だけのプロジェクト管理ツールが多い中、リストになっていた方が一覧性があり見易いと感じて導入を決めました。 実は、その後日本語未対応などの問題もあり、別のサービスに切り替えた時期もありました。しかし、再び Asana に戻りました。やはり、デザイン性であるUI/UXがよかったこと、エンジニア以外の人にも使い易いツールだったことが決め手です。その頃には、非エンジニアの社員も増え、チーム横断的に使えるツールが必要になってきていました。日本語問題も解消されていたので、今から2年前に Asana を再び活用することにしました。はじめは、ユーザーサポートを中心に使っていて、利用者からの機能改善などの要望を Asana で管理していました。その後、利用範囲を広げ今では全社的に使っています。

Asana は、基本的に部署やプロジェクトの単位で使っています。弊社は機能別の組織になっていて、例えば Zaim の家計簿サービス運営をミッションとするユーザー事業部の中に、開発からマーケティング、ユーザーサポートなどがあります。 ただ、ユーザーサポートのように活用単位として大きい業務や横断的なプロジェクトは、部署の中ではなくチームとして独立させて使っています。基本は組織別で、粒度が大きくなると独立させて別プロジェクトとして扱っています。継続的にあるタスク管理と、期限付きの特別なプロジェクト管理の両方で活用しています。

Asana と Slack、そして Github などツール間の使い分けを決める

1年前に Premium プランにアップグレードして、 Asana の全社的な本格導入を決めました。同時に、ルールブックを作ってより効果的な活用を目指しました。Asana の本格導入と管理は、経営企画部でCCOの綿島が担当しました。

私は家計簿サービスを開発するくらい、もともと自動化や整理整頓には大変こだわりがあります。Zaim のヘビーユーザーで家計管理が大変得意だったことが入社のきっかけとなった綿島も、無類の整理好きです。このような私たちが作り上げた Asana のルールブックには、こだわりが詰まっています。

Asana を本格導入した1年前は、スタッフは数十名ほどの規模になっており、チーム横断のプロジェクトやタスクが出てくるようになっていました。また複数のツールを使っており、ツールの使い分けや使い方は、人やチームでばらばらで混乱や質問がよくありました。

そこで、綿島が社内ツールのルール作りをすることになりました。綿島が統括する経営企画部の業務は大変ひろく、経理、財務などのバックオフィスから広報とPRも含まれていて、社内外問わず会社やサービス発展のためになることを発信しています。会社の課題やバックオフィスを含め働きやすい環境を構築していくことも、今の綿島の重要な任務の一つです。

ルールブックは Asana に限ったことではありません。弊社では Slack や Asana、そしてGithub を導入していますが、このツール間の棲み分けのルールが一番重要でした。特に Slack とAsana は混乱をうむ場合も多々ありました。Asana 派の人は Asana にあるタスクだけを見ているし、Slack 派の人は、そこでの会話からタスクを発生させてSlackで完了させるなどばらばらで、未達成のタスクが多く散乱していました。

そこで、Slack はあくまでも会話であると定義しました。聞き漏らしも言い漏らしも問題にしません。しかし、流れる会話の中から多くの気付きやアイデアがうまれ、仕事として確定される重要な場所でもあります。Slack の会話の中でやろうと合意され仕事化されたものは、その担当者が必ず責任を持って Asana でタスクを作り担当者にアサインし、期日を設定して管理するようにしています。 Slack だけを使っていた時は、こぼれてしまうアイデアや仕事が沢山ありました。

Slack と Asana を組み合わせることで、自由に意見を言える場を作りながら、そこで新たなアイデアをうみ、仕事として達成し成果を出せるチームワークのプロセスを構築できました。”

また、Asana は自分のアイデアを提案する場としても使われています。Slack の会話の中でうまれたアイデアを、Asanaでタスクを作って意思決定者にアサイン（割り当て）してフィードバックをもらいます。Slack では、自分のアイデアや意見を共有しても、「いいね」マークだけで終わってしまったり、どこまでみんなが確認しているのか曖昧でした。しかし、Asana で提案することでアサインされた者が責任を持ってフィードバックを戻してくれます。

自由に発言できる文化を失わず、責任を持って成果にコミット

例えば「要望」プロジェクトでは、通常、ユーザーの声からアイデアを出してタスクを作り提案しています。しかし、社内のメンバーが独自のアイデアも提案できるようしています。エンジニアがサービスを自身で使っていて改善したいアイデアがあれば、本人が企画を書いて、メンバーを巻き込んで議論し、実施の可否を決めます。 このように、Slack と Asana の組み合わせで、社員数が多くなっても自由に発言できる文化を失わずにいられています。そして、責任を持って成果にコミットしながら更なる成長をしていけます。

また、弊社ならではのこだわりが感じられるルールとしては、タスクは必ず動詞で書くというルールがあります。何々について、などの曖昧なタイトルでは駄目です。動詞であればアクションが明確だからです。もし動詞にできないタスクの場合は、タスクの振り方が間違っているという考えです。もともとはAsana を紹介してくれたエンジニアの案です。このように社員みんなで独自の使い方ガイドを作り上げてきました。

弊社は、リモートで働いている人が多いのも特徴です。基本的には Slackではオンラインでいることが義務になっています。Google カレンダーと連携するなどして、Slackで自分の業務状況を発信するように義務付けています。ランチや外出の際は、必ずステータスに反映させることになっています。リモートする人向けに環境を整えるという側面よりも、リモートされる側に迷惑がかからないようにしましょうという体制です。このような働く環境の整備も綿島が担当しています。 全てをルールで縛りたい訳ではありません。ルールが合っているか、常に社員からヒアリングをして修正しています。社員には自由に意見を言ってもらいルールを適宜変更しています。

Asana に書けば、覚えていなくても大丈夫という安心感

私たちは、少数精鋭を目指しています。最小限のチームで意思決定や業務に透明性を持って、スピーディにサービスを開発しています。とはいえ、既に多くの人が複数の業務に関わっており、全てを漏れなく覚えて業務を進めることは、現実的にはとても難しい状況です。自分たちの頭の中で覚えられる範囲を超えています。しかし、Asana に書けば覚えていなくても大丈夫という安心感があります。

Asana が、自動的に私たちの脳に変わって管理をしてくれます。管理に労力を使う必要がなくなり、もっと大事なことに注力できるようになりました。”

経営企画部の事務系の引き継ぎにも Asana を効率的に活用しています。事務系はパートタイムで働く方もおり、時には曜日ごとにタスクを遂行するメンバーが異なります。Asana であれば引き継ぎ業務の仲介も不要で、抜けもなく円滑に複数人で業務を進められます。

CEOの頭の中にあったノウハウを、Asana にテンプレート化

また、テンプレート機能も活用しています。何度も同じプロセスを回す入社業務などに使っています。入社前日にすること、当日にすること、または提出書類など全てをリスト化しています。以前は、このような業務プロセスは、私の頭の中にありました。綿島が担当になって、長年頭の中にだけあったノウハウを全て、改善しながら Asana 化して完璧なプロセスとしてテンプレート化してくれました。

新入社員が入社した際は、このテンプレートをコピーして使っています。結果として、入社業務はとてもスピーディに効率化されました。漏れると大変な事態になる重要な業務が多くありますが、今では誰でも問題なく進められます。

バックオフィスに関しては、タスクベースでコンプリート（完了）できるものが多くあります。大企業であれば、一つひとつのタスクで役割分担されてオペレーションが組まれていることを、スタートアップでは、一人で総て漏れなくこなす必要があります。しかし、Asana を使うことで、スピードと効率化したプロセスを構築できました。Asana のようなツールは導入するだけではなく、綿島のようにマネジメントする人が肝だと感じています。

開発がらみのプロジェクト管理はもちろん、バックオフィスのようにテンプレート化できるオペレーション管理まで、Asanaを社内の全ての業務で活用しています。一部のチームだけで利用していると耳にすることもありますが、統一ツールとして全社導入した方が効果は大きいでしょう。また、全社的に導入し、今何が会社で行われているか、ある程度透明性を持たせることで、大きな成果を出せると思います。

透明性をあげ、協力し合えるチームワークで生産性を向上

組織が大きくなればなるほど、コミュニケーションの溝を作らないための工夫は欠かせません。別のチームが何をしているのか透明性をあげて、協力できることはチーム一丸となって取り組めるチームワークが大切です。そのためにも、Asanaを導入して調整をスムーズにすることで、全員の生産性を向上させることが重要です。

去年、くふうカンパニーのグループ会社になり、新たなフェーズに入った Zaim を、更にドライブしていく上で、ここ一年で綿島と共に進めた Asana の本格導入は、とても重要な役割を果たすことになると感じています。

2019年3月