Come creare un programma giornaliero: modello ed esempi

A volte sembra che la giornata non abbia abbastanza ore. Quando ciò accade, può essere utile pensare a una giornata non come a una singola unità, ma come a blocchi di tempo di 24 ore. Separando ogni blocco, puoi dedicare un tempo specifico al lavoro, alla socializzazione, ai pasti e alla creatività.

Quando hai una chiara comprensione di come stai usando il tuo tempo, non avrai sempre la sensazione che ti manchi. Oggi imparerai l’importanza di un programma giornaliero per la gestione del tempo. Con la pianificazione giornaliera, puoi prepararti al successo, anche nei giorni in cui non ti senti così produttivo.

Cos’è un modello di agenda giornaliera?

Ogni giorno, esegui una serie di attività di routine, sia al lavoro che nella vita privata. Gestire questa lista di cose da fare a mente è estenuante e, il più delle volte, non ti aiuta a portare a termine il lavoro. È qui che entra in gioco la pianificazione giornaliera: puoi riservare del tempo nel tuo calendario giornaliero per tutto ciò che devi realizzare nelle prossime 24 ore. Puoi usare lo stesso schema per la tua agenda ogni giorno: un modello di agenda giornaliera. Quindi, puoi semplicemente copiare il modello, aggiornarlo con le attività del giorno e metterti al lavoro.

Se preferisci un'opzione più semplice che enfatizzi il completamento delle attività, prova a utilizzare un modello di checklist giornaliera per rendere le attività più gestibili.

Come creare un programma giornaliero in sei passaggi

Indipendentemente dallo strumento di pianificazione online che scegli, segui questi sei passaggi per creare un modello di agenda giornaliera organizzato e ben fatto.

1. Crea un elenco delle cose da fare

Prima di poter organizzare le tue attività, devi creare un elenco di tutte le cose che devi fare durante la giornata. Puoi aggiungere queste attività una per una alla tua app di pianificazione, in modo da sapere di averle registrate, oppure utilizzare una tecnica come il metodo Detto, fatto! per acquisire sistematicamente tutto ciò che devi fare. 

Includi le attività ricorrenti nel tuo elenco, come riunioni, esercizi e appuntamenti. Includi anche attività una tantum come scadenze o telefonate. Puoi decidere quanto specifica deve essere la tua lista di attività. Ad esempio, se vuoi includere "andare a pranzo" come attività ricorrente per aggiungere una struttura quotidiana, fallo.

Suggerimento: non è un problema se non conosci tutte le attività in programma per la settimana successiva. Puoi sempre aggiungere altre attività all’elenco man mano che si presentano. 

2. Assegna la priorità alle attività

Non preoccuparti se ti senti sopraffatto dopo aver creato la tua lista di cose da fare. La tua lista sarà più organizzata una volta che avrai assegnato le priorità. Quando dai priorità al lavoro, hai un'idea più chiara di ciò che deve essere fatto e quando. In questo modo, se ti sembra di non riuscire a completare tutte le attività in un dato giorno, puoi concentrarti su quelle con la priorità più alta, in altre parole, quelle che avranno l'impatto maggiore. 

Per assegnare la priorità al tuo lavoro, inizia contrassegnando ogni attività come priorità alta, media o bassa. Ecco alcune domande che puoi porti quando ordini le attività:

• Quali attività hanno scadenze rigide?

• Quali attività devo completare in giorni specifici?

• Quali attività mi creeranno stress se non le porto a termine presto?

• Quali attività voglio completare dopo?

• Quali attività possono aspettare?

Suggerimento: se hai attività che sono in conflitto tra loro, considera quale attività è più urgente. Per esempio, se un progetto è per un cliente e l'altro è per il tuo capo, è probabile che il progetto del cliente venga prima. Quando le scadenze sono in conflitto, chiedi aiuto ai membri del tuo team e al tuo responsabile. Verifica se ci sono attività che puoi delegare o posticipare.

3. Prendi nota delle scadenze

Se non l’hai già fatto, consulta la tua lista di cose da fare online e assicurati che ogni attività abbia una scadenza. Se non sai quale dovrebbe essere la scadenza, seleziona una data che abbia senso per ora: dopotutto, puoi sempre aggiornarla in seguito. 

Come le priorità, le scadenze ti indicano quali attività sono più importanti e quando devi completare il tuo lavoro. Senza scadenze chiare, potresti accidentalmente mancare una consegna, anche se avevi tutto il tempo per lavorarci. In effetti, i processi poco chiari sono il secondo fattore che contribuisce maggiormente al mancato rispetto delle scadenze.

Suggerimento: le scadenze non si applicano solo ai progetti di lavoro. Puoi creare le tue scadenze per le attività personali per assumerti le tue responsabilità. Per esempio, se hai intenzione di correre una mezza maratona, dovresti impostare delle scadenze di allenamento per quanti chilometri correre a settimana. Creando queste scadenze, puoi assicurarti di essere in forma quando arriverà il momento della gara.

4. Identifica gli eventi ricorrenti

Una volta annotate le scadenze nella tua lista di cose da fare online, evidenzia tutti gli eventi che si verificano su base ricorrente. Questi eventi possono includere riunioni settimanali del team, un club del libro mensile o telefonate con i clienti.

Quindi, utilizza un software di gestione dei progetti per programmare gli eventi ricorrenti nel tuo programma giornaliero. In questo modo, non dovrai tenere traccia della riprogrammazione degli elementi ogni settimana o mese. Un modello di pianificazione può rendere tutto ancora più semplice, offrendoti un framework strutturato e ripetibile per attività, turni o flussi di lavoro ricorrenti.

Suggerimento: questo è un buon momento per fare un rapido controllo dei tuoi eventi ricorrenti. C’è qualcosa che fai regolarmente che dovresti smettere di fare o delegare a qualcun altro? 

5. Ordina gli elementi per ora, priorità o Scadenza

È arrivato il grande momento: ora è il momento di prendere gli elementi della tua lista di cose da fare e ordinarli per giorno e ora. Puoi anche ordinare le attività quotidiane in base ad altre preferenze, come la priorità o la scadenza.

Quando aggiungi le attività al modello di pianificazione giornaliera, considera i passaggi che hai eseguito sopra. Le attività ad alta priorità dovrebbero essere svolte per prime, mentre quelle a bassa priorità possono essere svolte più tardi nel corso della giornata o della settimana. Distribuisci gli eventi ricorrenti nel modello di calendario di conseguenza. Man mano che la tua lista di cose da fare si riduce, il tuo ordine del giorno si riempie. 

Suggerimento: puoi passare dalla lista di cose da fare alla vista calendario per vedere quanto è pieno il tuo calendario. Se il tuo programma sembra troppo pieno, puoi aggiungere un passaggio aggiuntivo nel processo di pianificazione. Rimuovi tutte le attività che non ritieni necessarie, in modo da avere spazio per riposare o apportare modifiche.

6. Rimani flessibile

Ora che hai una visione chiara di come sarà il tuo programma giornaliero, puoi metterti al lavoro. È importante rimanere flessibili durante la giornata e la settimana, perché il programma iniziale probabilmente non corrisponderà esattamente a ciò che accadrà.

Il vantaggio di un'agenda digitale è che semplifica la pianificazione delle attività e rende meno gravose le modifiche future. La vita è imprevedibile e difficile da controllare. I clienti possono spostare le scadenze e le riunioni settimanali del lunedì possono essere spostate al mercoledì. Queste modifiche saranno meno stressanti quando sarai in grado di modificare il tuo calendario giornaliero con un semplice clic.

Suggerimento: puoi utilizzare un software di gestione dei progetti come strumento di pianificazione autonomo. La maggior parte dei software di gestione dei progetti si concentra sull'organizzazione, la personalizzazione e la visualizzazione. Se sfrutti queste funzionalità, puoi creare un’agenda giornaliera funzionale e flessibile.

Modello gratuito di agenda giornaliera

Puoi utilizzare il modello di agenda giornaliera riportato di seguito quando organizzi la tua lista di cose da fare. Se stai creando un modello di pianificazione settimanale, copia questo modello per ogni giorno della settimana.

Anche se questo modello di agenda giornaliera utilizza blocchi di tempo generali, puoi rendere il tuo programma più dettagliato se lo desideri. Ad esempio, puoi assegnare l'attività 1 tra le 7:00 e le 7:30 per praticare la meditazione mattutina. Un modello orario può aiutarti a sviluppare buone abitudini e a responsabilizzarti per i tuoi obiettivi.

Come usare un modello di agenda giornaliera

La creazione di un programma giornaliero può trasformare il modo in cui gestisci il tuo tempo, aumentare la produttività e ridurre lo stress. Un modello di agenda giornaliera funge da guida strutturata che ti consente di delineare le attività e gli appuntamenti in modo sistematico. 

Questa guida ti illustrerà come utilizzare efficacemente un modello di agenda giornaliera, per sfruttare al meglio la tua giornata.

Scegli il modello giusto

Identificare il modello di agenda giornaliera più adatto è il primo passo verso la creazione di un programma in linea con il tuo stile di vita e i tuoi obiettivi. Considera quale formato è più adatto a te, che si tratti di un semplice modello di lista di cose da fare, di un'app per dispositivi mobili per la pianificazione settimanale o di un modello di agenda giornaliera stampabile.

Esempio

Se sei uno studente, potresti preferire un modello di agenda giornaliera che includa sezioni per l’orario delle lezioni, le sessioni di studio e le pause. In alternativa, un professionista potrebbe optare per un modello di pianificazione giornaliera con una ripartizione oraria per gestire in modo efficiente riunioni, programmi del progetto, elenchi di attività quotidiane ed email.

Personalizza in base alle tue esigenze

Una volta selezionato un modello, il passaggio successivo è personalizzarlo per adattarlo alla tua routine quotidiana. Ciò significa aggiungere o rimuovere sezioni in base alle tue esigenze specifiche, assicurandoti che sia uno strumento funzionale su cui puoi fare affidamento ogni giorno.

Potresti volere un modello di agenda giornaliera con un design minimalista e opzioni per il bullet journaling. O forse un'agenda giornaliera basata su cloud con integrazioni per Slack, Documenti Google e Fogli Google, caratteri personalizzabili per diverse attività quotidiane, spazi per inserire il logo della tua azienda e notifiche di promemoria o adesivi per compleanni e festività.

Esempio

Immagina di essere un libero professionista con orari di lavoro flessibili. Puoi personalizzare il tuo modello di pianificazione giornaliera per includere il blocco di fasce orarie per il lavoro dei clienti, i progetti personali, le attività importanti e le attività amministrative. Questa personalizzazione rende il tuo programma un potente strumento per bilanciare diverse attività quotidiane e vari flussi di lavoro.

Dai priorità alle attività importanti

Decidi quali attività sono più importanti e assegna loro intervalli di tempo di conseguenza. In questo modo ti concentrerai sugli elementi ad alta priorità che contribuiscono in modo significativo ai tuoi obiettivi.

Esempio

Per esempio, se completare un resoconto di progetto è la tua priorità principale per la giornata, pianificalo durante le ore di lavoro più produttive. In questo modo, ti assicuri di dedicare la tua migliore energia e concentrazione a questa attività critica. In questo modo, la qualità del tuo lavoro e la tua efficienza aumenteranno.

Incorporare pause

Inserire delle pause nel tuo modello di agenda giornaliera ti aiuta a mantenere la produttività e il benessere. Le pause prevengono il burnout, rinfrescano la mente e aumentano la creatività. Sono una componente vitale della tua routine quotidiana.

Esempio

Considera uno scenario in cui lavori da Home. Potresti programmare brevi pause ogni ora per sgranchirti, prendere una tazza di tè, controllare i tuoi social media o uscire a prendere una boccata d’aria. Queste pause aiutano a liberare la mente e rendono più facile affrontare ogni elemento del tuo ordine del giorno con rinnovata energia e concentrazione.

Rivedi e modifica regolarmente

Un programma giornaliero non è scolpito nella pietra. È importante rivederlo e modificarlo regolarmente in base alle mutevoli priorità, scadenze e impegni personali. Questa flessibilità ti consente di rispettare la tabella di marcia, anche quando si verificano eventi imprevisti.

Esempio

Rivedi le tue attività quotidiane dell'intera settimana per vedere cosa ha funzionato bene e cosa no. Forse hai scoperto di essere più produttivo al mattino che al pomeriggio. Utilizza questi approfondimenti per modificare il tuo programma orario per la settimana successiva, dando la priorità alle attività importanti al mattino.

Rifletti sulla tua giornata

La riflessione è un potente strumento per il miglioramento continuo. Alla fine della giornata, prenditi qualche momento per riflettere sulle tue attività quotidiane, su ciò che hai realizzato e sulle sfide che hai incontrato. Questo può aiutarti ad apportare modifiche al modello di agenda giornaliera per un uso futuro.

Esempio

Se hai notato che una determinata attività ha richiesto più tempo del previsto, valuta la possibilità di dedicare più tempo ad attività simili in futuro. In alternativa, se hai realizzato più del previsto, pensa a come sfruttare questa efficienza nei tuoi prossimi programmi del progetto.

L'utilizzo efficace di un modello di agenda giornaliera richiede un po' di tentativi ed errori, ma con questi passaggi puoi creare una routine quotidiana che aumenta la tua produttività e ti aiuta a gestire meglio il tuo tempo. Ricorda, l'obiettivo è quello di far funzionare l'ordine del giorno a tuo favore, non il contrario.

Tre modi per organizzare il tuo modello di pianificazione giornaliera

Esistono diversi modi per organizzare il tuo modello di pianificazione giornaliera. Potresti preferire concentrarti su un intervallo di tempo quando lavori, oppure potresti essere più orientato alle attività. Considera le opzioni per formattare il tuo programma giornaliero riportate di seguito:

Orario

Un'agenda oraria è la disposizione tradizionale di un'agenda giornaliera. Per creare un programma orario, segui i passaggi precedenti e assegna gli orari per le attività importanti. Questo programma fornisce una struttura chiara per ogni parte della giornata. Inoltre, puoi anche pianificare gli impegni al di fuori del lavoro, come un appuntamento dal medico dopo l'orario di lavoro. 

Per priorità

Se preferisci un programma giornaliero non a ore, puoi elencare le tue attività in base alla priorità e lavorare partendo da questo elenco durante la giornata. Può sembrare una semplice lista di cose da fare, ma dovrai comunque modificare le priorità per la giornata che hai davanti. Ad esempio, le tue priorità cambieranno in base a riunioni, commissioni, eventi e appuntamenti che si verificano quel giorno.

Di seguito, vedrai un programma giornaliero ordinato per priorità utilizzando il software di gestione del lavoro di Asana:

Per scadenza

Ordinare l'ordine del giorno in base alle scadenze può portare un senso di urgenza alla tua giornata. Vedere quali progetti sono in scadenza ti dirà cosa dovrebbe venire prima nella tua agenda giornaliera. Come l'elenco delle priorità, anche l'elenco delle scadenze cambierà ogni giorno. Ogni mattina, dovrai valutare la tua lista di cose da fare e inserire eventuali eventi ricorrenti o impegni una tantum.

Scegliere il miglior modello di agenda giornaliera

La gamma di modelli di pianificazione giornaliera disponibili è così vasta che non sai quale scegliere? Trovare il modello perfetto può semplificare la tua giornata, aumentare la produttività e rendere la gestione del tempo un gioco da ragazzi.

Scopri come fare questa scelta considerando le tue abitudini quotidiane, le tue preferenze e la complessità del tuo programma di lavoro. Comprendere il proprio flusso di lavoro è fondamentale per selezionare un modello di agenda giornaliera che migliori la produttività e si adatti perfettamente alla tua vita.

Modelli di agenda giornaliera cartacei e digitali a confronto

La scelta tra un modello di agenda giornaliera cartaceo e uno digitale non è solo una questione di preferenza; riflette il tuo flusso di lavoro personale e il modo in cui interagisci con le tue attività e i tuoi appuntamenti durante la giornata.

Modelli di agenda giornaliera cartacei

I modelli di agenda giornaliera stampabili offrono un'esperienza tangibile che molti trovano soddisfacente. Annotare le attività può aiutarti a memorizzare le informazioni e darti la libertà di scarabocchiare, evidenziare e spuntare fisicamente le attività completate, il che può essere incredibilmente gratificante.

I planner cartacei sono ideali per chi apprezza una pausa dagli schermi e ama scrivere per organizzare i propri pensieri e impegni.

Modelli di agenda giornaliera digitale

D'altra parte, i modelli di agenda giornaliera digitale si rivolgono alle persone esperte di tecnologia che apprezzano la comodità e l'efficienza. Con i modelli digitali, hai la possibilità di sincronizzare il tuo programma su tutti i dispositivi, assicurandoti di avere sempre accesso ai tuoi piani ovunque ti trovi.

I planner digitali possono essere facilmente modificati, offrire promemoria e integrarsi con altre app e strumenti che utilizzi. Questo li rende una risorsa preziosa per chi si destreggia tra più progetti o ha uno stile di vita frenetico.

App e strumenti

Una volta deciso il formato del tuo planner giornaliero, il passaggio successivo è scegliere le app e gli strumenti specifici che ti serviranno meglio. Il mondo della pianificazione digitale è vasto, con opzioni che vanno da semplici app per la creazione di liste di cose da fare a sistemi di pianificazione completi che si integrano con email, calendario e strumenti di project management.

Per chi preferisce le soluzioni digitali, app come Asana offrono una potente personalizzazione, da semplici voci di data e ora a complesse funzionalità di pianificazione dei progetti. Questi strumenti possono aiutarti a gestire non solo il tuo programma giornaliero, ma anche il flusso di lavoro complessivo del progetto e gli obiettivi di vita.

A differenza di un programma giornaliero scritto, un’app di pianificazione offre i seguenti vantaggi:

• Dà la priorità ad attività ed eventi

• Offre spazio per il contesto

• È condivisibile con i membri del team

• È sempre accessibile online

• Consente di creare più calendari in un unico posto

Per scegliere il modello di agenda giornaliera più adatto a te, devi comprendere il tuo flusso di produttività personale e abbinarlo agli strumenti giusti.

Se stai cercando uno strumento di pianificazione online, prova Asana. Asana è una piattaforma di gestione del lavoro che ti aiuta a organizzare il tuo lavoro, in modo da sapere cosa deve essere fatto e quando deve essere fatto.

Perché è importante un programma giornaliero?

Quando crei un programma giornaliero, non ti limiti a delineare le attività della giornata. Un modello di agenda giornaliera può migliorare la tua mentalità, aiutarti a prepararti per i prossimi eventi e definire il resto della tua settimana.

Ecco alcuni vantaggi della creazione di un’agenda giornaliera:

• Crea buone abitudini

• Crea struttura

• Previene la procrastinazione

• Aumenta la produttività

• Riduce lo stress

• Fanno risparmiare tempo

• Aumenta la concentrazione

Ricerche mostrano che le routine giovano al nostro benessere. "Svolgere attività di routine riduce lo stress, perché la situazione sembra più controllabile e prevedibile", afferma Indumathi Bendi, medico di base presso Piedmont. "La preparazione è un modo fondamentale per prevenire lo stress."

Gestisci al meglio il tempo con un modello di agenda giornaliera

Creare un programma giornaliero è un ottimo modo per padroneggiare la gestione del tempo e avere un maggiore controllo sulla tua vita. Con il giusto planner giornaliero, la tua giornata sarà strutturata, ma avrai comunque la flessibilità di apportare modifiche quando necessario. 

Quando utilizzi un software di gestione dei progetti, non devi scegliere come organizzare la tua agenda giornaliera. Se vuoi vedere il tuo programma ordinato per scadenza o priorità, attiva o disattiva ciascuna opzione nella parte superiore della pagina. Puoi anche visualizzare il tuo programma come un calendario mensile e collaborare con i membri del team sui loro calendari.