Entretenir son backlog : 3 astuces pour des sprints toujours bien organisés

Imaginons le scénario suivant : vous êtes dans votre cuisine, prêt à préparer le dîner. Vous ouvrez le réfrigérateur, mais mince, vous n’avez pas tous les ingrédients nécessaires pour préparer votre recette. Il faut dire que vous avez oublié de vérifier en amont de quels produits vous alliez avoir besoin et n’avez donc pas fait vos courses. Ce n’est pas vraiment ce qui était prévu au départ, mais la préparation du dîner s’annonce bien plus laborieuse que prévu…

L’entretien d’un backlog Agile est guidé par le même principe. Si vous ne prenez pas le temps d’organiser votre backlog produit, votre prochain sprint risque de se solder par un échec.

Qu’entend-on par entretenir son backlog ?

L’entretien du backlog ou backlog refinement, également connu sous le nom de gestion du backlog ou backlog grooming, désigne la période pendant laquelle les responsables produit, les managers et les membres de l’équipe projet analysent et hiérarchisent les éléments du backlog produit. Ce processus de gestion de projet est couramment utilisé dans les méthodologies Agile. Si vous prenez le temps d’identifier les tâches à traiter en priorité pour votre prochain sprint, votre équipe peut alors commencer le processus de planification du sprint en toute transparence et démarrer sur les chapeaux de roue.

Entretenir son backlog vous fait non seulement gagner en clarté, mais vous permet également d’éviter que les tickets ne s’accumulent dans votre backlog produit. C’est la raison pour laquelle vous devriez chercher à optimiser votre backlog au moins une fois lors de chaque sprint pour simplifier la planification de ce dernier.

En général, le chef de produit est responsable du backlog refinement. Pendant le processus d’optimisation, il a pour mission de :

• Hiérarchiser les tickets pour le prochain sprint.

• Clarifier les tickets peu clairs en s’appuyant sur des scénarios d’utilisation détaillés.

• Fusionner les tickets en double.

• Communiquer avec les parties prenantes pour obtenir plus d’informations sur les tickets.

• Regrouper tous les tickets pertinents ou similaires au sein d’une même tâche.

• Décomposer les tickets qui représentent un travail volumineux en tâches plus petites.

En quoi l’entretien du backlog est-il si important ?

Pour garantir un fonctionnement optimal, votre voiture passe régulièrement au contrôle technique. De même, réviser régulièrement votre backlog produit est essentiel. Quand ce concept a été créé, il était plus fréquemment appelé « backlog grooming », un terme inspiré du soin apporté aux plantes : vous taillez les branches superflues pour que la plante reste belle et bien entretenue.

Revenons à votre backlog : vous devez analyser tous les tickets et identifier ceux qui sont superflus. La mise à jour régulière des tickets du backlog permettra aux membres d’équipe de commencer à travailler sur ces tickets plus facilement. En effet, ils disposeront de toutes les informations de contexte nécessaires à un travail de qualité.

Entretenir son backlog simplifie la planification de sprint. Prenons l’exemple d’un restaurant : des commis préparent les ingrédients de la recette, puis les chefs cuisinent le repas. Le backlog refinement s’apparente dans une certaine mesure à la découpe des légumes, juste avant le branle-bas de combat que représente la préparation du dîner (ou dans votre cas, du sprint). Ce processus d’optimisation vise à réunir tous les éléments pour que, au lancement du sprint, chacun dispose de tout ce dont il a besoin et ne perde pas de temps à jouer aux devinettes (ou à dénicher les bons ingrédients au fond du placard).

Dans la mesure du possible, essayez d’impliquer vos collègues dans la gestion du backlog. Cela permet d’aligner les attentes et de préciser les prochaines étapes à suivre. Les membres de l’équipe auront également le temps de réfléchir à leur stratégie pour s’attaquer aux différents problèmes et les résoudre. En outre, vos collègues auront déjà pris connaissance de tous les tickets à traiter pendant la phase de planification de sprint.

Qui est responsable de l’entretien du backlog ?

Dans un processus de gestion de projet Agile, l’équipe comporte souvent un chef de produit ou product owner, lequel organise le backlog produit. Dans certaines approches Agile comme Scrum, c’est le Scrum Master qui est chargé de l’entretien du backlog.

Faites le point avec votre équipe pour trouver le processus le plus adapté à votre situation. Dans certains cas, vous pouvez déléguer les responsabilités liées au backlog refinement aux membres d’équipe qui se concentrent sur une partie du sprint bien particulière.

3 astuces pour maintenir un backlog bien organisé

L’organisation d’un backlog doit rester simple. Voici quelques astuces pour maintenir votre backlog sur les rails :

1. Créer un backlog produit DEEP

Roman Pichler, expert en gestion de produit, vous recommande de veiller à ce que votre backlog produit soit DEEP.

L’acronyme DEEP signifie :

• Détaillé de manière appropriée : chaque élément du backlog produit doit contenir des informations suffisamment détaillées pour créer un scénario utilisateur solide. Un développeur doit pouvoir aborder une tâche ou un ticket avec tous les éléments en main pour s’en occuper.

• Évolutif : un backlog produit digne de ce nom doit rester en constante évolution. Chacun doit pouvoir ajouter de nouveaux tickets ou de nouvelles tâches, apporter plus d’informations aux tâches ou en supprimer en fonction de l’évolution des besoins. Dans un backlog produit, rien n’est figé.

• Estimé : tous les tickets doivent fournir une estimation du temps ou des efforts à déployer pour exécuter la tâche concernée. La plupart des équipes Agile utilisent un indicateur de mesure standard, la quantité de temps nécessaire pour accomplir une tâche étant le plus couramment employé.

• Priorisé : les tâches doivent être hiérarchisées par ordre d’importance. Celles qui sont directement liées à l’objectif du sprint sont exécutées en priorité et les autres sont accomplies dans un second temps.

2. Garder les dépendances de tâches à l’esprit

Lorsque vous hiérarchisez vos tâches, assurez-vous qu’il n’existe pas de dépendances entre certains tickets. Une dépendance est une tâche qui dépend de l’achèvement d’une autre. Le cas échéant, assurez-vous de traiter ce type de tâches en priorité.

Pour ce faire, indiquez clairement vos dépendances. Ainsi, votre équipe ne risquera pas de commencer accidentellement une tâche qui n’est pas encore prête à être accomplie. Préciser vos dépendances permet également à votre équipe de hiérarchiser efficacement ses tâches afin de travailler en toute fluidité, sans se soucier des obstacles qui pourraient se dresser sur son chemin.

3. Simplifier les réunions

Seules les parties prenantes impliquées dans le sprint à venir doivent assister à votre réunion de backlog refinement (notamment le chef de projet et les membres d’équipe qui travailleront sur chaque ticket). Un chef de produit ne doit communiquer avec les parties prenantes interfonctionnelles que si ces dernières ont besoin d’obtenir des informations plus précises à propos d’une tâche en particulier. Cette clarification ne doit pas être effectuée pendant la séance de travail d’entretien du backlog, pour éviter toute discussion inutile pendant la réunion, et surtout, pour que les participants restent concentrés sur le sprint en cours.

Adoptez un logiciel de gestion du travail pour entretenir facilement votre backlog

Optimisez votre backlog grâce à un logiciel collaboratif accessible à l’ensemble de l’équipe. Une application logicielle comme Asana permet de structurer votre sprint, de clarifier les responsabilités et échéances de chaque tâche, mais également d’accéder aisément à toutes les informations de projet clés.

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