Cómo escribir un memorando para lograr una comunicación efectiva (incluye una plantilla)

La comunicación efectiva es de suma importancia. Pero también te conviene asegurarte de que sea fácil de asimilar. Contar con una plantilla para hacerlo no solo puede facilitar la redacción de dicha comunicación, sino que también ayudará a que tus empleados puedan asimilarla.

Ahí es donde el memorando entra en acción. Una plantilla de memorando es un excelente punto de inicio cuando deseas informar a tu equipo o departamento acerca de nuevos procedimientos, la implementación de estrategias o próximos proyectos. Para transmitir tu mensaje con claridad, es esencial entender cómo escribir tu memorando de manera profesional.

Nuestra guía incluye información sobre qué es un memorando, cuándo enviarlos, cómo crear el formato y consejos para escribir un memorando de manera efectiva. Luego, usa nuestra plantilla para memorando gratuita que te proporcionará una hoja de ruta hacia el éxito.

¿Qué es un memorando?

Un memorando, también conocido como “memo”, comunica información a los miembros de una organización. A diferencia de un mensaje individual, los memorandos generalmente tienen una audiencia más grande.

Esta carta generalmente se envía a todo un equipo, departamento u organización para informar a los empleados sobre lo que sucede en la empresa. Un memorando puede incluir información sobre cualquier tema importante con relevancia a gran escala: un cambio de política, nuevos clientes y recortes presupuestarios.

Este tipo de comunicación puede crearse y enviarse de forma electrónica o imprimirse como un documento físico. Incluso si conoces a todos los miembros de tu cadena de comunicación, es importante redactar estos documentos de forma correcta y profesional. En caso de duda, omite los emojis, el idioma de los mensajes de texto y las abreviaturas para que tu mensaje se vea más profesional.

Razones por las que enviarás un memorando

Hay muchas razones por las que alguien enviaría un memorando en lugar de un simple email. Mientras que el email es una forma informal de comunicación, un memorando es un medio de comunicación más oficial y se convierte en parte de los registros de la empresa. 

Los empleados se toman los memorandos más en serio. Como resultado, los memorandos tienden a ser mucho más efectivos para la comunicación en toda la empresa. A continuación, describimos algunas de las razones más comunes.

Un memorando puede servir para lo siguiente:

• Explicar los cambios de política

• Anunciar los próximos eventos o las agendas de reuniones futuras

• Anunciar recortes presupuestarios

• Resumir los planes de acción

• Describir la incorporación de nuevos clientes

• Detallar las minutas de una reunión

• Solicitar recomendaciones o comentarios

• Notificar a los empleados sobre un problema o solución de la empresa

Enviar un memorando electrónico a grupos de empleados es beneficioso porque les brinda un punto centralizado donde ver información de la empresa. Todos reciben la misma información al mismo tiempo en lugar de escucharla de boca de alguien más.

Qué formato debe tener tu memorando

La estructura de un memorando puede variar, pero la mayoría tiene los mismos elementos en su formato. Siéntete libre de personalizar tu plantilla para memorandos de manera que coincida con el tono y el contenido del mensaje que deseas enviar.

Asunto

Lo primero es lo primero: empieza con el pie derecho y redacta un “Asunto” de gran nivel. Los mejores asuntos para memorando se destacan por ser lo más específicos posible.

Por ejemplo, en lugar de etiquetar tu memorando como “Evento de la empresa”, redacta un asunto que diga “Fiesta de fin de año: fecha y detalles”.

Un asunto claro permitirá que las personas sepan exactamente de qué se trata el memorando antes de abrirlo. También facilita la búsqueda del memorando porque eso significa que los empleados no tendrán varios memorandos con el mismo asunto en su bandeja de entrada.

Encabezado

Hay varios factores clave que debes incluir en el encabezado de tu memorando. Siempre incluye la fecha, a quién se lo envías y quién envía el memorando. Esta información proporcionará contexto sobre el contenido del mensaje. 

Mensaje del cuerpo

El cuerpo del memorando captura el propósito principal del mensaje. Usa el párrafo inicial para indicar con precisión de qué tratará el resto del documento. Haz que la sección inicial sea breve para transmitir tu mensaje de la manera más efectiva. 

• Párrafo 1: Al comienzo de este párrafo, utiliza oraciones como “Escribo para informar” y “Estoy solicitando información sobre”. Este primer párrafo debe incluir la información más importante del memorando. 

• Párrafo 2: El segundo párrafo te servirá para proporcionar información adicional y profundizar más en el tema.

• Párrafo 3: El tercer párrafo es donde haces tu solicitud. Un ejemplo de esto sería pedirle a un departamento su opinión sobre un proyecto, o que confirmen su asistencia a un evento de la empresa en una fecha determinada.

Algunos memorandos no tienen una pregunta asociada con la información que presentas. Si ese es el caso, puedes usar dicho espacio como una oportunidad para agradecer a tus colegas por su tiempo.

Antes de enviar un memorando a tus compañeros de trabajo, revisa la política de comunicación masiva de tu empresa. Algunas empresas requerirán pasos adicionales, como agregar el logotipo de tu organización, el nombre de la empresa o tener tamaños de fuente estandarizados. Es posible que también debas obtener aprobación o permiso antes de enviarlo.

Consejos para escribir un memorando

Ahora que sabes qué incluir en tu memorando, es hora de pulir el tono y el formato. A continuación, se presentan algunos consejos a tener en cuenta a la hora de escribir un memorando de negocios eficaz.

• Mantén un tono profesional: Mantén siempre un tono profesional, pero siéntete libre de adaptarlo a tu público y a tu objetivo.

• Evite las siglas y las abreviaturas: Especifica las siglas y abreviaturas para que todos los destinatarios puedan entender tu mensaje.

• Asegúrate de que tu memorando tenga una extensión que no supere una página: Trata de redactarlo en tres párrafos para transmitir brevemente tu mensaje.

• Usa archivos adjuntos toda vez que sea necesario: Siéntete libre de agregar archivos adjuntos o volantes para dar contexto adicional a tu memorando si fuese necesario.

• Piensa en tu público objetivo: Cambia el mensaje de tu email dependiendo de a quién le estés escribiendo.

• Trata de mantener siempre el mismo formato: Usa la misma fuente, estructura de párrafo, puntuación y gramática en todo el documento.

• Sé claro y conciso: Haz tu solicitud o anuncio al comienzo del memorando.

• Ve al punto: Céntrate en los hechos y evita los sesgos personales cuando escribas un documento de negocios.

Si sigues estos consejos y sabes qué incluir, podrás redactar un memorando profesional y conciso una y otra vez.

Tipos de memorandos

Hay tres estilos de memorando: la sugerencia, la confirmación y la solicitud. El formato general y el estilo de redacción de negocios siguen siendo similares entre los tres tipos de memorandos. La diferencia radica en prestar atención a tu público, tu tono y tu propósito.

Memorando de sugerencia

Enviar un memorando para hacer sugerencias es una excelente manera de encontrar soluciones a los problemas de la empresa. A menudo fomentan el pensamiento creativo, las lluvias de ideas y las discusiones grupales. 

Cuando envíes un memorando con sugerencias, es mejor usar un lenguaje positivo y alentador. Este lenguaje ayudará a que tus compañeros de trabajo se entusiasmen por hallar ideas innovadoras.

Ejemplo: Enviarás un memorando con sugerencias si perteneces a una agencia de publicidad que desea llevar a cabo una discusión grupal sobre nuevas ideas para una campaña de marca.

Memorando de confirmación

Los memorandos de confirmación sirven para concretar acuerdos verbales poniéndolos por escrito. Asegúrate de resaltar los aspectos importantes del acuerdo entre las partes, para que todos comprendan los objetivos de forma clara.

Finaliza el memorando preguntando a la otra parte si necesita una aclaración adicional o necesita cambiar algún detalle. Esto ayudará a evitar cualquier confusión o malentendido una vez que comience el proyecto.

Ejemplo: Si eres líder de un equipo de marketing, puedes enviar un memorando de confirmación al equipo de operaciones de desarrollo de tu empresa mientras colaboras en un proyecto. Abarcará los entregables del proyecto, se asegurará de que todas las partes interesadas entiendan el alcance del proyecto y se asegurará de que nadie tenga preguntas.

Memorando de solicitud

El memorando de solicitud es un documento o email que puedes enviar a tu empresa cuando necesites algo. Comienza este tipo de memorando explicando los motivos por los que necesitas hacer tu solicitud.

Mantén un tono profesional y persuasivo cuando ofrezcas tus recomendaciones sobre cómo resolver el problema. Si bien se recomienda usar este tipo de lenguaje en todos los memorandos, es de especial importancia en los memorandos de solicitud.

Ejemplo: Enviarás un memorando de solicitud si eres un gerente de recursos humanos y solicitas a los empleados que completen la información de su seguro antes de una fecha límite.

Plantilla para memorando

Utiliza nuestra plantilla para memorando para organizar tu documento y redactar un mensaje exitoso todas las veces. Cuando envíes tu memorando, asegúrate de completar correctamente el asunto, el encabezado y el cuerpo del mensaje.

Las herramientas de gestión de proyectos y los memorandos te ayudarán a agilizar la comunicación

El uso de una plantilla para memorando te ayudará a comunicarte con todos los miembros de tu empresa. Si lo combinas con una herramienta de gestión de proyectos podrás mantener todos tus memorandos en un solo lugar, lo que te permitirá enviar memorandos fácilmente a muchas partes interesadas y miembros del equipo. Incluso puedes conectar memorandos directamente a tareas pendientes para dar vida a los mensajes y al trabajo que es necesario realizar.