Checklist della giornata

Inizi la giornata con le migliori intenzioni, ma all’ora di pranzo la tua lista di cose da fare è sepolta sotto notifiche di Slack, riunioni dell’ultimo minuto e priorità mutevoli. Quella sensazione a fine giornata, quando non riesci a ricordare cosa hai effettivamente fatto, può compromettere la produttività e il morale. La soluzione? Un modello di checklist giornaliera che riporta le tue attività, ti responsabilizza e ti offre una panoramica organizzata dell'avanzamento.

Questo modello organizza le tue attività quotidiane in un formato ripetibile che puoi modificare per qualsiasi routine, progetto o flusso di lavoro del team. Che tu abbia bisogno di un modello di lista di controllo giornaliera per la pianificazione personale o di un elenco di attività per le attività ricorrenti del tuo team, questo modello di Asana flessibile e condivisibile ti aiuta a semplificare la tua giornata. Puoi monitorare le attività completate, impostare le date di scadenza e utilizzare campi personalizzati o caselle di controllo per visualizzare l'avanzamento in tempo reale.

Chi trae vantaggio dai modelli di checklist giornaliera?

Uno dei nostri responsabili di progettazione utilizzava un modello di lista di cose da fare, ma le attività venivano costantemente trascurate e il lavoro creativo veniva messo da parte. Una volta passato a questo modello di checklist giornaliera su Asana, le revisioni sono state eseguite nei tempi previsti e il suo team ha finalmente avuto il respiro necessario per svolgere al meglio il suo lavoro di progettazione.

Un modello di checklist giornaliera aiuta i singoli e i team a concentrarsi su ciò che conta di più, organizzando il lavoro in rapida evoluzione. Chiarisce le priorità, assegna le azioni da attuare e sostituisce le note adesive, i fogli di calcolo e i formati PDF stampabili gratuiti ormai obsoleti. Questo modello personalizzabile si adatta a ogni tipo di flusso di lavoro, anche a checklist per l’onboarding, checklist per la pulizia delle strutture o routine di cura personale.

Modelli facili da usare come questo sono utili per le persone che gestiscono flussi di lavoro condivisi, come i responsabili di ufficio, i programmatori di contenuti, i team IT o chiunque si destreggi tra le attività quotidiane di più stakeholder. Poiché è flessibile e personalizzabile, si adatta alle routine in qualsiasi campo, tra cui sanità, istruzione, vendita al dettaglio e lavoro da remoto.

Perché usare il modello di checklist giornaliera di Asana?

Uno dei nostri responsabili delle operazioni ha affermato che questa è stata la prima checklist che non si è persa in una scheda di un foglio di calcolo o nella posta in arrivo di qualcuno. "Ora", ha detto, "mi basta aprire la vista del progetto per sapere cosa è stato fatto e cosa resta da fare".

Questo modello gratuito di checklist giornaliera è più di un semplice elenco: è un flusso di lavoro visivo e attuabile che si adatta alle tue esigenze. Puoi assegnare titolari, allegare file, impostare promemoria e automatizzare le attività ricorrenti, il tutto in un unico posto. Che tu stia gestendo la tua lista di cose da fare o creando una routine per un intero team, Asana trasforma le checklist in flussi di lavoro.

Vantaggi principali:

• Crea coerenza con un modello di checklist per la routine quotidiana ripetibile.

• Assegna attività con date di scadenza e titolari, per aumentare la responsabilità.

• Personalizza campi, caselle di controllo ed etichette in base alle esigenze della tua checklist di attività.

• Collega le sottoattività a obiettivi, progetti o checklist settimanali più ampi.

• Elimina il lavoro improduttivo con le automazioni che si ripristinano giornalmente o settimanalmente.

Come usare questo modello di checklist giornaliera

Abbiamo progettato questo modello per essere facile da usare e semplice da condividere. Puoi copiarlo in qualsiasi progetto, adattarlo per uso personale o del team e modificare campi come le date di scadenza o le priorità.

Questa checklist è strutturata in sezioni chiave: Elenco attività, Attività prioritarie, Assegnazione del tempo, Strumenti e risorse e Revisione e modifiche. Ogni sezione è già disposta nella vista elenco di Asana per facilità di utilizzo. Puoi anche passare da una vista all'altra, ad esempio calendario, bacheca o cronologia, in base al tuo stile di lavoro preferito.

Passaggio 1: crea il tuo elenco di attività quotidiane

Inizia annotando tutto ciò che in genere accade durante la tua giornata, dalle riunioni del team agli aggiornamenti con i clienti. Pensa a risultati finali ricorrenti, resoconti giornalieri, pulizia della posta in arrivo o mansioni amministrative. Avere tutti questi elementi raccolti in un unico posto getta le basi per un flusso di lavoro quotidiano affidabile.

Successivamente, trasferisci questi elementi nel tuo modello di Asana utilizzando singole attività o sottoattività. Questo approccio offre a ciascuna attività uno spazio dedicato per monitorare l’avanzamento, impostare le scadenze e aggiungere note. Ad esempio, un responsabile marketing potrebbe includere attività come "Controllare la dashboard di analisi" o "Rivedere le risorse della campagna".

Nel modello, questo corrisponde alla sezione "Elenco attività". È la tua area di raccolta generale per tutto il potenziale lavoro quotidiano. Man mano che le attività si accumulano qui, sposterai quelle più urgenti nella sezione successiva.

Passaggio 2: organizza le attività per categoria o tempo

Puoi ordinare le attività in base all’orario (mattina, mezzogiorno, sera) o alla funzione (lavoro per i clienti, amministrazione, comunicazione con il team). L'organizzazione per categoria ti aiuta a prepararti mentalmente per diversi tipi di attività e riduce la necessità di cambiare contesto. Inoltre, semplifica la scansione della checklist a colpo d’occhio.

Su Asana, usa la sezione "Attività con priorità" per spostare le attività urgenti o di grande impatto fuori dal backlog. Questa sezione ti aiuta a concentrarti su ciò che è più importante in questo momento. Funziona particolarmente bene se abbinata a date di scadenza e campi di priorità.

Passaggio 3: assegna le attività e le date di scadenza

Per le checklist collaborative, l'assegnazione di attività ai singoli colleghi del team offre visibilità e responsabilità. Utilizza le date e le ore di scadenza se alcune attività devono essere completate entro un determinato periodo di tempo. Questo è particolarmente utile per le attività ricorrenti, come l'invio di resoconti o la preparazione delle riunioni.

Per migliorare il monitoraggio, puoi anche utilizzare campi personalizzati come livello di priorità, tipo di attività o stima del tempo. Queste etichette aiutano i membri del team a classificare il lavoro e a gestire la giornata in modo efficace. Per esempio, un responsabile del prodotto potrebbe assegnare un campo "Priorità alta" a "risolvere i ticket di bug aperti".

La sezione "Allocazione del tempo" può supportare questo processo. Usala per visualizzare il tempo necessario per le attività o per raggruppare gli elementi per blocchi di lavoro. Ad esempio, puoi programmare 90 minuti di deep work prima di pranzo e riservare le attività amministrative per il pomeriggio.

Passaggio 4: monitora l’avanzamento e le attività completate

Mentre lavori sulla tua checklist, contrassegna ogni attività come completata utilizzando la funzione di casella di controllo o il campo di stato. Ciò mantiene il tuo flusso di lavoro organizzato e fornisce un soddisfacente senso di avanzamento. Puoi anche aggiungere commenti o allegare file pertinenti direttamente a ogni attività.

Rivedi ciò che hai realizzato e ciò che non hai fatto. Utilizza i filtri per visualizzare solo le attività non completate, quindi riprogrammale o riassegnale in base alle esigenze. Utilizza la sezione "Revisione e modifiche" nella parte inferiore del modello per monitorare ciò che è rimasto incompiuto, pianificare il giorno successivo o annotare gli ostacoli. È anche un ottimo posto dove aggiungere commenti retrospettivi o osservazioni sulle prestazioni.

Passaggio 5: personalizza e automatizza

Modifica il layout, i campi e le notifiche della checklist in base al tuo flusso di lavoro. Potresti voler aggiungere dipendenze tra le attività, impostazioni ricorrenti o etichette con codice colore per migliorare l'organizzazione. Queste semplici modifiche rendono la tua checklist delle cose da fare personalizzata, piuttosto che generica.

Quindi, utilizza le funzionalità di automazione di Asana per ridurre la manutenzione manuale. Per esempio, imposta una regola che cancella automaticamente le attività completate alla fine di ogni giornata o duplica la checklist per la giornata lavorativa successiva. In questo modo, la tua checklist verrà ripristinata senza aggiungere ulteriore lavoro.

Puoi anche espandere la sezione "Strumenti e risorse" per accedere rapidamente a link, procedure operative standard o altra documentazione. In questo modo, centralizzerai tutto ciò di cui hai bisogno per completare la checklist. Niente più salti tra le schede o PDF persi. Prendi in considerazione la possibilità di fissare i file chiave o incorporare le dashboard pertinenti utilizzando le schede File o Panoramica.

Funzionalità della checklist di Asana

Le funzionalità sono strumenti integrati che adattano questo modello di checklist giornaliera al tuo flusso di lavoro. Abbiamo scelto alcune delle nostre preferite, ma puoi consultare l’elenco completo delle funzionalità qui.

Attività ricorrenti

Imposta le attività in modo che si ripetano giornalmente, settimanalmente o in base a programmi personalizzati. Sono perfette per i controlli, la manutenzione o i promemoria per la cura di sé. Asana creerà automaticamente una nuova attività dopo che una è stata contrassegnata come completata.

Campi personalizzati

Aggiungi contesto a ogni attività utilizzando elenchi a discesa, etichette o caselle di controllo. Monitora aspetti come urgenza, stato o posizione con segnali visivi che ti aiutano ad agire rapidamente.

Dipendenze delle attività

Utilizza le dipendenze per segnalare quali attività dipendono da altre. Questa funzionalità è utile se la tua checklist giornaliera include passaggi che devono essere completati in un ordine specifico, come la raccolta dei dati prima della segnalazione.

Viste di progetto

Passa dalla vista elenco a quella bacheca e calendario, in base alle tue preferenze. Usa il calendario per la pianificazione visiva o la bacheca per gestire le categorie di attività, come un modello di checklist stampabile, ma in un formato dinamico e digitale.

Regole e automazione

Automatizza le azioni di routine come l’assegnazione delle attività, l’impostazione delle date di scadenza o lo spostamento degli elementi quando vengono contrassegnati come completati. Queste automazioni aiutano a ridurre il lavoro manuale e a mantenere l'elenco organizzato.

Integrazioni consigliate

Le integrazioni sono app che si collegano ad Asana per semplificare il lavoro. Ti aiutano a sincronizzare gli strumenti, a ridurre il passaggio da una scheda all'altra e a raccogliere gli aggiornamenti in un unico posto. Consulta la galleria delle app per un elenco completo.

Google calendario

Sincronizza la tua lista di cose da fare con il tuo calendario. Puoi vedere le attività in scadenza accanto alle riunioni o bloccare del tempo per completare le attività importanti.

Slack

Trasforma i messaggi in azioni da attuare e aggiorna i colleghi del team senza uscire da Slack. Utile per i flussi di lavoro di routine quotidiani condivisi o per l’assegnazione rapida delle attività.

Zapier

Crea zap che aggiungono automaticamente elementi alle checklist in base a trigger, come l’invio di moduli o email. Ideale per automatizzare liste della spesa, pianificazione di eventi o checklist di viaggio.

Fogli Google

Esporta la tua checklist per il backup, la creazione di resoconti o la stampa. Ideale per i team che desiderano un modello di checklist delle attività quotidiane in formato Excel o Documenti Google.

Clockify

Usa l’IA per riservare del tempo per le attività nella tua lista. Questa integrazione è utile per i team che utilizzano il timeboxing o che hanno bisogno di proteggere il tempo di concentrazione.

Domande frequenti sui modelli di checklist giornaliere