Wildlife Conservation Society empodera a los empleados y miembros de la comunidad con Asana

Para muchas organizaciones sin fines de lucro, el impacto que generan depende de empoderar a sus equipos para maximizar los recursos y generar confianza dentro de las comunidades a las que sirven. La Wildlife Conservation Society (WCS), una organización mundial de conservación de la vida silvestre, es un excelente ejemplo de cómo tener un impacto enorme en el mundo al invertir en sus empleados y comunidades. WCS protege y conserva la vida silvestre y los lugares salvajes en 60 países que albergan más del 50 % de la biodiversidad del mundo y a más de 300 millones de las personas más pobres del mundo, con su equipo global de más de 4000 empleados. 

“Muy pocas organizaciones sin fines de lucro piensan en cómo ayudar a todos los empleados a hacer mejor su trabajo o en cómo proporcionar un entorno empoderador en el que las personas puedan trabajar”, explica Jonathan Palmer, director ejecutivo de Tecnología de Conservación en WCS. “Con tiempo y presupuestos limitados, puede ser difícil ayudar a nuestros equipos a sentirse más felices y empoderados, aunque posiblemente sean nuestro recurso más importante”.

El Equipo de Jonathan en WCS trabaja con más de 100 socios, vendedores y proveedores para encontrar e implementar las mejores soluciones tecnológicas para resolver los mayores desafíos de conservación de la actualidad. Cuando se dio cuenta de que los proyectos de misión crítica corrían un mayor riesgo de incumplir las fechas límite debido al aumento de la demanda y la complejidad, la información aislada y los enfoques “tradicionales” de comunicación y gestión de tareas que no se adaptaban, se propuso encontrar una mejor manera de colaborar en toda la WCS. 

Su objetivo principal era empoderar a las personas de WCS: los gerentes de programas, los desarrolladores de software, los científicos ambientales, los zoólogos, los voluntarios y otras partes interesadas. Así que Jonathan se propuso encontrar una herramienta para mejorar la comunicación y la colaboración más allá de los límites de la organización.

Su Equipo implementó Asana para simplificar la colaboración, generar transparencia y responsabilidad, y dar seguimiento al trabajo y los recursos. Con Asana, los equipos de WCS trabajan juntos de manera más efectiva y han disfrutado de varios beneficios adicionales: los empleados tienen acceso a más oportunidades de crecimiento profesional y han fortalecido la confianza de las comunidades a las que sirven. 

Generar confianza con las comunidades locales

Un Equipo de WCS, el Equipo de la Reserva de Vida Silvestre de Okapi (OWR) en Ituri, con el apoyo del Programa de Gestión Sostenible de la Vida Silvestre (SWM) financiado por la UE, trabaja con un grupo de organizaciones internacionales para reducir la inseguridad alimentaria mediante el desarrollo de soluciones sostenibles a los desafíos alimentarios con un enfoque en la conservación de la vida silvestre, la seguridad alimentaria y el desarrollo de políticas. Parte de su trabajo se realiza en áreas protegidas donde WCS apoya a sus socios gubernamentales y a otros para ejecutar sus programas en 15 países, incluido el Parque Natural de Makira en Madagascar y la Reserva de Vida Silvestre de Okapi en Ituri, República Democrática del Congo.

Aunque WCS se esfuerza por mantener a todos sus socios, anfitriones y comunidades contentos con su trabajo, inevitablemente surgen quejas. Por ejemplo, una persona puede desear plantear una inquietud sobre el tratamiento del medioambiente, sus propios derechos o una interacción que tenga. “Muchos miembros de las comunidades a las que prestamos servicios pueden sentir que WCS es responsable porque estamos allí protegiendo la vida silvestre”, explica Caroline Abid, gerente del Programa SWM. 

Debido a que el Programa SWM depende del apoyo local para implementar soluciones en el terreno, las relaciones con la comunidad son fundamentales para el éxito de sus programas. Resolver las quejas de manera oportuna y respetuosa es esencial, por lo que WCS usa Asana para procesar los comentarios de las comunidades a las que sirve. 

Toda organización multinacional necesita una forma de gestionar los reclamos. Una queja, si no se gestiona correctamente, puede crear un gran riesgo organizacional.”

En el pasado, WCS usaba cuadernos físicos y hojas de cálculo para recopilar y gestionar las quejas, que luego se enviaban por email al miembro del personal correspondiente. Como resultado, abordarlas podía llevar semanas, lo que ponía en riesgo la confianza de los miembros de la comunidad. Para WCS, que depende de las comunidades para albergar y respaldar los sitios de conservación, los miembros descontentos podrían significar que un sitio está en peligro. 

“No respondíamos con la suficiente rapidez a las quejas de nuestras comunidades, por lo que buscamos mejorar el proceso con Asana para asegurarnos de responder siempre”, dice Caroline. Usar Asana hace que presentar reclamos sea sencillo para los miembros de la comunidad. Ahora comparten su problema con un trabajador de campo de WCS, quien luego lo envía a través de un Formulario de Asana, lo que crea una tarea de Asana en un proyecto dedicado con toda la información necesaria para abordar los reclamos rápidamente. 

Asana ofrece un lugar centralizado para la revisión de las quejas, lo que elimina el papeleo y el tiempo que antes se dedicaba a procesarlas manualmente. También facilita el envío de los reclamos a las personas adecuadas dentro de WCS para que respondan rápidamente, en lugar de que pasen por largas cadenas de comunicación que involucran notas en papel y emails. Una vez que se asigna una tarea a la persona adecuada, esta tiene toda la información que necesita para realizarla, ya que todos los detalles necesarios se incluyen en el envío. Y si una queja es confidencial, WCS puede usar los ajustes de privacidad en Asana para limitar la visibilidad.

Estamos mejorando nuestra capacidad de respuesta en las sedes locales con Asana para asegurarnos de que todas las quejas se aborden rápidamente.”

Dado que las quejas se procesan más rápidamente con Asana, las comunidades locales se sienten empoderadas para compartir los problemas a medida que surgen, lo que crea un círculo virtuoso: las comunidades siguen comprometidas con el trabajo de conservación de WCS y la organización continúa apoyando a las comunidades donde se encuentran los sitios. Estos resultados han ayudado a WCS a generar confianza; hacerlo es enormemente valioso para la capacidad de la organización de cumplir con sus ambiciosos objetivos de conservación. 

Empoderamiento de los empleados para aprovechar nuevas oportunidades 

Al hacer que el equipo de WCS deje de depender del email, Asana ha ayudado a romper los silos del equipo, aumentar la visibilidad y hacer que la información y las oportunidades en toda la organización sean accesibles para más miembros del equipo. Se ha creado un nuevo nivel de transparencia porque todas las tareas y proyectos son públicos dentro del equipo de forma predeterminada. Se han creado muchas oportunidades de colaboración interdisciplinaria, lo que ha sido especialmente importante durante la pandemia por COVID-19, cuando WCS no podía tener tantas interacciones cara a cara. 

El uso de Asana ha tenido lo que Jonathan llama un efecto de “nivelación” en el Equipo. “Aplanar nuestro Equipo se trata de maximizar la oportunidad de que las cosas se hagan de la manera más rentable”, explica. “La transparencia que brinda Asana permite que los miembros más jóvenes y ambiciosos de los equipos levanten la mano para aprovechar oportunidades de aprender, asumir más responsabilidades y ampliar su alcance”. Esto es notable porque, históricamente, como organización grande, las oportunidades a menudo recaían en quienes estaban más cerca de la sede, simplemente por la disponibilidad y el acceso a la información. Con Asana, los empleados ahora tienen más visibilidad del proyecto y pueden contribuir de forma asincrónica, independientemente de su zona horaria. Como resultado, WCS ha observado una participación más diversa de los miembros de su equipo en todo el mundo.

Asana ayuda a todo el Equipo de WCS a sentirse empoderado para participar y aprovechar oportunidades que de otro modo quizás no hubieran conocido antes. También ahorra recursos, incluido el presupuesto para salarios, viajes y tiempo de capacitación, al permitir la contratación de empleados en diferentes mercados laborales para que WCS pueda usar sus presupuestos de manera eficiente y generar un mayor impacto. 

Contar con una herramienta que aumenta el acceso a la información y permite a las personas aprovechar las oportunidades hace que WCS sea más inclusiva al brindar a todos la posibilidad de participar.”

Cumplir las promesas con las personas como eje central

WCS hace mucho con recursos limitados, y todo es posible gracias a las personas que apoyan a la organización: su personal y los miembros de la comunidad. Gracias a Asana, WCS ha escuchado y atendido a los miembros de su comunidad y ha empoderado a sus empleados de todo el mundo con acceso a más oportunidades. Estos resultados positivos han ayudado a impulsar el progreso de la organización hacia sus numerosos objetivos impactantes y han hecho que la columna vertebral de su trabajo, las personas que lo realizan, se sienta más comprometida.

Con la mejora de la solidez de sus procesos y la nueva transparencia, WCS continúa generando confianza interna y externa, un ingrediente fundamental para proteger las áreas, la vida silvestre y las comunidades a las que sirve.