Un processo di onboarding solido è fondamentale per aiutare i nuovi assunti a lavorare al meglio. Scopri come creare un modello di piano di 30-60-90 giorni per guidarli durante i loro primi tre mesi in azienda.
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I primi tre mesi in azienda di un dipendente possono decidere le sue sorti nel nuovo ruolo. Infatti, una ricerca ha dimostrato che un solido processo di onboarding può migliorare la fidelizzazione dei dipendenti dell'82% e la produttività di oltre il 70%.
Se desideri creare un processo di onboarding efficace, avere un piano può essere d'aiuto. È qui che torna utile un piano di 30-60-90 giorni.
Un modello di piano di 30-60-90 giorni è uno schema riutilizzabile che funge da guida per i dipendenti durante i primi tre mesi nel nuovo posto di lavoro. È un tipo di check-list per l'onboarding che include tutto ciò che i nuovi membri del team dovrebbero fare e imparare e gli obiettivi da raggiungere mano a mano che si inseriscono nel ruolo. Con un modello di piano di 30-60-90 giorni, i nuovi dipendenti possono definire obiettivi raggiungibili, tenere traccia delle attività fondamentali portate a termine e ambientarsi gradualmente nel proprio ruolo.
Creando un modello del piano, puoi standardizzare il processo di onboarding del team e far sì che ogni nuovo dipendente possa prepararsi per lavorare al meglio. In questo modo avrai anche uno schema predefinito da utilizzare: invece di iniziare da zero ogni volta che arriva un nuovo dipendente, puoi copiare il modello, modificarlo in base alle necessità e avviare il processo di onboarding più rapidamente.
Il processo di onboarding non si svolge a compartimenti stagni, ma è un processo interfunzionale che coinvolge diversi membri del team e stakeholder e che si svolge in varie fasi. Durante il processo, i nuovi dipendenti devono partecipare a sessioni di formazione, instaurare rapporti, mettere in pratica abilità fondamentali e raccogliere feedback.
I documenti statici e i fogli di calcolo non offrono spazio a questo tipo di collaborazione, mentre una piattaforma di gestione del lavoro centralizza le attività di onboarding e la comunicazione. Ciò significa che i nuovi dipendenti avranno un unico posto in cui lavorare alle attività, fare domande e ricevere feedback, senza dover passare da uno strumento all'altro.
Di seguito elenchiamo cosa puoi fare creando un piano di 30-60-90 giorni in una piattaforma di gestione del lavoro.
Dare ai nuovi dipendenti un piano d'azione concreto per il primo giorno, la prima settimana e il primo mese nella nuova azienda.
Centralizzare i dettagli dell'onboarding, in modo che i nuovi dipendenti possano trovare facilmente in un unico posto le informazioni di cui hanno bisogno.
Definire obiettivi misurabili per ogni settimana e mese dell'onboarding.
Seguire in tempo reale il completamento delle attività da parte del nuovo dipendente.
Allegare alle attività documenti rilevanti e video di formazione.
Modificare le scadenze e gli obiettivi per adattarli alla velocità di onboarding del nuovo membro del team.
Agevolare la collaborazione tra il nuovo dipendente e gli stakeholder interfunzionali.
Fornire una roadmap omnicomprensiva di tutto ciò che i nuovi membri del team dovrebbero portare a termine entro i primi tre mesi.
Ogni nuovo dipendente ha le sue particolarità, di conseguenza un modello di piano di 30-60-90 giorni dovrebbe essere abbastanza generico da poter essere riutilizzato e personalizzato per ogni nuovo membro del team. Ciò significa che non si deve essere troppo specifici, ma bisogna pensare alle attività che tutti i nuovi dipendenti devono portare a termine nei primi 90 giorni, indipendentemente dal ruolo o dagli anni di esperienza. Spesso, ci sono cose come imparare la cultura aziendale e la mission, organizzare incontri per conoscere gli altri membri del team e definire gli obiettivi personali. Questo elenco di attività generiche costituirà la base del modello e da lì si potranno aggiungere compiti più specifici che siano adatti al ruolo del nuovo dipendente.
Di seguito ti mostriamo come strutturare il modello, dopo aver definito un'idea generale di ciò che i nuovi dipendenti dovrebbero portare a termine.
Dividi le attività di onboarding in sezioni. Per organizzare il tutto, crea sezioni separate nel modello per i primi 30, 60 e 90 giorni. Separare le attività fa sì che i nuovi dipendenti non si sentano oberati di lavoro e che i compiti siano distanziati l'uno dall'altro. In questo modo, i nuovi membri del team possono aumentare il carico di lavoro in maniera graduale.
Crea una sezione per i riferimenti. Durante l'onboarding, il nuovo dipendente vorrà salvare delle informazioni a cui fare riferimento più avanti. Crea uno spazio per fare in modo che tengano sotto controllo le informazioni importanti, ad esempio le procedure per richiedere i permessi retribuiti e i contatti del reparto IT.
Definisci dei traguardi per ogni periodo. Stabilisci in modo chiaro i traguardi che i dipendenti dovrebbero raggiungere alla fine del primo, secondo e terzo mese. Questi possono essere obiettivi di apprendimento o di prestazione, e non devono essere scolpiti nella pietra. Piuttosto, sono un modello che sia tu che i dipendenti potrete usare in futuro per stabilire delle metriche di successo più personalizzate. Quando arriva il momento, ricorda di definire degli obiettivi SMART, che siano specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e che abbiano una scadenza.
Identifica il contatto primario per ogni attività. Durante l'onboarding spesso si viene sommersi da una marea di nuove informazioni, ed è facile che il nuovo dipendente voglia avere delle spiegazioni mano a mano che le consulta. Per rendere il tutto più facile, aggiungi una spazio nel modello in cui indicare il punto di contatto per ogni attività. Ciò è particolarmente utile per l'onboarding da remoto, poiché i nuovi dipendenti non possono recarsi personalmente dal responsabile delle assunzioni per fare domande.
Vista cronologia. La vista cronologia è una vista di progetto in stile Gantt che visualizza tutte le tue attività in un grafico a barre orizzontali. Non solo potrai vedere le date di inizio e di fine di tutte le attività, ma anche le relative dipendenze. Con la vista cronologia, potrai monitorare con facilità le relazioni tra i vari elementi del tuo piano. Inoltre, quando tutto il tuo lavoro viene visualizzato in un unico posto, è facile identificare e risolvere i conflitti di dipendenza prima che si verifichino, per rispettare i tempi previsti per i tuoi obiettivi.
Traguardi. I traguardi costituiscono le tappe chiave del tuo progetto. La definizione dei traguardi intermedi del progetto consente di mantenere informati i membri del team e gli stakeholder sullo stato di avanzamento. Usa i traguardi come un'opportunità per festeggiare i piccoli successi lungo il percorso verso l'obiettivo principale del progetto.
Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.
Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo.
Zoom. Asana e Zoom collaborano per aiutare i team a organizzare riunioni più mirate e produttive. L'integrazione di Zoom + Asana semplifica la preparazione delle riunioni, consente di creare attività a partire dalle conversazioni e di accedere alle informazioni in un secondo momento. Le riunioni iniziano su Asana, dove la condivisione degli ordini del giorno dà visibilità e contesto a ciò che verrà discusso. Durante la riunione, i membri del team possono creare rapidamente attività su Zoom, in modo da non dimenticare nessun dettaglio e nessuna azione da attuare. Al termine della riunione, l'integrazione di Zoom + Asana consente di esportare in Asana le trascrizioni e le registrazioni, in modo che tutti i collaboratori e gli stakeholder possano rivederla quando necessario.
Vimeo. Un testo potrà anche arrivare dritto al punto, ma le parole scritte mancano di tono, emozione ed espressività. Con il servizio di videomessaggistica di Asana, sviluppato da Vimeo, puoi dare al tuo team tutto il contesto di cui ha bisogno, senza dover programmare una nuova riunione. Registra brevi videomessaggi riprendendo te, il tuo schermo o entrambi, quindi incorpora i video in attività, progetti, messaggi e commenti per fornire ulteriori informazioni e garantire chiarezza. Asana creerà automaticamente una trascrizione della registrazione, che potrà essere letta e cercata in qualsiasi momento. Lascia un feedback, fai domande e assegna attività, il tutto senza uscire da Asana.
Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.
Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.
Nei primi tre mesi, un nuovo dipendente dovrebbe familiarizzare con il nuovo ambiente di lavoro e apprendere le abilità necessarie per dare il meglio nel proprio ruolo. Anche se gli obiettivi specifici varieranno per ogni dipendente, di seguito ne elenchiamo alcuni ai quali puntare.
Studiare gli obiettivi, la mission e i valori aziendali.
Comprendere le responsabilità del ruolo.
Partecipare regolarmente a riunioni individuali con il nuovo responsabile.
Instaurare rapporti con altri membri del team e partner interfunzionali.
Definire obiettivi concreti per i prossimi 6-12 mesi.
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