Modello di agenda di viaggio

Immagina di essere a pochi giorni dal tuo viaggio tanto atteso. Hai prenotato i voli, confermato l'alloggio e noleggiato l'auto, ma il resto dei dettagli del viaggio sono sparsi tra email, liste di cose da fare e fogli di calcolo incompleti. Un modello di pianificazione di viaggio ti aiuta a consolidare tutti gli aspetti in un unico posto, in modo che nulla venga lasciato al caso.

Un modello di pianificazione di viaggio su Asana ti consente di strutturare i dettagli del viaggio, gli itinerari, i budget e i documenti importanti in un unico spazio di lavoro condivisibile. Che tu stia pianificando una vacanza in famiglia, un viaggio di lavoro o un viaggio on the road con più tappe, il modello funge da guida dettagliata per organizzare tutto. Semplifica il processo di pianificazione, mantiene tutte le informazioni accessibili e garantisce che tutte le persone coinvolte possano contribuire a creare esperienze di viaggio di successo.

Chi trae vantaggio dai modelli di pianificazione di viaggio?

In Asana, abbiamo visto gli organizzatori di viaggi dimezzare i tempi di pianificazione una volta che hanno iniziato a lavorare da un modello centralizzato.

Un modello di pianificazione di viaggio risolve il problema della pianificazione frammentata. Invece di destreggiarti tra fogli di calcolo, checklist stampate e chat di gruppo, puoi monitorare tutti i dettagli del viaggio in un unico flusso di lavoro strutturato. Diventa facile aggiornare i piani, assegnare responsabilità e monitorare i budget senza perdere di vista il quadro generale.

Gli utenti ideali sono i viaggiatori frequenti, gli agenti di viaggio, i coordinatori di eventi e i team aziendali che gestiscono i viaggi di lavoro. Anche le famiglie e gli amici che pianificano vacanze di gruppo possono trarre vantaggio dall'avere uno spazio condiviso per la lista delle cose da mettere in valigia, le informazioni locali e i documenti essenziali. Dai viaggi informali nel weekend alle avventure in più paesi, il modello di pianificazione di viaggio supporta qualsiasi itinerario, mantenendo ogni passaggio organizzato e facile da seguire.

Perché usare il modello di pianificazione dei viaggi di Asana?

Un’agenzia di viaggi ha riferito che il passaggio a un modello di pianificazione di viaggio di Asana ha eliminato le prenotazioni mancate e i problemi dell’ultimo minuto. Il team potrebbe assegnare ogni prenotazione, pagamento e documento a un chiaro titolare con scadenze, mantenendo ogni fase del viaggio nei tempi previsti.

Il modello di pianificazione di viaggio di Asana trasforma la pianificazione del viaggio in un processo strutturato e ripetibile. Combina la flessibilità della pianificazione digitale con la visibilità di uno spazio di lavoro condiviso. Tutte le persone coinvolte nel viaggio possono visualizzare il piano in tempo reale, contribuire con aggiornamenti e apportare modifiche senza creare confusione. Il risultato è un'esperienza di viaggio migliore, dal primo giorno di pianificazione al momento del ritorno a Home.

Ecco perché gli organizzatori di viaggi e i team di pianificazione utilizzano il modello di pianificazione di viaggi di Asana:

• Organizzare i dettagli del viaggio, gli itinerari e i budget in un unico spazio centralizzato

• Assegnare responsabilità per prenotazioni, documenti e logistica

• Monitorare gli aggiornamenti in tempo reale per i viaggi di gruppo e di lavoro

• Condividere istantaneamente le informazioni con tutti coloro che sono coinvolti nel viaggio

• Gestire l'intero processo, dalla pianificazione al riepilogo post-viaggio

Come usare questo modello di pianificazione dei viaggi

Puoi creare il tuo modello di pianificazione di viaggio su Asana seguendo il framework mostrato qui. Il layout di esempio include sezioni per dettagli del viaggio, itinerario, budget, cosa mettere in valigia, informazioni locali e documenti importanti. Le schede in alto (Elenco, Bacheca, Cronologia, Dashboard, Calendario, flusso di lavoro, Messaggi e File) offrono diversi modi per visualizzare e gestire lo stesso progetto, consentendoti di monitorare sia i piccoli dettagli che il piano di viaggio generale.

Creando la tua versione con queste sezioni e viste, puoi personalizzare il flusso per adattarlo al tuo viaggio specifico, sia che si tratti di un viaggio in auto, un viaggio di lavoro o una vacanza prolungata. Questa guida dettagliata fornisce una struttura organizzata, in modo da archiviare tutte le informazioni di viaggio in un unico spazio condiviso. Mantenere il piano centralizzato consente a tutte le persone coinvolte di accedere, aggiornare e controllare le proprie responsabilità prima e durante il viaggio.

Passaggio 1: aggiungi i dettagli del viaggio

La sezione Dettagli del viaggio serve come riferimento rapido per l'intero viaggio. Includi il nome, il tipo, le date e lo scopo del viaggio, ad esempio per piacere, per l’azienda o per entrambi. Puoi anche aggiungere una breve descrizione degli obiettivi del viaggio, ad esempio partecipare a una conferenza, esplorare regioni specifiche o rilassarsi in un resort.

Crea attività per gli elementi principali prima della partenza, come la prenotazione dei voli, l'assicurazione di viaggio e la richiesta di visti. Assegna ogni attività a una persona specifica e imposta le date di scadenza in modo da non lasciare nulla all'ultimo minuto. Per i viaggi di gruppo, questa sezione funge anche da elenco di contatti principale per i viaggiatori, inclusi indirizzi email e numeri di telefono.

Passaggio 2: crea l’itinerario

La sezione Itinerario è la spina dorsale del tuo piano di viaggio. Suddividi il viaggio giorno per giorno, includendo orari dei trasporti, check-in, tour, attività e pasti. Elenca gli orari esatti per ogni segmento e includi indirizzi o punti di incontro, se necessario.

Passa alla vista Cronologia per visualizzare il programma e rilevare eventuali sovrapposizioni. Modifica gli orari trascinando gli elementi in nuovi spazi, semplificando il coordinamento di trasporti, sistemazioni e attività. Per i viaggi più complessi, raggruppa gli elementi dell'itinerario per luogo o giorno per mantenere la vista gestibile.

Passaggio 3: monitora il budget

La sezione Budget garantisce che le tue spese rientrino nei limiti. Crea attività per ogni categoria di costo principale, come trasporto, alloggio, pasti e attività. Includi stime dei costi, importi effettivi e stato di pagamento per ciascuna.

Assegna la responsabilità per il monitoraggio di ogni spesa, in modo che nessuna categoria venga trascurata. Puoi anche usare i campi personalizzati per etichettare i pagamenti come “In sospeso” o “Pagato”, in modo da vedere facilmente dove è necessario un follow-up. Se il viaggio coinvolge più viaggiatori che si dividono i costi, aggiungi sottoattività per la quota di ogni persona.

Fase 4: creare la lista di controllo

La sezione Lista di controllo per il viaggio evita di dimenticare gli elementi essenziali. Crea attività separate per abbigliamento, dispositivi elettronici, documenti e qualsiasi attrezzatura specifica per il viaggio. Aggiungi dettagli su quantità, colori o requisiti speciali, in modo che non ci sia confusione su cosa mettere in valigia.

Per i viaggi di gruppo, assegna gli articoli alle singole persone e annota gli articoli condivisi che solo una persona deve portare. Contrassegna le attività come completate quando l'articolo è stato messo in valigia e incoraggia i viaggiatori a controllare questa sezione un giorno prima della partenza per confermare di essere pronti.

Passaggio 5: aggiungi informazioni locali

La sezione Informazioni locali aiuta i viaggiatori ad adattarsi rapidamente alla loro destinazione. Includi numeri di contatto di emergenza, indirizzi di ospedali e ambasciate, dettagli sui trasporti locali e app o siti web utili. Puoi anche includere suggerimenti culturali, come frasi di uso quotidiano, linee guida sul galateo e usanze locali relative alle mance.

Assegna attività di ricerca ai membri del team o ai viaggiatori e includi link a fonti affidabili. L'aggiunta di mappe o immagini direttamente alle attività le rende ancora più utili una volta arrivati.

Passaggio 6: organizzare i documenti importanti

La sezione Documenti importanti aiuta a mantenere organizzati i documenti di viaggio. Crea attività per passaporti, biglietti, numeri di conferma e permessi. Allega copie scansionate o PDF a ciascuna attività, in modo da potervi accedere dal telefono, se necessario.

Assegna ogni documento alla persona responsabile del suo trasporto. Se il tuo viaggio prevede più attraversamenti di frontiera o check-in, crea delle sottoattività per ogni località, in modo da trovare più facilmente il documento corretto al momento giusto.

Passaggio 7: utilizza le schede per gestire il viaggio in tempo reale

Le schede nella parte superiore del tuo progetto Asana trasformano il tuo piano di viaggio in un centro di controllo in tempo reale. Usa la Dashboard per monitorare gli stati delle prenotazioni e tenere sotto controllo il budget. I messaggi ti consentono di comunicare gli aggiornamenti senza dover passare a un'altra app. File conserva tutti i documenti, i biglietti e le mappe correlati in un unico posto.

Il flusso di lavoro può automatizzare azioni ripetitive, come spostare le prenotazioni da "In sospeso" a "Confermate" una volta che il pagamento è stato contrassegnato come completato. Utilizzando queste viste insieme, puoi mantenere una supervisione completa dal primo giorno di pianificazione fino al tuo ritorno a Home.

Funzionalità di pianificazione di Asana

Le funzionalità di Asana ti aiutano ad adattare un modello di pianificazione dei viaggi al tuo specifico flusso di lavoro. Forniscono strumenti per visualizzare il programma, gestire le responsabilità e centralizzare le informazioni. Puoi visualizzare l'elenco completo delle funzionalità su asana.com/features.

Vista cronologia

Visualizza l'intero itinerario di viaggio in un layout visivo, semplificando l'identificazione di lacune o sovrapposizioni. Modifica le attività trascinandole, assicurandoti che i trasporti e le sistemazioni siano sincronizzati.

Campi personalizzati

Monitora i dettagli come il tipo di viaggio, lo stato della prenotazione o la categoria di spesa. Ad esempio, utilizza un campo "Pagato/Non pagato" nella Sezione Budget per controllare rapidamente l'avanzamento del pagamento.

Vista calendario

Visualizza tutte le attività del viaggio per data, per coordinare attività e scadenze. Questa vista è ideale per allineare le prenotazioni con il programma generale.

Allegati

Archivia documenti, mappe ed email di conferma direttamente nelle attività correlate. I viaggiatori possono aprirli immediatamente senza dover cercare nelle caselle di posta.

App per dispositivi mobili

Accedi al planner di viaggio da qualsiasi luogo, per controllare facilmente l'itinerario, caricare le ricevute o confermare le prenotazioni ovunque ti trovi.

Integrazioni consigliate

Le integrazioni collegano il modello di pianificazione dei viaggi ad altri strumenti che utilizzi durante la pianificazione dei viaggi. Ti consentono di mantenere sincronizzati comunicazione, prenotazioni e documenti senza passare da una piattaforma all'altra.

Consulta l’elenco completo delle integrazioni nella directory delle app di Asana.

Canva

Progetta itinerari visivi, guide sulle destinazioni o grafici delle liste di cose da mettere in valigia su Canva e allegali al tuo planner di viaggio. La funzionalità supporta la creazione di layout minimalisti, facili da leggere e condividere. Puoi anche creare post sui social media per evidenziare i traguardi del viaggio, quindi collegarli direttamente al tuo travel planner per accedervi rapidamente durante il viaggio.

Microsoft Teams

Esporta i budget di viaggio, le liste di cose da mettere in valigia o gli itinerari da Asana in Excel per la formattazione o la creazione di resoconti personalizzati. Puoi anche importare fogli di calcolo esistenti in Asana per creare il tuo pianificatore di viaggio dai dati che hai già raccolto.

Fogli Google e Documenti Google

Sincronizza i budget e gli itinerari di viaggio per un'importazione o un'esportazione rapida, il che è particolarmente utile per gli agenti di viaggio che gestiscono più clienti.

Slack

Ricevi notifiche in tempo reale per le conferme di prenotazione o le modifiche all’itinerario. Le notifiche istantanee aiutano i gruppi a coordinarsi senza dover controllare costantemente il piano di viaggio.

Dropbox

Archivia documenti di viaggio, foto e video in cartelle organizzate. Collegali alle attività corrispondenti, in modo che i file siano sempre facili da individuare.

Zoom

Collega i dettagli delle riunioni virtuali per i briefing pre-viaggio o i check-in da remoto durante il viaggio. I viaggiatori possono partecipare alle sessioni direttamente dall'attività.

Domande frequenti sui modelli di pianificazione dei viaggi