Asana を使って会議時間を半減させた Figma の製品チーム

Square、GitHub、ClassPass、そして Asana など、多くの革新的ブランドには共通している点があります。それは、プロの制作者向け UI デザインツールでは初となる完全ブラウザーベースのツールとして生まれた Figma を使用して、デザイン制作を行っているということです。Figma のミッションは、「全ての人がデザインにアクセスできるようにする」ことです。プロダクトマネージャーであり Figma の創業時からの従業員でもある Badrul Farooqi 氏の役割は、製品チームとエンジニアリングチームが適切なものを適切なタイミングで構築できるようにし、製品リリースを成功させるためにセールスやマーケティングといった市場進出チームと調整を図ることです。

今となっては 100 万人以上のアカウント登録者数と 100 人以上の従業員を抱え、資金調達額も 8,200 万ドルに上る同社ですが、Badrul 氏が入社した当時の様子は現在とはかけ離れていました。チームは小さく、Figma はまだ公開されていませんでした。当時、チームは Jira で製品開発を管理していましたが、チームのワークフローには複雑すぎた上に、チームの成長や製品の発展とともに管理経費 (オーバーヘッド) が発生していました。チームには、製品リリースやその後のステップを通じてスケールアップしながら運用できるような、使いやすいプラットフォームが必要でした。

プロジェクトマネージャーとしての役割は、多くの意見調整やコミュニケーションを行い、多くのチームを連携させて、それぞれがお互いを成功に導くために必要になるものを確保することです。しばらくの間、規模に合わせてスケールできる軽量なツールが必要でした。 ”

開発におけるバックログ管理を軽快に行う方法を見つける

Badrul 氏は、製品とエンジニアリングのバックログを管理できる柔軟かつ簡潔なツールがないかと模索していました。しかし、全体像を把握することも必要でした。大規模な製品リリースに伴って全メンバーが集結した際、Badrul 氏は社内全体で部門横断チームの連携を図る必要がありました。上手くいけば、計画、担当業務、期日が明確になり、組織全体の透明性が高まり、責任の範囲を確立できると確信していました。

Asana のテストとロールアウト

Badrul 氏はまず、Asana を 1 つのチームでテストし、既存のシステムより使いやすいことを確認しました。その後、製品チームとエンジニアリングチームの作業全体を Jira から Asana に移行し、チーム内でツールの操作確認を行うために簡単なトレーニングを実施し、説明資料を共有しました。Asana には柔軟性があるため、さまざまなチームがそれぞれのニーズやワークフローに最適な方法で使用できました。

当社において Asana は、「これを行う」「これを構築する」「これをテストする」「この文書を更新する」というように、仕事が動き出す実行エンジンとして機能しています。特に優れている点の 1 つは、それぞれのチームに異なるワークフローを適用できるということです。 ”

透明性を通じた信頼関係の構築

可視性は、Asana を通じて製品やエンジニアリングのすべての作業に反映されます。Figma は新機能の開発時に製品の仕様書を作成します。チームがその内容に賛成すると、Asana プロジェクトに移行されます。同社はこのプロセスを速やかに行うために、担当のプロダクトマネージャー、デザイナー、エンジニア向けの基本的なステップとマイルストーンが組み込まれたプロジェクトテンプレートを活用しています。

プロジェクトボードが、信頼できる新たな情報源になります。タスクとタイムラインでは、誰が何に取り組んでいるのかを全員が把握できるため、全体の足並みを揃え、一人ひとりが責任意識を持って取り組めます。より多くのチームが関与する製品リリースにおいては、部門横断チームは Asana でタスクと期日を管理したり、戦略やその他の詳細を共有するためにファイルを添付したりできます。

Asana はチーム内、そしてチーム間の信頼を構築します。いつまでに何をするのか、誰がそれを納品するのか知り、お互いに責任を持ちます。この信頼関係は、チームの成功には欠かせません。 ”

作業が進むにつれて、Asana には実行されたアクションや議論された内容が詳細に記録されていくため、組織やそのメンバーは、必要に応じて過去の意思決定の経緯を履歴として確認できるのです。これにより従業員のオンボーディングプロセスが高速化し、チームメイトの役割を変更したり、会議の時間を短縮したりもできます。

プロダクトチームとエンジニアリングチームは、スタンドアップミーティングの時間を 50% 短縮し、毎週 1〜2 時間の時間を節約できています。これは、メンバーの取り組みに関するステータス更新の共有が Asana で完結し、従来の共有作業が不要になったためです。その代わりに、困難な課題を一緒に解決するために会議の時間を最大限に活用しています。

新入社員のオンボーディングプロセスも楽々です。チーム間でメンバーが移動しても何の支障もありません。また、1 か所でコミュニケーションを取れるので、経費が大幅に削減できています。 ”

新たな領域: 非デザイナーにも強力なデザインツールを提供

Figma の今後の展望同社は、プロのデザイナーではない人々にとってもデザインを身近な存在にするというビジョンを推し進め、人々が創造性を具現化するきっかけを提供することを目指しています。それを可能にする製品、機能、リソースはすべて、Asana で管理されます。Figma はこれらの新しい市場を切り開くにつれて、新たな成長の波を迎えるでしょう。そして Asana は、同社の発展に合わせてスケールアップし続けます。