すべてのチームメンバーと関係者が集結する一元化されたエコシステムのおかげで、仕事に関する理解も、実行するスピードも一気に加速しました。

Steven Tai 氏、マーケティングオペレーション、ディレクター

キャンペーンのワークフローをシームレスに拡大

Gannett のマーケティングオペレーションチームは現在、毎月 120～150 件のキャンペーンを管理しています。 Asana でキャンペーンの進行を管理することで、ベストプラクティスを標準化、ワークフローを効率化、重要なキャンペーン情報へのアクセスを簡単にし、チームのスピードを加速させています。

効率化による大規模なキャンペーン実施

現在、Gannett のマーケティングチームは、エンドツーエンドのキャンペーン管理用のプラットフォームとして Asana を使用しています。 これにより、キャンペーンのすべての作業において信頼できる唯一の情報源が生まれ、ワークフローの最適化とスムーズな連携に役立っています。  

明確なプロセスで仕事を順調に進める

• マーケティングオペレーションチームは、頻繁に実施されるキャンペーンのテンプレートを作成することで、ベストプラクティスを標準化しました。 これにより、事前に検証済みのワークフローをワンクリックで開始できます。 

• Asana プロジェクトによってタスクの依存関係が整理されることで、仕事の進行順序が明確になりました。 チームは、テンプレートを再利用したり、新規テンプレートを作成したりする際に、ワークフロービルダーを使用して、プロジェクトがどのフェイズを進行していくのか見える化します。

オートメーションでマーケターの仕事を加速

• チームではフォームを使ってリクエストの管理をスムーズに進めています。

• また、ルールを使用して、リクエストの振り分け、期日の設定、タスクの割り当てといったステップを自動化しています。

可視性の向上でキャンペーン関係者の足並みを揃える

• 関係者は Asanaプロジェクトにコラボレーターとして追加され、キャンペーン計画、ステータス、ディスカッションを確認できます。 透明性が確保され、マーケティングオペレーションと組織の他部門との連携が強化されました。

• マーケティングオペレーションチームはキャンペーンに関する文書をメールで送信するのではなく、タスクに添付することで、情報を 1 か所で管理しています。 また、Asana for Outlookの連携を使用してメールをコメントとしてタスクに反映し、会話の見落としを予防しています。

キャンペーンに関するその他のメタデータの管理には、カスタムフィールドを使用しています。たとえば、各タスクを担当しているサブチームなどを把握できます。

キャンペーンの納期が 3 日でも 30 日でも、1 つに統合されたエコシステムでさまざまなタイプのプロジェクトをすべて追跡できるので、本当に便利です。

Steven Tai 氏、マーケティングオペレーション、ディレクター

問題点を特定してキャンペーン業務を順調に進める

情報が一元管理されることで、マーケティングオペレーションチームは特定の情報の絞り込み、パフォーマンスの報告、生産性アップの機会の特定を容易に行えるようになりました。 すべてのデータが Asana で集まることで、チームは業務の運営方法や改善が必要な点を把握できるようになり、生産性を 2 倍以上に高めるような変革が実現しました。

効率的な報告でスピーディにチームを調整

• リーダーやチームメンバーは Asana のポートフォリオを使用して、チャネルなどの種類別にキャンペーンをグループ化することで、仕事の概況を把握できるようになります。 ポートフォリオ内では、マーケティング担当者がキャンペーンの進捗状況を月ごとおよび四半期ごとに評価し、共有します。

• キャンペーンリクエストの量を把握するために、マーケティングオペレーションチームはレポートダッシュボードと、ビジネスパートナーから受け取ったリクエストの数と種類が表示される「キャンペーンリクエスト」プロジェクトを使用しています。

• カスタムフィールドのデータを使うことで、チームはすべてのキャンペーンの中から特定のデータに絞ったレポートを作成できます。 

チームの仕事量を把握して、リソース管理を改善

• Asana のワークロード機能では、リーダーはリアルタイムでチームのキャパシティと個々のチームメイトの仕事量を確認できます。

• つまり、リーダーシップは個人の余力を測定し、リソースが不足しているチームや停滞中のプロジェクトを把握できるので、成長のために投資が必要な分野や、プロセスを自動化すべき分野をデータを基に判断できます。

Asana では、情報をサイロ化させることなく、全員で共有できます。それによって現在の働き方を再考する議論が生まれ、当社の成長に欠かせない要素となっています。

Steven Tai 氏、マーケティングオペレーション、ディレクター

リーチとつながりを広げる

Gannett はデジタル版のサブスクリプション登録者数を拡大し、紙版の事業を最適化しようとしているため、マーケティングオペレーションチームは、今後も四半期と年間のサブスクリプション登録者目標に向けて Asana でキャンペーンを実施していきます。 

過去に Asana で構築したものは、恒久的に使用できるわけではないため、マーケティングチームはプロセスを繰り返しつつ、サブスクリプション登録者とつながる魅力的な新しい方法を模索し続けます。 Gannett のリーチはすでに他社を圧倒しており、 キャンペーン業務を Asana に移行したマーケティングオペレーションチームは、地方と全国レベルの両方でコミュニティを強化するという Gannett のミッションの継続的な成功に寄与しています。