Monitoraggio dei progetti per principianti: una guida per monitorare i progetti in modo efficace

Rispettare le scadenze e il budget è una delle parti più complesse della gestione dei progetti. Senza una chiara comprensione di tutti gli elementi del tuo progetto, è facile che il lavoro venga trascurato. Se ti è già successo, non sei solo: infatti, ogni settimana oltre un quarto (26%) delle scadenze non viene rispettato. 

Ma non è necessario che tu faccia tutto da solo. Gli strumenti di monitoraggio dei progetti come Asana offrono a te e, soprattutto, al tuo team, una chiara visione dello stato di un progetto e un modo semplice per ottenere aggiornamenti in tempo reale, in modo da poter dedicare più tempo al lavoro di grande impatto. Ecco come iniziare a monitorare i progetti, in modo che tutti i membri del team sappiano esattamente chi sta facendo cosa e per quando.

Cos'è il monitoraggio dei progetti? 

Il monitoraggio dei progetti è un insieme di strumenti e pratiche per aiutare i project manager a monitorare l'avanzamento delle loro iniziative. Anziché fare affidamento su fogli di calcolo, email o un approccio mentale, gli strumenti di monitoraggio dei progetti gestiscono i dettagli dei dati del progetto. Con il monitoraggio dei progetti, puoi aiutare i membri del team a rimanere aggiornati sullo stato di un progetto a livello individuale, di progetto e di programma.

Cos’è un monitoraggio dei progetti?

Un sistema di monitoraggio dei progetti è uno strumento che dà vita al monitoraggio dei progetti, tramite dashboard in tempo reale, aggiornamenti di stato o resoconti sullo stato di avanzamento. Non è più necessario passare 45 minuti ogni venerdì a cliccare dentro e fuori da diversi progetti solo per avere un'idea di come stanno andando le cose. Al contrario, uno strumento di monitoraggio dei progetti aiuta il tuo team a rimanere informato e organizzato su singole attività, progetti del team e persino progetti complessi.

Gli strumenti di monitoraggio dei progetti sono progettati per:

• Condividere informazioni e aggiornamenti sulle attività in tempo reale.

• Indicare chiaramente chi sta facendo cosa e per quando, per garantire la responsabilità.

• Generare resoconti sull'avanzamento condivisibili, per mantenere tutti sulla stessa lunghezza d'onda.

• Semplificare il monitoraggio dello stato, del tempo e del budget per flussi di lavoro più fluidi.

Perché usare uno strumento di monitoraggio dei progetti? Vantaggi del software di monitoraggio dei progetti

I software di monitoraggio e gestione dei progetti sono strumenti essenziali per gestire i progetti in modo efficace, fornendo approfondimenti su tutte le parti mobili, tra cui l'avanzamento generale, le sottoattività, le dipendenze e l'ambito del progetto.

La funzionalità di creazione di resoconti integrata monitora le metriche chiave, imposta le linee di base e garantisce che i progetti rispettino le scadenze, il budget e l'ambito. Per gestire i dettagli all'interno di ogni progetto, i team spesso utilizzano un modello di monitoraggio delle assegnazioni su Asana per monitorare responsabilità, date di scadenza e avanzamento a livello di attività.

Individua subito i colli di bottiglia

Con una visione chiara di attività, sottoattività, date di inizio e date di scadenza, i team possono individuare in modo proattivo i colli di bottiglia e monitorare le prestazioni del progetto. I team che utilizzano i sistemi di monitoraggio dei progetti stabiliscono flussi di lavoro senza soluzione di continuità e risultati di successo.

Esempio: un'impresa edile migliora la gestione dell'ambito del progetto monitorando i superamenti di budget e implementando strategie di semplificazione delle attività.

Migliorare la collaborazione del team

Gli strumenti di monitoraggio dei progetti promuovono il lavoro di squadra, chiarendo aspetti chiave come chi sta facendo cosa e per quando, e mantenendo tutti allineati sugli obiettivi del progetto. I team possono adattarsi rapidamente alle sfide, il che rende i monitoraggi dei progetti ideali per la gestione Agile dei progetti e lo sviluppo di software.

Esempio: un team di sviluppo che affronta un progetto complesso ha ridistribuito le attività del progetto quando si sono verificati ritardi, utilizzando il monitoraggio in tempo reale per mantenere l'avanzamento.

Resoconti semplificati sui progetti

I migliori strumenti di monitoraggio dei progetti semplificano la creazione di resoconti con aggiornamenti automatizzati, notifiche e approfondimenti chiari sullo stato e sull’avanzamento delle attività. I resoconti completi tengono informati gli stakeholder, riducendo al minimo l’impegno manuale.

Esempio: un'agenzia di marketing ha utilizzato l'automazione per monitorare le metriche del progetto e fornire ai clienti aggiornamenti in tempo reale, migliorando il processo di onboarding e offrendo risultati migliori.

Collegare il lavoro e ridurre i silos

I silos si verificano quando il lavoro e le informazioni sono sparsi in sistemi separati, rendendo più difficile per i team monitorare l’avanzamento del progetto e accedere a informazioni aggiornate sul progetto. Questa frammentazione costringe i team a passare da uno strumento all'altro, come fogli di calcolo per le attività del progetto, email per la comunicazione e app separate per gli aggiornamenti, il che fa perdere tempo e aumenta il rischio di errori.

Gli strumenti di monitoraggio dei progetti integrati con il software di gestione del lavoro eliminano i silos, consolidando attività, cronologie e aggiornamenti in un unico posto. I team possono gestire l’ambito del progetto, monitorare le metriche chiave e garantire l’allineamento con gli obiettivi del progetto, il tutto senza lavoro duplicato o problemi di comunicazione.

Esempio: invece di passare ore a copiare manualmente i dati tra fogli di calcolo ed email, un team di marketing adotta uno strumento di monitoraggio del progetto connesso per semplificare il flusso di lavoro, ridurre i ritardi e mantenere il progetto nei tempi previsti.

Come monitorare efficacemente l’avanzamento del progetto

Monitorare l’avanzamento del tuo progetto non deve essere complicato. Con le giuste strategie e un sistema di monitoraggio dei progetti affidabile, puoi tenere sotto controllo le attività, le cronologie e persino il budget del progetto, il tutto mantenendo il tuo team e gli stakeholder aggiornati.

Che tu stia cercando di semplificare le singole attività o di gestire un intero portfolio, esistono modi semplici per monitorare l'avanzamento e mantenere il tuo progetto nei tempi previsti. Questa guida illustra le tecniche pratiche che ti aiutano a ottenere il massimo dai tuoi strumenti, garantendo al contempo che il tuo team rimanga concentrato e allineato.

Passaggio 1: condividi i dettagli all’inizio di un piano di progetto

Un piano di progetto è un modello degli elementi chiave di cui il tuo progetto ha bisogno per avere successo. La pianificazione del progetto avviene prima della fase di monitoraggio del progetto. Di solito, questa è la prima cosa che fai quando inizi un progetto. 

Creando un piano, puoi dare ai membri del team e agli stakeholder un'idea della cronologia del progetto. In questo modo, tutti inizieranno sulla stessa lunghezza d’onda. Quindi, mantieni questa chiarezza durante tutto il progetto con strumenti di monitoraggio del progetto.

Passaggio 2: stabilisci un piano di comunicazione per ogni progetto

Un piano di comunicazione definisce il modo in cui il team condividerà le informazioni durante il progetto. Chiarisce dove e quando i membri del team possono trovare gli aggiornamenti, definisce i canali di comunicazione (come email, app di messaggistica o riunioni) e stabilisce le aspettative per la frequenza e la partecipazione.

Includi dettagli su quando condividerai gli aggiornamenti sul monitoraggio del progetto, come i resoconti sullo stato, per far sì che tutti siano allineati.

Utilizza strumenti di project management visivi che rendono il monitoraggio più semplice e intuitivo. Eccone tre tipi:

• Diagrammi di Gantt: una vista cronologia che mostra le dipendenze del lavoro, i traguardi e la pianificazione generale.

• Bacheche Kanban: colonne come "Da fare", "In corso" e "Fatto" aiutano a monitorare visivamente lo stato delle attività.

• Calendari: evidenzia le scadenze dei deliverable del progetto per la pianificazione.

Passaggio 3: crea una roadmap del progetto per una panoramica di alto livello 

Per i progetti complessi, puoi anche creare una roadmap di progetto per offrire ai membri del team un modo per visualizzare facilmente il programma del progetto. La roadmap di un progetto è una cronologia di alto livello, che consente agli stakeholder di avere una panoramica dei risultati finali, dei traguardi e degli obiettivi generali.

Passaggio 4: monitora la capacità con strumenti di monitoraggio del tempo

A livello di singola attività, è utile monitorare ulteriori dettagli del progetto, come il tempo necessario per completare un'attività. Gli strumenti di monitoraggio dei progetti spesso offrono integrazioni per il monitoraggio del tempo, per aiutarti a monitorare con precisione il tempo dedicato a progetti e attività con meno impegno.

Passaggio 5: mantieni la rotta con un piano di gestione delle risorse

Nella gestione dei progetti, una risorsa è tutto ciò che ti aiuta a completare un progetto, inclusi i membri del team, il budget o gli strumenti disponibili. Un piano di gestione delle risorse può aiutarti a definire chiaramente le risorse del tuo progetto e la loro capacità, in modo che tutti comprendano quali risorse sono disponibili per il lavoro del progetto.

Tre strategie chiave per il monitoraggio dei progetti

Come accennato in precedenza, il monitoraggio dei progetti fa parte di un insieme più ampio di software di gestione del lavoro. Quando i membri del team si riferiscono al monitoraggio dei progetti, in realtà si riferiscono a tre cose: monitorare il lavoro a livello individuale, rimanere aggiornati sul lavoro del progetto o controllare l'avanzamento del lavoro in più progetti.

1. Monitoraggio del lavoro a livello individuale

A livello di singola attività, gli strumenti di monitoraggio dei progetti possono aiutare tutti ad allinearsi su chi sta facendo cosa e per quando. Ciò può fornire ai membri del team approfondimenti chiari sul fatto che un'attività stia procedendo nei tempi previsti e su come il progetto stia avanzando verso i suoi risultati finali.

Il monitoraggio del lavoro a livello di singola attività ha un altro valore: previene il lavoro duplicato. Quando tutti hanno chiarezza su chi sta facendo cosa e per quando, si eliminano le congetture e il lavoro superfluo. Questo è fondamentale: allo stato attuale, gli operatori della conoscenza dedicano il 13% del loro tempo ad attività che sono già state completate.

La cosa più importante da fare durante il monitoraggio del lavoro a livello individuale è assicurarsi che ci sia una sola persona direttamente responsabile di ogni attività. Avere un responsabile per ogni iniziativa significa che i membri del team sanno chi contattare per aggiornamenti sullo stato delle attività o per rispondere alle domande che altri membri del team potrebbero avere.

Immagina, per esempio, che tu e un altro membro del team stiate organizzando un evento virtuale. Ma poiché ci sono due host, i relatori ospiti non sanno a chi rivolgersi per le domande. Il giorno prima dell'evento, un ospite ha un'emergenza e contatta un membro del team per annullare la sua partecipazione. Ma a causa di un errore di comunicazione, tu non sei stato coinvolto e il giorno dell'evento sei totalmente impreparato quando quel relatore non si presenta. Con un punto di comunicazione chiaramente responsabile, questo tipo di problema può essere facilmente evitato.

2. Monitoraggio del lavoro a livello di progetto

Puoi anche monitorare il lavoro a livello di progetto per offrire agli stakeholder interfunzionali una visione di livello superiore del lavoro del progetto. Invece di ricevere notifiche sugli aggiornamenti quotidiani, gli stakeholder interfunzionali e gli altri membri del team hanno bisogno di aggiornamenti immediati e in tempo reale sui dati più importanti del progetto. In questo modo, possono rimanere aggiornati durante il ciclo di vita di un progetto senza essere impantanati nei dettagli. 

Esistono due modi principali per monitorare il lavoro a livello di progetto:

• Aggiornamenti di stato: i resoconti sullo stato del progetto sono aggiornamenti sullo stato di avanzamento del progetto che ti aiutano a tenere informati gli stakeholder. Gli aggiornamenti di stato scritti sostituiscono anche le riunioni sullo stato e offrono ai membri del team un modo per visualizzare le informazioni più aggiornate sul progetto quando preferiscono. Per risultati ottimali, condividi i resoconti sullo stato nello stesso strumento in cui gestisci l'esecuzione del lavoro, in modo che gli stakeholder possano approfondire i dettagli, se necessario. 

• Dashboard: le dashboard sono viste avanzamento del progetto a cui gli stakeholder possono accedere in qualsiasi momento per ottenere dettagli su un progetto. Le dashboard possono includere grafici di burn down, attività in corso o attività scadute. Come per gli aggiornamenti di stato, assicurati di creare dashboard nello strumento in cui lavori, in modo che gli stakeholder possano ottenere maggiori informazioni.

3. Monitoraggio del lavoro in più progetti

Se stai monitorando il lavoro in più progetti, probabilmente trarrai vantaggio dal monitoraggio del lavoro a livello di portfolio. La gestione del portfolio di progetti (GPP) è la vista a volo d'uccello che gli stakeholder esecutivi o gli sponsor del progetto vogliono vedere. La PPM aiuta gli stakeholder a vedere il quadro generale di più progetti e come queste iniziative stanno monitorando gli obiettivi aziendali. 

• A livello di portfolio, è fondamentale che gli stakeholder abbiano un quadro chiaro dello stato di ogni progetto, in modo da poter valutare lo stato e le prestazioni complessive del portfolio.

• A questo livello, puoi anche utilizzare la gestione del carico di lavoro per monitorare la disponibilità e la capacità del team. La gestione del carico di lavoro ti consente di vedere a cosa sta lavorando ogni membro del team, in tutti i progetti, in modo da assicurarti che nessuno si senta esaurito o sopraffatto.

Secondo la nostra ricerca, il 71% degli operatori della conoscenza ha sofferto di burnout almeno una volta nel 2020. Con la gestione del carico di lavoro e il monitoraggio dei progetti, puoi assicurarti in modo proattivo che non si verifichino problemi di capacità, visualizzando tutte le attività in programma nei giorni o nelle settimane a venire. In questo modo, se un membro del team ha alcune attività importanti in programma, puoi ridistribuire le richieste più piccole ad altri membri del team che potrebbero avere una maggiore capacità. 

Rispetta le scadenze con il monitoraggio dei progetti

Un buon monitoraggio dei progetti, come tutti i migliori flussi di lavoro, può rendere più facile la collaborazione e la comunicazione per il tuo team. Invece di inserire manualmente i dettagli di monitoraggio del progetto in fogli di calcolo o presentazioni, gli strumenti di monitoraggio dei progetti online abbattono i compartimenti stagni per aiutarti a monitorare il lavoro dove effettivamente lavori. Condividi tutte le informazioni importanti del progetto, come dettagli, documenti, feedback e messaggi, in un unico posto. Il monitoraggio dei progetti consente ai membri del team, agli stakeholder e ai collaboratori interfunzionali di visualizzare e monitorare facilmente il lavoro da ogni angolazione.

Vuoi iniziare? Scopri come Asana può aiutare il tuo team a organizzare il lavoro e a rimanere sincronizzato monitorando tutte le informazioni del tuo progetto in un unico posto.

Domande frequenti sul monitoraggio dei progetti