Modelli di schede attività: come monitorare l’avanzamento del team

E se ti dicessimo che un foglio presenze è più di un semplice strumento per timbrare il cartellino, come nei film? In effetti, i moderni fogli per la registrazione delle ore lavorate possono aiutarti a monitorare il carico di lavoro del team, ridurre il burnout e valutare l'avanzamento generale del team.

Oltre a monitorare le ore di lavoro, i fogli presenze aiutano le aziende a raggiungere i loro obiettivi aziendali e a rispettare il budget. Queste tabelle di dati aiutano anche a facilitare il successo del progetto e del team. In questo articolo, imparerai a utilizzare un modello di foglio presenze. Inoltre, ti spiegheremo i vantaggi del monitoraggio del tempo online.

Informazioni sui modelli di scheda attività

Nei team dinamici, il monitoraggio efficace del tempo è la chiave per aumentare la produttività e la redditività. Che tu sia un libero professionista che si destreggia tra più clienti o un manager che supervisiona un team di grandi dimensioni, l’integrazione di modelli di schede attività può semplificare notevolmente il tuo flusso di lavoro.

Cos’è un modello di foglio presenze?

Un modello di scheda attività è un documento preformattato utilizzato per monitorare le ore dei dipendenti e gestire le voci di tempo. È uno strumento essenziale per le piccole aziende e le organizzazioni più grandi per monitorare le ore di lavoro dei dipendenti, calcolare la retribuzione totale e garantire la conformità alle leggi sul lavoro.

Ad esempio, un’impresa edile potrebbe utilizzare un modello di foglio presenze per monitorare le ore trascorse in diversi cantieri, mentre un’agenzia di marketing potrebbe utilizzarne uno per fatturare accuratamente i clienti per il lavoro svolto sui progetti.

Vantaggi dell’utilizzo di un modello di foglio presenze

L’utilizzo di un modello gratuito di foglio presenze può trasformare il processo di monitoraggio del tempo da un grattacapo che richiede tempo in un’operazione fluida ed efficiente. Ecco come:

• Facilità d’uso: la maggior parte dei modelli è facile da usare e richiede una formazione minima, rendendoli accessibili a tutti, dai millennial esperti di tecnologia ai dipendenti meno esperti di computer.

• Flessibilità: sono disponibili in vari formati, come Excel, Word, Fogli Google e Documenti, per soddisfare diverse preferenze e configurazioni tecniche.

• Economico: online sono disponibili molti modelli di schede attività gratuiti, perfetti per le start-up e le piccole aziende con un budget limitato.

• Personalizzabile: può essere personalizzato per monitorare i giorni di malattia, le ferie e le ore di progetto specifiche, consentendo una gestione completa della forza lavoro.

• Maggiore precisione: riduce l’errore umano associato al monitoraggio manuale del tempo, garantendo una retribuzione equa e una fatturazione accurata.

Tipi di modelli di schede attività

Il monitoraggio del tempo che utilizzerai per il tuo team dipenderà probabilmente da due cose: la frequenza con cui i membri del team vengono pagati e le leggi locali o federali. Allineare i modelli di scheda attività dei dipendenti con i periodi di retribuzione dell’azienda ti consente di visualizzare il tempo in blocchi ben definiti, allineare le ore di lavoro con gli stipendi dei membri del team e condividere le schede attività con altri reparti, se necessario. 

Modello di foglio presenze giornaliero

I fogli presenze giornalieri sono utili se il tuo team ha orari di lavoro complessi. I membri del team che timbrano l’entrata e l’uscita in momenti diversi durante la giornata dovranno monitorare attentamente il loro tempo. I fogli presenze giornalieri possono anche monitorare specifiche attività quotidiane come riunioni interne, tempo dedicato al lavoro amministrativo e tempo dedicato ai progetti dei clienti. 

• Fogli presenze cartacei: schede tradizionali compilate a mano quotidianamente.

• Soluzioni digitali: modelli di fogli presenze digitali o software per fogli presenze per le voci giornaliere.

• Opzioni mobili: app per schede attività che consentono la registrazione in tempo reale delle ore.

Esempio: un’impresa edile monitora le ore trascorse in diversi cantieri e attività nell’arco di una sola giornata.

Modello di foglio presenze settimanale

Il modello di foglio presenze settimanale trova un equilibrio tra dettagli e praticità, fornendo una visione completa della settimana lavorativa di un dipendente e riducendo la frequenza di invio.

• Formato cartaceo: una scheda attività che copre un’intera settimana, comune nella vendita al dettaglio o nell’ospitalità.

• Opzioni digitali: modello di foglio presenze settimanale che utilizza Asana o Fogli Google per ottenere facilmente i totali settimanali.

• Sistemi integrati: software di monitoraggio del tempo che compila automaticamente le voci giornaliere in una vista settimanale.

Esempio: un ufficio in cui i dipendenti monitorano le ore dei dipendenti su vari progetti su base settimanale, inviando schede attività ogni venerdì.

Modello di scheda attività bisettimanale

Un modello di foglio presenze bisettimanale copre un periodo di due settimane, allineandosi ai cicli di pagamento comuni e riducendo il lavoro amministrativo.

• Metodo tradizionale: schede attività cartacee che coprono un periodo di due settimane.

• Approccio moderno:  modelli di fogli presenze che calcolano automaticamente i totali di due settimane.

• Soluzioni Advanced: software per la gestione dei fogli presenze che passa dalla vista settimanale a quella bisettimanale.

Esempio: una grande azienda che utilizza modelli di fogli presenze bisettimanali per semplificare l’elaborazione delle buste paga.

Modello di scheda attività mensile

I modelli mensili forniscono un'ampia panoramica delle ore di lavoro dei dipendenti in un periodo di retribuzione aziendale più lungo. Puoi utilizzare questo tipo di modello di foglio presenze per analizzare i tassi di utilizzo e i modelli di lavoro del team.

• Approccio classico: calendari cartacei o schede attività mensili per l’inserimento manuale.

• Alternative digitali: modelli di schede attività su Excel progettati per il monitoraggio mensile, inclusi i giorni di ferie e di malattia.

• Strumenti completi: il software di monitoraggio del tempo genera resoconti mensili dalle voci giornaliere o settimanali.

Esempio: una società di consulenza monitora le ore fatturabili per i progetti a lungo termine dei clienti su base mensile.

Modello di scheda attività di progetto

I modelli di schede attività dei progetti monitorano il tempo dedicato a progetti o attività specifici, il che è fondamentale per la gestione dei progetti e la fatturazione dei clienti.

• Versione base: schede attività cartacee con colonne per diversi progetti o attività.

• Soluzione in fogli di calcolo: modelli di Excel o Fogli Google con menu a discesa del progetto.

• Opzioni Advanced: software di gestione dei progetti con funzionalità di monitoraggio del tempo integrate per resoconti dettagliati e monitoraggio dell’avanzamento del progetto.

Esempio: un’agenzia di marketing che utilizza i fogli presenze dei progetti di Asana per monitorare le ore dedicate ai diversi progetti dei clienti, consentendo una fatturazione accurata e aggiornamenti in tempo reale sull’avanzamento dei progetti. Le voci di tempo del team su Asana si sincronizzano automaticamente con le attività del progetto, fornendo una visione completa dell’allocazione del tempo tra vari progetti e clienti.

Mentre le schede attività cartacee e i cartellini orari fisici rimangono rilevanti in alcuni settori, molte aziende stanno adottando soluzioni digitali. Le app per le schede attività e il software di monitoraggio del tempo offrono maggiore precisione, aggiornamenti in tempo reale e una perfetta integrazione con altri sistemi aziendali. Questi strumenti spesso forniscono più viste in un’unica piattaforma, consentendo alle aziende di selezionare la più appropriata per ogni situazione.

Il modello di foglio presenze ottimale dipende dalle esigenze specifiche, dai requisiti del settore e dalle preferenze del team in merito alla rendicontazione del tempo. Scegliere il tipo giusto può semplificare il processo di monitoraggio del tempo, ridurre al minimo l’errore umano e fornire preziosi approfondimenti sull’utilizzo del tempo del team.

Come usare un modello di foglio presenze

Le schede attività non sono difficili da usare, ma se i membri del team non le compilano correttamente, possono comportare una retribuzione imprecisa ed essere difficili da correggere. Spiegare questo processo al tuo team può prevenire rischi o imprecisioni del progetto.

1. Seleziona un modello

La prima fase del monitoraggio del tempo consiste nel selezionare un modello di foglio presenze. In questo modo, avrai un programma preimpostato su cui lavorare. Collabora con i team legale e Risorse umane della tua azienda per scegliere un modello che si adatti al periodo di retribuzione del tuo team. Ad esempio, puoi allinearlo in modo che le ore totali nella parte inferiore di ogni foglio presenze siano in linea con gli stipendi dei membri del team. Che tu preferisca concentrarti sulla produttività del team o sulla fatturazione dei clienti, puoi personalizzare una scheda attività per adattarla alle esigenze del tuo team.

Ad esempio, una scheda attività di progetto può monitorare le ore dei membri del team in relazione alle attività del progetto. I membri del team possono anche monitorare il tempo in base al numero di ore trascorse su vari progetti dei clienti durante la giornata.

Suggerimento: se il tuo team ha un programma di lavoro particolare, perché alcuni membri lavorano da remoto o sono freelance, collabora con i team legale e Risorse umane della tua azienda per creare un modello di scheda attività personalizzato, creando una tabella di dati con le colonne denominate "ore" e le righe "giorni". Modifica la tabella per soddisfare le esigenze individuali del tuo team.

2. Aggiungi i dettagli dei membri del team

Avrai bisogno di un modello di foglio presenze separato per ogni membro del team, quindi è importante etichettarli. Nella parte superiore di ogni foglio presenze, crea una sezione per informazioni come:

• Nome del membro del team

• Nome del responsabile

• Reparto

• Date del periodo di pagamento

• tariffa di retribuzione

Queste informazioni manterranno il tuo team organizzato e forniranno un modo standardizzato per monitorare i fogli presenze nel tempo. 

Suggerimento: il monitoraggio del tempo online può semplificare l’organizzazione dei fogli presenze. Con il software di gestione del carico di lavoro di Asana, puoi integrare uno strumento di monitoraggio del tempo e fare riferimento ai fogli presenze precedenti ogni volta che ne hai bisogno, per condividerli con altri reparti, preparare valutazioni delle prestazioni o fatturare i clienti.

3. Includi categorie personalizzate

L'aggiunta di categorie personalizzate ai modelli di schede attività può darti un quadro più preciso delle ore di lavoro del tuo team. Alcune categorie che potresti includere sono:

• ore di straordinario

• ore di ferie

• Ore di malattia

Ulteriori categorie che puoi includere, a seconda del foglio presenze che stai usando, sono:

• Ore per progetto

• Ore fatturabili

• tempo totale trascorso in riunione

• tempo di viaggio

• attività amministrative (email, gestione delle attività, resoconti settimanali, ecc.)

Senza categorie personalizzate, i membri del team potrebbero non tenere conto delle ore trascorse lontano dalla scrivania. Inoltre, potrebbero perdere la cognizione delle ore e dimenticare di segnalarle. 

Suggerimento: l'aggiunta di troppe categorie al modello di foglio presenze può avere un effetto simile e rendere difficile per i membri del team inserire le ore in modo accurato. Per mantenere un buon equilibrio, non aggiungere categorie che si sovrappongono (ad esempio, ore fatturabili e ore per cliente), altrimenti il tuo team potrebbe dimenticare di riportare le proprie ore in entrambi i posti.

4. Forma i membri del team all'utilizzo dei fogli presenze

Prima di utilizzare i nuovi fogli presenze, chiedi ai team legali o alle Risorse umane di organizzare una sessione di formazione su come compilarli correttamente. Durante questa sessione, possono anche esaminare eventuali altre restrizioni aziendali che potrebbero essere applicate, come:

• Quando deve essere presentato il foglio presenze

• come gestire gli straordinari

• Cosa succede se un foglio presenze è in ritardo.

Questa formazione dovrebbe essere tenuta da un membro qualificato del team, in modo che possa parlare di eventuali leggi locali o federali sul pagamento.

5. Monitora il tempo lavorato

Una volta che il tuo team è stato formato su come utilizzare i propri fogli presenze in modo efficace, è sua responsabilità compilarli di conseguenza. Il monitoraggio del tempo è un passaggio che dovresti affidare ai membri del team, perché sarebbe difficile per te sapere dove si trova ogni membro del team e cosa sta facendo. Mentre i membri del team monitorano il loro tempo, puoi essere lì per offrire una mano quando necessario.

Puoi anche dare ai membri del team consigli utili per aumentare l'efficienza del monitoraggio del tempo. Ecco alcune idee:

• Utilizzare un timer per monitorare il tempo del progetto.

• Segnala il tempo all’avvio o contrassegna l’avanzamento di un progetto.

• Timbrare il cartellino all’inizio e alla fine di ogni giornata lavorativa.

• Provare soluzioni di gestione del tempo, come il timeboxing o il time blocking.

Avere un processo per il monitoraggio del tempo può evitare che i membri del team si sentano disturbati durante la giornata.

Suggerimento: quando il monitoraggio del tempo diventa parte integrante del processo di lavoro, diventa naturale per il tuo team. Invece di utilizzare un modello di foglio presenze statico, valuta la possibilità di inserire le tue attività in uno strumento online per semplificare il monitoraggio.

6. Calcola il tempo totale

I modelli di schede attività semplici forniscono una chiara visione del tempo totale lavorato, ma è comunque necessario calcolare il tempo totale sommando le ore totali di ogni giornata lavorativa. Il vantaggio di utilizzare una scheda attività in linea con il periodo di retribuzione della tua azienda è che il tempo totale lavorato sulla scheda attività mostrerà ai membri del team quanto l'azienda li pagherà in quel periodo. 

Calcolare il tempo totale nelle tue schede attività può anche aiutarti a valutare la disponibilità del team e a pianificare progetti futuri. Se noti aree di sovraccarico di lavoro, utilizza tali informazioni per modificare di conseguenza gli orari di lavoro del team.

Suggerimento: il modo più semplice per calcolare il tempo totale lavorato è con un software online. Invece di esaminare i modelli di schede attività, utilizza calcoli automatici e tabelle di dati per visualizzare le ore di lavoro. In questo modo, puoi prendere nota di modelli che altrimenti potresti non aver visto.

Modelli ed esempi di schede attività

Di seguito, vedrai un esempio di foglio presenze bisettimanale. In questo esempio, il membro del team ha varie opzioni da compilare per ogni giorno della settimana. Queste opzioni includono:

• Ora di inizio

• Ora di inizio della pausa pranzo

• Orario di fine pausa pranzo

• Ora di fine

• Ferie/congedo per malattia

• Orario regolare

• Ore di straordinario

• Ore totali lavorate

Questo modello di scheda attività include molte variabili come pause pranzo, assenze e ore di straordinario. Se i membri del team riportano correttamente le proprie ore, questo modello dovrebbe mostrare un resoconto accurato delle ore lavorate. Prima di inviare il modello a Risorse umane, assicurati di rivederlo per individuare eventuali errori.

Scarica una versione gratuita di questo foglio presenze bisettimanale qui sotto. Puoi anche utilizzare questo modello come guida quando crei modelli di schede attività giornaliere, settimanali o mensili per il tuo team. Prima di utilizzare questo modello, fallo esaminare dai team legale e Risorse umane interni e modificalo se necessario.

Gestire i dati del modello di scheda attività

Una gestione efficace delle schede attività è importante per le aziende di tutte le dimensioni. Che si tratti di un piccolo studio di progettazione grafica che monitora le ore fatturabili o di un grande impianto di produzione che gestisce le tariffe orarie dei lavoratori a turni, il modo in cui gestisci i dati delle schede attività può influire sui tuoi profitti.

Monitoraggio del tempo online e manuale a confronto

Tradizionalmente, le schede attività vengono stampate all'inizio della giornata o della settimana e utilizzate per monitorare le ore di lavoro di un membro del team. E sebbene ci sia qualcosa di soddisfacente nel farlo su carta, le schede attività cartacee presentano diversi svantaggi: possono andare perse, diventano rapidamente obsolete quando qualcosa cambia e può esserci un solo punto di riferimento. 

Ecco perché i team moderni stanno passando alla tecnologia di monitoraggio del tempo online. I fogli presenze online aumentano la flessibilità e consentono ai team di registrare le ore in tempo reale. A differenza dei fogli da stampare, il monitoraggio del tempo online ti consente di: 

• condividere i fogli presenze tra i membri del team

• visualizzare le modifiche in tempo reale

• modificare i fogli presenze quando necessario

• Creare fogli presenze per progetti specifici

• aggiungere più variabili ai fogli ore

L'integrazione del monitoraggio del tempo online con il flusso di lavoro quotidiano del tuo team può semplificare il processo di gestione delle buste paga e aiutarti a monitorare aspetti come la disponibilità e le spese del tuo team. Può anche aiutarti a ridurre il sovraccarico di lavoro e il burnout. Anche se utilizzi fogli presenze stampabili per monitorare le ore, puoi utilizzare Asana per coordinare il carico di lavoro del tuo team.

Automatizzare il monitoraggio dei fogli ore

L’automazione sta rivoluzionando il modo in cui le aziende gestiscono i resoconti sul tempo. Da un ristorante affollato che gestisce i turni dei camerieri a una società di software che monitora le ore degli sviluppatori in più progetti, le soluzioni automatizzate possono far risparmiare tempo e ridurre gli errori.

Vantaggi del software per la creazione automatizzata di fogli presenze:

• Maggiore efficienza: automatizza le attività che richiedono tempo, come l’immissione dei dati e i calcoli, consentendo al personale delle risorse umane di dedicarsi a un lavoro più strategico.

• Maggiore precisione: riduzione degli errori umani nella registrazione e nel calcolo delle ore, garantendo un compenso equo e una fatturazione accurata dei clienti.

• Approfondimenti migliori: fornisce resoconti dettagliati sulle ore di lavoro dei dipendenti e sull’avanzamento del progetto, consentendo un processo decisionale basato sui dati.

Conformità del modello di foglio presenze

Che tu sia un piccolo negozio al dettaglio o una grande azienda, il rispetto delle normative sul lavoro e la conformità delle schede attività non sono negoziabili.

Garantire la conformità alle leggi sul lavoro è fondamentale quando si utilizzano i fogli ore. Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti.

1. Mantieni registri accurati: utilizza un modello di foglio presenze giornaliero o settimanale per registrare le ore lavorate in modo coerente. Questo è particolarmente importante per i settori con normative rigorose, come l’assistenza sanitaria o i trasporti.

2. Includi tutte le informazioni necessarie: assicurati che i modelli includano il nome del dipendente, le date e le voci dettagliate relative al tempo. Questo livello di dettagli può essere cruciale in caso di verifiche o controversie.

3. Conserva i registri: conserva i dati del foglio presenze del team per la durata richiesta dalle normative locali. Alcuni settori potrebbero richiedere che i registri siano conservati per diversi anni.

4. Utilizza categorie di schede attività appropriate: distingui chiaramente tra orari regolari, straordinari, giorni di ferie e giorni di malattia. Questo è particolarmente importante per il calcolo della retribuzione degli straordinari e la gestione dei permessi retribuiti.

Gestisci i flussi di lavoro e monitora il tempo in un’unica piattaforma

I modelli di schede attività stampabili possono essere un utile punto di partenza per organizzare gli orari di lavoro del tuo team, ma se desideri la flessibilità necessaria per correggere gli errori, monitorare le ore in tempo reale e le prestazioni del team, il monitoraggio del tempo online è l'ideale. Con una piattaforma di gestione del lavoro come Asana, puoi dare vita al lavoro e gestire tutto, dai flussi di lavoro al monitoraggio del tempo, in un’unica piattaforma.