Xero fait le lien avec son équipe à l’international avec Asana

Pour une petite entreprise, un système financier pleinement opérationnel peut clairement changer la donne. Et c’est justement la mission que se donne Xero en tant que plateforme logicielle de comptabilité basée sur le cloud. La plateforme aide les PME à se libérer des limitations des applications de bureau pour bénéficier des avantages du cloud, notamment ses systèmes intégrés et une grande visibilité sur leur trésorerie. Plus de trois millions d’abonnés des quatre coins du monde gèrent déjà leurs finances en toute simplicité avec Xero.

Fondée en Nouvelle-Zélande en 2006 et aujourd’hui cotée en bourse, la marque jouit d’une belle notoriété en Asie, en Europe et au Moyen-Orient. Elle cherche actuellement à développer sa présence sur le continent américain. Le fer de lance de son expansion ? Tony Ward, président de cette zone géographique. Il a aujourd’hui pour objectif d’améliorer l’efficacité opérationnelle de cette entreprise en pleine croissance. Avant que Xero n’adopte Asana, les équipes internationales et leurs 4 000 employés répartis sur tous les continents éprouvaient des difficultés à garder le contact. La coordination était loin d’être optimale et l’entreprise manquait de visibilité sur les activités des différents pays et équipes.

• Le travail sur plusieurs fuseaux horaires compliquait les communications et ralentissait les projets.

• Les employés avaient du mal à identifier en quoi leurs efforts individuels contribuaient à faire évoluer les OKR de l’entreprise ; les uns et les autres n’avaient pas toujours les objectifs de l’entreprise en tête, ces derniers étant répertoriés sur des feuilles de calcul peu dynamiques et difficiles d’accès.

• Chacun des services s’appuyait sur des informations différentes pour travailler sur plusieurs outils distincts, entraînant un cloisonnement de l’information.

• Les employés participaient à de nombreuses réunions d’avancement et perdaient un temps considérable à se coordonner.

En bref, Xero devait trouver le moyen pour ses employés de collaborer en différé. La solution ? Une source unique de référence reliant toutes les activités individuelles à ses OKR ambitieux, difficilement atteignables sans une synergie d’équipe internationale.

Chacun veut pouvoir donner le meilleur de lui-même, notamment en sachant exactement quoi faire et pourquoi.”

Une sécurité et des fonctionnalités professionnelles pour toutes les équipes

Xero devait disposer d’une plateforme lui permettant de centraliser ses communications, capable de s’adapter à tous les styles de travail et équipes. En outre, puisqu’elle avait vocation à être au cœur du travail quotidien des employés, la plateforme devait être facile à prendre en main. L’équipe de direction souhaitait bénéficier d’une bonne visibilité générale sur le statut des projets, là où les équipes sur le terrain devaient pouvoir assurer le suivi de leur exécution tactique dans leurs moindres détails.

Autre indispensable : la sécurité. En effet, Xero mise grandement sur la confiance, qui fait pleinement partie de son identité et de sa vision d’entreprise. Selon les propres mots de Tony Ward : « Nous gérons les données financières de PME, autant dire leur bien le plus précieux. La sécurité étant pour nous une priorité absolue, les logiciels que nous utilisons doivent eux aussi répondre aux plus hautes exigences. »

Asana ayant rempli toutes les conditions, son équipe de la réussite client a organisé des ateliers à destination des employés de Xero. Quant aux équipes de direction, elles ont encouragé son adoption en s’appuyant sur les Portefeuilles Asana pour analyser le statut des initiatives lors des réunions. Cela leur a permis de repérer les projets à risque ou en retard d’un simple coup d’œil : les responsables passant d’un environnement à l’autre à longueur de journée, ils n’ont pu que se réjouir de bénéficier enfin d’un aperçu global sur tous les projets à la fois, grâce auquel ils peuvent s’informer très facilement et prendre des décisions rapidement.

Les équipes ont pris l’habitude d’utiliser Asana en créant des ordres du jour de réunion sur la plateforme, puis en attribuant des tâches à chacun pour les actions à entreprendre a posteriori. Ils ont également établi des règles de base, par exemple en s’assurant que toutes les questions liées à un projet sont posées en commentaire, dans la tâche Asana correspondante. Voici ce qu’en dit le directeur général exécutif chargé des opérations clients, Rob Goodwin : « Toutes les questions trouvent leur réponse sur Asana. Nous nous arrangeons pour regrouper tous les processus, informations et autres éléments au même endroit, et évitons ainsi de créer la confusion en éparpillant les données un peu partout : e-mails, présentations, etc. »

Un maximum de visibilité sur les projets et OKR en régional et à l’international

Xero utilise Asana à grande échelle pour gérer aussi bien l’exécution de ses projets que la planification des objectifs généraux. « Étant donné la taille et la nature internationale de notre entreprise, les retombées concrètes de notre stratégie et le lien avec les tâches individuelles ne sont pas toujours évidents pour tout le monde », indique Tony Ward. « L’utilisation d’Asana nous permet notamment de résoudre ce problème. »

Le suivi des OKR sur Asana a permis à l’équipe de direction de se coordonner, de hiérarchiser les projets et superviser leur progression, permettant ainsi à l’entreprise d’accélérer le rythme et donc de développer ses activités. Le président de la région Amérique ajoute d’ailleurs que ces résultats sont majoritairement dus au décloisonnement de l’information : « Par nature, les OKR sont des problèmes épineux impossibles à résoudre par un simple groupe. Nous faisons appel à Asana pour donner aux groupes transverses toute la visibilité, la transparence et l’autonomie dont ils ont besoin pour atteindre leurs objectifs. »

Chaque programme ou initiative mis en œuvre par Xero est géré sur Asana sous forme de projet, tous les projets étant regroupés dans des portefeuilles. Un exemple : l’équipe des opérations clients gérée par Rob Goodwin dispose d’un portefeuille dédié à ses projets basés au Royaume-Uni et d’un autre portefeuille regroupant les plans opérationnels généraux de mise sur le marché à l’international. Ce dernier portefeuille contient 14 initiatives, qui sont là pour aider l’équipe internationale à faire progresser la vision d’entreprise à deux ou trois ans. Lorsqu’il clique sur ce portefeuille Asana, Rob a un aperçu du statut de tous les projets en temps réel, de leurs responsables et du prochain jalon correspondant à la date de livraison prévue, entre autres informations.

Rob explique le concept ainsi : « Notre stratégie s’organise à la fois autour de priorités centrales et régionales. C’est la combinaison de ces priorités qui nous permet de mettre en œuvre notre stratégie générale efficacement. Avec Asana pour outil, je peux me faire une idée de l’état d’avancement de nos activités au Royaume-Uni, en Australie, etc. Et je sais aussi à quoi consacrer davantage de ressources, d’efforts et de temps. » Les équipes mettent leurs projets Asana à jour chaque semaine, à la suite de quoi Rob reçoit un e-mail automatique récapitulant les dernières mises à jour applicables aux projets qui se trouvent dans ses portefeuilles. Toutes les deux semaines, les équipes examinent leurs portefeuilles Asana en détail pour faire le point.

Aussitôt qu’une équipe se lance dans une nouvelle initiative, elle duplique un modèle Asana et ajoute tous les fichiers concernés au nouveau projet Asana de façon à tout centraliser. Les projets gérés en mode Kanban sont affichés en vue Tableau sur Asana. Quant aux projets Waterfall, ils tirent pleinement parti de la vue Chronologie. L’un des programmes de Xero intitulé « Ready, Set, Go » (« À vos marques, prêts, partez ») prévoit de commercialiser un produit ou une initiative client en trois phases distinctes, depuis un projet Asana : l’évaluation du périmètre, la préparation et l’exécution. Ce projet Asana fait office de hub central pour tous les collaborateurs interfonctionnels, regroupant ainsi le marketing, la livraison produit, les ventes, le service client, le réseau de partenaires, et plus encore. Toutes les informations sont réunies au même endroit et accessibles à tout moment, tous fuseaux horaires confondus.

Le groupe chargé du marketing produit de Xero compte justement sur ce hub pour travailler ; étant donné son caractère largement international, Asana lui est utile pour communiquer des informations aux équipes allouées aux marchés régionaux, qui peuvent ainsi élaborer leurs plans et campagnes. En outre, l’équipe marketing a mis en place une newsletter mensuelle, chaque e-mail envoyé impliquant de nombreux acteurs des quatre coins du monde. Tous ces contributeurs sont gérés sur Asana, qui leur permet d’améliorer et de simplifier le processus de production.

Nous mettre d’accord sur une stratégie et l’ajouter à une slide, c’est assez simple. Là où les choses se compliquent, c’est lorsqu’il faut la concrétiser. Maintenant que nos plans sont reliés sur Asana et mis en commun, nous sommes en mesure de mettre en place une stratégie interfonctionnelle globale à l’échelle voulue.”

D’autres exemples d’initiatives gérées sur Asana :

• Intégration des comptables partenaires de Xero : 70 % des activités de Xero proviennent de son réseau de partenaires. Xero a mis en place un programme d’intégration de trois mois, destiné à former ses nouveaux partenaires. Des supports au personnel de formation, l’ensemble du programme est coordonné sur Asana.

• Projet d’efficacité Salesforce : Xero améliore l’efficacité opérationnelle de son organisation des revenus à travers une initiative globale visant à perfectionner son instance Salesforce. « Maintenant que tout est géré sur Asana, les acteurs transverses collaborent et échangent des informations plus facilement. Le lancement des nouvelles fonctionnalités se fait donc plus rapidement », explique Tony.

• Entretiens individuels : les managers et leurs subordonnés directs créent leurs propres ordres du jour dans le cadre de leurs entretiens individuels, en ajoutant des tâches à un projet Asana au fil de leurs discussions. Ils peuvent aussi ajouter des tâches issues d’autres projets Asana à leur ordre du jour pour disposer de tout le contexte nécessaire sans perdre de temps.

Nous qui avions l’habitude d’organiser des réunions pour échanger des informations, nous adoptons désormais une approche dynamique et profitons de ces réunions pour prendre des décisions qui nous aident à avancer.”

Se développer dans de nouvelles régions en tant que petite plateforme professionnelle de confiance

Asana fait désormais office de source unique de référence chez Xero. Tout le monde dans l’entreprise est sur la même longueur d’onde. Les employés savent précisément de quoi ils sont responsables, tandis que les leaders peuvent prendre de meilleures décisions. Quant aux équipes internationales, elles travaillent en différé et collaborent bien plus efficacement.

Pour Xero, les affaires sont florissantes et l’entreprise se développe dans de nouvelles régions, avec l’aide d’Asana pour travailler efficacement à plus grande échelle. Plus Xero gagnera en transparence et en visibilité opérationnelles, plus elle fera bénéficier de ces mêmes avantages à ses entreprises clientes.

Nous connaissons une croissance fulgurante, qui finalement pose encore plus de défis à l’international. Avant Asana, nous avions du mal à savoir clairement quoi faire et à tenir chacun responsable des résultats, et c’est clairement sur ce point que la plateforme nous est la plus utile : grâce à elle, nous avons une visibilité optimale sur les projets clés, les responsabilités de chacun et le statut des initiatives.”