Asana : la gestion du travail pour l’intégration des employés

Le processus d’intégration d’une entreprise peut avoir un impact considérable sur les performances d’une nouvelle recrue. Personne ne le sait mieux que Mike Jordan, responsable de la croissance et de l’impact chez Asana. Fort de plus de 20 ans d’expérience, Jordan aide Asana à créer les cadres nécessaires pour aider chaque employé à s’épanouir. 

Son équipe couvre quatre domaines principaux : 

• Les ressources humaines internationales

• Apprentissage et développement

• Gestion des talents et des performances

• Relations avec les employés

Ensemble, ces domaines constituent l’ensemble de l’expérience des employés chez Asana, y compris le programme d’intégration de premier ordre de l’entreprise. Et selon Jordan, la plateforme Asana a été la clé du succès de l’intégration. « Si Asana ne disposait pas d’Asana, je serais surpris que nous ayons la même expérience d’intégration », déclare-t-il. 

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Avec Asana, les équipes des opérations peuvent centraliser le travail, standardiser les processus et automatiser les workflows sur une même plateforme.

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Surmonter les défis liés à l’intégration avec Asana

« Dans toutes les entreprises où j’ai travaillé, les managers ont du mal à intégrer les nouvelles recrues », explique Jordan. « Ils essaient de créer une expérience réfléchie pour les employés, mais c’est difficile sans un espace central pour partager les informations et suivre les progrès. Cela peut être particulièrement vrai pour les équipes RH, qui ne possèdent pas techniquement l’expérience ou les ressources dont elles ont besoin pour créer l’expérience de haute qualité qu’elles souhaitent. » 

Les managers sont obligés de naviguer sur plusieurs plateformes pour fournir aux nouvelles recrues les ressources et la formation dont elles ont besoin, tout en leur fournissant le contexte et en les présentant aux bonnes personnes, au bon moment. Et malgré tout cela, il n’existe aucun moyen clair de suivre la progression et de comprendre comment les nouveaux employés s’en sortent. « Il faut beaucoup d’efforts pour que tout soit parfait », explique Jordan. 

Mais avec Asana, l’intégration est plus simple. « Asana nous permet de partager des informations au même endroit, de créer des modèles d’intégration standardisés afin que tous les employés bénéficient d’une expérience cohérente et de donner aux managers des indicateurs sur ce qui se passe, sans avoir à faire beaucoup de travail », explique Jordan. « Résultat ? Les nouvelles recrues réussissent mieux et peuvent s’intégrer plus rapidement dans l’entreprise. »

Découvrez comment l’équipe de Jordan optimise l’intégration avec Asana.

Standardiser les processus d’intégration

En matière d’intégration, la cohérence est la clé. D’après l’expérience de Jordan, il s’agit d’un défi pour toutes les entreprises, des petites startups aux grandes entreprises, où il n’existe pas de processus standardisé pour toutes les équipes. « Les employés ont tendance à vivre une expérience formidable s’ils rejoignent une équipe qui consacre beaucoup de ressources à l’intégration, ou une expérience terrible dans les équipes disposant de moins de ressources et de plus de contraintes de temps », explique Jordan. 

Pour résoudre ce problème, l’équipe de Jordan a créé un processus d’intégration standardisé avec des modèles de projets.  La plupart du temps, ceux-ci prennent la forme de listes de contrôle d’intégration. Ils peuvent ensuite facilement dupliquer ces modèles pour chaque nouvel employé afin de s’assurer qu’ils terminent les bonnes étapes, au bon moment. Chaque équipe peut personnaliser ces projets en fonction de ses besoins, tout en conservant la même expérience de qualité. « Pour l’équipe des ressources humaines, les managers et les employés, un processus standardisé nous donne une plus grande confiance dans le fait que les nouvelles recrues vivront une expérience positive », explique Jordan. Bien que ces projets ne remplacent pas les ateliers ou les séances d’accueil pour les nouveaux employés, ils améliorent l’expérience et permettent aux employés de faire le lien.

Par exemple, Jordan a un nouveau responsable qui le rejoint bientôt et travaille lui-même sur ce processus. « Toutes mes tâches d’intégration m’ont été attribuées pour m’assurer de mettre en place le projet d’intégration, d’attribuer un mentor à la nouvelle recrue et de l’ajouter au projet afin qu’elle puisse commencer ses tâches », explique-t-il. « Je peux ensuite ajouter des tâches d’intégration plus spécifiques à la fonction et au travail, mais j’ai un point de départ à 90 %. »

Simplifier les transferts

Chez Asana, plusieurs équipes collaborent pour s’assurer que les nouvelles recrues sont prêtes à réussir, et ce, dès la signature de leur lettre d’offre. Les recruteurs transmettent les informations à l’équipe des ressources humaines, qui lance des étapes telles que la configuration informatique, le paiement, les avantages, les tâches du responsable du recrutement, les communications avec les nouvelles recrues, etc. Il y a beaucoup d’éléments à prendre en compte, et Asana aide l’équipe à assurer le suivi afin que rien ne passe entre les mailles du filet. 

Voici un aperçu du fonctionnement : 

1. Lorsqu’une nouvelle recrue signe sa lettre d’offre, une automatisation informe instantanément les Ressources humaines de l’arrivée d’un nouvel employé. 

2. Les intégrations avec Greenhouse et Workday récupèrent automatiquement les données du nouvel employé pour que l’équipe les examine et les approuve. 

3. Une fois les informations approuvées, une automatisation lance les tâches de préparation pour le responsable du recrutement. 

4. L’équipe des ressources humaines utilise un projet principal pour suivre toutes les opérations de pré-intégration, avec des étiquettes personnalisées pour les détails tels que le statut d’exemption, l’emplacement, etc. 

5. Une bibliothèque de modèles de projets leur permet de dupliquer rapidement les listes de contrôle d’intégration pour chaque nouvelle recrue, garantissant ainsi une expérience standardisée. 

La clé du succès de l’intégration d’Asana ? Les intégrations. « Pour les grandes entreprises en particulier, les intégrations sont essentielles pour faire évoluer les processus d’intégration avec Asana », explique Zach Warner, responsable du programme de développement des personnes chez Asana. « Vous pouvez ainsi continuer à utiliser des outils spécialisés comme Greenhouse et Workday en les intégrant facilement à votre processus Asana. » 

Transformer les premiers jours en premières victoires

L’intégration ne doit pas nécessairement être compliquée. Asana offre à votre entreprise une source unique de référence pour standardiser les processus, transmettre les informations de manière transparente entre les équipes et cocher toutes les cases avant et après l’arrivée de nouvelles recrues. 

Mettre les nouvelles recrues à niveau rapidement

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