L'essentiel

• Des temps de réponse plus rapides : les temps de réponse du service d'assistance interne sont passés de 5 jours à 12 heures, ce qui a amélioré la satisfaction des collaborateurs. 

• Intégration plus rapide des clients : la conclusion des contrats et l'intégration de nouveaux clients sont plus rapides et sans erreur, ce qui rend les clients plus satisfaits.

• Fin des tâches égarées : les projets et les formulaires éliminent les tâches égarées et les échéances manquées, ce qui permet d'achever rapidement les projets. 

• Moins de travail administratif : l'excès d'e-mails, de réunions et de discussions professionnelles est réduit, ce qui libère du temps pour le travail en profondeur. 

Athena est le service de rêve pour les dirigeants très occupés : il les met en relation avec des assistants virtuels hautement qualifiés qui peuvent organiser des calendriers, lancer des podcasts, planifier des anniversaires et bien plus encore. La mission de l'entreprise est de donner à des personnes remarquables les moyens de mener une vie plus épanouie grâce à l'aide d'experts. 

L'entreprise, qui privilégie le télétravail, compte des milliers de clients dans le monde entier et plus de 1 500 employés aux États-Unis et aux Philippines. Lorsqu'Athena a traversé une phase de croissance rapide, des défis de gestion de projet sont apparus. Les tâches critiques étaient souvent oubliées, car le travail était géré à l'aide de feuilles de calcul, d'e-mails et de chats. Il en a résulté des retards dans l'assistance du service d'assistance, des divergences dans la création de contrats et du temps perdu à déchiffrer les statuts des projets. 

Afin de relever ces défis, l'équipe chargée des finances a adopté Asana pour centraliser et gérer les demandes relatives à la paie. Leurs temps de réponse se sont améliorés si rapidement qu'Athena a déployé Asana dans toute l'entreprise en tant que solution de gestion du travail. 

Découvrir les avantages d'Asana 

L'équipe financière a initialement choisi Asana pour gérer les demandes de paie concernant les opérations bancaires, les dates de paiement et les impôts. Le suivi de ces demandes par e-mail était difficile : beaucoup passaient entre les mailles du filet et l'équipe était débordée. 

L’utilisation d’Asana a transformé le travail de l’équipe financière en : 

• Offrant une vue d'ensemble claire des statuts des demandes pour un suivi et une hiérarchisation faciles

• Réduisant les échanges d'e-mails et de messages instantanés, ce qui libère du temps pour traiter les demandes d'action   

• Simplifiant les processus afin que les tâches, les responsabilités et les échéances soient claires pour tous les membres de l'équipe

Inspirés par le succès de l’équipe financière, Maribeth Villon, cofondatrice et directrice de l’administration, et Ben Organ, directeur de l’ingénierie, ont été les champions de la mise en œuvre d’Asana à l’échelle de l’entreprise. 

Notre équipe financière a commencé à utiliser Asana pour gérer les demandes liées à la paie, ce qui a permis d'accélérer les temps de réponse. Nous l'avons ensuite déployé dans toute l'entreprise pour améliorer la gestion de projet et la collaboration, afin de pouvoir travailler plus rapidement.

Maribeth Villon, cofondatrice et directrice administrative chez Athena 

Adopter une nouvelle façon de travailler

L'engagement d'Athena en faveur d'une culture dynamique et axée sur l'apprentissage a conduit à une mise en œuvre rapide d'Asana. Des dirigeants comme Maribeth et Ben ont présenté la plateforme à leurs équipes, en soulignant l'importance de gérer le travail en un seul endroit pour gagner en efficacité. L'Anatomie du travail 2023 souligne que 62 % de la journée de travail est consacrée à des tâches répétitives, mais que des processus améliorés peuvent permettre d'économiser 4,9 heures par semaine. Les collaborateurs ont reconnu qu'Asana facilitait la gestion des tâches et les aidait à terminer leur travail plus rapidement. Habitués à utiliser la technologie, les collaborateurs ont trouvé Asana facile à utiliser sans avoir besoin de beaucoup de formation formelle, car le Centre d'aide Asana répondait à leurs questions. 

Nous opérons à un rythme rapide. Grâce à l’interface intuitive d’Asana, tout le monde a rapidement adopté la plateforme et a commencé à l’utiliser pour gérer son travail quotidien.

Maribeth Villon, cofondatrice et directrice administrative chez Athena

La vie au travail avec une gestion de projet centralisée 

Tous les collaborateurs d'Athena utilisent désormais Asana pour gérer le travail, de l'accueil et du départ des collaborateurs au développement des produits. Maintenant que leurs processus sont organisés au même endroit, les équipes travaillent plus rapidement et sont plus efficaces. 

Voici un aperçu de la façon dont les équipes d'Athena utilisent Asana :

• Les processus d'accueil et de départ des collaborateurs sont simplifiés à l'aide de modèles Asana, de sorte qu'aucune étape n'est oubliée. Chaque action à entreprendre est consignée, de la création d'e-mails à l'allocation des ressources. Les assistants virtuels sont désormais prêts à travailler dès le premier jour, sans aucun problème technologique ou administratif. 

• La création de contrats prend désormais deux fois moins de temps grâce à l'automatisation. Grâce à une intégration HubSpot, les transactions conclues déclenchent immédiatement une tâche de création de contrat attribuée à l'équipe d'assistance d'Athena. Avant Asana, la création de contrats prenait 48 heures et certains contrats étaient parfois oubliés. Désormais, le processus prend moins d'une journée et aucun contrat n'est jamais oublié. 

• Les demandes d'assistance interne étaient initialement gérées exclusivement sur Asana, ce qui a permis de réduire les temps de réponse de 5 jours à moins de 12 heures. Récemment, Zendesk a été introduit et intégré à Asana, améliorant ainsi la sophistication du service d’assistance d’Athena pour les collaborateurs. 

• Le développement de produits est géré à l'aide des tableaux Kanban Asana. Chaque produit dispose d'un tableau répertoriant les corrections de bugs et les objectifs de développement. De plus, un tableau principal indique le statut de chaque projet technique en cours. Cela aide l'équipe d'ingénierie à planifier les sprints, à mieux répartir les ressources et à terminer les projets plus rapidement. 

• La délégation des clients est gérée à l'aide d'Asana. L'application Athena s'intègre à Asana en transformant immédiatement les nouvelles tâches des assistants virtuels en tâches Asana. Cette intégration garantit que les assistants ne manquent jamais une demande.  De nombreux clients préfèrent également utiliser Asana directement avec leurs assistants virtuels. 

Asana nous a permis d'être plus réactifs. Nous sommes en mesure de hiérarchiser les corrections de bugs importantes et les demandes de fonctionnalités. Grâce à une vue claire de tout le travail en cours de développement, je peux facilement comprendre notre capacité et planifier plus efficacement.

Ben Organ, directeur de l'ingénierie chez Athena

Gagner en efficacité avec Asana 

Les équipes d'Athena continueront d'utiliser Asana pour gérer leur travail et collaborer, en interne et avec les clients. Des leaders comme Maribeth et Ben visent à simplifier davantage les processus en introduisant des portefeuilles, en affinant les automatisations et en explorant les améliorations de l'intégration. L'objectif est d'accélérer les processus et de s'assurer que tout le monde, des collaborateurs aux clients, tire le meilleur parti de son travail.