Foglio ore

Il monitoraggio delle ore non dovrebbe essere un lavoro a tempo pieno. Ma per molti team è così. Tra la gestione dei cartellini orari cartacei, l'invio di fogli di calcolo via email e la risoluzione dei problemi di elaborazione delle buste paga, il monitoraggio del tempo spesso diventa più una questione di correzione degli errori che di registrazione delle ore. È proprio per questo motivo che abbiamo creato questo modello di foglio presenze. Offre ai team un sistema semplice, ripetibile e funzionante.

Abbiamo visto in prima persona come dei semplici modelli di schede attività possano trasformare il modo in cui lavorano i team. Fanno risparmiare tempo, eliminando le voci duplicate e la necessità di controlli manuali. Inoltre, i modelli creano coerenza nei flussi di lavoro, rendendo il processo di monitoraggio delle ore dei dipendenti affidabile e ripetibile per ogni ciclo di pagamento.

Chi può trarre vantaggio da questo modello di foglio presenze?

In Asana, sappiamo bene quanto la gestione manuale del tempo possa diventare un peso, soprattutto quando si tratta di utilizzare app per le schede attività, fogli di calcolo Excel e Google Docs. Quando questi strumenti non si collegano ai sistemi principali del tuo team, diventa più difficile avere una visione completa delle ore di lavoro totali dei dipendenti, per non parlare della gestione degli straordinari o degli orari flessibili senza ulteriori attriti.

Questo modello di foglio presenze è progettato per semplificare il processo per chiunque abbia bisogno di registrare le ore in modo accurato e coerente. È ideale per:

• Piccole aziende che desiderano monitorare le ore dei dipendenti e gestire le buste paga senza costosi software per le schede attività.

• Liberi professionisti che registrano le ore fatturabili in più progetti e clienti.

• team delle risorse umane e delle operazioni che devono standardizzare le presenze, i giorni di ferie e i congedi per malattia.

• Project manager che necessitano di un foglio presenze per suddividere le ore per attività o risultato finale.

• Team che lavorano da remoto o in modalità ibrida, che necessitano di una visione chiara delle ore inserite per la conformità o il monitoraggio interno.

L'utilizzo di questi modelli di schede attività gratuiti riduce gli errori umani e garantisce che ogni ora, dalle pause pranzo agli straordinari, sia accuratamente registrata.

Perché usare i modelli di schede attività di Asana?

Molti team si affidano a fogli di calcolo o al monitoraggio manuale, che possono diventare rapidamente dispendiosi in termini di tempo e difficili da gestire. Il nostro modello di scheda attività sostituisce questa seccatura con una scheda attività strutturata e online, che si aggiorna in tempo reale e si integra nel tuo flusso di lavoro.

I team scelgono i modelli di schede attività di Asana quando hanno bisogno di:

• Modello di scheda attività dei dipendenti: standardizza il modo in cui il tuo team registra il tempo, le pause e le ferie in uno spazio di lavoro condiviso. Questo modello intuitivo è ideale per i team interni di reparti o sedi diversi.

• Modello di scheda attività giornaliera: monitora l'avanzamento e la disponibilità giornalieri per i ruoli che richiedono resoconti dettagliati. È perfetto per i lavoratori a ore o i team con orari flessibili.

• Modello di scheda attività bisettimanale: aiuta il tuo team a rispettare le scadenze con un ciclo di due settimane che semplifica la revisione, l'approvazione e l'invio delle ore.

• Modello di scheda attività mensile: ideale per fornitori, liberi professionisti o team a contatto con i clienti che fatturano su base mensile. Supporta anche programmi quindicinali senza configurazione aggiuntiva.

Che tu gestisca personale a tempo pieno, lavoratori part-time o liberi professionisti, questi modelli gratuiti di schede attività si adattano alle tue esigenze e si adattano alla tua organizzazione.

Come usare questo modello di scheda attività

Inizia a utilizzare questo semplice modello di scheda attività in pochi passaggi.

1. Duplica il modello di progetto.

Apri il modello di scheda attività e rinominalo in base al tuo team o al periodo di pagamento. Per esempio: "Fogli presenze dipendente maggio 2025" o "Ore freelance secondo trimestre".

2. Personalizza i campi in base alle tue esigenze.

Aggiungi campi personalizzati per:

• orari di inizio e fine

• Durata delle pause (ad es. pausa pranzo)

• Tariffa oraria

• Ore fatturabili e non fatturabili

• Codici di progetto o reparti

• Stato delle approvazioni e nome del revisore

3. Invita i membri del team.

Condividi il progetto con dipendenti o collaboratori, in modo che possano inserire le ore giornaliere o settimanali. Puoi organizzare le attività in base al nome del dipendente o al giorno della settimana.

4. Automatizza i fogli presenze ricorrenti.

Utilizza le regole per duplicare il modello per ogni periodo di pagamento, informare i membri del team o avvisare le Risorse umane quando gli invii sono stati completati. Puoi anche impostare promemoria per rivedere e approvare le voci di tempo prima della scadenza.

5. Genera resoconti delle ore lavorate.

Utilizza le dashboard o le opzioni di esportazione per visualizzare il totale delle ore lavorate, gli straordinari e i riepiloghi dei costi. Filtra per dipendente, ruolo o reparto per analizzare l'utilizzo del tempo in modo più efficace.

6. Rivedi e archivia i fogli presenze.

Una volta approvate ed elaborate le schede attività, spostale in una cartella completata o archivia il progetto per scopi di verifica e conformità.

Funzionalità di monitoraggio del tempo di Asana

Le funzionalità di Asana aiutano ad automatizzare il lavoro improduttivo e a creare una struttura per i tuoi flussi di lavoro. Di seguito elenchiamo alcune delle nostre preferite per i progetti di schede attività. Vuoi vedere tutto ciò che è possibile fare? Visita il nostro hub delle funzionalità per l'elenco completo.

• Asana AI: utilizza Asana AI per suggerire automaticamente aggiornamenti del progetto, evidenziare le voci di tempo scadute o le tendenze di superficie nei modelli di lavoro.

• Campi personalizzati: aggiungi campi per tariffa oraria, tempi di pausa e codici di progetto per standardizzare le voci di tempo in tutto il team.

• Regole: automatizza le attività ricorrenti, come l’invio di promemoria per l’invio di fogli presenze settimanali o la segnalazione di voci mancanti.

• Dashboard: visualizza le ore di lavoro regolari e monitora le tendenze istantaneamente tra team, ruoli o periodi di tempo.

• Moduli: raccogli i dati dei fogli presenze da fornitori o team senza accesso diretto ad Asana utilizzando un semplice modulo collegato al progetto.

• Vista cronologia: visualizza le voci di tempo in giorni o settimane per una visione chiara dei carichi di lavoro e dei periodi di pagamento.

• Approvazioni: aggiungi passaggi di revisione e attività di approvazione per convalidare i fogli presenze inviati prima dell'elaborazione.

Potenzia il tuo flusso di lavoro con gli add-on di Asana per i fogli presenze e i budget

Man mano che i team si espandono, il monitoraggio del tempo di base diventa meno efficace. I dipendenti potrebbero inserire le ore in modo incoerente, i manager perdere tempo a correggere le voci e i team utilizzare fogli di calcolo per monitorare i budget che non si aggiornano quando le persone registrano le loro ore. Il componente aggiuntivo Schede attività e budget di Asana risolve questi problemi, standardizzando l'inserimento del tempo, introducendo processi di approvazioni e collegando le ore registrate direttamente ai budget e ai costi previsti.

Con il componente aggiuntivo Schede attività e budget, il tuo team può:

• Registrare il tempo dedicato alle attività e ai progetti utilizzando un foglio presenze condiviso. Ad esempio, un team di marketing registra le ore direttamente nelle attività della campagna invece di utilizzare un foglio di calcolo separato.

• Instradare le voci di tempo attraverso un processo integrato di revisione e approvazioni. Un responsabile IT esamina e approva le ore settimanali prima del pagamento.

• Monitorare i budget dei progetti in tempo reale in base alle ore o ai costi. Un team di costruzione visualizza le ore di lavoro rimanenti man mano che i lavoratori registrano il tempo ogni giorno.

• Converti le ore registrate in costi utilizzando tariffe specifiche del progetto. Una società di consulenza calcola il costo del progetto in base alla tariffa oraria di ciascun consulente.

• Separa il lavoro fatturabile e non fatturabile al momento dell’inserimento. Un assistente legale contrassegna il lavoro del cliente come fatturabile e le riunioni interne come non fatturabili.

• Confronta il tempo o i costi stimati con i risultati effettivi. Un team di prodotto confronta le ore di sviluppo previste con le ore effettivamente registrate.

• Visualizzare i dati relativi a tempi e costi in progetti, carichi di lavoro e dashboard. Un responsabile delle operazioni sanitarie può visualizzare il tempo del personale e i costi della manodopera tra i reparti in un’unica dashboard.

L’add-on Timesheet and Budget di Asana integra il monitoraggio del tempo, la definizione del budget e la creazione di resoconti in un unico flusso di lavoro. Quando le persone registrano il tempo, Asana aggiorna i budget dei progetti e calcola i costi in base alle tariffe assegnate. I resoconti mostrano il tempo o il costo stimato insieme ai dati effettivi. Gli amministratori impostano le regole per le approvazioni, le impostazioni di fatturazione e i controlli degli accessi, mentre i team visualizzano gli stessi dati relativi a tempo e budget in diversi progetti.

Domande frequenti sui modelli di schede attività