Olo fidélise ses employés grâce à des processus de RH évolutifs avec Asana

Olo
  • Logo d’Olo
  • Nombre d’employés
    • 130
  • Pourcentage de l’équipe qui travaille à distance
    • 50 %
  • Pourcentage du personnel satisfait des processus de RH
    • 98 %

Comment s’assurer qu’un nouvel employé se sente bien accueilli au Texas… quand le reste de son équipe se trouve à New York ou dans le reste des États-Unis ?

Olo est un service de commande et de livraison numérique en pleine expansion pour plus de 250 enseignes de restauration, notamment Chipotle, Jamba Juice et Five Guys. La bonne intégration des nouvelles recrues y est décisive, car 50 % des 130 employés d’Olo travaillent à distance quelque part aux États-Unis. Un véritable défi pour remplir l’objectif de fidélisation du personnel que s’est donné l’entreprise !

Pour maintenir la cohésion et l’engagement de la main d’œuvre, le service de RH d’Olo, pris en charge par l’équipe Personnel + Culture, a conçu un programme complet d’intégration des nouveaux employés et gère tous les besoins en RH des employés dès leur premier jour de travail, de la paie aux bilans de performance, en passant par les plans d’actions et les conférences. Pour Deanne Rhynard, vice-présidente de cette équipe, la moindre interaction avec le service des RH participe à la création d’une culture d’entreprise positive.

« Nous sommes tous là pour travailler, mais le bien-être de chaque employé me tient à cœur. Si nos employés sont heureux, ils travaillent mieux pour l’entreprise », explique Deanne.

Application et site Web d’Olo

L’équipe utilise Asana pour garantir le succès de tous processus de RH jusqu’au moindre détail. « Nous utilisons Asana pour tout », précise Deanne. «  C’est un outil essentiel pour notre stratégie globale et nos opérations quotidiennes. Il permet à notre équipe décentralisée de collaborer et responsabilise nos employés. Cela nous permet d’avoir confiance en notre personnel et en sa productivité. »

Le secret de la réussite des RH : des processus détaillés et reproductibles

La plupart des processus de l’équipe Personnel + Culture d’Olo sont très détaillés et souvent reproduits, comme la paie bihebdomadaire et mensuelle, les évaluations de performance annuelles et les tâches liées aux plans d’actions. L’intégration des nouvelles recrues est une autre part importante du travail, qui peut comporter jusqu’à 130 étapes, dont chacune est importante pour la fidélisation du personnel. « Si j’oublie un élément, cela constitue un manquement aux yeux des nouveaux employés et dans ma représentation de l’entreprise », explique Deanne. « Je prends alors le risque qu’ils partent, ce qui réduit notre taux de maintien en poste et affecte le bien-être de tous les employés. »

La petite taille et l’éclatement géographique de l’équipe Personnel + Culture constitue un défi supplémentaire. « Nous sommes une équipe de trois alors que nous devrions être trente. Notre travail est crucial. » Deanne est basée à Seattle tandis que ses collègues sont à New York, mais Asana permet de réduire la distance qui les sépare : «  Asana m’aide à communiquer avec mes employés à New York. Je sais sur quoi ils travaillent et n’ai pas besoin de toujours leur demander des comptes sur la progression des projets. »

Quand de simples listes to-do ne font plus l’affaire

Deanne utilisait Asana dans son ancienne entreprise. Quand elle a rejoint Olo, elle pensait revenir aux simples listes de to-do. « J’ai vraiment essayé », assure-t-elle, « mais j’ai réalisé que je ne pouvais pas travailler sans Asana. »

La nature extrêmement détaillée des processus de RH d’Olo rend ceux-ci particulièrement délicats, d’autant plus qu’ils impliquent de nombreuses personnes en dehors de l’équipe Personnel + Culture. «  Il est tout simplement impossible de tout noter sur papier ou sur une liste de tâches générique », ajoute Deanne. « Asana permet de faire glisser les éléments et de les déposer ailleurs. On peut organiser les choses avec des échéances, des pièces jointes et des commentaires, et attribuer les tâches à des personnes au sein de notre équipe ou dans d’autres services. »

« Si j’oublie une étape de l’intégration d’un nouvel employé, cela constitue un manquement à ses yeux et dans ma représentation de l’entreprise. Actuellement, rien ne passe entre les mailles du filet, car le système mis en place est imparable. Asana est absolument essentiel pour nous. Je ne pourrais pas travailler sans cet outil. »

Deanne a ainsi recommencé à utiliser Asana pour elle-même, et le reste de son équipe s’y est mis peu à peu. Tous ses collègues l’utilisent désormais, ainsi que les équipes Réussite client et Marketing d’Olo. « Rien ne passe entre les mailles du filet grâce à ce système imparable, qui rend beaucoup plus difficile la perte d’une tâche ou d’une information. »

Le système d’intégration et de départ millimétré d’Olo

L’équipe Personnel + Culture d’Olo enregistre ses processus d’intégration sous forme de modèles de projet sur Asana. Employés titulaires, travailleurs indépendants et employés mutés : chaque catégorie a le sien ! Le modèle est ensuite copié, puis personnalisé pour chaque nouvelle recrue.

Les modèles utilisés pour l’intégration des recrues sont divisés en sections qui représentent les différentes étapes du processus. En voici quelques exemples :

  • Informations pertinentes sur les employés : nom, adresse e-mail personnelle, adresse e-mail Olo, lien OSC pour le CV, affectation d’équipe, lieu de travail, nom du responsable, etc.
  • Tâches finales de recrutement : enregistrer les informations de la nouvelle recrue, sauvegarder la lettre d’offre d’emploi, organiser les dossiers, mettre à jour le plan d’embauche, marquer le poste comme pourvu dans l’OSC.
  • Après la signature de la lettre d’offre : envoyer l’e-mail de bienvenue du PDG, sélectionner les options de commande d’ordinateur, envoyer les documents de conformité, attribuer un mentor, soumettre la vérification des antécédents, mettre à jour les documents du plan directeur.
  • Programme d’intégration : créer un compte e-mail, organiser les réunions de formation initiales, attribuer les droits logiciels, commander une FitBit, envoyer le sac de bienvenue, planifier le voyage professionnel au bureau de New York, ajouter la recrue au système HRIS, envoyer l’email de préparation du premier jour.

Les projets Asana permettent aussi aux personnes concernées de rester informées. Le recruteur et les membres de l’équipe Personnel + Culture peuvent suivre le projet sur Asana, comme tous les employés de l’entreprise qui ont besoin d’attribuer des droits logiciels.

Le processus de départ est tout aussi simple. Lorsqu’un employé quitte l’entreprise, ce processus veille à la sécurité et à la protection de l’entreprise, tout en aidant l’équipe Personnel + Culture à tout finaliser. Les employés d’Olo bénéficient ainsi d’une expérience professionnelle du début à la fin.

Bureau d’Olo

Le modèle de projet pour le processus de départ comprend un entretien de départ et les processus nécessaires pour enregistrer les accords de séparation, finaliser la dernière paie, clôturer les comptes et supprimer les accès logiciels. Pour conserver la confidentialité d’un départ, seuls les employés de l’équipe Personnel + Culture sont autorisés à suivre le projet sur Asana jusqu’à ce que les autres employés soient informés du départ de leur collègue.

Les autres processus de RH sur Asana

De nombreuses autres utilisations des RH par Olo sont prises en charge par l’intermédiaire d’Asana. « Une fois qu’un processus est configuré sur Asana, je peux passer à autre chose », explique Deanne. « Cela permet de réduire le stress. » Voici quelques exemples de ces utilisations :

  • Gestion de paie : Les modèles dédiés à la gestion de paie bihebdomadaire et mensuelle aident Deanne à gérer tous les cas de figure tels que les commissions, les bonus, les indemnités, les impôts de l’État, le temps de travail, les congés sans solde et plus encore. Le directeur des opérations, les directeurs financiers et l’équipe comptable ont tous accès à un rapport de paie.
  • Évaluations de performance : Responsables, employés et chefs de service conduisent eux-mêmes ces évaluations, mais le processus de Deanne les implique au moment opportun et lui indique quand leur envoyer des rappels, effectuer le suivi et enregistrer les notes.
  • Agendas de réunion : Pour garantir la productivité des réunions internes, Deanne utilise un agenda pour tous les responsables et les employés qui relèvent directement d’elle, et avec qui elle effectue des entretiens individualisés. Elle partage certains de ces agendas avec ses collègues, et en utilise d’autres de façon confidentielle pour prendre et conserver des notes.
  • Autres : L’équipe Personnel + Culture utilise aussi Asana pour la planification de conférences, la mise en œuvre de logiciels et la gestion des plans d’actions.

L’équipe Réussite client utilise également beaucoup Asana pour gérer toutes ses opérations, du déploiement de clients à la gestion, en passant par le suivi. Elle a même commencé à ajouter des clients aux projets Asana afin que ceux-ci puissent suivre la progression de leur compte. « Cette transparence et cette visibilité sont cruciales », affirme Deanne. «  Les choses se perdent dans les e-mails, entraînant une perte de visibilité de ce qui se passe avec le client. Sans Asana, l’équipe pourrait perdre son momentum, provoquer la déception du client et être mise en échec. Avec Asana, l’équipe est concentrée sur son travail et la communication reste bien établie. »

Des équipes décentralisées, mais engagées

Quand les besoins en RH de tous les employés sont pris en charge, une culture d’entreprise positive s’établit. « Nous recevons des commentaires très positifs sur notre processus d’intégration et sa contribution à la fidélisation du personnel », affirme Deanne. Ces bons processus garantissent l’engagement continu des employés d’Olo, où qu’ils se trouvent aux États-Unis.

  • 100 % des employés se sentent les bienvenus leur premier jour
  • 100 % des nouvelles recrues se sentent soutenues par leur responsable.
  • 98 % du personnel se dit satisfait du niveau de communication avec son contact des RH pendant le processus de recrutement.
  • Un employé raconte : «  Je me suis senti bien accueilli par tout le monde, le processus d’intégration était très facile », tandis qu’un autre renchérit : « L’équipe Personnel + Culture était vraiment sympathique et m’a tout de suite mis à l’aise. Cela m’a donné une impression très favorable de la culture à Olo. »

Asana s’assure que ces systèmes ne cessent jamais de remplir leurs fonctions. « Je ne sais pas comment j’arriverais à me souvenir de chaque étape », constate Deanne. « Je suis très méticuleuse, mais ce travail dépasse largement les capacités d’une seule personne. Pour moi, Asana est la clé de la réussite. »

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