Programmazione

La gestione del tempo non dovrebbe sembrare un lavoro a tempo pieno. Che tu stia pianificando la tua giornata lavorativa, coordinando i programmi del team o organizzando le attività quotidiane, un modello di pianificazione può aiutarti a ottenere il massimo da ogni ora. I modelli versatili di Asana sono adatti a tutto, dagli orari delle lezioni e la routine personale al coordinamento del team, in modo da poter creare un sistema che si adatti alla tua giornata, a modo tuo.

Per chi è perfetto questo modello di agenda

Molti team ci hanno raccontato di aver migliorato la loro produttività semplicemente adottando un sistema di pianificazione più intenzionale. Il titolare di una piccola azienda ha affermato che il programma dei suoi dipendenti veniva pubblicato su una lavagna nella sala relax, ma le modifiche mancanti causavano problemi. Ora, invece, utilizza un modello di pianificazione di Asana, in modo che il team possa visualizzare gli aggiornamenti e scambiarsi i turni sui propri telefoni.

Questo modello di pianificazione è ideale per:

• Project manager che hanno bisogno di un modo strutturato per pianificare le attività settimanali e le date di scadenza.

• Team operativi che coordinano i programmi dei dipendenti o i flussi di lavoro giornalieri.

• Studenti e insegnanti che creano un modello di programma delle lezioni ricorrente.

• Team che lavorano da remoto, che devono sincronizzarsi in fusi orari diversi e gestire le attività.

• Appaltatori o team sul campo che utilizzano un modello di programma di costruzione per coordinare i programmi di lavoro e le cronologie dei progetti.

• Famiglie che organizzano programmi di pulizia o faccende domestiche.

• Personal trainer e coach che creano programmi di allenamento per i clienti o programmi di allenamento per programmi sportivi.

Che tu stia organizzando le routine quotidiane, gestendo una famiglia o coordinando i progetti del team, questo modello è adatto per programmi semplici e sufficientemente personalizzabile per supportare flussi di lavoro complessi.

Perché usare un modello di pianificazione di Asana?

Lo abbiamo creato per risolvere un problema che sentiamo continuamente: "So cosa devo fare, ma non so quando farlo". Questo divario può portare al mancato rispetto delle scadenze e a una costante sensazione di affannarsi per tenere il passo. Un modello di pianificazione digitale colma questa lacuna, mantenendo te e il tuo team organizzati, evitando scadenze mancate e aiutandovi a definire le priorità delle attività in modo più efficace.

Le aziende che utilizzano Asana spesso segnalano tempi di consegna più rapidi, meno riunioni riprogrammate e una comprensione più chiara di chi sta lavorando a cosa. Ciò significa meno ritardi e più progetti consegnati in tempo e al di sotto del budget.

Ecco perché l'utilizzo di un modello ripetibile funziona:

• Pianifica più velocemente con una struttura integrata utilizzando i modelli di Asana per i programmi giornalieri, settimanali o mensili.

• Riduci i conflitti di pianificazione con le ore di scadenza e le dipendenze delle attività di Asana.

• Visualizza le tue attività con viste calendario e cronologia a colori che rivelano lacune e sovrapposizioni.

• Personalizza qualsiasi flusso di lavoro, dalle routine di allenamento ai calendari dei social media, direttamente su Asana.

• Collabora in tempo reale assegnando il lavoro e condividendo gli aggiornamenti su Asana.

• Adattalo a qualsiasi intervallo di tempo utilizzandolo come modello di agenda giornaliera, modello di programma settimanale o modello di calendario mensile.

Come utilizzare questo modello di pianificazione

Il modello di pianificazione del lavoro offre al tuo team un modo semplice per organizzare le attività, gestire il tempo e mantenere chiare le responsabilità. Segui questi passaggi per creare un programma che supporti sia la produttività che la responsabilità.

1. Duplica il modello e configuralo

Clicca su "Usa modello" per creare la tua copia su Asana. Assegna al progetto un nome che corrisponda al tuo flusso di lavoro, ad esempio "Calendario dei social media", "Programma del team" o "La mia routine mattutina". Un nome chiaro aiuta tutti i colleghi del team a capire cosa rappresenta il programma.

Una volta creato il progetto, aggiungi una breve descrizione che ne illustri lo scopo. Quando il programma ha un contesto, i colleghi del team capiscono perché esistono le attività e come utilizzare il modello in modo efficace.

2. Dai un nome alle attività e organizzale

Scrivi titoli di attività che descrivano esattamente cosa succede durante ogni blocco di tempo. Includi dettagli come date di inizio, orari e brevi descrizioni, in modo che i colleghi del team sappiano cosa aspettarsi. Una denominazione chiara riduce il rischio di confusione.

Organizza le attività in modo che il flusso sia facile da analizzare. I team spesso raggruppano le priorità mattutine, mentre i progetti personali o le attività amministrative vengono inserite più avanti nel programma. Un'organizzazione logica rende il modello più utile ogni giorno.

3. Assegna il lavoro e imposta le ore di scadenza

Assegna ogni attività a un collega del team specifico, per rendere visibile la responsabilità. Utilizza le ore di scadenza quando le attività devono svolgersi a orari precisi, come riunioni o scadenze. Questo approccio garantisce che nessuno si dimentichi delle responsabilità urgenti.

Quando assegni il lavoro in modo chiaro, i membri del team comprendono le aspettative. I manager possono anche vedere a chi appartiene ogni blocco di tempo, il che aiuta a bilanciare i carichi di lavoro in tutta la pianificazione.

4. Raggruppa le attività in base al flusso di lavoro

Suddividi le attività in categorie che riflettono il modo in cui lavora il tuo team. Puoi raggrupparle per giorni della settimana, tipo di progetto o categoria di attività, ad esempio Riunioni, Tempo di concentrazione o Amministrazione. In questo modo, creerai un programma che corrisponde al modo in cui il tuo team pensa e opera.

Raggruppare le attività in questo modo aiuta anche a identificare i modelli. Ad esempio, un manager che nota troppe riunioni in una categoria può intervenire per proteggere il tempo di concentrazione.

5. Personalizza con i campi personalizzati

Aggiungi campi personalizzati per acquisire dettagli che vanno oltre i nomi delle attività di base. Campi come "Priorità", "Tipo di lavoro" o "Stima del tempo" rendono il programma più fruibile. Questi campi forniscono ai manager approfondimenti sull’impegno richiesto e aiutano i colleghi del team a organizzare le attività.

La personalizzazione supporta anche la flessibilità. Man mano che il tuo programma cambia, puoi aggiornare i campi per riflettere le mutevoli priorità o le nuove categorie, mantenendo il modello adattabile nel tempo.

6. Scegli la vista giusta

Passa dalla vista calendario alla vista elenco per visualizzare il tuo programma da diverse prospettive. La vista calendario mostra come il lavoro si adatta alle date, mentre la vista elenco crea un formato chiaro per la lista di cose da fare. Entrambe le viste supportano stili di lavoro diversi.

I team possono anche provare la vista cronologia o bacheca. Ad esempio, la cronologia aiuta un team di progetto a visualizzare le dipendenze, mentre la vista bacheca è ideale per la gestione dei turni o delle attività ricorrenti.

7. Tieni tutto in un unico posto

Usa la scheda Dashboard per controllare l’avanzamento del tuo programma. Dashboard ti offre visibilità sulla quantità di lavoro completata e su ciò che richiede ancora attenzione.

Sfrutta le schede Messaggi e File per centralizzare la comunicazione e la documentazione. Quando le conversazioni e i file si trovano nello stesso progetto, la pianificazione diventa un hub completo anziché un semplice elenco di attività.

Funzionalità di Asana sviluppate per la pianificazione

La pianificazione non deve essere per forza un’impresa impossibile. Puoi personalizzare il tuo modello di pianificazione con qualsiasi funzionalità di Asana, ma queste sono quelle a cui i nostri team si rivolgono più spesso.

• Traguardi e obiettivi: evidenzia gli obiettivi o i check point importanti nella pianificazione. Ideale per la pianificazione settimanale, gli eventi o il monitoraggio a lungo termine.

• Vista calendario: visualizza tutte le attività programmate per giorno, settimana o mese. Ideale per il time blocking e la pianificazione visiva.

• Vista cronologia: un layout in stile Gantt è ideale per monitorare flussi di lavoro più lunghi o dipendenti, come la pianificazione di costruzioni o eventi.

• Attività ricorrenti: automatizza le attività ripetitive, come quelle giornaliere o le routine di pulizia settimanali.

• Asana AI: velocizza la pianificazione con la generazione di attività basata sull’IA, i suggerimenti sulle scadenze e la creazione di flussi di lavoro intelligenti.

• Monitoraggio del tempo: pianifica le attività fino all’ora per gestire le ore di lavoro ed evitare conflitti.

• Dipendenze: imposta le relazioni tra le attività, in modo che le persone sappiano cosa deve accadere prima.

Che tu stia suddividendo il tempo in blocchi di ore o organizzando le attività in base ai giorni della settimana, gli strumenti di Asana possono aiutarti a mantenere la concentrazione e la flessibilità.

Integrazioni consigliate

Puoi collegare questo modello di programma al software e agli strumenti che già utilizzi, come calendari, videoconferenze o strumenti di monitoraggio del tempo, in modo che tutto sia sincronizzato senza dover copiare e incollare. Le integrazioni semplificano il lavoro su tutte le piattaforme, aggiornando il programma in caso di cambiamenti. Scopri di più nella directory delle app di Asana.

• Calendario di Microsoft Outlook: sincronizza le attività con il tuo calendario di Outlook per pianificare le riunioni e gestire la disponibilità.

• Time Doctor: monitora automaticamente il tempo necessario per le attività e registra le ore fatturabili direttamente da Asana.

• Toggl Track: monitora il tempo dedicato alle attività pianificate per migliorare la pianificazione e la visibilità. Ideale per gli audit del tempo o la fatturazione dei clienti.

• Notion: collega le pagine di Notion alle attività di Asana per allineare le note e il lavoro programmato.

• Zoom: converti le riunioni pianificate in azioni e sincronizza gli ordini del giorno e i riepiloghi.

• Canva: crea un'agenda settimanale stampabile o visiva e allegala al tuo progetto Asana.

• Fogli Google e Documenti Google: inserisci contenuto da Fogli e Documenti per arricchire il tuo programma con dati, cronologie e documentazione collegata.

Domande frequenti sui modelli di pianificazione