Leggi questo articolo se gestisci ancora il tuo lavoro con i fogli di calcolo

Ti è mai capitato di avere la sensazione di star cercando di abbattere un albero con un coltellino svizzero? Ti diamo il benvenuto nel mondo della gestione del lavoro moderno con i fogli di calcolo. Certo, quel fidato foglio di calcolo offre strumenti utili, ma quando si tratta di gestire le attività più impegnative del lavoro in collaborazione moderno, serve qualcosa di veramente potente.

Soffriamo tutti di un sovraccarico di fogli di calcolo

Molti di noi hanno sviluppato un attaccamento malsano ai fogli di calcolo. Ci siamo convinti che i loro limiti siano semplicemente “il modo in cui stanno le cose”, senza renderci conto di come limitino il nostro lavoro e la nostra creatività.

Lo capiamo. Non c'è nulla di paragonabile all'emozione del tuo primo CERCA.VERT. Anche noi, a volte, guardiamo con affetto la Bibbia di Excel 2010 che abbiamo sulla libreria. In effetti, non troverai 900 pagine di suggerimenti, trucchi e tecniche per Excel da nessun'altra parte!

Solo che quello era allora e questo è adesso.

Il modo di lavorare è cambiato radicalmente e quelle celle semplicemente non sono al passo con i tempi. E nemmeno ribattezzarle “smart” fa la differenza.

Tuttavia, nel caso in cui tu abbia bisogno di ulteriori motivi per abbandonare i fogli di calcolo, abbiamo raccolto cinque ragioni per cui i fogli di calcolo non sono adatti al lavoro moderno e cinque ragioni per cui uno strumento come Asana rappresenta la soluzione giusta.

Cinque motivi per cui i fogli di calcolo sono inadeguati per tutti noi

1. La collaborazione in tempo reale fa paura

Gestire il lavoro collaborativo in un foglio di calcolo è un incubo. I commenti nelle celle sono rudimentali e difficili da gestire, per cui le conversazioni importanti spesso si perdono negli scambi di email o nelle app di chat. Inoltre, i fogli di calcolo rendono impossibile valutare l'avanzamento complessivo del progetto, a meno che qualcuno non dedichi molto tempo alla creazione di grafici personalizzati. E anche in quel caso, basta una mossa sbagliata da parte di un collaboratore (l'eliminazione accidentale di una cella o la sovrascrittura di una formula) e l'intera struttura può andare in frantumi.

2. Personalizzazione macchinosa e automazione insoddisfacente 

Ogni team ha il proprio modo di lavorare, ma i fogli di calcolo non possono adattarsi a flussi di lavoro diversi senza una personalizzazione approfondita. Se vuoi visualizzare i tuoi dati come calendario o diagramma di Gantt, preparati a passare il fine settimana a crearli. Nei fogli di calcolo, è necessario inserire manualmente ogni cosa, dall'aggiornamento degli stati alla ricreazione delle cronologie e all'assegnazione delle attività. Flussi di lavoro no-code, regole e automazioni, feed di commenti (gli elementi essenziali per una collaborazione efficiente) non esistono.

3. La complessità si trasforma in caos

I fogli di calcolo possono funzionare bene per progetti molto piccoli, ma, man mano che i team crescono e i progetti diventano più complessi, perdono rapidamente la loro efficacia. L'aggiunta di nuove attività, l'assegnazione di colori agli stati e la creazione di formule possono rendere ingestibile un sistema che inizialmente era ordinato. In poco tempo, per gestire quel mostro, avrai bisogno di un esperto di fogli di calcolo certificato.

4. I silos di dati persistono

L'uso dei fogli di calcolo per gestire il lavoro spesso si traduce in documenti scollegati tra loro e in informazioni frammentate: ogni foglio e ogni cartella di lavoro è un'isola a sé stante. Mantenere tutto sincronizzato è un processo manuale, noioso e praticamente impossibile. Se qualcuno lascia l'organizzazione, buona fortuna a capire dove si trova tutto. Se arriva una nuova persona, dovrà cercare in unità e conversazioni email disconnesse solo per dare un senso a tutto.

5. Dove vanno a nascondersi gli obiettivi

Ammettiamolo: i fogli di calcolo sono il luogo in cui gli obiettivi ambiziosi spesso finiscono per accumulare polvere digitale. Sono come l'abbonamento alla palestra che hai sottoscritto a gennaio: pieno di buone intenzioni, ma usato raramente. E non solo sono polverosi: gli obiettivi nei fogli di calcolo sono separati dal lavoro effettivamente svolto, il che rende difficile stabilire le priorità tra le attività quotidiane e capire in che modo queste contribuiscono agli obiettivi generali.

Le nostre ricerche dimostrano costantemente che, quando i dipendenti non riescono a capire in che modo il loro lavoro si allinea agli obiettivi aziendali, il loro impegno perde significato. I team vanno in direzioni diverse, il che porta a un mancato allineamento e a risultati scadenti.”

Cinque motivi per cui le piattaforme di gestione del lavoro in collaborazione sono vincenti

1. Collaborazione e resoconti in tempo reale

In Asana, riteniamo che la piattaforma giusta per te consenta una collaborazione fluida e in tempo reale all'interno del flusso di lavoro, assicurando che tutti i membri del team abbiano accesso alle informazioni più aggiornate. Inoltre, ottenere Approfondimenti per un processo decisionale basato sui dati è un gioco da ragazzi grazie a strumenti no code, pronti all'uso, per la creazione di resoconti e la visualizzazione dei dati, utilizzabili da tutti.

2. Personalizzare, personalizzare, personalizzare

Nessun team lavora più in modo isolato. Il tuo team di marketing digitale collabora con il team di Progettazione e il tuo team di comunicazione ha bisogno dei dettagli sull'ultimo rilascio delle funzionalità da parte del team di Prodotto. Unire questi team in un unico strumento personalizzabile per comunicare e collaborare sugli stessi dati condivisi è rivoluzionario. Quindi, che tu voglia Bacheche Kanban per progetti Agile, viste Cronologia per progetti Waterfall o qualcosa di completamente diverso, Asana è come una scatola di Lego: facile da personalizzare e da usare per creare ciò che si adatta meglio al tuo team. 

3. La scalabilità è importante

A differenza dei fogli di calcolo, le piattaforme di gestione del lavoro per le organizzazioni sono progettate per essere implementate in modo efficace e sicuro in tutta l'azienda. Grazie ai modelli riutilizzabili, ai campi personalizzati globali e a un modello di dati condiviso, Asana garantisce coerenza e allineamento tra i team. Inoltre, con il generatore visivo di flussi di lavoro di Asana, chiunque può creare automazioni che fanno risparmiare tempo per aumentare il proprio impatto personale. La piattaforma cresce senza sforzo insieme alla tua organizzazione, semplificando la gestione del lavoro a qualsiasi livello, dai team di 2 persone alle organizzazioni di 200.000. 

4. Niente più silos

Asana offre una piattaforma centralizzata in cui tutti i dati di lavoro sono collegati e accessibili, garantendo visibilità e responsabilizzazione in tutta l'organizzazione. Niente più silo, niente più informazioni frammentate: una sola direzione chiara da seguire. Grazie all'esclusivo modello di dati del grafico del lavoro di Asana, i team, il loro lavoro e i risultati che ottengono sono collegati tra loro, il che aumenta notevolmente la produttività e crea una mappa dinamica che rende l'IA più accurata, affidabile e attendibile.

5. La strategia incontra l'esecuzione

Con Asana, gli obiettivi sono integrati nella stessa piattaforma in cui si svolge il lavoro. Dai vertici aziendali ai singoli collaboratori, tutti possono vedere in che modo il loro impegno è collegato agli obiettivi aziendali. Ciò significa anche che, man mano che il lavoro viene completato su Asana, l'avanzamento dell'obiettivo si aggiorna automaticamente in tempo reale. Non è più necessario inseguire i membri del team per ottenere rapporti sullo stato di avanzamento o aggiornare manualmente i fogli di calcolo: il risultato è un processo decisionale migliore e più rapido.

Dire addio ai fogli di calcolo non deve essere per forza doloroso

Passare dai fogli di calcolo ad Asana è più facile di quanto si possa pensare. Grazie a risorse di formazione self-service, programmi di certificazione del prodotto e servizi professionali, Asana può aiutare il tuo team a effettuare la transizione senza problemi. 

Inoltre, non devi ricominciare da zero: puoi importare i tuoi dati esistenti e configurare i flussi di lavoro in base alle esigenze del tuo team. Grazie al supporto per l'onboarding e a una guida completa, l'abbandono dei fogli di calcolo è un percorso senza intoppi verso una maggiore efficienza e collaborazione.

È arrivato il momento di modernizzare i tuoi strumenti

Il lavoro moderno richiede strumenti progettati per la collaborazione, la visibilità, l'automazione e la scalabilità, come Asana. Andando oltre i fogli di calcolo e adottando soluzioni di gestione del lavoro appositamente create, i team possono ridurre gli errori, aumentare la produttività e trasformare il modo in cui collaborano, trasformando il caos in armonia e l'impegno in risultati.  

Non crederci sulla parola: programma oggi stesso una demo con Asana e scopri la differenza di persona.