Politica e piano di procedura

Cercare di scrivere o aggiornare le politiche senza un piano può sembrare come entrare in un labirinto senza una mappa. Le attività possono essere duplicate, i passaggi possono essere trascurati e può essere difficile determinare quale versione sia la più aggiornata. Ed è qui che entra in gioco il modello di piano di politiche e procedure. Fornisce al tuo team un processo strutturato per la stesura, la revisione e l'implementazione di politiche e procedure efficaci.

Questo modello fa parte della piattaforma di gestione del lavoro di Asana, che semplifica il riutilizzo per nuove politiche, l'organizzazione del lavoro correlato e l'assegnazione delle attività tra i team. Invece di PDF statici e Documenti Google in silos, ottieni istruzioni collaborative dettagliate, dalla bozza all'implementazione. Che tu stia documentando un flusso di lavoro sui social media, rivedendo una politica sulle molestie o sviluppando procedure di onboarding, questo modello di politiche e procedure ti aiuta a creare un processo ripetibile e condiviso.

Chi trae vantaggio dai modelli di piano delle politiche e delle procedure?

In Asana, abbiamo visto quanto sia importante fornire ai team un modo semplice per gestire la creazione delle politiche. Senza di esso, i documenti relativi alle politiche finiscono per essere sparsi su unità e email, e nessuno sa chi è responsabile degli aggiornamenti.

Questo modello di politica è adatto a chiunque sia responsabile della stesura o della gestione delle procedure interne:

• Team delle risorse umane che standardizzano le descrizioni delle mansioni, le politiche di sicurezza dell'ufficio o i processi di revisione delle prestazioni.

• Team operativi che documentano l’orario di lavoro, il codice di abbigliamento o le procedure operative standard (SOP) per il luogo di lavoro.

• Team legali e di conformità che redigono o aggiornano politiche di sicurezza e azioni disciplinari.

• Piccole aziende che organizzano la loro prima serie di politiche e flussi di lavoro aziendali.

• Organizzazioni non-profit che creano guide per la gestione del cambiamento, i conflitti di interesse o la condotta dei dipendenti.

• Responsabili di reparto che condividono le aspettative con i nuovi assunti e i dipendenti di lunga data.

Perché usare il modello di piano di politica e procedura di Asana?

L'implementazione delle politiche non si limita alla stesura di documenti. È necessario un modo per raccogliere feedback, contrassegnare le bozze per la revisione, monitorare le revisioni e assegnare i passaggi successivi. Questo modello ti aiuta a fare tutto questo in un unico spazio di lavoro condiviso.

Usa questo modello di politica e procedura per:

• Standardizzare il modo in cui il tuo team scrive e aggiorna le politiche.

• Assegnare le responsabilità per ogni parte del processo, dalla scrittura alle approvazioni.

• Documentare la cronologia delle versioni e le date di entrata in vigore di ogni politica.

• Tenere informati i nuovi assunti e i dipendenti attuali attraverso flussi di lavoro e processi integrati.

• Collegare le politiche o i manuali di procedura correlati, in modo che nulla vada perso.

Come usare questo modello di piano di politiche e procedure

Un modello di piano delle politiche e delle procedure aiuta il tuo team a creare, rivedere e implementare le politiche con un processo coerente. Ecco come iniziare:

1. Duplica il modello

Su Asana, clicca su "Usa modello" per creare il tuo progetto di politica. Assegna un nome in base alla politica che stai sviluppando, ad esempio "Politica sul lavoro da remoto" o "Aggiornamento sulla sicurezza sul luogo di lavoro".

2. Definisci l'ambito e il titolare della politica

Nella scheda Panoramica, chiarisci a cosa si applica la politica, a chi è destinata e quando è richiesta. Assegna un titolare per gestire la bozza e promuovere l'implementazione.

3. Suddividi il lavoro in fasi

Utilizza le attività per le fasi chiave: ricerca, redazione, revisione legale, feedback degli stakeholder, formattazione, approvazioni e pubblicazione. Aggiungi sottoattività per i dettagli, come la stesura della dichiarazione sulla politica, l'elenco delle leggi applicabili o l'impostazione della data di entrata in vigore.

4. Collabora in un unico posto

Usa i commenti per raccogliere il feedback degli stakeholder e tagga i colleghi del team con domande che richiedono la loro attenzione. Allega documenti di riferimento, diagrammi di flusso o versioni precedenti per fornire contesto.

5. Monitora revisioni e approvazioni

Contrassegna le attività come "Revisione legale completata" o "Approvato dalla bacheca" come traguardi. Usa i campi personalizzati per indicare lo stato della politica (bozza, in revisione, finale).

6. Pubblica e invia una notifica

Una volta finalizzato, carica il documento della politica o incorporalo tramite Google Drive. Crea un'attività per informare i team, aggiornare i manuali o aggiungere materiali per l'onboarding.

7. Pianifica revisioni periodiche

Imposta attività ricorrenti per rivedere le politiche in base alle esigenze dell'azienda, ai cambiamenti legislativi o all'evoluzione della cultura aziendale.

Funzionalità di Asana per le politiche e le procedure

Asana include strumenti integrati che semplificano la gestione di ogni fase del flusso di lavoro delle politiche, dalla stesura e il feedback alle approvazioni e alla pubblicazione. Puoi esplorare l'elenco completo delle funzionalità di Asana per vedere cosa è disponibile.

Attività e sottoattività: suddividi le politiche in parti più piccole, in modo da poter assegnare attività come la scrittura, la revisione e la pubblicazione separatamente.

Campi personalizzati: monitora il tipo di politica, la data di revisione o lo stato (bozza, in revisione, finale) con menu a discesa o campi di testo.

Vista del progetto: scegli tra più opzioni di layout per pianificare e monitorare il lavoro di sviluppo delle politiche, tra cui una vista elenco per i dettagli delle attività, una vista bacheca per le fasi del flusso di lavoro, una vista calendario per le scadenze chiave e una vista cronologia per le fasi di sequenziamento.

Approvazioni: aggiungi campi di approvazione alle attività in modo che i revisori possano approvare formalmente le bozze prima che vengano pubblicate.

Moduli: raccogli nuove richieste di politiche o suggerimenti di revisione dai dipendenti in un formato strutturato che alimenta il flusso di lavoro.

Allegati: incorpora documenti correlati, diagrammi di flusso o versioni precedenti direttamente nelle schede delle attività, in modo che la cronologia delle politiche rimanga centralizzata.

Integrazioni di Asana consigliate

Asana Connect si collega ai tuoi strumenti di uso quotidiano per semplificare il modo in cui scrivi, rivedi e condividi le politiche. Esplora l'elenco completo delle integrazioni per trovare le app che supportano il processo di definizione delle politiche, dall'archiviazione alla comunicazione.

Google Drive: allega documenti relativi alle politiche in tempo reale, in modo che il tuo team acceda sempre alla versione più recente.

Slack: invia aggiornamenti automatici di Asana ai canali Slack quando viene pubblicata una nuova politica o viene richiesto un feedback.

Dropbox: condividi e organizza i documenti delle procedure e le relative risorse per una facile consultazione.

Microsoft Teams: collabora alla pianificazione delle politiche sincronizzando le attività di Asana con le conversazioni di Teams.

Gmail: trasforma le email sulle modifiche alle politiche in attività di Asana per far avanzare il lavoro.

Domande frequenti sui modelli di piani di politiche e procedure