Palo Alto Networks réduit ses coûts d’exploitation de 40 % grâce à Asana

Éléments clés

Défis

• Palo Alto Networks disposait de plus de 5 systèmes de gestion du travail pour différents groupes, ce qui entraînait des dépenses excessives de plus de 40 %.

• En raison de l’utilisation de différents processus et systèmes, les équipes ne pouvaient pas partager les données ni y accéder, ce qui ralentissait la collaboration et empêchait le travail d’évoluer au même rythme que la croissance.

• Au sein des équipes internationales, les responsables ne pouvaient pas voir comment le travail, les ressources et les priorités commerciales s’imbriquaient, ce qui constituait un frein à l’identification des risques et à la hiérarchisation des initiatives les plus importantes.

Solution

• La direction a mis en œuvre une consolidation descendante sur Asana, réduisant ainsi la complexité, la redondance et les risques de sécurité liés à l’utilisation de plusieurs outils. 

• Tout le travail est géré au même endroit. Ainsi, les équipes peuvent standardiser et automatiser le travail interfonctionnel complexe à grande échelle. 

• Ce système unifié permet aux responsables d’accéder en temps réel aux informations, ce qui accélère considérablement la prise de décision et l’atténuation des risques.

Résultats

• 40 % de réduction des coûts opérationnels redondants

• La durée des rapports de statut est passée de quelques heures à quelques minutes

• Les équipes de R&D peuvent maintenant respecter 100 % des échéances fixées

• Prise de décision plus intelligente et plus rapide et atténuation des risques 

• Meilleure prévision des ressources pour la planification stratégique

• Gains de productivité et réalisation accélérée

Relier les équipes pour booster l’innovation

Palo Alto Networks a choisi Asana pour sa flexibilité, sa facilité d’adoption et sa feuille de route produit. L’entreprise considère Asana comme un partenaire à l’épreuve du temps qui l’aidera à évoluer grâce à des données de travail puissantes et des capacités d’IA révolutionnaires. 

En centralisant le travail sur Asana, l’entreprise a décloisonné l’information et a donné aux équipes un accès instantané aux données. Le service marketing peut établir des liens avec le service commercial et partager facilement les activités et les documents à venir, ce qui l’aide à tirer le meilleur parti de chaque prospect. Les équipes produit et R&D disposent d’un seul et même endroit pour coordonner les lancements hautement interfonctionnels et simplifier la réception des tâches, afin de pouvoir répondre aux besoins des clients et hiérarchiser les tâches clés pour l’entreprise. Parallèlement, le service informatique utilise Asana comme source unique de référence pour planifier les ressources, coordonner les équipes internationales et s’assurer que Palo Alto Networks dispose de l’infrastructure dont elle a besoin pour réussir.

Déployer Asana au sein des équipes

Palo Alto Networks s’est associé à l’équipe des services professionnels d’Asana pour mettre en œuvre une stratégie de déploiement technologique qui permettrait de regrouper rapidement l’ensemble de l’organisation sur Asana, avec un minimum de frictions et de perturbations pour l’entreprise. 

Palo Alto Networks a commencé le déploiement par le marketing, en faisant migrer des centaines de spécialistes du marketing vers l’outil en un peu plus de deux mois seulement. L’entreprise a ensuite étendu l’utilisation d’Asana à d’autres équipes, notamment les services IT, opérations, produit et R&D, pour un déploiement auprès de plus de 5 800 utilisateurs en moins de 6 mois. L’équipe des services professionnels d’Asana a travaillé main dans la main avec la direction de Palo Alto Networks pour adapter les recommandations aux besoins uniques de chaque équipe, afin de maximiser rapidement l’impact d’Asana et d’obtenir un ROI élevé.

Exécution de campagnes mondiales à grande échelle

L’équipe marketing de Palo Alto Networks est chargée de stimuler la notoriété, la demande et l’engagement des clients, contribuant ainsi à la croissance des revenus de l’entreprise. L’équipe est importante et interfonctionnelle, avec plus de 600 employés répartis dans différents bureaux et sites à travers le monde. 

À cette échelle, il était difficile pour l’équipe marketing de coordonner les parties prenantes et de mener à bien des campagnes mondiales. Désormais, Asana l’aide à travailler efficacement et à rester en phase avec les priorités de l’entreprise.  

Des processus standardisés pour une exécution plus rapide des campagnes

• Les responsables de campagne surveillent toutes les initiatives dont ils sont responsables dans un seul portefeuille, qui se résume à une vue d’ensemble des campagnes mondiales, afin que les dirigeants puissent voir la progression par rapport aux objectifs et repérer rapidement les éléments bloquants. 

• Chaque campagne nécessite une coordination entre plusieurs équipes. Au lieu de perdre du temps à faire des allers-retours, les responsables de campagne utilisent des formulaires pour demander facilement des ressources et une localisation.

• Les équipes peuvent consulter toutes leurs demandes en un seul endroit, puis lancer le travail de campagne plus rapidement grâce à plus de 80 modèles standardisés pour différents processus de campagne. Dans ces modèles, des règles prédéfinies attribuent instantanément des échéances et des rôles afin que les spécialistes marketing restent responsables et dans les délais.

La visibilité améliore la planification marketing et la budgétisation

• La planification stratégique est consolidée entre les équipes dans une vue de portefeuille globale. La direction a une vue d’ensemble de toutes les priorités, budgets et ressources marketing au même endroit pour faciliter la prise de décision. 

• La planification trimestrielle est standardisée dans un modèle de projet utilisé par toutes les équipes. Ces projets sont reliés au portefeuille de la direction pour une vue d’ensemble de toutes les priorités. 

• Les champs personnalisés globaux standardisent la collecte de données et la cohérence des rapports à la direction. Les règles automatisent le suivi du budget et des prévisions, ce qui simplifie les prévisions de performance. 

• Tous les plans marketing étant regroupés au même endroit, l’équipe peut facilement informer le service commercial et partager les activités à venir à l’aide d’une intégration Google Agenda. 

La simplification de la réception des tâches aide les dirigeants à planifier les charges de travail

• À l’avenir, l’équipe marketing régionale prévoit d’intégrer la réception des tâches dans son processus de planification. Au lieu de faire des demandes séparées, les équipes peuvent cocher une case pour obtenir de l’aide et lancer automatiquement le travail. 

• Toutes les actions de suivi et les conversations seront enregistrées sur cette demande, de sorte qu’aucun contexte ne sera perdu et qu’il ne sera pas nécessaire d’échanger par e-mail. 

• En saisissant les demandes pendant la planification, les dirigeants peuvent prévoir les charges de travail à l’avance et prendre des décisions plus précises en matière de ressources.

Fournir des solutions de cybersécurité dans les délais, à chaque fois

Les équipes produit et R&D de Palo Alto Networks doivent agir rapidement pour maintenir un rythme d’innovation soutenu sur leur large gamme de produits. Les défis en matière de cybersécurité étant en constante évolution, l’équipe doit faire preuve d’agilité et travailler rapidement pour devancer les cybercriminels et apporter une nouvelle valeur ajoutée à ses clients.

Ce travail est très interfonctionnel et complexe. Asana aide l’équipe à rationaliser les processus et à obtenir la visibilité dont elle a besoin pour agir rapidement sur les priorités de l’entreprise.

La centralisation des informations simplifie les lancements complexes

• Les équipes interfonctionnelles disposent désormais d’une source unique de référence pour les lancements de produits complexes, ce qui réduit la confusion et accélère la collaboration.

• En regroupant tout le travail sur Asana, les équipes produit peuvent plus facilement transférer et suivre les livrables entre les différents services, comme l’informatique et les intégrations de nouveaux produits, afin de s’assurer que les nouveaux produits sont correctement conditionnés et livrés.

• Les équipes ont une visibilité sur les principales priorités en matière de sécurité grâce à un « tableau de bord du comité conceptuel » global, qui les aide à trouver un équilibre entre les priorités de l’équipe produit et celles de l’entreprise.

Une planification simplifiée permet à la R&D de travailler plus rapidement

• Les dirigeants bénéficient d’une vue d’ensemble des initiatives de R&D grâce aux portefeuilles et aux champs personnalisés, ce qui les aide à hiérarchiser rapidement les tâches et à éliminer les obstacles.

• Pour gérer les demandes provenant de l’ensemble de l’entreprise, l’équipe utilise des formulaires afin de standardiser les tâches dans un projet afin d’effectuer la hiérarchisation. Les automatisations attribuent rapidement les demandes à la bonne personne, tandis que les modèles pour différents types de ressources aident l’équipe à agir plus rapidement.

• Les documents de R&D doivent être fréquemment mis à jour pour suivre l’évolution de la cybersécurité. Toutes les ressources en direct sont suivies dans un projet et les automatisations intégrées planifient des rappels d’actualisation, de sorte que rien ne passe entre les mailles du filet.

• Grâce au suivi simplifié des objectifs et aux mises à jour automatisées, l’équipe peut partager des rapports d’avancement en quelques minutes, alors qu’il lui fallait 6 heures auparavant.

La transparence de la Gestion des ressources aide les dirigeants à atteindre leurs objectifs

• L’équipe R&D travaille sur de nombreux projets à la fois. La fonctionnalité Gestion des ressources d’Asana donne aux responsables une visibilité sur les disponibilités de l’ensemble de l’équipe, ce qui leur permet d’ajuster la répartition du travail entre les initiatives et de réduire les retards.

• Grâce à des données et des rapports plus précis, les responsables peuvent s’assurer que le travail de l’équipe R&D est équilibré sur l’ensemble de son portefeuille et aligné sur les priorités de l’entreprise.

• Cette visibilité accrue permet également à l’équipe d’identifier les risques, de remettre le travail sur les rails et d’informer les parties prenantes à l’avance lorsque les projets sont retardés.

Stimuler l’efficacité opérationnelle au sein d’une entreprise mondiale

Les équipes informatiques et opérationnelles de Palo Alto Networks sont chargées de créer une infrastructure technologique capable d’évoluer avec l’entreprise, ainsi que de définir la stratégie et l’exécution des principales priorités de l’entreprise. Ce travail est essentiel pour s’assurer que Palo Alto Networks dispose des processus, des plateformes et des personnes requises pour atteindre ses objectifs commerciaux. 

Il est également très interfonctionnel. Asana aide les services IT et opérations à faire le lien entre les équipes, afin que l’ensemble de l’entreprise soit prêt pour une collaboration plus centralisée et efficace. 

La visibilité aide les dirigeants à prendre de meilleures décisions en matière de ressources, plus rapidement

• L’équipe IT reçoit des demandes de toute l’entreprise. Elle crée un workflow pour simplifier ce processus à l’aide d’un formulaire Asana, ce qui lui permet de traiter les demandes plus rapidement. 

• Grâce à une intégration personnalisée avec Jira, l’équipe peut automatiquement extraire les données des demandes sur Asana et perdre moins de temps à passer d’une application à l’autre. 

• En synthétisant ces données avec des portefeuilles et des tableaux de bord, les chefs de projet et les dirigeants disposent des informations dont ils ont besoin pour gérer les ressources et prendre rapidement des mesures correctives. 

Les données de travail centralisées facilitent les déploiements technologiques

• L’équipe IT utilise les projets Asana pour coordonner la mise en œuvre d’Asana dans toute l’entreprise, en veillant à ce que chaque équipe dispose d’un espace dédié pour collaborer avec le service IT lors du déploiement. 

• Les équipes IT, opérations et interfonctionnelles de l’entreprise ont accès aux mêmes données de travail, où qu’elles se trouvent. Cela permet aux équipes de disposer d’informations en libre-service et de collaborer plus efficacement, avec moins de messages échangés.

Conclusion

Le partage des données et la transparence sont essentiels pour une entreprise internationale comme Palo Alto Networks. À l’avenir, l’entreprise prévoit de tirer parti des fonctionnalités de l’IA pour améliorer l’efficacité de l’utilisation des données de travail par les équipes. Elle poursuit son déploiement auprès d’un plus grand nombre d’équipes et introduit des processus interfonctionnels supplémentaires pour gagner en efficacité et fournir des solutions de sécurité de premier ordre à ses clients.