Cost benefit analysis template

Digital cost benefit analysis templates are a useful framework to see if a new project or idea is viable. Learn how to create your own in a few simple steps, with Asana.

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Il processo decisionale è difficile. Soprattutto quando ti trovi di fronte a decisioni più importanti e di maggiore impatto, è facile pensarci troppo e dubitare di se stessi. Ma, per fortuna, strumenti e framework come le analisi costi-benefici possono esserti di aiuto. 

Un'analisi costi-benefici o CBA (dal termine inglese cost benefit analysis) digitale è simile a un elenco dei pro e contro in cui definisci i benefici previsti del lancio di un nuovo progetto, di una nuova idea o strategia, in rapporto ai costi. Ma, a differenza di quanto avviene con i fogli di carta, puoi creare un modello di analisi costi-benefici una volta, per poi riutilizzarlo e personalizzarlo per ogni nuova decisione, risparmiando così un sacco di tempo. 

Cos'è un modello di analisi costi-benefici?

Il tuo modello di analisi costi-benefici è uno strumento decisionale per la pianificazione dei progetti che ti aiuta a decidere se far avanzare o meno un progetto. Questo modello ti consente di visualizzare il confronto tra i costi totali (inclusi quelli inattesi) e i benefici totali, nel caso tu decida di portarlo avanti.

Il tuo modello di analisi costi-benefici è una lavagna vuota per ogni nuova idea di progetto. Con esso puoi determinare la fattibilità di qualsiasi progetto e decidere se valga la pena perseguirlo. L'uso di un modello ti evita di dover ogni volta ricreare da zero un'analisi e ti aiuta a scegliere la migliore linea d'azione sulla base di semplici calcoli matematici.

Perché è importante usare un modello di analisi costi-benefici

Non avrai bisogno di usare il tuo modello per ogni nuovo progetto. Per sfruttarlo al meglio, esegui un'analisi costi-benefici:

  • quando stai facendo il brainstorming su un nuovo prodotto, una nuova funzionalità o una nuova strategia

  • per decisioni aziendali ad alto impatto relative ai tuoi OKR e KPI

  • quando hai risorse o flussi di cassa limitati e hai difficoltà a decidere a cosa dare la priorità

Come creare un modello di analisi costi-benefici

Nel tuo modello avrai bisogno di spazio per calcolare i costi, i benefici e i rischi, in modo da determinare il valore monetario totale del tuo progetto. Assicurati di prestare attenzione ai benefici e ai costi immateriali che possono avere un impatto sui tuoi profitti, come le bollette del riscaldamento degli uffici durante il periodo invernale. 

Per semplificare la tua analisi costi-benefici, crea il tuo modello con un software di gestione dei progetti. Ciò può aiutarti a:

  • salvare il tuo modello e renderlo accessibile a tutti gli stakeholder

  • classificare ciascuna risorsa come costo o beneficio indiretto o diretto

  • dare un valore a ciascun elemento (inclusi i costi immateriali)

  • calcolare automaticamente il punto di pareggio e il rapporto di costo per ciascuna analisi

  • monitorare l'avanzamento delle tue analisi costi-benefici su qualsiasi arco di tempo

Input e output a confronto

In un'analisi costi-benefici: input = costi e output = benefici.

Nel tuo modello crea una sezione sia per gli input che per gli output. Per ottenere il costo totale del progetto, tieni conto sia dei costi che dei benefici, indiretti e diretti, ma anche dei rischi. Per esempio, se stai sviluppando un nuovo software, dovresti aggiungere sia gli elementi fisici necessari per la sua realizzazione (i computer e un team) che i costi potenziali, come l'aumento delle tariffe di connessione Wi-Fi.

Altri esempi di input:

  • salari per i nuovi membri del team

  • formazione o software a pagamento

  • costi di produzione

Altri esempi di output:

  • aumento della produzione del 10%

  • maggiore soddisfazione del cliente

  • aumento del fatturato

Potresti notare che alcuni dei tuoi costi e dei tuoi benefici non sono monetari. In questo caso, fai del tuo meglio per assegnare un importo in euro. Ad esempio, una maggiore soddisfazione dei clienti è legata a un aumento delle vendite. Sapendo questo, prova a fare una proiezione di quello che sarà l'incremento delle vendite nell'arco di un determinato periodo di tempo nel caso in cui tu riesca ad aumentare la soddisfazione dei clienti grazie al tuo nuovo progetto.

Quando dovresti usare il tuo modello di analisi costi-benefici?

Una volta creato, puoi utilizzare il tuo semplice modello ogni volta che hai bisogno di eseguire un'analisi costi-benefici. Ma i momenti migliori per farlo sono i seguenti:

  • prima di iniziare il ciclo di vita del progetto 

  • per creare una descrizione rivolta ai clienti dei livelli del tuo prodotto o servizio (vale a dire il piano tariffario che pubblichi sul tuo sito web o sui materiali di marketing)

  • per verificare se hai risorse disponibili per un progetto

  • quando hai bisogno di mostrare un ritorno sul tuo investimento

Funzionalità integrate

  • Vista Elenco. La vista Elenco è una visualizzazione a griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e tanto altro. Sviluppa una collaborazione senza sforzo offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

  • Obiettivi. Gli obiettivi su Asana ti collegano direttamente al lavoro che stai svolgendo per raggiungerli, in questo modo per i membri del team sarà più semplice vedere a cosa stanno lavorando. Il più delle volte i nostri obiettivi vivono separati dal lavoro necessario per raggiungerli. Se si collegano gli obiettivi del tuo team e quelli aziendali al lavoro che li supporta, i membri potranno disporre di approfondimenti in tempo reale e avere chiarezza su come il loro lavoro contribuisce al successo del team e dell'azienda. Di conseguenza, i membri del team potranno prendere decisioni migliori. Se necessario, potranno identificare i progetti che supportano la strategia aziendale e dare priorità al lavoro che fornisce risultati misurabili.

  • Automazione. Automatizza il lavoro manuale in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire la coerenza in tutta l'organizzazione.

App consigliate

  • Microsoft Teams. Con l'integrazione Microsoft Teams + Asana, puoi cercare e condividere le informazioni di cui hai bisogno senza uscire da Teams. Collega facilmente le conversazioni di Teams agli elementi utilizzabili su Asana. Inoltre, crea, assegna e visualizza le attività durante una riunione di Teams senza dover passare al browser.

  • Salesforce. Elimina i colli di bottiglia consentendo ai team delle vendite, di successo dei clienti e di servizio clienti di comunicare direttamente coi team di assistenza su Asana. Condividi allegati e crea attività da svolgere e monitorabili per le esigenze della fase di pre-vendita. Con Service Cloud, puoi collegare i team di implementazione e di servizio clienti con quelli di assistenza su Asana per offrire esperienze uniche ai clienti.

  • Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

Domande frequenti

What is a cost benefit analysis template?

A digital cost benefit analysis template is a reusable template to determine the direct and indirect costs, benefits, and risks of a potential project. When created with project management software, you can easily customize your CBA template to use for every new high-impact project.

What is the difference between a risk analysis and a cost benefit analysis?

A risk analysis looks solely at the risks of a possible project, whereas a cost benefit analysis looks at the costs, risks, and benefits associated with a project.

Do I need a cost benefit analysis template?

If you’re in project planning or project management, having a cost benefit analysis template will save you countless hours of administrative work. Once you’ve created your template, you can quickly and easily reuse it for every new project.

What are the benefits of using a cost benefit analysis template?

Cost benefit analysis templates are a structured way to help you make decisions. Before you give the final go ahead on a project, you can use a CBA template to review the impact it would have on your cash flow, and then decide if it feels worth it.

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