New Relic accompagne les équipes DevOps avec Asana

Étude de cas Asana - New Relic - Bureaux
  • Logo New Relic
  • Lieu
    • Siège social situé à San Francisco aux États-Unis, avec 16 bureaux dans le monde entier
  • Taille de l’organisation
    • + de 2 000 employés
  • Nombre de clients
    • Accompagne les équipes DevOps de plus de 50 % des entreprises classées au palmarès Fortune 100

L’Impact d’Asana

  • Économise l’équivalent de 282 jours de travail par an (soit 56 semaines), auparavant consacrés à la coordination du travail, avec la normalisation de la gestion de projet et la centralisation de la communication sur une seule plateforme
  • Renforce l’agilité opérationnelle avec des processus plus clairs, des modèles de projet et l’intégration d’Asana à des outils comme Slack, Zendesk et bien d’autres
  • Améliore l’alignement interfonctionnel concernant la planification, les attentes et les transitions avec une source unique de référence qui donne aux équipes plus de visibilité sur leur travail

Fondée en 2008, l’entreprise New Relic propose une plateforme cloud performante pour aider les développeurs à suivre les performances des systèmes dans le monde entier. Depuis, New Relic a su convaincre plus de la moitié des entreprises du Fortune 100 en leur permettant d’y voir plus clair et de suivre leur progression à travers la jungle logicielle en temps réel. Avec plus de 14 000 clients utilisant plus de 200 outils et 8 langages de programmation différents, l’entreprise aide les équipes DevOps à améliorer leurs performances, atteindre de plus gros objectifs et gagner en efficacité. Bien installée sur le marché, elle peut compter sur plus de 2 000 employés dévoués, affectueusement surnommés « Relics » et répartis dans 16 bureaux à travers le monde.

Pour coordonner l’ensemble des projets et des tâches, les différentes équipes s’étaient déjà appuyées sur Asana et sur un tas d’autres outils de gestion du travail, mais aussi des feuilles de calcul, e-mails et applications de tchat. Cependant, sans aucun moyen de suivre au même endroit les diverses mises à jour ou étapes à venir, elles devaient davantage miser sur la coordination en personne, pas toujours très adaptée. Nombre de défis étaient à relever, par exemple :

  • La difficulté à communiquer les résultats aux dirigeants à cause du manque de visibilité concernant l’état d’avancement des projets.
  • Une collaboration interfonctionnelle difficile en raison d’un manque de clarté des processus, transitions et attentes.
  • De véritables courses contre la montre pour respecter les échéances, en raison de projets isolés aux plans incomplets, ne prévoyant aucun rétroplanning.

New Relic a peu à peu encouragé ses équipes à utiliser Asana pour centraliser la gestion du travail et offrir une meilleure visibilité aux employés et dirigeants.

« Nous finissions toujours par rendre les projets à temps, mais à quel prix ! Asana nous a permis de visualiser l’état d’avancement des projets et de prendre conscience des conséquences des éventuels retards. »
— Dustin Finkle, directeur principal du marketing

Plusieurs styles de travail, mais une seule plateforme

Pour une entreprise de la taille de New Relic, il était indispensable de trouver une plateforme suffisamment flexible pour gérer de nombreux types de projets, processus et styles de travail, mais aussi relier les différentes équipes pour favoriser la collaboration interfonctionnelle. En effet, faciliter les transitions entre les équipes nécessitait de visualiser les étapes à venir et de comprendre comment les tâches étaient reliées les unes aux autres. Avec des responsabilités et des dates d’échéance peu claires, ainsi qu’une direction n’ayant aucun moyen de visualiser l’ensemble du travail en cours et des progrès réalisés, l’efficacité n’était pas toujours au rendez-vous.

L’équipe créative du marketing utilisait déjà Asana pour gérer son travail, et Dustin Finkle, directeur principal du service, eut alors l’idée de pousser l’ensemble de ses équipes à l’utiliser. Intuitive et simple d’utilisation, Asana était la plateforme idéale à adopter dans les plus brefs délais. Pounder Baehr, à la tête quant à lui du hub des solutions client du bureau de gestion des programmes (PMO) de New Relic, et Vivian Wang, responsable principale des programmes du service de rémunération globale et des opérations, géraient également des équipes dont le travail était déjà centralisé sur Asana, et ne souhaitaient qu’une seule chose : passer à la vitesse supérieure.

« Avec Asana, plus besoin de passer d’un outil à un autre ! Feuilles de calcul, tchat, calendrier et boîte de réception sont réunies au même endroit. Plus vous centralisez vos informations, et plus vous gagnerez en efficacité. »
— Dustin Finkle, directeur principal du marketing

Un déploiement formel pour accompagner les employés dans l’adoption d’Asana

Pour déployer Asana au sein de leurs services respectifs, Dustin, Pounder et Vivian ont alors créé un plan formel de mise en œuvre. L’objectif ? Que chacun puisse tirer parti au maximum de cette nouvelle plateforme. Aidés du responsable de la réussite client d’Asana, ils ont utilisé un modèle de formation comprenant vidéos et guides pratiques pour expliquer à l’ensemble de leurs employés comment gérer leur travail sur la plateforme selon leur poste. Entre directives de gouvernance et bonnes pratiques à mettre en œuvre, tous les moyens étaient bons pour utiliser Asana avec cohérence et créer des rapports avec efficacité.

Pour faciliter le déploiement, ils ont également créé des cohortes de « champions » du changement, des spécialistes prêts à aider leurs pairs. Pounder, par exemple, a de son côté commencé par présenter Asana à l’équipe de conception pédagogique, faisant office d’incubateur, avant de déployer Asana au sein de l’ensemble de son service. Séduites tour à tour, les équipes ont immédiatement adopté et utilisé Asana pour gérer leur travail. Comme le dit Pounder lui-même, « Asana est le seul outil à avoir été adopté dès le départ. En plus d’être agréable, son interface est simple d’utilisation et le travail à faire est visualisable en un clin d’œil. »

L’équivalent d’un an d’heures de travail gagné sur le « work about work » inutile

Aujourd’hui, toutes les équipes de New Relic travaillent sur Asana. Cette nouvelle approche de la gestion du travail a permis à l’entreprise d’économiser environ 282 jours de travail par an, soit 56 semaines de travail de cinq jours, c’est-à-dire un temps précieux auparavant consacré à la coordination des tâches. Ce gain de temps exceptionnel a été possible grâce à la normalisation des processus, l’automatisation des étapes, la centralisation de la communication et la suppression des informations redondantes. Autrement dit, Asana a réduit le « work about work » de New Relic, toutes ces petites activités qui tournent autour du travail à réaliser, comme la recherche d’informations ou encore les réunions inutiles.

Étude de cas Asana - New Relic - Collaboration d’équipe

Selon l’Anatomie du travail, un travailleur de la connaissance consacre en moyenne 60 % de son temps au « work about work ». En réduisant considérablement ce dernier avec Asana, New Relic a augmenté son efficacité opérationnelle de façon impressionnante. En effet, ses équipes créent chaque mois une centaine de projets à partir de modèles Asana et émettent plus de 6 000 commentaires sur la plateforme.

Équipe marketing

L’équipe marketing gère l’ensemble de son travail sur Asana, notamment :

  • Les lancements de produits
  • Les campagnes marketing
  • Les événements
  • Les RP
  • L’élaboration de contenu
  • Le marketing client
  • Les demandes de création
  • Le développement du site Web

Les grandes initiatives, comme les événements, ont leurs propres portefeuilles Asana, lesquels abritent à leur tour plusieurs projets aux flux de travail plus restreints, comme des présentations, réunions avec les clients ou encore créations pour des événements particuliers.

Dustin, qui dirige une équipe PMO de quatre personnes, a créé un hub centralisant des modèles de projet Asana et tout un tas de ressources que peuvent utiliser les membres de l’équipe marketing pour les processus communs. Très pratiques, les modèles permettent de se mettre rapidement au travail sans avoir à réinventer la roue. Avec toutes les étapes clés déjà représentées, plus question d’oublier quoi que ce soit et de repartir de zéro. Il n’y a plus qu’à apporter les quelques petits changements nécessaires à votre projet, et ce, en toute simplicité. Prédictibilité et transparence sont désormais au cœur des projets marketing : les transitions entre les personnes et les équipes sont clairement établies et les rapports permettent de visualiser facilement les éventuels retards, les tâches en cours et les attentes concernant les sprints à venir.

Étude de cas Asana - New Relic - projet marketing

Chaque semaine, Dustin envoie aux responsables marketing un lien vers le calendrier global Asana dédié à son service. Chacun peut ainsi suivre les progrès hebdomadaires réalisés et avoir une idée des retombées du prochain sprint. Il explique : « Chaque semaine, je fais une mise à jour du portefeuille avec tous les éléments importants. Simple et efficace, cette mise à jour s’adapte parfaitement aux besoins de la direction, il n’y a pas mieux ! »

Hub des solutions client

Comme Dustin avant lui, Pounder a également introduit Asana auprès de ses équipes, et celles-ci l’utilisent désormais au quotidien pour gérer l’ensemble de leur travail. Qu’il s’agisse d’événements importants tels que des lancements commerciaux ou de projets stratégiques visant à accroître la productivité, tout passe par Asana ! La plateforme est même utilisée pour accueillir les nouveaux commerciaux et gérer leurs opérations, effectuer une planification organisationnelle et réaliser des évaluations trimestrielles des activités.

Avant l’adoption d’Asana, les équipes devaient sans cesse passer d’un outil à un autre pour gérer ce type de tâches. En plus de ralentir l’ensemble des projets, il était difficile de faire évoluer les objectifs et de viser plus haut. Désormais rationalisés et efficaces, les processus permettent de relier des équipes aux méthodes de travail très différentes, et ce, en toute transparence. Quelle que soit la structure choisie, Kanban, Scrum ou autre Waterfall hybride, Asana indique clairement quelles tâches doivent être effectuées. Pounder déclare : « Asana nous aide également à faire le lien entre les équipes solutions client et marketing. La marche à suivre pour les lancements de produits est devenue plus claire que jamais avec Asana. »

À l’instar du service marketing, l’équipe de Pounder a également créé des modèles de projet qui permettent à tous ses membres de se mettre au travail sans effort et de manière cohérente. « Ils sont reproductibles », explique-t-il. « Cela nous permet de supprimer bon nombre de processus inutiles et de gagner un temps précieux. »

« Disposer d’une source unique de référence a tout changé. Assister à toutes les réunions debout des équipes est impossible, mais avec Asana, je peux désormais suivre le statut des projets en cours et en informer facilement mon supérieur. En tant que PMO, cela nous a permis d’accomplir notre mission principale, laquelle se résume en trois mots : transparence, collaboration et prédictibilité. »
— Pounder Baehr, directeur, gestion des programmes, hub des solutions client

Équipe de la rémunération globale et des opérations

L’équipe de Vivian Wang a elle aussi su tirer parti des modèles de projet Asana pour codifier les connaissances institutionnelles, atteindre de plus gros objectifs et intégrer les nouveaux membres de l’équipe plus rapidement. Selon elle, les modèles s’avèrent en outre très pratiques lorsqu’il s’agit de projets récurrents, comme les programmes annuels de performance et de rémunération, dont les tâches et sous-tâches sont préremplies.

Pour finir, gérer les feuilles de route annuelles est devenu bien plus simple ! Toutes les activités d’un même exercice comptable sont intégrées dans un projet Asana dédié, afin que l’équipe puisse avoir une vue d’ensemble sur les événements à venir. Ces tâches sont ensuite ajoutées à des feuilles de route distinctes, liées aux diverses fonctions. De cette façon, chaque responsable peut visualiser clairement le travail de son équipe.

Étude de cas Asana - New Relic - projet des ressources humaines

« Asana nous permet de coordonner notre vision avec celle des parties prenantes et à reprendre la main sur notre planification », explique Vivian. Il est souvent tentant de foncer tête baissée lorsque l’on se confronte à une demande urgente et d’ainsi négliger les éventuelles conséquences de nos choix. Asana nous permet d’accéder aux informations essentielles à la planification et d’impliquer toutes les personnes indispensables à une prise de décision efficace. En nous aidant à définir clairement les attentes avec les parties prenantes, Asana nous met dans les meilleures conditions pour réussir. »

L’équipe des ressources humaines a intégré ses outils quotidiens à Asana, qui fait ainsi office de source unique de référence. Par exemple, l’intégration Asana pour Slack notifie les utilisateurs lorsqu’ils sont mentionnés dans un projet Asana, et l’intégration Asana pour Zendesk permet de gérer les tickets clients Zendesk dans des tâches Asana.

« Asana nous fait aimer la gestion de projet, mais ça ne se s’arrête pas là. Nous apprenons et mettons en œuvre de bonnes pratiques afin d’optimiser encore et toujours notre façon de travailler. »
— Vivian Wang, responsable principale des programmes, ressources humaines

Un gain de visibilité qui se reflète sur ses services auprès des équipes DevOps

Dustin, Pounder et Vivian prévoient de continuer à améliorer leurs processus sur Asana pour rendre leurs équipes encore plus efficaces. Pounder déclare : « Alors que nous venons à peine de terminer la phase de mise en place d’Asana, je ne peux m’empêcher de penser à la suite. Nous avons tout à gagner d’une utilisation globale et cohérente d’Asana, de la gestion des projets et des équipes à l’intégration des employés, en passant par les entretiens individuels. »

Les employés qui se sentent appréciés à leur juste valeur et soutenus au travail auront tout naturellement tendance à accompagner du mieux possible chaque client de New Relic.

« Asana nous a permis d’évoluer. Cette plateforme permet de visualiser clairement nos activités et aide les dirigeants à prendre conscience des effectifs en place et de la vitesse à laquelle nous devons progresser. Nous avons enfin compris le rôle clé de la gestion de projet. »
— Pounder Baehr, directeur, gestion des programmes, hub des solutions client