7 pasos para diseñar la propuesta perfecta para un evento (con plantilla)

Independientemente de que tengas que organizar un seminario para toda la empresa o buscar patrocinadores para una feria comercial, en cualquiera de los casos si la propuesta que presentas para el evento es perfecta, mostrarás por qué los demás deberían confiar en que el evento será un éxito.

Sin embargo, para armar una propuesta efectiva se necesita algo más que buenas habilidades para la gestión de eventos. Para impresionar realmente a potenciales clientes o partes interesadas, la propuesta del evento debe mostrar un equilibrio entre la redacción descriptiva, los elementos visuales y la logística integral. Con estos siete pasos y mejores prácticas para crear tu propuesta no hay dudas que lograrás sobresalir.

¿Cuáles son los componentes de una propuesta de evento?

La propuesta de un evento es un documento amplio que incluye todos los elementos necesarios para la organización de un evento nuevo. Normalmente, la crearás como respuesta a una solicitud de propuesta (RFP) que te pida un gerente. Sin embargo, también puedes usarla para presentar una función nueva de la empresa o para atraer patrocinadores para un evento que se está por llevar a cabo.

Una propuesta para un evento incluye lo siguiente:

• El propósito del evento

• Las personas o los proveedores involucrados

• La logística para llevar adelante el evento

Del mismo modo en que muestras tus antecedentes en un CV, en una propuesta para un evento exhibes tus habilidades particulares y tu capacidad organizativa a los potenciales clientes o partes interesadas para que te tengan en cuenta al momento de llevar adelante un evento. Les darás la oportunidad de revisar los elementos que tendrás en cuenta para hacer que el evento sea todo un éxito.

En las propuestas para eventos que son efectivas se ilustra una visión clara, concisa y completa de cómo será el evento. Piensa en algo similar a un discurso de presentación (también conocido como elevator pitch). Causa una buena impresión con estos siete pasos para elaborar una propuesta realmente cautivante.

1. Reúnete con los potenciales clientes o partes interesadas

Antes de empezar a diseñar tu propuesta, deberías entender claramente cuáles son las expectativas de tus potenciales clientes para el evento. Organiza una reunión inicial para hablar sobre lo que tienen en mente.

Aclara algunos puntos como:

• El nombre del evento

• El tipo de evento

• El propósito del evento

• La cantidad total de invitados

• La fecha, la hora y la ubicación deseadas

• El tema, la estética general, el color o la ambientación

• Qué esperan lograr con el evento

Es muy importante tener en cuenta que, probablemente, tus potenciales clientes o partes interesadas aún no tengan las expectativas claras a esta altura del proyecto. Tal vez ese sea el motivo por el que buscan a un experto en planificación de eventos. Prepárate para inspirar a tu cliente con un portafolio de tus trabajos anteriores, con las muestras de colores, un collage, etc. Incluye elementos que creas que despertarán su interés y no temas aportar tus propias ideas.

Al igual que con cualquier otra reunión de negocios, querrás que tus potenciales clientes se lleven una buena impresión de ti. Compórtate de acuerdo con la etiqueta de negocios cada vez que te reúnas con las partes interesadas.

2. Véndete

El primer paso para elaborar una propuesta real para un evento es presentarte y también presentar a tu equipo.

Tu presentación debería incluir:

• Una breve descripción de tus antecedentes

• Tu experiencia y aptitudes para gestionar eventos

• El alcance de tu trabajo

• El nombre de tu empresa (si corresponde)

• Cualquier certificación con que cuentes y que resulte pertinente

• Licencias (si corresponde)

• Referencias profesionales

• Socios comerciales

• El ID de empleador federal (si corresponde)

• Éxitos anteriores que ejemplifiquen por qué eres la persona correcta para ocuparte del trabajo

Ten en cuenta que tu cliente puede estar buscando más de una propuesta para el evento y puede habérsela pedido a diferentes planificadores. En esta sección, céntrate en las habilidades que te distinguen de la competencia y en cuáles serían las más adecuadas para satisfacer las necesidades del cliente para este evento.

3. Escribe una descripción atractiva del evento

Una vez que ya hayas hecho las presentaciones, podrás enfocarte en lo esencial de la propuesta: la descripción del evento. Allí se brinda un resumen de cómo planeas hacer el evento.

La descripción debería incluir:

• El objetivo del evento

• Cualquier detalle o expectativa que hayas abordado en reuniones anteriores con el cliente

• Un cronograma general para el proyecto

• Los posibles lugares, empresas de catering u otros proveedores

• La perspectiva general de cómo planeas llevarlo a cabo, incluidos el tema, los colores, la ambientación, etc.

La descripción del evento no debería incluir solamente la logística. Es tu oportunidad de persuadir al cliente o a otras partes interesadas de que tu evento será todo un éxito. Si no eres buen escritor, piensa en contratar a alguien que te ayude a poner tu visión en palabras y a hacer que esta sección sea lo más atractiva posible.

Probablemente, también sea una buena idea incluir fotos de referencia, collages y paletas de colores para ayudar al cliente a formarse una idea de lo que tienes en mente para el evento. Recuerda poner sus necesidades en primer lugar cuando elabores la descripción.

4. Haz una lista de todos los servicios que se ofrecen

La lista les dará a los potenciales clientes o partes interesadas una idea más precisa de cuáles son los servicios que se prestarán en el evento. También incluirá los proveedores con los que piensas trabajar. Para preparar la lista deberás hacer las debidas averiguaciones, ya que incluirá desde la mantelería hasta los suvenires. Deberás asegurarte de incluir absolutamente todo lo necesario para el evento.

Si se trata de algo más pequeño, como una cena o un baby shower, usa viñetas o una tabla para el listado de los servicios que prestarás junto con tu equipo. Divide la lista en secciones según los diferentes aspectos del evento si las tareas pendientes son muchas, como en el caso de una boda o de la fiesta de fin de año de una empresa.

5. Exhibe tus trabajos anteriores

Si las partes interesadas todavía no están del todo convencidas de que tu visión es la ideal, es el momento perfecto para convencerlas de que tus eventos son los mejores de todos. Si ya has planificado otros eventos antes, incluye fotos y testimonios de otros clientes para exhibir tu trabajo.

Las representaciones visuales de trabajos anteriores pueden ayudar a que tus potenciales clientes reconozcan tus habilidades. Además, son excelentes para probar que tu estilo coincide con lo que ellos tienen en mente. Los eventos anteriores sirven para que las partes interesadas comparen y se den cuenta de qué es lo que quieren incluir o no en sus propios eventos.

6. Incluye los costos propuestos

Por supuesto, el cliente o parte interesada querrá saber cuánto le costará el evento. Después de describir el evento de forma que puedan visualizarlo, elabora un resumen detallado de cuánto costará cada componente y de para qué servirá.

Otra vez, es muy importante incluir la mayor cantidad posible de detalles en esta sección. No te convendrá que surjan, luego, costos inesperados que no se hayan incluido en la propuesta. No olvides detallar incluso hasta los ítems más insignificantes, como los calientaplatos o los gastos de transporte para el traslado de los equipos que alquiles. También deberías incluir cualquier descuento posible que se pudiera obtener, como alguno por reservar con suficiente anticipación.

7. Ten en cuenta las políticas para eventos

En caso de corresponder, al final de la propuesta, detalla las políticas del evento para que las expectativas de tu cliente sean las adecuadas.

Tal vez te convenga incluir requisitos como los siguientes:

• La cantidad mínima de personas

• Las ofertas por tiempo limitado de la propuesta

• La política de cancelaciones

• Las políticas por daños o alquileres

• Las fechas de vencimiento de los pagos

Finalmente, cierra tu propuesta agradeciendo a los potenciales clientes o interesados por brindarte la oportunidad de trabajar con ellos. No olvides incluir la información de contacto para que puedan comunicarse contigo en caso de haberse quedado con dudas (o, mejor aún, en caso de que quisieran contratarte).

Plantilla para propuesta de un evento

Usa esta plantilla como una guía general para escribir tu propuesta. Aunque como cada evento es único, probablemente necesites diferente información para cada caso; adapta esta plantilla de propuesta de evento para adecuarla lo mejor posible a las necesidades de tu cliente.

La personalización de la propuesta también te servirá para destacarte frente a la competencia. Si es posible, incorpora el logo y los colores de la marca de tu cliente a lo largo del documento.

Las mejores prácticas para escribir tu propuesta para un evento

La propuesta de un evento debería ser algo más que solo datos en un papel. Procura entretener, inspirar e informar a tu audiencia gracias a estas mejores prácticas para la propuesta de un evento.

Cuenta una historia

Una historia bien contada despierta emociones y entusiasmo, dos aspectos que pueden ayudarte a inclinar la balanza a tu favor. Cuando escribas la descripción del evento, tu cliente deberá ser el héroe de la historia. Describe qué pueden lograr con tu ayuda y qué ponen en riesgo si eligen otra opción para el evento.

Para empezar a armar la historia, intenta responder a las siguientes preguntas:

• ¿Qué beneficios emocionales, sociales y prácticos le aportaría al héroe de la historia (tu cliente u otras partes interesadas) que fueras tú quien organizara su evento?

• ¿Qué obstáculos podrían encontrarse? ¿De qué manera los ayudarías a anticiparse y a superar esos inconvenientes?

• ¿Qué ganará el héroe de esta historia cuando todo resulte bien?

Por ejemplo, agrégale algo de teatralidad a la historia para que el evento cobre vida. Inclúyete dentro del relato para generar una conexión emocional con el cliente que le resulte difícil de establecer con cualquier otro planificador de otra empresa.

Atrae e informa

La propuesta perfecta para un evento debería ser completa y orientada a los detalles. Una propuesta desordenada con mucho texto puede darle a tu cliente una impresión errada sobre tus habilidades organizativas.

En cambio, enfócate en crear una propuesta estéticamente agradable para impresionar a las partes interesadas y hacerles ahorrar tiempo. Las personas retienen un 80 % de lo que ven; por lo tanto, si incorporas elementos visuales creativos te podrás diferenciar fácilmente de la competencia. Piensa en las siguientes opciones:

• Elementos de diseño gráfico: Prueba agregar un poco de alegría a tus propuestas, agrega elementos gráficos divertidos con Adobe Illustrator o con herramientas gratis como Canva. También puedes contratar a un diseñador gráfico freelance si quieres dejarlo en manos de profesionales.

• Presentaciones visuales: Nadie quiere verse obligado a hojear una montaña de texto. Con elementos visuales contundentes como los logos, las fotos de eventos anteriores, las paletas de colores, los gráficos y los diagramas, tu propuesta será más fácil de entender. Las imágenes y los encabezados ingeniosos también aportarán lo suyo para determinar el matiz de la oferta.

• Gráficos de movimiento: Los videos, las presentaciones animadas y los carruseles de imágenes son magníficos para captar y mantener la atención mientras, a la vez, se refuerzan puntos clave.

Ten en cuenta que el propósito de la propuesta es exhibir lo bien que puedes alinear tu visión del evento con las expectativas y objetivos del cliente. Considera los elementos que más le interesará ver al cliente y ten cuidado de no abrumarlo con demasiadas imágenes.

Escribe para tu público

Tu propuesta del evento debe mostrar lo que tus clientes o partes interesadas obtendrán con el evento. Mientras más detalles aportes sobre el tema, más efectiva resultará.

Tómate el tiempo necesario para investigar al detalle el evento, la visión, las necesidades comerciales y las expectativas del cliente. Demostrar que entiendes estos puntos resultará esencial para sentar las bases de tu propuesta para el evento. Si tienes problemas para ponerte en los zapatos de tu cliente, piensa en cómo quieres que el lector los perciba a tu empresa y a ti.

Consejo: cuando escribas la propuesta para el evento, usa la terminología del cliente. Por ejemplo, si se refiere a una reunión de oficina como un “happy hour”, usa ese término en tu propuesta.

Enfatiza los valores que te distinguen

Sin dejar de escribir pensando en tu cliente, debes entender como prioritario destacar también en la propuesta aquello que es valioso y te distingue del resto, lo que eres capaz de aportar con el evento.

Destaca el valor que te distingue a lo largo de la propuesta para darles a los lectores motivos concretos sobre por qué deberían invertir en tu evento.

Diagrama la logística

Tus calificaciones y la descripción elaborada del evento pueden causar una buena impresión, pero además, debes probar que llevarás el evento a cabo con efectividad y eficiencia.

En tu propuesta, brinda un panorama detallado del evento, para destacar tu habilidad para administrar la logística. Explica cómo planeas reunir todos los elementos para desplegar un evento cohesivo y exitoso.

Muestra transparencia con respecto al presupuesto

Muchos temen hablar sobre dinero, pero no hablar sobre el presupuesto de frente podría causar graves problemas de comunicación más adelante. Afortunadamente, hay formas de presentar esta sección de la propuesta con tacto.

Siguiendo con el mismo tono del resto de las mejores prácticas para propuestas de eventos, puedes introducir el presupuesto propuesto vinculándolo a los valores del cliente. Los costos se deberían alinear con las necesidades del cliente, con su visión del evento y el impacto esperado. Por ejemplo, una cena de cinco pasos podría ser adecuada para una boda real, pero probablemente sería demasiado para eventos más informales.

Recuerda que la transparencia es esencial al momento de proponer el presupuesto para el evento. Ser honesto y realista con respecto a las opciones puede ayudarte a generar una relación de confianza con tu potencial cliente. Una buena práctica es dividir la lista en tres secciones:

• Los costos flexibles con opciones de mayor y menor nivel

• Los costos fijos

• Los gastos de servicios

Si te preocupa que el costo sea el factor determinante para tu cliente o las demás partes interesadas, incluye un presupuesto con opciones de primer nivel y de niveles inferiores para que puedan decidir qué es lo que se ajusta más a sus necesidades.

Crea una propuesta de primer nivel y tu contratación estará garantizada

En las mejores propuestas para eventos se muestra un claro equilibrio entre lo investigado y las listas detalladas con redacciones descriptivas e imágenes atractivas. Cuando prepares la propuesta, recuerda no solo destacar tus sugerencias y tu visión del evento; sino, también, cómo se vincula con los valores y las expectativas de tu cliente.