Mais pour que l’Education Trust–West puisse défendre les intérêts des élèves, elle a également besoin d’un champion pour son travail. C’est là qu’intervient Elizabeth Calmeyer, responsable des opérations et des talents chez Ed Trust–West. Elizabeth gère les opérations de recrutement et les mises en œuvre de logiciels de l’organisation, ainsi que les besoins de sa branche, qu’il s’agisse de déménagements de bureaux ou de réunions du personnel. C’est une tâche considérable pour quiconque, surtout sans système unifié pour tout centraliser.

Des défis au changement

D’après L’Anatomie du travail, près de la moitié des travailleurs aux États-Unis ont du mal à comprendre en quoi leur travail contribue à la mission de leur entreprise. Les organisations à but non lucratif axées sur une mission, comme l’Education Trust–West, ont particulièrement besoin de définir des objectifs, des stratégies et des tactiques clairs, non seulement pour accomplir ces missions, mais aussi pour aider leur équipe à comprendre en quoi elle contribue à la solution. Avant d’adopter Asana, l’Education Trust–West rencontrait les difficultés suivantes :

• Collaboration entre les équipes. Les transferts mal organisés obligeaient les responsables à superviser l’ensemble du processus de A à Z et réduisaient la confiance.

• Des processus non documentés ou complexes. Le travail était dupliqué ou obsolète, et trop de temps était consacré à la répétition de tâches subalternes.

• Un outil de gestion du travail peu intuitif. L’interface peu attrayante et la courbe d’apprentissage abrupte n’ont pas permis de répondre aux besoins de nombreux collaborateurs en matière de gestion de projet.

• Calendriers peu clairs. Les plannings des collaborateurs et les dates clés à l’échelle de l’organisation n’étaient pas visibles de tous, ce qui entraînait des problèmes et une mauvaise planification.

Bien que l’équipe d’Education Trust–West disposait d’un outil de gestion du travail, celui-ci n’était tout simplement pas efficace. L’équipe avait besoin d’une meilleure solution.

Une meilleure collaboration sans renoncer à son individualité

Lorsqu’Elizabeth a rejoint The Education Trust–West, l’organisation venait tout juste de choisir un outil de gestion du travail, et elle a contribué à l’adoption de cet outil par l’équipe. Malgré certains avantages initiaux permettant de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, ceux-ci n’ont pas suffi à compenser les difficultés croissantes au quotidien.

« Je ne voulais pas changer d’outil, d’autant plus que je venais d’y former mon équipe. Pourtant, je me retrouvais toujours à donner des explications compliquées aux gens sur la façon de procéder, et je me disais que ce n’était pas normal », explique Elizabeth. Elle a ensuite rejoint un groupe pilote interne chargé de trouver une meilleure solution de gestion du travail pour l’organisation.

Nous avons essayé plusieurs outils, mais le groupe n’a cessé de refuser. Soit ils n’étaient pas intuitifs, soit ils ne correspondaient pas à nos schémas mentaux. Avec Asana, nous avons pu adapter l’outil à notre travail, et non l’inverse.

Lors de l’essai d’Asana par l’équipe, plusieurs éléments ont retenu leur attention, notamment :

• Il était facile de commencer avec un essai

• Ils ont pu adapter Asana à leur style de travail, au lieu de devoir s’adapter à un système rigide

• Une réduction du nombre d’e-mails grâce à des tâches claires et à des discussions plus faciles dans leur contexte

• L’interface était visuellement attrayante, ce qui rendait l’utilisation de l’outil et le début de la collaboration plus motivants

Prise en main par l’équipe

Une fois que l’équipe pilote de The Education Trust a pris la décision d’utiliser Asana, Elizabeth a dirigé le déploiement pour le bureau d’Ed Trust–West. À la recherche de ressources pour l’aider dans cette tâche, elle a découvert une formation Asana Together à San Francisco, à laquelle elle a participé.

« J’ai porté une attention particulière à la façon dont l’équipe Asana nous a formés lors de l’événement, ce qui m’a fourni un modèle pour former notre personnel. » Puis, le moment est venu pour elle de transmettre ses connaissances à son équipe. « J’ai créé un projet d’événement et j’ai demandé à tous les participants de créer des tâches et d’ajouter des sections. Ils ont pu voir comment les plans allaient s’articuler et comment leurs contributions s’intégraient. »

Elizabeth a commencé à utiliser Asana pour organiser des réunions, en affichant les projets afin que tout le monde puisse consulter l’ordre du jour et suivre les tâches à accomplir pendant la réunion. Afin de continuer à améliorer le parcours d’apprentissage, The Education Trust a également collaboré avec un responsable de la réussite client (CSM) Asana, qui l’a aidé à créer davantage de projets, à concevoir des processus et à découvrir les bonnes pratiques.

Créer les meilleurs playbooks

Avec l’aide d’un CSM et d’une équipe formée, The Education Trust s’appuie désormais sur Asana pour gérer de nombreux projets et processus :

• Demandes de travail : au lieu de répondre à tout ce qui arrive par e-mail ou lors de discussions, l’équipe d’Elizabeth s’appuie sur des tâches de demande et définit des tâches récurrentes pour les activités qu’elle effectue régulièrement au sein de l’organisation.

• Ordres du jour de réunions : partager l’ordre du jour à l’avance et l’afficher pendant une réunion permet de donner plus de sens aux discussions. Elizabeth peut mieux consigner les tâches de suivi et les idées qui émergent.

• Soumissions d’opportunités de prise de parole : dès qu’une personne prend connaissance d’une opportunité de prise de parole, elle peut remplir un formulaire et fournir toutes les informations dont Elizabeth a besoin pour y donner suite. Fini les allers-retours concernant les idées de dernière minute.

• Recrutement : grâce aux modèles de projet, Elizabeth peut lancer le processus de recrutement pour de nouveaux postes en quelques clics et clarifier les responsabilités de chacun afin que les candidats bénéficient d’une expérience fluide.

• Onboarding des nouveaux employés : grâce à un modèle de projet d’onboarding des nouveaux employés, ces derniers peuvent avoir un impact plus rapidement et les responsables ont la certitude de disposer des informations les plus récentes.

Un travail d’excellence, au sein de l’organisation et dans les communautés qu’elle soutient

Depuis son adoption d’Asana, l’Education Trust–West a abandonné tous ses anciens outils, ses documents interminables et ses interminables feuilles de calcul.

Nous avons supprimé notre document d’intégration de huit pages. Les collaborateurs commencent leur parcours plus sereinement, avec les informations actualisées dont ils ont besoin.

Asana a également contribué à « renforcer la confiance et la transparence », explique Elizabeth. « Nous appliquons désormais le principe consistant à veiller à ce qu’un responsable soit clairement désigné pour chaque tâche, afin que le travail soit réellement accompli. »

L’Education Trust–West a également optimisé son travail stratégique. Cette année, l’organisation a pu planifier, suivre et mener à bien ses initiatives en faveur de l’accessibilité financière des études supérieures grâce à des chronologies complètes et à un moyen simplifié de communiquer les mises à jour, tout en réduisant le nombre d’e-mails et de réunions. L’une de ces réussites a été l’utilisation d’Asana pour gérer la planification du California College Affordability Summit. Cet événement a réuni près de 600 professionnels et enseignants afin d’identifier les possibilités d’élargir l’accès aux aides financières pour les étudiants californiens et a démontré que l’équipe de l’Education Trust–West est prête à organiser davantage d’événements.

Bien que tout cela soit très positif pour l’Education Trust–West, les véritables gagnants sont les étudiants et les familles qu’elle accompagne, qui peuvent désormais s’attendre à bénéficier de davantage de ressources et d’une meilleure défense de leurs intérêts. En fin de compte, cela signifie que les étudiants et les défenseurs de l’éducation disposent des outils de plaidoyer nécessaires pour veiller à ce que les écoles et les districts scolaires de Californie s’efforcent de répondre aux besoins de nos étudiants de couleur, issus de milieux défavorisés et apprenant l’anglais.