Écarts de coûts : la formule magique pour respecter le budget des projets

Image du contributeur – Équipe AsanaTeam Asana27 juillet 20228 min de lecture
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Résumé

Le calcul des écarts de coûts permet de suivre efficacement l’évolution d’un projet et de s’assurer que les dépenses liées à celui-ci ne dépassent pas les limites du budget imposé, et ce, tout au long de son cycle de vie. Dans cet article, découvrez la formule utilisée, les différentes méthodes de calcul, ainsi que quelques exemples concrets afin d’y voir plus clair.

Véritable outil de gestion des coûts, la formule de calcul des écarts de coûts vous aide à respecter le budget de vos projets. Les « écarts de coûts » correspondent à la différence entre le coût prévisionnel d’un projet (ou le montant budgétisé) et son coût réel (c’est-à-dire le montant dépensé). Lorsque sa valeur est positive, cela signifie que le total des dépenses liées au projet est inférieur au montant du budget. Un écart négatif, quant à lui, indique qu’il le dépasse et donc que le projet coûtera plus que prévu.

Lorsque vous gérez un projet, calculez périodiquement les écarts de coûts afin de déterminer s’il respecte ou non le budget fixé. Vous pouvez même calculer des écarts individuels pour différentes catégories budgétaires, comme la main-d’œuvre ou les fournitures, afin d’identifier les domaines les plus susceptibles de faire basculer votre budget.

Dans cet article, découvrez à quoi correspondent les écarts de coûts et comment appliquer la formule associée. Différentes méthodes de calcul seront par ailleurs détaillées.

Qu’entend-on par écarts de coûts ?

Les écarts de coûts correspondent à la différence entre le coût prévisionnel d’un projet et son coût réel, une fois toutes les dépenses supplémentaires ou économies imprévues prises en compte. La formule de calcul associée est donc la suivante :

  • coût prévisionnel - coût réel = écarts de coûts

Un résultat positif indique que le total des dépenses liées à un projet est inférieur au montant de son budget, tandis qu’un résultat négatif signifie au contraire que des écarts ont été faits et donc que le budget a été dépassé. En cas de résultat nul, les coûts réel et prévisionnel du projet sont alors égaux.

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[Illustration intégrée] Qu’entend-on par écarts de coûts ? (infographie)

Écarts de coûts positifs et négatifs

Dans un monde parfait, les écarts de coûts d’un projet seraient nuls, signifiant ainsi que le coût budgété et le montant total dépensé sont égaux. Mais soyons réalistes, il est extrêmement rare que le coût réel d’un projet corresponde au centime près au budget initialement fixé.

Obtenir un résultat positif ou favorable indique généralement que le projet est en bonne voie et que le budget préalablement fixé est respecté. Un résultat négatif ou défavorable ne signifie cependant pas toujours que votre projet rencontre des difficultés. Il est en effet tout à fait possible que le budget initial soit bien trop optimiste. Dans ce cas, il est fortement recommandé de prendre les mesures adéquates visant à garantir un contrôle optimal des coûts liés au projet en question.

[À lire] Vous découvrez la gestion des coûts ? Nous allons tout vous expliquer.

Exemple d’écarts de coûts simples

Il est bien plus facile de comprendre la notion d’écarts de coûts une fois celle-ci mise en pratique. Supposons que vous soyez propriétaire d’une petite entreprise et que vous ayez récemment engagé un graphiste. Celui-ci est chargé de créer des supports marketing, un site Web et d’autres éléments visuels à un tarif de 50 €/heure. Si vous souhaitez voir l’ensemble de ce projet terminé en deux mois, soit 1 200 heures de travail, vous devrez donc prévoir un budget de 60 000 €.

Le temps passe et votre projet se termine enfin ! Il a cependant pris 10 semaines de plus que prévu et votre graphiste a travaillé 1 600 heures en tout. Ce projet de conception graphique a donc finalement coûté 80 000 €.

Pour calculer les écarts de coûts par rapport au budget de conception graphique de l’entreprise, vous devez soustraire le coût réel (80 000 €) au coût budgété ou prévisionnel (60 000 €). Ce faisant, vous obtenez un résultat de - 20 000 €. Comme vu précédemment, ces écarts négatifs signifient donc que le projet a dépassé son budget initialement fixé de ce montant.

[Illustration intégrée] Écarts de coûts (exemple)

Dans notre exemple ci-dessus, vous (le propriétaire de l’entreprise) n’avez calculé les écarts de coûts qu’en fin de projet. Il est pourtant bien plus utile de se servir de cet outil pour identifier les tendances de dépassement de budget au moment où elles se produisent. Cela vous permet en effet de corriger le tir et de remettre le projet sur la bonne voie financièrement. Pour ce faire, vous devrez cependant tenir compte de la valeur acquise.

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Qu’est-ce que la gestion de la valeur acquise ?

La valeur acquise, parfois appelée valeur planifiée, représente le coût budgété du travail effectué à un moment donné d’un projet. La gestion de la valeur acquise vous permet de vérifier périodiquement l’état d’avancement de votre projet et de garantir le respect à la fois du calendrier et du budget.

Revenons à l’exemple ci-dessus et imaginons avoir vérifié le projet de conception graphique une fois 25 % du travail effectué. À ce stade, le coût prévisionnel, c’est-à-dire le montant que vous pensiez avoir dépensé à ce moment-là, devait être de 15 000 €, soit 25 % de votre budget total.

Votre graphiste a cependant travaillé 400 heures pour réaliser ces 25 % du projet. Le coût réel du travail effectué à ce stade était donc de 20 000 € (soit 400 heures de travail à 50 €/heure).

Si vous aviez calculé les écarts de coûts une fois 25 % du travail effectué, en soustrayant le coût réel (20 000 €) au coût prévisionnel ou à la valeur acquise (15 000 €), vous auriez obtenu un résultat de - 5 000 € et auriez donc très vite compris que le budget de votre projet allait être dépassé. Il aurait été alors possible de l’ajuster en conséquence.

Ce processus est appelé gestion de la valeur acquise. Il consiste à effectuer une analyse de la valeur à intervalles réguliers tout au long du cycle de vie d’un projet et permet ainsi de vérifier si la valeur acquise correspond ou dépasse le coût réel d’un projet donné.

Les 3 façons de calculer les écarts de coûts

Trois méthodes s’offrent à vous pour calculer les écarts de coûts dans votre comptabilité analytique :

  • Méthode des écarts de coûts cumulés

  • Méthode des écarts de coûts par période

  • Méthode des écarts de coûts à l’achèvement

Ces trois méthodes utilisent la même formule, mais l’appliquent différemment en vue de déterminer des éléments bien distincts.

Méthode des écarts de coûts cumulés

Les écarts de coûts cumulés correspondent à la différence entre les coûts cumulés réel et prévisionnel du projet. Cette méthode peut être utilisée pour obtenir une vue d’ensemble des écarts d’un projet par rapport à son budget initial.

Dans notre exemple ci-dessus, nous avons utilisé cette méthode pour déterminer de combien le coût de l’ensemble du projet avait dépassé en tout le budget initial à un stade d’avancement donné.

Méthode des écarts de coûts par période

Il s’agit ici de faire la différence entre le coût réel du projet et son coût prévisionnel à un moment précis ou lors d’une phase donnée.

Supposons que vous vérifiez à nouveau la progression de votre projet de conception graphique une fois 50 % du travail effectué. Pour déterminer les écarts de coûts par période, vous calculerez séparément les écarts de coûts des deux premiers trimestres du projet.

L’avantage de cette méthode ? Elle vous permet d’identifier plus précisément le moment où les fluctuations budgétaires se produisent dans le calendrier de votre projet. Si par exemple ce dernier est en bonne voie à mi-parcours, mais qu’il ne l’est plus au troisième trimestre, vous saurez alors à quel moment certains éléments ont mal tourné. Plus l’intervalle de vérification est court, plus il est facile d’identifier les problèmes et de les résoudre.

Méthode des écarts de coûts à l’achèvement

Cette méthode vous permet, à n’importe quel moment du projet, de prévoir dans quelle mesure les dépenses liées à celui-ci seront supérieures ou inférieures au budget en fin de parcours, et ce, en fonction des progrès réalisés jusqu’à présent. Pour ce faire, il vous suffit d’estimer le montant total du projet à un moment donné et de le soustraire au montant auquel vous pensiez initialement (coût prévisionnel).

Lorsque vous évaluez votre projet de conception graphique une fois 25 % du travail effectué et constatez avoir déjà dépensé 20 000 €, le coût prévisionnel du projet à ce stade change et s’élève alors à 80 000 €. Si le projet continue à ce rythme et que vous soustrayez ce dernier montant au coût prévisionnel initial de 60 000 €, vous obtiendrez un résultat de - 20 000 €, lequel correspondra au montant total des écarts de coûts une fois le projet terminé.

Cette méthode permet de prévoir l’ampleur des écarts en fin de projet, et ce, suivant les informations relatives à son rythme de progression actuel.

Les 5 types d’écarts de coûts

Les trois catégories ci-dessus décrivent trois façons différentes de déterminer les écarts de coûts. Découvrez désormais les cinq types d’écarts qu’il est possible de calculer.

Chacune de ces formules détermine les écarts de coûts pour une catégorie budgétaire différente. Elles permettent ainsi aux chefs de projet de mener des analyses détaillées et d’identifier à quel moment précis les coûts dépassent le budget. Ces derniers peuvent alors effectuer les ajustements qui s’imposent.

[Illustration intégrée] Les différents types d’écarts de coûts (infographie)

Écarts de coûts des matériaux

Ce type d’écarts concerne les projets qui requièrent des matériaux directs. Il correspond à la différence entre le montant budgété concernant les matériaux et le montant réellement dépensé.

Le coût des matériaux s’obtient en multipliant la quantité de matériaux par le prix de ces derniers. Le coût réel des matériaux peut par exemple différer du coût budgété si la quantité ou le prix des matériaux change.

Si vous calculez les écarts de coûts à mi-parcours du projet et que vous constatez que ceux des matériaux tendent à être plus élevés que prévu, vous devrez ajuster la portée de votre projet ou trouver des fonds supplémentaires permettant de couvrir ces coûts excédentaires.

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Écarts de coûts de la main-d’œuvre

Il s’agit ici de la différence entre les coûts budgétés et les coûts réels de la main-d’œuvre directe. Si votre projet requiert plus d’heures que prévu ou que les rémunérations horaires augmentent, ces coûts peuvent finir par dépasser le budget initialement établi. Rappelez-vous, c’était le cas dans notre exemple de conception graphique un peu plus haut !

Si votre entreprise présente un résultat positif important concernant la main-d’œuvre et donc que le budget alloué à celle-ci est supérieur aux dépenses nécessaires au projet, ajustez le budget et répartissez les fonds excédentaires dans d’autres catégories budgétaires présentant des écarts de coûts négatifs. Un résultat négatif indiquerait quant à lui que votre équipe n’est pas assez productive ou que l’ampleur du projet est plus importante que prévu. Une formation supplémentaire ou de meilleures mesures de contrôle qualité vous aideront à réduire les coûts relatifs à la main-d’œuvre.

Écarts de coûts des ventes

Bien différent de tous les autres, ce type d’écarts concerne cette fois les coûts entrants (recettes) et non les coûts sortants (dépenses). Ces écarts n’interviennent que dans les projets ayant une dimension commerciale. Notre exemple de conception graphique n’est donc pas concerné puisqu’il ne propose aucun bien ou service à la vente.

Pour les calculer, soustrayez les ventes réelles aux ventes budgétées. Contrairement à tous les autres écarts de coûts, un résultat négatif est cette fois-ci une bonne nouvelle ! Si le total de vos ventes budgétées (ou prévisionnelles) est de 1 000 € et que le total de vos ventes réelles est de 2 000 €, alors vos écarts de coûts des ventes s’élèveront à - 1 000 €. Lorsque les ventes réelles dépassent les ventes budgétées, votre écart est donc négatif, mais vos bénéfices sont quant à eux positifs.

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Écarts des frais généraux variables

Les frais généraux correspondent à des dépenses associées aux activités d’une entreprise. Les frais généraux variables sont, quant à eux, inhérents aux opérations commerciales et augmentent ou diminuent en fonction de la productivité de votre entreprise. Il s’agit par exemple des frais d’expédition, coûts énergétiques liés aux entrepôts ou encore des dépenses associées à l’entretien des machines.

Pour calculer ces écarts, vous devez d’abord trouver le « taux horaire standard des frais généraux variables ». Il s’agit de la somme totale des coûts variables qu’entraîne une heure de production. Si vous payez par exemple 2 € par unité expédiée et produisez 10 unités par heure, votre taux horaire standard d’expédition est donc de 20 €.

Déterminez ensuite la différence entre les frais généraux variables standards pendant une période donnée et les frais généraux variables réels après prise en compte de tout changement de prix ou d’heures travaillées.

Écarts des frais généraux fixes

Les frais généraux fixes restent les mêmes, quelle que soit la quantité de travail effectuée. Le loyer, les impôts fonciers et les abonnements en tout genre sont autant d’exemples de frais généraux fixes. L’adjectif « fixes » fait référence au type et à la quantité de frais généraux. Vous n’avez par exemple pas à payer votre loyer proportionnellement aux heures de travail qui y sont effectuées. Cela ne signifie cependant en aucun cas que votre propriétaire ne peut pas en augmenter le prix.

La formule permettant de calculer les écarts des frais généraux fixes est la suivante : frais généraux standards (ou budgétés) moins les frais généraux réels. Ces deux éléments correspondent aux totaux des frais généraux. Autrement dit, ils englobent le coût total de tous vos frais généraux pour une période donnée.

Imaginons que les frais généraux fixes de votre entreprise ne se composent que de deux éléments : le loyer (10 000 €/mois) et l’assurance commerciale (500 €). Vos frais généraux standards pour un projet de six mois seraient donc de 10 500 €/mois, soit 63 000 €. Si votre propriétaire augmente votre loyer de 5 000 €/mois en plein milieu du cycle de vie de votre projet, vos frais généraux fixes réels seront plus élevés : 10 500 € pour les trois premiers mois et 15 500 € pour les trois mois restants, soit 78 000 € au total.

Pour calculer les écarts des frais généraux fixes, soustrayez vos frais généraux fixes réels à vos frais généraux fixes standards. Vous obtiendrez dans ce cas un résultat de - 15 000 €.

Utilisez les écarts de coûts pour maîtriser vos budgets

Gardez les coûts de vos projets sous contrôle en vous assurant que les estimations de coûts initiales sont aussi précises que possible. Pour ce faire, travaillez en étroite collaboration avec l’équipe projet afin de déterminer les dépenses nécessaires à sa réalisation. Rapprochez-vous ensuite des autres parties prenantes internes des services financier et comptabilité de votre entreprise afin d’estimer avec précision les coûts futurs et le montant des dépenses en question.

Un conseil, effectuez régulièrement des analyses d’écarts de coûts pour chaque type de dépenses à l’échelle du projet. Vous resterez ainsi informé des coûts imprévus et pourrez rectifier le tir rapidement, avant que les erreurs ou retards en tout genre ne finissent par vous coûter une fortune.

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