Zoom gagne 133 semaines de travail par an avec Asana

Au début de la pandémie de COVID-19, la plateforme Zoom a suscité l’engouement général à tous les niveaux, depuis le personnel des entreprises jusqu’aux Premiers ministres. Et en effet, Zoom occupe la tête des classements en matière de moyens de communication, créant du lien entre des millions d’entreprises, d’amis et de familles à l’aide d’outils vidéo, vocaux, de tchat et de partage de contenu. Pour les entreprises en particulier, communiquer par vidéoconférence est essentiel, à l’heure où elles ne peuvent pas rencontrer leurs clients en personne et où les équipes n’ont pas la possibilité de travailler physiquement côte à côte.

Le nombre d’employés chez Zoom est passé d’un peu plus de 2 400 personnes en janvier 2020 à plus de 5 700 à travers le monde en juin 2021. La logistique est assurée par une branche dédiée aux services informatiques et d’entreprise. Gregory Daniels est chef de projet et dirige une équipe spécialisée dans la gestion de projets et programmes informatiques. Celle-ci supervise les évolutions et les déploiements de systèmes chez Zoom comme celui d’Okta, sans oublier la gestion du programme « Bring Your Own Device » à l’échelle de l’entreprise. Ces initiatives internationales, dont les budgets se chiffrent en millions de dollars, touchent à peu près tout le monde dans l’entreprise.

Greg a également œuvré au développement de la culture de gestion de projet de Zoom. Cependant, lorsqu’il a rejoint l’entreprise, la collaboration entre les équipes était laborieuse et se faisait à coups de tableurs, d’e-mails et de plateformes de gestion du travail en tout genre. Ce méli-mélo n’était en rien fonctionnel :

• Les équipes techniques et du développement faisaient appel à Jira, contrairement aux équipes marketing et commerciales. Difficile dans ces conditions d’avoir une bonne visibilité sur les sorties des nouvelles fonctionnalités.

• Certaines équipes recevaient des demandes de travail de toutes parts, ce qui rendait difficile l’évaluation et la hiérarchisation des projets reçus.

• Les mises à jour de statut étaient présentées à la direction sous forme de diapositives, que les équipes devaient actualiser à la main, en suivant un processus fastidieux.

Le personnel de Zoom avait besoin d’un moyen de communication plus efficace pour faire face à l’expansion de l’entreprise.

Une solution pour rapprocher les équipes techniques et commerciales

Greg et ses collègues de l’équipe informatique ont commencé à tester des plateformes de gestion du travail. La priorité absolue était d’unir les équipes techniques et commerciales de Zoom afin d’éliminer les problèmes de lancement de dernière minute. La plateforme idéale devait s’intégrer à Jira et être suffisamment flexible pour s’adapter aux différents processus adoptés par divers services.

Autre point important, chacun devait pouvoir commencer à travailler avec l’outil sans avoir à demander l’aide du service informatique pour le configurer. Or, il se trouve que plusieurs centaines d’employés de Zoom utilisaient déjà Asana de leur propre chef. En outre, la plateforme offrait une grande flexibilité d’utilisation et une intégration native avec Jira, sans compter sa position de leader sur le marché. C’est pour toutes ces raisons que l’équipe informatique a choisi Asana comme plateforme de référence pour Zoom.

Déploiement : apprendre chacun à gérer les projets grâce à la méthode de Zoom

L’équipe informatique a commencé par déployer Asana auprès de cinq services. À mesure que les responsables y introduisaient des projets, leurs collègues faisaient de même. De plus en plus de groupes ont suivi, prenant conscience de l’intérêt de centraliser le travail, et de la facilité avec laquelle il était possible de partager un projet Asana via un lien unique. L’équipe informatique a également su convaincre la direction en transférant sur Asana les rapports d’activité mensuels.

« Une fois Asana officiellement adopté, la demande en matière d’outils de gestion du travail s’est dévoilée au grand jour. Au fil du temps, de plus en plus de collaborateurs ont commencé à l’utiliser », rapporte Greg. Asana a rencontré un tel succès chez Zoom que les gains de temps ont augmenté de 200 % d’une année sur l’autre, conséquence d’une adoption exponentielle.

L’équipe de Greg a profité du déploiement d’Asana pour enseigner aux employés des compétences organisationnelles d’ordre général, mais aussi les méthodes de travail spécifiques à Zoom. « Asana a fait office de salle de classe pour que chacun puisse apprendre à gérer des projets différemment », explique-t-il. « Nous l’utilisons pour enseigner les compétences fondamentales de la gestion de projet et inculquer des méthodes de travail reproductibles et évolutives, qui nous permettent d’atteindre nos objectifs. »

Aujourd’hui, Zoom dispose de plusieurs experts Asana dans chacun de ses services, dont le rôle consiste à former les nouveaux employés sur les processus qui les concernent. L’équipe de Greg dispense pour sa part des formations complémentaires et s’occupe de la conception de projets complexes. La mise en œuvre d’Asana au sein de l’équipe dédiée à la sécurité est souvent présentée comme un exemple pour ce qui est de la structure des portefeuilles et de la standardisation des projets.

Comment les différentes équipes collaborent-elles sur Asana ?

Chez Zoom, les divers services utilisent Asana comme source de référence.

Connexion entre les équipes commerciales et d’ingénierie : les équipes d’ingénierie gèrent leurs tâches quotidiennes sur Jira, celles-ci étant synchronisées avec Asana. Elles n’ont donc pas besoin de mettre l’équipe marketing au courant de chaque petite mise à jour. « Autant dire que cela nous a facilité la tâche à bien des égards », ajoute Greg.

Marketing : répartie dans le monde entier, l’équipe marketing utilise Asana pour planifier campagnes et événements, ainsi que pour gérer la réception des demandes issues d’autres équipes Zoom.

Services informatiques et d’entreprise : le service informatique utilise Asana pour gérer la totalité des déploiements et évolutions système, notamment le programme « Bring Your Own Device », qui a vu son taux d’adoption grimper jusqu’à 90 %. Selon Greg, « La conduite du changement a été grandement facilitée par Asana. Nous pouvions suivre chaque sous-tâche, aussi petite soit-elle, et ainsi aider les employés de Zoom à comprendre le programme. C’était bien trop complexe à faire dans un tableur. »

Sécurité : l’équipe dédiée à la sécurité utilise Asana pour tenir à jour ses projets en temps réel, afin que chacun puisse voir leur statut. Une fonctionnalité essentielle dans le cadre des grandes mises en œuvre techniques réalisées par l’équipe et autres déploiements à l’échelle de l’entreprise, qui peuvent impliquer jusqu’à 20 collaborateurs et encore davantage de parties prenantes. L’équipe utilise des portefeuilles pour organiser les initiatives continues à grande échelle et des portefeuilles imbriqués pour les projets associés.

Les équipes s’appuient sur un ensemble standard de fonctionnalités Asana, mais les utilisent de manière flexible pour les adapter à leurs processus.

Les projets constituent la source de référence, et les aperçus de projet en donnent les objectifs, la portée, l’échéance et le coût, afin que chacun puisse avoir toutes les informations nécessaires pour agir de façon autonome.

Les portefeuilles regroupent les projets par programme, rendent compte de la charge de travail et de la disponibilité des équipes, et permettent aux responsables de suivre l’état d’avancement des projets en un seul coup d’œil.

Les intégrations telles que Jira Cloud relient les équipes techniques et commerciales. Grâce à l’intégration Zoom, les participants d’une réunion peuvent prendre des notes dans une tâche Asana en pleine réunion Zoom. L’intégration Zapier permet d’automatiser les étapes des processus, tandis que l’intégration Google Drive associe des fichiers aux projets auxquels ils appartiennent.

Les formulaires aident les équipes à collecter les demandes reçues depuis des sources internes, le tout sur un seul canal. Par exemple, l’équipe de création de contenu « Support opérations de ventes » réunit toutes les informations en amont dans un formulaire Asana type. « Le processus a été exécuté dès le premier jour. L’équipe partage un formulaire via un lien, reçoit une demande sécurisée en retour, identifie le travail à réaliser et enfin, fournit une estimation du délai », explique Greg.

Les équipes peuvent rapidement agir sur leur processus en modifiant les champs du formulaire Asana. Les employés de Zoom envoient près de 900 formulaires par mois, et les gains d’efficacité engendrés permettent à l’entreprise d’économiser près de 335 jours de travail par an.

Les modèles constituent un point de départ pour les nouveaux projets, afin de gagner du temps et de n’oublier aucune étape. « Lorsque j’utilise un modèle Asana », explique Greg, « un projet qui devrait me prendre une heure à planifier me prend à peine quinze à vingt minutes. Une réunion de lancement d’une heure est réduite de moitié. Le gain de temps est considérable. »

Zoom gagne 667 jours de travail par an

Aujourd’hui, Zoom gagne près de 667 jours de travail par an grâce aux fonctionnalités Asana (formulaires, commentaires, modèles, etc.), soit plus de deux ans de travail sur la base d’une semaine de 40 heures.

Finies les présentations à mettre à jour à la main pour la direction ! Les équipes utilisent les portefeuilles de façon à donner à leurs supérieurs une vue d’ensemble sur toutes les initiatives. De plus, il n’a jamais été aussi simple de repérer les groupes qui travaillent sur des projets similaires, et ainsi regrouper les travaux et mettre les efforts en commun.

Si l’on en croit l’Anatomie du travail, les tâches redondantes sont monnaie courante, puisque les travailleurs de la connaissance consacrent 13 % de leur temps à des tâches déjà effectuées. Ce problème survient plus fréquemment lorsqu’un employé utilise de nombreuses applications pour mener à bien son travail. Heureusement, chez Zoom, le travail est désormais centralisé et les redondances rapidement repérées.

Lorsque l’ensemble des horaires, des tâches et des moyens de communication sont regroupés au même endroit, collaborer à distance devient un jeu d’enfant.

Organisation et discipline : les maîtres-mots des entreprises évolutives

À mesure que les capacités de gestion de projet de Zoom continuent de croître, de plus en plus de groupes comme celui de Greg émergent au sein de l’entreprise. Ceux-ci continuent de faire évoluer leur entreprise et d’innover dans l’esprit de Zoom, permettant ainsi à tous les employés d’exécuter des tâches rapidement et à grande échelle.

Avec Asana, les employés travaillent main dans la main, rapprochant ainsi les équipes… tout comme les produits Zoom aident les autres à réduire la distance qui les sépare de leurs collègues, de leurs proches et même des membres de leur gouvernement.