Asana nous aide à améliorer la coordination, la transparence et la communication au sein de l'université. En suivant les OKR et les indicateurs clés, je peux conserver une vue d'ensemble claire de tous les programmes, ce qui nous aide à résoudre les problèmes de manière proactive et à prendre des décisions éclairées en temps opportun pour soutenir les objectifs de notre institution.

Dr Monique Umphrey, rectrice/vice-chancelière exécutive des affaires académiques et étudiantes

Aligner les objectifs et les indicateurs en temps réel pour favoriser la réussite des étudiants

Le bureau du vice-recteur gère un large éventail de responsabilités, de la supervision des affaires académiques et étudiantes à la promotion d'indicateurs clés tels que les taux d'inscription et d'obtention de diplôme. Devant tant de variables, notamment l'accréditation et l'intégration technologique, il n'est pas toujours facile de rester coordonné.

En utilisant Asana et les objectifs et résultats clés (OKR), l'équipe peut désormais suivre en temps réel la progression vers son objectif d'un taux d'achèvement de 70 % d'ici 2030, en se concentrant sur des initiatives qui aident non seulement les étudiants à réussir, mais aussi à éprouver un sentiment d'appartenance.

Organiser les projets et les résultats sur Asana pour renforcer l'impact sur les étudiants

• L'ACC saisit ses OKR et les tactiques associées sur Asana, ce qui permet un suivi clair des indicateurs clés tels que les inscriptions, la rétention, les taux d'obtention de diplôme et la conformité.

• Chaque résultat étudiant et chaque pilier stratégique est défini comme un objectif, avec des projets alignés sur chacun d'entre eux pour garantir la priorisation, la transparence et l'alignement entre les services.

• Asana calcule automatiquement la progression de l'objectif à partir des mises à jour de projet ou des jalons clés franchis, ce qui permet de gagner du temps sur les rapports et de garantir que les ressources sont mobilisées vers des initiatives à fort impact.

Suivi de la progression et interventions proactives grâce aux rapports sur les objectifs

• L'équipe génère des mises à jour de statut bimensuelles pour le vice-recteur sur Asana, en suivant l'avancement du projet, les résultats clés et les domaines nécessitant une attention particulière. Elle fournit également des indicateurs à jour sur les initiatives ayant un impact sur les indicateurs institutionnels, tels que les résultats des étudiants.

• Les tableaux de bord et les indicateurs de statut sur Asana (rouge, vert, jaune) aident à mettre en évidence les domaines qui nécessitent une intervention, le rouge incitant le vice-recteur à agir immédiatement.

• Ce système de reporting proactif permet à l'équipe d'identifier les tendances et de résoudre les problèmes en temps réel, plutôt que d'attendre le milieu du semestre pour réagir.

Asana nous aide à concrétiser et à visualiser les objectifs de l’ACC, en reliant les projets au niveau des services à nos objectifs généraux et en nous permettant de suivre la progression en temps réel. Cette clarté nous permet de voir comment chacun contribue à l'innovation au sein de l'université et favorise les résultats des étudiants.

Dr Andrea Kehoe, chef de produit, bureau du recteur

Offrir un parcours clair vers la formation continue

La division Teaching and Learning Excellence (TLED) de l’ACC soutient le corps professoral et les services d’apprentissage, y compris l’équipe Articulation & University Relations, qui joue un rôle clé en aidant les étudiants à effectuer la transition de l’ACC vers des universités proposant des cursus de quatre ans. En créant des accords d'articulation et des parcours de transfert, la division veille à ce que les crédits de cours soient facilement transférables vers les établissements partenaires. 

Auparavant, ce processus complexe était effectué manuellement, sans aucun dossier numérique centralisé, ce qui montrait clairement que l'équipe avait besoin d'une approche plus efficace. C'est là qu'Asana entre en jeu.

Simplification de la gestion des accords et des parcours de transfert des étudiants

• Les nouvelles demandes d'accords d'articulation sont envoyées via un formulaire Asana qui recueille les informations clés dès le départ, créant automatiquement des tâches pour permettre un suivi fluide.

• La tâche passe par différentes étapes, avec un suivi visuel clair et une communication consignée dans des sous-tâches, y compris la correspondance et les approbations de documents avec les vice-recteurs et le corps enseignant via les intégrations Gmail et Google Drive.

• Une fois l’accord finalisé, des notifications et des processus automatisés alertent les parties prenantes et lancent la mise en œuvre de l’accord par le biais de communications marketing coordonnées.

• Pour les parcours de transfert d'étudiants, Asana convertit automatiquement les accords finalisés en nouveaux projets, en enregistrant chaque étape de développement du parcours sous la forme d'une sous-tâche pour s'assurer que rien ne passe entre les mailles du filet.

Nous avons simplifié notre processus, notre communication et nos approbations sur Asana. Cela a donné à notre vice-recteur et aux parties prenantes la transparence dont ils ont besoin concernant la progression des accords et les délais, et garantit que nous disposons d'un enregistrement de tous les accords d'articulation et de toutes les voies de transfert pour les étudiants.

Clare Murray, directrice adjointe de l'articulation et des relations universitaires

Utiliser Asana pour soutenir les enseignants et améliorer l'apprentissage des étudiants

Le TLED de l’ACC comprend également le Bureau de la communication avec le corps professoral, qui met à la disposition des professeurs les ressources et les informations dont ils ont besoin pour contribuer à la réussite des étudiants. Des newsletters hebdomadaires aux publications LinkedIn et aux calendriers d'événements, l'équipe gère un large éventail d'initiatives. 

Enfin, l'équipe de technologie académique soutient les enseignants et les étudiants en mettant en œuvre et en gérant des technologies pédagogiques telles que des systèmes d'apprentissage et des outils audiovisuels. L'équipe produit également du contenu vidéo et gère l'assistance technique pour les événements internes, de la diffusion en direct aux grandes conférences. 

Avant de centraliser les processus de l’équipe, ces collaborateurs étaient confrontés à des processus déconnectés, à une coordination inefficace et à une transparence limitée sur leurs nombreux projets complexes.

Transformer la réception et l'exécution des demandes de projet pour améliorer la communication avec le corps enseignant

• L'Office of Faculty Communications gère désormais toutes les demandes de communication via Asana, des newsletters aux publications sur les réseaux sociaux, en passant par l'organisation d'événements et les demandes de contenu, ce qui simplifie la gestion des demandes entrantes.

• Les services soumettent un formulaire pour leurs besoins en communication, qui sont attribués et suivis en fonction des besoins d'assistance, tandis que les modèles et l'automatisation garantissent le bon déroulement des tâches cycliques.

• Les projets d'envergure, tels que les ateliers et les événements, sont suivis dans des projets Asana dédiés. Des mises à jour de statut régulières permettent de tenir les parties prenantes informées et les encouragent à faire preuve de proactivité dans la gestion des risques.

Centraliser l'organisation d'événements et le suivi budgétaire pour fournir une assistance plus rapidement

• Pour améliorer l'adoption de la plateforme et la maîtrise de ses fonctionnalités, l' équipe Academic Technology organise des formations Asana pour les enseignants et le personnel de l'ACC, y compris des cours pour débutants et Advanced.

• Les demandes de services technologiques sont acheminées via les Formulaires Asana vers les équipes appropriées, améliorant ainsi la coordination entre les services (tels que la conception pédagogique, la production vidéo et l'utilisation des centres informatiques et des logiciels), qui se faisait auparavant en vase clos.

• Les événements majeurs, tels que les conférences hors campus, sont gérés sur Asana à l'aide de modèles qui simplifient la planification et garantissent que toute la logistique est prise en charge, du choix du lieu aux détails du jour J.

• Le suivi des achats et la gestion du budget sont simplifiés grâce aux Formulaires Asana, ce qui élimine les chaînes d'e-mails confuses. L'équipe suit également tous les achats de logiciels et les réintègre automatiquement pour l'exercice suivant, améliorant ainsi la visibilité du budget.

Notre travail se fait généralement en coulisses, mais en gérant tout sur Asana, nous pouvons fournir une assistance plus rapidement et nous assurer que le corps enseignant dispose de tout ce dont il a besoin pour offrir des expériences d'apprentissage réussies aux étudiants.

Matthew Evins, directeur de la technologie académique

Remplacer la communication fragmentée par la responsabilité et la collaboration

L'équipe de communication du parcours des étudiants a fort à faire pour soutenir les programmes d'engagement, de réussite et de sensibilisation destinés à environ 70 000 étudiants de l'ACC. Elle gère la communication sur plusieurs canaux, notamment les réseaux sociaux, l'affichage numérique, les e-mails et les newsletters traditionnelles imprimées. Mais, en l’absence d’un système centralisé, la dépendance excessive à l’égard des e-mails entraînait des inefficacités, ce qui avait un impact sur la capacité de l’équipe à fournir des communications cohérentes et opportunes.

Avec Asana, l'équipe a transformé sa façon de gérer la production créative, améliorant l'efficacité, l'organisation et la visibilité tout en libérant du temps pour effectuer un travail à fort impact.

Des processus simples pour que tout le monde reste organisé et informé

• Pour garantir une révision et une attribution efficaces du travail, les nouvelles demandes de création sont envoyées via un Formulaire qui recueille dès le départ toutes les informations nécessaires.

• Les sous-tâches et les échéances sont automatiquement générées et attribuées en fonction des données relatives au type de demande saisies dans les champs personnalisés, ce qui permet d'organiser les processus et de respecter les délais.

• Un coordinateur dédié est affecté à chaque demande, ce qui garantit aux clients un point de contact unique pour une communication fluide (pendant ce temps, tout le travail en coulisses est géré et suivi efficacement sur Asana).

• L’intégration Google Workspace pour Asana centralise les fichiers au sein des tâches, tandis que les notifications automatisées tiennent les parties prenantes au courant de la progression des projets.

• Un tableau de bord de rapports offre une visibilité en temps réel sur le statut des projets, les disponibilités de l'équipe et les risques, permettant ainsi une planification proactive.

Asana nous rend plus efficaces. Chacun sait quelle partie du travail créatif lui incombe. Alors qu'avec les e-mails, il n'y a aucun moyen de le savoir.

Stefanie Vermillion, directrice associée, communication du parcours des étudiants

Perspectives : améliorer l'efficacité et la réussite des étudiants avec Asana

En mettant l'accent sur l'efficacité opérationnelle qui stimule l'innovation et améliore les résultats des étudiants, l'ACC progresse vers son objectif d'atteindre un taux d'achèvement de 70 % d'ici 2030. En continuant à tirer parti d'Asana, l'ACC s'assure que les ressources sont alignées sur ses objectifs stratégiques, ce qui permet à l'établissement de garder le cap. À l’avenir, l’ACC exploitera les capacités d’Asana en matière d’IA pour rationaliser davantage les processus et gagner un temps précieux qu’elle pourra consacrer à la réussite des étudiants.