Leggi questo articolo se gestisci ancora il tuo lavoro con i fogli di calcolo

Vi siete mai sentiti come se steste cercando di abbattere un albero con un coltellino svizzero? Ti diamo il benvenuto nel mondo della gestione del lavoro moderno con i fogli di calcolo. Certo, quel fidato foglio di calcolo ha strumenti utili, ma quando si tratta di gestire il lavoro collaborativo moderno, è necessario qualcosa di più potente.

Siamo tutti oberati di fogli di calcolo

Molti di noi hanno sviluppato un malsano attaccamento ai moduli. Ci siamo convinti che i loro limiti siano semplicemente “il modo in cui vanno le cose”, senza riuscire a vedere come stanno limitando il nostro lavoro e la nostra creatività.

Lo capiamo. Non c’è niente di paragonabile al brivido della prima volta che usi la funzione CERCA.VERT. Anche noi, a volte, guardiamo con nostalgia la Bibbia di Excel 2010 sulla nostra libreria. Non troverai 900 pagine di suggerimenti, trucchi e tecniche per Excel da nessun’altra parte!

Ma questo è il passato, e ora le cose sono cambiate.

Il lavoro è cambiato radicalmente e quelle celle non sono state aggiornate. E nemmeno il fatto di definirle "intelligenti" fa la differenza.

Ma nel caso in cui tu abbia bisogno di più ispirazione per lasciarti i fogli di calcolo alle spalle, abbiamo raccolto cinque motivi per cui i fogli di calcolo non sono all’altezza del lavoro moderno e cinque motivi per cui strumenti come Asana sono la strada da seguire.

Cinque modi in cui i fogli di calcolo ci deludono

1. La collaborazione in tempo reale è un incubo

Gestire il lavoro collaborativo in un foglio di calcolo è un incubo. I commenti nelle celle sono rudimentali e difficili da consultare, quindi le conversazioni importanti spesso si perdono nelle conversazioni email o nelle app di chat. Inoltre, i fogli di calcolo rendono impossibile valutare l’avanzamento complessivo del progetto, a meno che qualcuno non trascorra molto tempo a creare grafici personalizzati. E anche in questo caso, basta una mossa sbagliata da parte di un collaboratore, una cancellazione accidentale o una formula sovrascritta, e l’intera struttura può andare in pezzi.

2. Personalizzazione macchinosa e automazione mediocre 

Ogni team ha il suo modo di lavorare, ma i fogli di calcolo non possono adattarsi a diversi flussi di lavoro senza una personalizzazione completa. Se desideri visualizzare i tuoi dati come calendario o diagramma di Gantt, preparati a perdere il fine settimana per farlo. I fogli di calcolo richiedono l’inserimento manuale di tutto, dall’aggiornamento degli stati alla ricreazione delle cronologie e all’assegnazione delle attività. Flussi di lavoro no-code, regole e automazioni, feed di commenti, ovvero le basi di una collaborazione efficiente, non esistono.

3. La complessità diventa caos

I fogli di calcolo potrebbero funzionare bene per progetti molto piccoli, ma man mano che i team crescono e i progetti diventano più complessi, perdono rapidamente la loro efficacia. L'aggiunta di nuove attività, la codifica a colori degli stati e la creazione di formule possono rendere ingombrante un sistema un tempo ordinato. In poco tempo, avrai bisogno di un esperto di fogli di calcolo certificato solo per gestire la situazione.

4. I silos di dati persistono

L’utilizzo di fogli di calcolo per gestire il lavoro spesso porta a documenti disconnessi e informazioni frammentate: ogni foglio e cartella di lavoro è un’isola. Mantenere tutto sincronizzato è un'operazione manuale, noiosa e praticamente impossibile. Se qualcuno lascia l’organizzazione, buona fortuna a capire dove si trova tutto. Se invece arriva un nuovo membro, dovrà cercare tra unità disconnesse e conversazioni email solo per dare un senso a tutto.

5. Dove si nascondono gli obiettivi

Ammettiamolo: i fogli di calcolo sono il luogo in cui gli obiettivi ambiziosi spesso vanno a raccogliere polvere digitale. Sono come l’abbonamento alla palestra che hai sottoscritto a gennaio: pieno di buone intenzioni, ma raramente utilizzato. E non sono solo polverosi: gli obiettivi nei fogli di calcolo esistono in modo isolato dal lavoro effettivo svolto, rendendo difficile dare la priorità alle attività quotidiane e vedere come contribuiscono agli obiettivi generali.

La nostra ricerca mostra costantemente che quando i dipendenti non riescono a vedere in che modo il loro lavoro si allinea agli obiettivi aziendali, il loro impegno perde significato. I team tirano in direzioni diverse, con conseguente disallineamento e risultati scadenti.”

Cinque modi in cui le piattaforme di gestione del lavoro in collaborazione vincono

1. Collaborazione e resoconti in tempo reale

In Asana, riteniamo che la piattaforma giusta per te consenta una collaborazione fluida e in tempo reale all'interno del flusso di lavoro, garantendo a tutti i membri del team l'accesso alle informazioni più aggiornate. Inoltre, l’estrazione di approfondimenti per il processo decisionale basato sui dati è un gioco da ragazzi, grazie a strumenti di reportistica e visualizzazione dei dati senza codice, pronti all’uso e utilizzabili da chiunque.

2. Personalizza, personalizza, personalizza

Nessun team lavora più in isolamento. Il tuo team di marketing digitale sta lavorando con i colleghi di Progettazione e il tuo team di comunicazione ha bisogno dei dettagli dell’ultima versione delle funzionalità del prodotto. Unire questi team in un unico modo personalizzabile per comunicare e collaborare sugli stessi dati condivisi è rivoluzionario. Quindi, che tu voglia Bacheche Kanban per progetti agili, viste cronologia per progetti a cascata o qualcosa di completamente diverso, Asana è come una scatola di Lego: facile da personalizzare e costruire ciò che meglio si adatta al tuo team. 

3. La scalabilità è importante

A differenza dei fogli di calcolo, le piattaforme di gestione del lavoro aziendali sono progettate per adattarsi in modo efficace e sicuro a un’intera azienda. Con modelli riutilizzabili, campi personalizzati globali e un modello di dati condiviso, Asana garantisce coerenza e allineamento tra i team. E con il generatore di flussi di lavoro visivo di Asana, chiunque può creare automazioni che fanno risparmiare tempo per aumentare il proprio impatto personale. La piattaforma cresce senza sforzo con la tua organizzazione, semplificando la gestione del lavoro su qualsiasi scala, dai team di 2 persone alle organizzazioni di 200.000. 

4. Niente più compartimenti stagni

Asana offre una piattaforma centralizzata in cui tutti i dati di lavoro sono collegati e accessibili, garantendo visibilità e responsabilità in tutta l’organizzazione. Niente più compartimenti stagni, niente più informazioni frammentate, solo un percorso chiaro da seguire. Grazie all’esclusivo modello di dati del grafico del lavoro di Asana, i team, il loro lavoro e i risultati che ottengono sono collegati, aumentando la produttività e creando una mappa dinamica che rende l’IA più accurata, affidabile e sicura.

5. Strategia ed esecuzione

Con Asana, gli obiettivi sono integrati nella stessa piattaforma in cui si svolge il lavoro. Dai dirigenti ai singoli collaboratori, tutti possono vedere come il loro impegno si collega agli obiettivi aziendali. Ciò significa anche che, man mano che il lavoro viene completato su Asana, l’avanzamento degli obiettivi si aggiorna automaticamente in tempo reale. Non dovrai più inseguire i membri del team per ottenere resoconti sullo stato o aggiornare manualmente i fogli di calcolo, ma potrai prendere decisioni migliori e più rapide.

Dire addio ai fogli di calcolo non deve essere per forza doloroso

Passare dai fogli di calcolo ad Asana è più facile di quanto si possa pensare. Grazie alle risorse di apprendimento self-service, ai programmi di certificazione dei prodotti e ai servizi professionali, Asana può aiutare il tuo team a trasformarsi senza problemi. 

E non devi ricominciare da zero: i dati esistenti possono essere importati e i flussi di lavoro possono essere configurati in base alle esigenze del tuo team. Con il supporto per l’onboarding e una guida completa, abbandonare i fogli di calcolo è un percorso senza intoppi verso una maggiore efficienza e collaborazione.

È ora di modernizzare i tuoi strumenti

Il lavoro moderno richiede strumenti creati per la collaborazione, la visibilità, l’automazione e la scalabilità, come Asana. Andando oltre i fogli di calcolo e adottando soluzioni di gestione del lavoro appositamente create, i team possono ridurre gli errori, aumentare la produttività e trasformare il modo in cui collaborano, trasformando il caos in armonia e l’impegno in risultati.  

Non crederci sulla parola, programma una demo con Asana oggi stesso e vedi tu stesso la differenza.