Asana は、大学全体の連携、透明性、コミュニケーションの向上に役立ちます。 OKR と主要な指標を追跡することで、すべてのプログラムを明確に俯瞰的に把握できます。これにより、問題に積極的に対処し、組織の目標を支えるために、情報に基づいた意思決定をタイムリーに行うことができます。

Monique Umphrey 博士、学部長 / 学術および学生活動担当副学長

目標とリアルタイムのインサイトを連携させ、学生の成功を促進

学部長室は、学術および学生関連業務の監督から、入学率や卒業率などの主要指標の向上まで、幅広い責任を担っています。 認定やテクノロジーの連携など、進行中の要素が非常に多いため、調整を維持することは容易ではありません。

Asana と目標と主要な結果 (OKR) を活用することで、チームは 2030年までに 70% の完了率を達成するという目標に向けた進捗をリアルタイムで確認できるようになり、学生の成功を支援するだけでなく、帰属意識を持たせる取り組みに焦点を当てることが可能になりました。

Asana でプロジェクトと成果を整理して、学生へのインパクトを高める

• ACC は OKR と関連する戦術を Asana で記録することで、学生の入学率、リテンション、卒業率、コンプライアンスなどの主要な指標を明確に把握できます。

• すべての学生の成果と戦略的な柱は目標として設定され、それぞれにプロジェクトが連携されています。これにより、優先順位付け、透明性、部署間の連携が確保されています。

• Asana は、プロジェクトの更新や達成された主要なマイルストーンに基づいて目標の進捗を自動的に計算するため、レポート作成にかかる時間を節約し、インパクトのあるイニシアチブにリソースを確実に割り当てることができます。

目標のレポートを通じて進捗を把握し、積極的な介入を可能にする

• チームは、Asana で学部長向けに隔週のステータス更新を作成し、プロジェクトの進捗状況、主要な成果、注意が必要な領域を追跡しています。 また、生徒の成績など、学校の指標に影響を与えるイニシアチブに関する最新のインサイトも提供します。

• Asana のダッシュボードとステータスインジケーター (赤、緑、黄) は、介入が必要な領域を強調表示するのに役立ち、赤は学部長による即時の対応を促すものです。

• この予測的なレポートシステムにより、チームは学期の半ばまで対応を待つことなく、リアルタイムで傾向を特定し、問題に対処することができます。

Asana を使うことで、ACC の目標を運用可能なものにして可視化し、部門レベルのプロジェクトを全体的な目標に結び付け、進捗をリアルタイムで確認することができます。 この明確さにより、全員が大学のイノベーションにどのように貢献し、生徒の成績を向上させているかを把握できます。

Andrea Kehoe 博士、学部長室、製品部門長

継続教育への明確な道筋を提供

ACC の Teaching and Learning Excellence Division (TLED) は、教員や学習部署をサポートしています。これには、学生が ACC から 4 年制大学への移行をスムーズに行えるよう支援する重要な役割を果たす Articulation & University Relations チームも含まれます。 ディビジョンは、アーティキュレーション契約と移籍経路を作成することで、コースの単位が提携機関にスムーズに対応するようにします。 

以前は、この複雑なプロセスは手作業で行われ、一元化されたデジタル記録はありませんでした。そのため、チームはより効率的なアプローチを必要としていました。 そこで Asana の出番です。

協定管理と学生の移籍経路の合理化

• 新しいアーティキュレーション契約のリクエストは、Asanaフォームを通じて提出されます。Asana フォームは、重要な情報を事前に収集し、タスクを自動的に作成するため、シームレスな追跡が可能になります。

• タスクはさまざまな段階を経て進み、GmailおよびGoogle ドライブとの連携を介した副学長や教員とのやり取りや文書の承認など、明確な視覚的な追跡とコミュニケーションがサブタスクに記録されます。

• 最終決定後は、自動通知とワークフローによって関係者に通知が行われ、調整されたマーケティングコミュニケーションを通じて協定の実施が開始されます。

• 学生の移籍プロセスについては、Asana が最終決定された協定を自動的に新規プロジェクトに変換し、プロセスの各ステップをサブタスクとして記録することで、見落としを防ぎます。

Asana でプロセス、コミュニケーション、承認を合理化しました。 これにより、学部長や関係者は、合意の進捗状況やスケジュールについて必要な透明性を得ることができ、学生のためのすべての連携合意や移籍手続きの記録を確実に残すことができます。

Clare Murray 氏、アーティキュレーションおよび大学関係担当アシスタントディレクター

Asana を使って教職員をサポートし、学生の学習を向上させる

ACC の TLED には、教員コミュニケーション室もあり、学生の成功をサポートするために必要なリソースや情報を教員に提供しています。 週ごとのニュースレターから LinkedIn の投稿、イベントカレンダーまで、チームはさまざまなイニシアチブを管理しています。 

最後に、アカデミックテクノロジーチームは、学習システムやオーディオビジュアルツールなどの教育テクノロジーを導入および管理することで、教員や学生をサポートしています。 また、チームはビデオコンテンツを制作し、ライブストリーミングから大規模な会議まで、内部イベントの技術サポートを管理しています。 

チームのワークフローを一元化する前は、これらの従業員は、多くの複雑なプロジェクトにおいて、プロセスの分断、非効率的なコーディネーション、限られた透明性に苦労していました。

プロジェクトの受け付けと実行を変革し、教員とのコミュニケーションを改善

• 現在、教職員コミュニケーション室は、ニュースレターや SNS 投稿から、イベント計画やコンテンツのリクエストまで、すべてのコミュニケーションリクエストを Asana で管理し、受け付けるリクエストを合理化しています。

• 各部署はコミュニケーションのニーズに応じたフォームを提出し、サポート要件に基づいて割り当てられ、追跡されます。また、テンプレートとオートメーションにより、周期的なタスクがスムーズに実行されます。

• ワークショップやイベントなどの大規模プロジェクトは、専用の Asana プロジェクトで追跡されます。 定期的なステータス更新により、関係者の足並みが揃い、リスクに積極的に対処することが促進されます。

イベント計画と予算管理を一元化して、サポートを迅速に提供

• プラットフォームの導入と習熟度を高めるため、アカデミックテクノロジーチームは、ACC の教職員向けに、初心者コースや Advanced コースなどの Asana トレーニングを開催しています。

• テクノロジーサービスのリクエストは Asanaフォームを介して適切なチームに転送されるため、インストラクショナルデザイン、動画制作、コンピューターセンターやソフトウェアの使用など、以前はサイロ化されていた部署間の調整が改善されています。

• キャンパス外のカンファレンスなどの主要なイベントは、Asana で管理されています。テンプレートを使用することで、計画が合理化され、会場の選択から当日の詳細まで、すべてのロジスティクスが確実にカバーされます。

• 購入の追跡と予算管理は Asana フォームを通じて合理化され、混乱を招くメールスレッドが排除されています。 また、すべてのソフトウェアの購入を追跡し、翌会計年度に自動的に再追加することで、予算の可視性を向上させています。

私たちの仕事は通常、舞台裏で行われますが、Asana ですべてを管理することで、より迅速にサポートを提供し、教員が学生に優れた学習体験を提供するために必要なものを確保することができます。

Matthew Evins 氏、アカデミックテクノロジー部門ディレクター

断片化したコミュニケーションをオーナーシップとコラボレーションに置き換える

学生活動コミュニケーションチームは、ACC 全体で約 70,000 人の学生を対象としたエンゲージメント、サクセス、アウェアネスプログラムのサポートに追われています。 SNS、デジタルサイネージ、メール、従来の紙媒体のニュースレターなど、複数のチャネルでコミュニケーションを管理しています。 しかし、一元管理されたシステムがなかったため、メールへの過度の依存が効率の低下につながり、チームが一貫したコミュニケーションをタイムリーに提供することが困難になっていました。

Asana を使用することで、チームはクリエイティブ制作の管理方法を変革し、効率性、整理、可視性を向上させると同時に、インパクトの高い仕事に費やす時間を増やすことができました。

簡単なワークフローで全員の足並みを揃え、最新情報を共有

• 作業のレビューと割り当てを効率的に行うため、新しいクリエイティブリクエストは、必要な詳細がすべて事前に収集されるフォームを通じて送信されます。

• カスタムフィールドで取得されたリクエストタイプのデータに基づいて、サブタスクと期日が自動的に生成され、割り当てられるため、ワークフローが整理され、順調に進められます。

• 各リクエストには専任のコーディネーターが割り当てられ、クライアントは単一の連絡窓口を通じてシームレスにコミュニケーションをとることができます (一方、舞台裏の仕事はすべて Asana で効率的に管理、追跡されます)。

• Asana のGoogle ワークスペース連携により、ファイルはタスク内に一元管理され、自動通知により、プロジェクトの進捗状況が関係者に常に伝えられます。

• レポートダッシュボードでは、プロジェクトのステータス、チームのキャパシティ、リスクをリアルタイムで確認できるため、積極的な計画が可能になります。

Asana を使うと効率が向上します。 誰もがクリエイティブ作業のどの部分を担当しているかを把握できます。 メールでは、それを知る方法はありません。

Stefanie Vermillion 氏、学生活動コミュニケーション部門、アソシエイトディレクター

今後の展望: Asana で効率化と学生の成功を促進

イノベーションを促進し、生徒の成績を向上させる業務効率に注力する ACC は、2030年までに 70% の完了率を達成するという目標に向けて進んでいます。 Asana を引き続き活用することで、同校はリソースを戦略的目標に確実に合わせ、順調に事を進めることができます。 今後、ACC はAsana の AI 機能を活用してプロセスをさらに効率化し、学生の成功に費やせる貴重な時間を節約していきます。