Olo est un service de commande et de livraison numérique en pleine expansion pour plus de 250 enseignes de restauration, notamment Chipotle, Jamba Juice et Five Guys. La bonne intégration des nouvelles recrues y est décisive, car 50 % des 130 employés d'Olo travaillent à distance quelque part aux États-Unis. Un véritable défi pour remplir l'objectif de fidélisation du personnel que s'est donné l'entreprise.

Pour maintenir la cohésion et l’engagement du personnel, le service RH d’Olo (l’équipe Personnel + Culture, pour reprendre les termes de l’entreprise) a conçu un programme complet d’intégration des nouveaux collaborateurs et gère tous les besoins RH de ces derniers dès leur premier jour de travail : de la paie aux évaluations des performances, en passant par les conférences ou encore les actions de l’entreprise. Pour Deanne Rhynard, vice-présidente de l'équipe Personnel + Culture, la moindre interaction avec le service RH participe à la création d'une culture d'entreprise positive.

« Nous sommes tous là pour travailler, mais le bien-être de chaque employé me tient particulièrement à cœur. Si nos collaborateurs sont heureux, ils travaillent mieux pour l’entreprise », explique Deanne.

L'équipe utilise Asana pour garantir le succès de tous les processus RH, jusqu'au moindre détail. « Nous utilisons Asana pour tout », précise Deanne. « C’est un outil essentiel pour notre stratégie globale et nos opérations quotidiennes. Il permet à notre équipe décentralisée de collaborer et responsabilise nos employés. Cela nous permet de responsabiliser notre personnel et d'avoir confiance en sa productivité. »

Le secret de la réussite des RH : des processus détaillés et reproductibles

La plupart des processus de l’équipe Personnel + Culture d’Olo sont très détaillés et souvent reproduits, comme la paie bihebdomadaire et mensuelle, les évaluations de performance annuelles et les tâches liées aux plans d’actions. L’intégration des nouvelles recrues est une autre part importante du travail, qui peut comporter jusqu’à 130 étapes, dont chacune est importante pour la fidélisation du personnel. « Si j’oublie un élément, cela constitue un manquement aux yeux des nouveaux collaborateurs et dans ma représentation de l’entreprise », explique Deanne. « Je prends alors le risque qu'ils partent, ce qui réduit notre taux de maintien en poste et affecte le bien-être de tous les employés. »

L'équipe Personnel + Culture est assez restreinte et ses membres sont répartis aux quatre coins des États-Unis, ce qui constitue un défi supplémentaire. « Nous sommes trois quand nous devrions être trente », explique Deanne. « Le travail que nous accomplissons est crucial. » Cette dernière est basée à Seattle tandis que ses collègues sont à New York, mais Asana permet de réduire la distance qui les sépare. « Asana m'aide à communiquer avec mes collaborateurs à New York. Je sais sur quoi ils travaillent et je n'ai pas besoin de leur demander toutes les cinq minutes si leurs projets avancent. »

Quand de simples listes de tâches ne font plus l’affaire

Deanne utilisait Asana dans l'entreprise où elle travaillait précédemment. Quand elle a rejoint Olo, elle pensait revenir aux simples listes de tâches. « J’ai vraiment essayé, mais j’ai réalisé que je ne pouvais pas travailler sans Asana », précise-t-elle.

La nature extrêmement détaillée des processus de RH d’Olo rend ceux-ci particulièrement délicats, d’autant plus qu’ils impliquent de nombreuses personnes en dehors de l’équipe Personnel + Culture. « Il est tout simplement impossible de tout noter sur papier ou sur une liste de tâches générique », ajoute Deanne. « Asana permet de faire glisser les éléments et de les déposer ailleurs. On peut organiser les choses avec des échéances, des pièces jointes et des commentaires, et attribuer les tâches à des personnes au sein de notre équipe ou dans d'autres services. »

Si j’oublie une étape de l’intégration d’un nouveau collaborateur, cela constitue un manquement à ses yeux et dans ma représentation de l’entreprise. Actuellement, rien ne passe entre les mailles du filet, car le système mis en place est imparable. Asana est absolument essentiel pour nous. Je ne pourrais pas travailler sans cet outil.

Deanne a ainsi recommencé à utiliser Asana pour elle-même, et le reste de son équipe s'y est mis peu à peu. Tous ses collègues l’utilisent désormais, ainsi que les équipes Réussite client et Marketing d’Olo. « Rien ne passe entre les mailles du filet grâce à ce système imparable », explique Deanne. « Il est beaucoup plus difficile de perdre de vue une tâche ou une information. »

Des processus d'intégration et de départ millimétrés chez Olo

L’équipe Personnel + Culture d’Olo enregistre ses processus d’intégration sous forme de modèles de projet sur Asana. Employés titulaires, travailleurs indépendants et collaborateurs mutés : chaque catégorie a le sien ! Le modèle est ensuite copié, puis personnalisé pour chaque nouvelle recrue.

Les modèles utilisés pour l'accueil des recrues sont divisés en sections, lesquelles représentent les différentes étapes du processus. En voici quelques exemples :

• Informations pertinentes sur les collaborateurs : nom, adresse e-mail personnelle, adresse e-mail Olo, lien vers un OSC pour le CV, affectation à une équipe, titre, date de prise de poste, lieu de travail, nom du responsable, etc.

• Tâches finales liées au recrutement : enregistrer les informations de la nouvelle recrue, enregistrer la lettre d'offre, organiser les dossiers, mettre à jour le plan d'embauche, indiquer que le poste est pourvu sur l'OSC.

• Formalités d'embauche après la signature de la lettre d'offre : envoyer l'e-mail de bienvenue du PDG, options de commande pour l'équipement informatique, envoyer les documents légaux requis, attribuer un mentor à la nouvelle recrue, envoyer la vérification des antécédents, mettre à jour le projet de planification général en y ajoutant les nouveaux documents.

• Expérience d'intégration : créer une adresse e-mail professionnelle, organiser les premières réunions de formation, attribuer les droits d'accès aux logiciels, commander une montre FitBit, envoyer le sac de bienvenue, planifier la visite professionnelle dans les bureaux de New York, ajouter la recrue au système HRIS, envoyer un e-mail au nouvel employé pour l'aider à se préparer pour son premier jour.

Les projets Asana permettent aussi aux personnes concernées de rester informées. Le recruteur et les membres de l'équipe Personnel + Culture peuvent suivre le projet sur Asana, comme tous les employés de l'entreprise qui ont besoin d'attribuer des droits logiciels.

Le processus de départ est tout aussi fluide. Lorsqu'un collaborateur quitte l'entreprise, ce processus veille à la sécurité et à la protection de l'entreprise, tout en aidant l'équipe Personnel + Culture à tout finaliser. Les collaborateurs d'Olo bénéficient ainsi d'une expérience professionnelle optimale dès leur arrivée et jusqu'à ce qu'ils s'en aillent voguer vers de nouveaux horizons.

Le modèle de projet pour le processus de départ comprend un entretien de départ et les processus nécessaires pour enregistrer les accords de séparation, finaliser la dernière paie, clôturer les comptes et supprimer les accès logiciels. Pour garantir la confidentialité des départs, seuls les membres de l’équipe Personnel + Culture sont autorisés à suivre le projet concerné sur Asana jusqu’à ce que les autres collaborateurs soient informés du départ de leur collègue.

Les autres processus de RH sur Asana

De nombreuses autres utilisations des RH par Olo sont prises en charge par l'intermédiaire d'Asana. « Une fois qu’un processus est configuré sur Asana, je peux passer à autre chose », explique Deanne. « Cela permet de réduire le stress. » Voici quelques exemples :

• Gestion de paie : les modèles dédiés à la gestion de paie bimensuelle et mensuelle aident Deanne à gérer tous les cas de figure, notamment les commissions, les primes, les indemnités de départ, les taxes, les horaires, les congés autorisés et bien d'autres. Le directeur financier, ainsi que ceux des opérations et de l'équipe comptable ont tous accès à un rapport de paie.

• Évaluations des performances : managers, collaborateurs et chefs de service conduisent eux-mêmes ces évaluations. Toutefois, le processus mis en œuvre par Deanne leur permet d’intervenir au moment opportun. Quant à cette dernière, elle sait quand envoyer des rappels, effectuer le suivi et enregistrer ses notes.

• Ordres du jour de réunion : pour veiller à ce que les réunions internes soient efficaces, Deanne rédige un ordre du jour à l'attention de chaque manager et supérieur hiérarchique avec lequel elle organise un entretien individuel. Elle partage certains de ces ordres du jour avec ses collègues, et en utilise d'autres de façon confidentielle pour prendre et conserver des notes.

• Autres processus : l'équipe Personnel + Culture se sert également d'Asana pour planifier ses conférences, déployer des logiciels ou encore pour gérer les actions de l'entreprise.

L'équipe Réussite client utilise également beaucoup Asana pour gérer toutes ses opérations, de la mise en œuvre de clients à la gestion, en passant par le suivi. Elle a même commencé à ajouter des clients aux projets Asana afin que ceux-ci puissent suivre la progression de leur compte. « Cette transparence et cette visibilité sont cruciales », affirme Deanne. « Les choses se perdent dans les e-mails, entraînant une perte de visibilité de ce qui se passe avec le client. Sans Asana, l’équipe pourrait perdre son momentum, provoquer la déception du client et être mise en échec. Avec Asana, l'équipe est concentrée sur ses tâches et la communication reste fluide. »

Des équipes décentralisées, mais engagées

Quand les besoins en RH de tous les collaborateurs sont pris en charge, une culture d’entreprise positive s’établit. « Nous recevons des commentaires très positifs sur notre processus d'intégration et sa contribution à la fidélisation des collaborateurs », affirme Deanne. Ces bons processus garantissent l’engagement continu de l’équipe d’Olo, où qu’elle se trouve aux États-Unis.

• 100 % des collaborateurs se sentent les bienvenus leur premier jour

• 100 % des nouvelles recrues se sentent soutenues par leur responsable.

• 98 % du personnel se dit satisfait du niveau de communication avec son contact des RH pendant le processus de recrutement.

• Un collaborateur raconte : « Je me suis senti bien accueilli par tout le monde, le processus d'intégration était très facile », tandis qu'un autre renchérit : « L'équipe Personnel + Culture était vraiment sympathique et m'a tout de suite mis à l'aise. Cela m'a donné une impression très favorable de la culture à Olo. »

Asana s'assure que ces systèmes ne cessent jamais de remplir leurs fonctions. « Je ne sais pas comment j’arriverais à me souvenir de chaque étape », constate Deanne. « Je suis très méticuleuse, mais ce travail dépasse largement les capacités d’une seule personne. Pour moi, Asana est la clé de la réussite. »