Wildlife Conservation Society salva la vida silvestre y celebra su existencia con Asana

Fundada en 1895, Wildlife Conservation Society (WCS) es la organización de conservación de la vida silvestre más completa del mundo, con más de 500 programas en casi 60 países para ayudar a gestionar los lugares protegidos y frenar el cambio climático. Pero la WCS no lo hace sola. Colabora con cientos de organizaciones asociadas, proveedores y gobiernos locales que comparten su misión de conservación basada en la ciencia. 

Las iniciativas de WCS son complejas y difíciles de ejecutar, especialmente con tantos colaboradores y los recursos limitados de las organizaciones sin fines de lucro. Antes de Asana, los colaboradores de los proyectos usaban diferentes herramientas para gestionar su trabajo: email, hojas de cálculo y una combinación de aplicaciones. No había una forma unificada de planificar o comunicarse, lo que causaba problemas de visibilidad y retrasaba a todos: 

• La creciente complejidad de los proyectos de Tecnología de Conservación aumentaba los riesgos para las fechas límite y los presupuestos. 

• Las barreras tecnológicas entre los equipos limitaban el flujo de información, lo que dificultaba la detección de riesgos y la prevención de problemas antes de que ocurrieran, lo que agotaba los recursos.

• El correo electrónico tenía demasiados propósitos: además de la comunicación, WCS lo usaba para gestionar el trabajo, procesar las solicitudes de la comunidad y almacenar documentos. Los miembros del equipo tenían que revisar cientos de emails entrantes, lo que hacía imposible actuar rápidamente en las tareas.

Jonathan Palmer, director ejecutivo del equipo de Tecnología de la Conservación de WCS, dice: “Nuestros procesos para gestionar proyectos y tareas no facilitaban una forma positiva de ver la carga de trabajo; había una dependencia excesiva de la gestión de tareas a través del email, lo que hacía que los miembros del equipo sintieran que estaban bebiendo de una manguera de incendios”.

En su rol anterior como líder de Tecnología Global en el departamento de TI, Jonathan dirigió la búsqueda de una nueva plataforma de gestión del trabajo que eliminara las barreras entre los equipos y los colaboradores externos. Con un entorno de trabajo más productivo, WCS estaría capacitada para cumplir con sus proyectos y maximizar el impacto de las contribuciones de sus donantes.

Las organizaciones sin fines de lucro intentan hacer 10 veces más de lo que les permiten sus recursos. Si no hay una coordinación central, es difícil llevar un proyecto a buen puerto a tiempo y dentro del presupuesto, especialmente cuando se trabaja entre organizaciones y equipos de matrices múltiples.”

Diseño flexible: centralizar el trabajo en Asana

Jonathan buscaba una plataforma única que permitiera a todos los equipos, socios y consultores trabajar más allá de los límites de la organización, incluso si usaban diferentes tecnologías y procesos. 

“Asana es la solución perfecta”, dice Jonathan. “Se trata de ayudar a las personas a mejorar en la ejecución de las tareas que les importan, en lugar de encasillarlas en una metodología específica”.    

Con Asana, los equipos de WCS ahora pueden acceder a los mismos cronogramas, documentos y acciones pendientes compartidos, actualizados en tiempo real. Está integrada con más de 10 herramientas que usan, como Google Drive, Office 365, Slack y los sistemas internos de WCS. 

“Podemos trabajar en varias organizaciones sin tener que depender de los equipos de TI para integrar los sistemas”, agrega Jonathan.

Romper los límites organizacionales para aumentar el impacto en la conservación 

Hoy en día, Asana es el sistema oficial de gestión del trabajo para varios grupos dentro de WCS, lo que les ayuda a entregar iniciativas en los plazos y presupuestos establecidos en asociación con un número creciente de colaboradores externos. 

La organización ha ahorrado aproximadamente ocho semanas de trabajo al año gracias a las nuevas eficiencias y al uso de las funciones de Asana, como la automatización, los Formularios y los comentarios dentro de un proyecto en lugar de enviar un email. En promedio, los colaboradores inician la colaboración con otro usuario a través de Asana más de 2700 veces al mes. Estos ahorros de tiempo liberan recursos de WCS para que los equipos puedan ampliar el alcance y el impacto de sus proyectos, sin aumentar los costos. 

Ahora podemos manejar una carga de trabajo verdaderamente compleja gracias a Asana. Puedo dormir tranquilo por las noches, porque sé que, cuando despierto, puedo ver rápidamente que todos los proyectos de mi Equipo avanzan en la dirección correcta. Eso puede sonar simple, pero en una organización global, la diferencia es enorme.”

Una organización virtual de empleados, proveedores y socios

“Asana ha generado un enorme nivel de transparencia, en el que todos comparten sus planes para la semana que se aproxima”, dice Jonathan. Esto ayuda a intercambiar ideas entre equipos y zonas horarias, ya sea que estén en la sede en la ciudad de Nueva York o en el campo en los sitios de conservación. 

La mitad de los usuarios de Asana de WCS son empleados internos y la otra mitad son colaboradores externos. “Gestionar todo en un solo lugar nos da la posibilidad de dirigir organizaciones virtuales que incluyen a mi Equipo, a otros empleados de WCS, a otras organizaciones y a proveedores”, dice Jonathan. “Pasamos las tareas de una parte de la organización virtual a otra, y tenemos responsabilidad mutua en todos nuestros proyectos”. 

Ya no nos distrae la complejidad de trabajar con numerosas organizaciones, socios y proveedores en diferentes zonas horarias. Con Asana, nada se pasa por alto.”

El Equipo de Tecnología de Conservación de Jonathan ofrece soluciones tecnológicas escalables para permitir programas de campo y abordar problemas críticos de conservación, y estas soluciones a menudo se crean en asociación con otras organizaciones. “Al respaldar una estructura sin límites, Asana nos ha permitido escalar a más asociaciones”, dice Jonathan. Su equipo ha agregado tres nuevos socios a su lista de colaboradores cercanos, pasando de dos a cinco. 

Trabajo asíncrono para aumentar la capacidad de WCS, sin aumentar los costos 

Nueva York había sido el epicentro del Equipo de Tecnología de la Conservación. Parecía que la única manera de gestionar una carga de trabajo compleja requería que los empleados y proveedores estuvieran en la misma zona horaria. Pero ahora Jonathan puede contratar personal y colaborar con proveedores de todo el mundo sin preocuparse de que los proyectos se ralenticen, porque Asana les permite trabajar de forma asincrónica. Las operaciones se llevan a cabo las 24 horas del día, y el trabajo del proyecto comienza a las 7 a. m. del lunes por la mañana en Yakarta y continúa hasta el final del día del viernes en los EE. UU. Su Equipo distribuido incluye a las personas adecuadas con las habilidades correctas, y aprovecha la ubicación para maximizar el presupuesto y aumentar la producción. 

Por ejemplo, Jonathan ha aumentado la plantilla de su Equipo en un 30 % al contratar personal a tiempo completo en el campo en los sitios de conservación, lo que lo ayuda a satisfacer mejor las necesidades de la organización a nivel local, al tiempo que mantiene los costos estables. 

El Equipo de Tecnología de Conservación también trabaja con consultores que brindan soporte para el trabajo de diseño, el desarrollo web, DevOps y el alojamiento en la nube. Antes de Asana, los proveedores principales estaban ubicados en los Estados Unidos, pero ahora están en Sudamérica, Europa y Asia, y gracias al ahorro de costos y a la mejora de la eficiencia operativa, el alcance del trabajo de los proveedores ha aumentado en un 35 %.

Con más empleados, consultores y organizaciones asociadas que contribuyen a las iniciativas de Tecnología de la conservación, pueden abordar proyectos más ambiciosos. Por ejemplo, usaron Asana para organizar un proyecto importante que es fundamental para la estrategia de WCS: Nature's Stronghold Impact Platform, una iniciativa global de informes de datos para mostrar y presentar métricas detalladas de cientos de sitios de conservación de WCS y organizaciones asociadas en un solo lugar. Este frente unido cuantifica el impacto de su trabajo para los donantes y la comunidad de conservación en general. 

“Este proyecto es fundamental para nuestra estrategia de recaudación de fondos”, dice Jonathan, “e impulsa la integridad en toda nuestra organización al demostrar que cada dólar donado a WCS tiene un impacto en la conservación”.

Brindar asistencia a miles de usuarios y predecir las necesidades presupuestarias para satisfacer la demanda

Otro Equipo que gestiona su trabajo en Asana es SMART Partnership, una colaboración entre nueve grupos de conservación. Esta operación de software y servicios brinda apoyo a más de 1000 sitios protegidos en 90 países. Monica Harris, jefa del programa SMART, dice: “Nuestros usuarios son gobiernos y organizaciones de conservación de todo el mundo que eligieron nuestras herramientas para gestionar parques y áreas de conservación en su país. Esa es una gran responsabilidad y queremos responder a sus necesidades de manera eficiente y oportuna”.

Anteriormente, SMART usaba hojas de cálculo y email para gestionar las solicitudes de los usuarios de software de todo el mundo, y esas solicitudes pueden ser serias y urgentes. “Un guardabosques en Namibia se pondrá en contacto con nosotros para decirnos que está atrapado en el campo y que necesita descargar datos”, dice Monica. “No queremos defraudar a la gente”. Pero era difícil responder a las solicitudes rápidamente porque el pequeño Equipo de Monica estaba tratando de manejar un gran volumen sin las herramientas adecuadas.

Asana es invaluable. Sin ella, sería imposible solucionar a tiempo el volumen de solicitudes que recibimos.”

Hoy en día, SMART usa los Formularios de Asana para recopilar y gestionar las solicitudes de asistencia, acceso al software y corrección de errores. Los campos obligatorios en el formulario recopilan toda la información que el Equipo de Mónica necesita para derivar y resolver el problema por adelantado, como capturas de pantalla de errores, lo que elimina la necesidad de intercambiar emails.

Proporcionar el software SMART de forma gratuita a los usuarios tiene un costo, por lo que Monica usa los Informes en Asana para monitorear la demanda y ajustar de manera preventiva el presupuesto y los recursos para que estén alineados. “Puedo informar al comité directivo sobre si estamos dentro del presupuesto o si nuestra demanda es alta y necesitamos más fondos para una actividad en particular”, dice Mónica.

Responder a las quejas de forma rápida y exhaustiva

Otro equipo de WCS, el equipo de la Reserva de Vida Silvestre de Okapi (OWR) en Ituri, con el apoyo del Programa de Gestión Sostenible de la Vida Silvestre (SWM) financiado por la UE, usa Asana como un sistema de procesamiento de reclamos. Jonathan dice: “Cualquier organización multinacional necesita una forma de gestionar las quejas. Una queja, si no se gestiona correctamente, puede generar un gran riesgo organizacional”. 

Caroline Abid, jefa del Programa de SWM de la UE, dice: “Estamos mejorando nuestra capacidad de respuesta en los sitios locales con Asana para asegurarnos de que todas las quejas se aborden rápidamente”. El uso de Asana para las quejas, así como para la gestión integral de proyectos, ayuda al Equipo de WCS a hacer su trabajo de manera eficiente, para que puedan servir mejor a sus comunidades y generar confianza entre los habitantes locales y las organizaciones asociadas. 

Con Asana, todos sabemos qué se debe hacer y podemos reducir el tiempo que dedicamos a administrar y organizar, y centrarnos en el trabajo que genera resultados.”

Construir un futuro brillante para los lugares silvestres de todo el mundo

Al centralizar el trabajo en Asana, WCS aprovecha el potencial de su personal, proveedores y colaboradores externos para entregar más proyectos de una manera rentable. 

Y gracias a la transparencia entre grupos y proyectos, los miembros del equipo junior de todo el mundo pueden aprovechar oportunidades que históricamente eran más accesibles para los empleados cerca de la sede de WCS. Esta visibilidad ayuda a WCS a impulsar a sus empleados y a hacer la transición a una nueva forma de trabajar como equipo global. 

Asana nos ha permitido centrarnos en hacer el trabajo, para que los proyectos se finalicen a tiempo, dentro del presupuesto y con clientes satisfechos. Eso es lo que importa.”

A medida que Jonathan y WCS pongan en marcha proyectos de conservación audaces, continuarán gestionándolos en Asana, porque mejores flujos de trabajo conducen a una mejor ejecución, y una excelente ejecución genera confianza entre los socios, los donantes y las comunidades mientras trabajan para proteger los preciosos lugares de la naturaleza.