EarthEnable instala más de 2000 pisos limpios y sostenibles cada año con Asana

En un estudio del Banco Mundial realizado en 2007, los investigadores descubrieron que, al reemplazar los pisos de tierra con pisos de cemento, el número de parásitos disminuyó en un 78 % y la diarrea en un 49 %. Además, el desarrollo cognitivo de los niños mejoró significativamente. En pocas palabras, los pisos de tierra están sucios, por lo que son un caldo de cultivo para muchas enfermedades y mosquitos, y también representan otros riesgos para la salud de más de mil millones de personas en todo el mundo.

Cuando Gayatri Datar visitó Ruanda por primera vez en 2013, como parte del curso de la Escuela de Negocios de Stanford sobre el diseño empresarial para una asequibilidad extrema, recordó ver pisos de tierra en todas partes. Luego de su visita, Gaya se propuso diseñar una alternativa sanitaria y asequible, y así fue como nació EarthEnable. Gaya y un compañero de estudio de la Universidad de Stanford diseñaron una solución para crear un piso sustentable, ecológico, saludable y económico mediante el uso de materiales locales y un sellador a base de plantas. EarthEnable se basa en el conocimiento que ya existe en las aldeas y usa la investigación y el desarrollo local para diseñar nuevos tipos de revestimientos para pisos. Además, brinda oportunidades a las economías locales para que los albañiles y constructores desarrollen sus propios negocios.

En la actualidad, el equipo de EarthEnable está formado por casi 600 empleados, donde el 99  de ellos son de Ruanda y Uganda, y el 100 % viven allí. Ryan Conlin es el jefe de personal de EarthEnable y trabaja en estrecha colaboración con la CEO, Gaya, para ejecutar diversas funciones de liderazgo, gestionar las comunicaciones de toda la empresa y colaborar con socios externos.

Los desafíos de la colaboración entre los diferentes departamentos de ambos países

Cuando Ryan se unió al equipo, se utilizaban varios métodos diferentes para realizar el seguimiento del progreso de los proyectos, lo que incluía emails, hojas de cálculo y documentos. “La información se encontraba por todas partes y todo era muy confuso”, explica. Además, el personal de la organización se encuentra distribuido entre Ruanda y Uganda, por lo que la comunicación y la colaboración resultaban muy difíciles debido a la distancia geográfica. Los empleados, que se encontraban trabajando desde diferentes lugares, no siempre tenían acceso a la información que necesitaban para poder realizar su trabajo.

Como consecuencia, el equipo de EarthEnable debió enfrentar varios desafíos:

• Eran ineficientes, ya que las personas olvidaban dónde se almacenaban los cronogramas o los documentos, de qué eran responsables o dónde se encontraba la última actualización de estado.

• El equipo carecía de responsabilidad ya que cada empleado daba seguimiento a su trabajo de diversas maneras. Fue un desafío para los jefes lograr que sus subordinados cumplieran con los plazos, finalizaran los proyectos y alcanzaran los objetivos.

• Estaban muy desorganizados, pero sentían que podían hacerlo mejor, tanto para su propia organización como para las personas a las que prestan sus servicios.

El equipo directivo se propuso encontrar una solución que ayudara a la organización a gestionar mejor su trabajo. EarthEnable necesitaba una herramienta que le permitiera organizar el trabajo por departamento, ya que los roles varían mucho dentro de la organización. También necesitaba asignar tareas a distintas personas y establecer diferentes fechas de entrega, para poder definir las responsabilidades y los vencimientos. Pero por sobre todas las cosas, la herramienta debía ser lo suficientemente intuitiva para que todos los miembros del equipo pudieran usarla, ya que, para muchos de los empleados, EarthEnable era su primer trabajo de oficina.

En busca de una solución funcional e intuitiva

Gaya y el equipo directivo de EarthEnable finalmente eligieron Asana, ya que contaba con todas las funciones para satisfacer sus necesidades generales para la gestión de proyectos y el seguimiento de cronogramas. Asana tenía las funcionalidades necesarias y era lo suficientemente intuitiva para que todo el equipo la empezara a usar de inmediato. La amplia biblioteca de recursos y la asistencia disponibles para ayudar al equipo con la implementación fueron clave para cerrar el acuerdo: Asana reemplazaría los emails, las hojas de cálculo y los documentos de Word aislados.

El equipo directivo sabía que debía participar activamente en la implementación de la solución si quería lograr una adopción exitosa por parte de toda la empresa, por lo que fueron los primeros en comprometerse a usar Asana para hacer el seguimiento de sus prioridades continuas y de las reuniones de equipo. Luego, informaron al resto de la organización que todo el trabajo se gestionaría en Asana y que el estado de los proyectos debía actualizarse en dicha herramienta. La implementación de Asana por parte de toda la empresa facilitó la definición de las responsabilidades.

Los empleados comenzaron a percibir rápidamente el valor que brindaba Asana, ya que podían acceder fácilmente a sus listas de tareas pendientes y había mejorado la comunicación con los jefes. Esto generó un círculo virtuoso que alentó aún más a las personas a usar la herramienta. De hecho, muchos de los empleados comenzaron a usar Asana para gestionar sus listas de tareas personales.

Optimización de las prioridades para trabajar de manera más eficiente

Desde que implementó Asana, EarthEnable ha experimentado grandes mejoras en su funcionamiento. Tanto jefes como empleados pueden definir responsabilidades individuales y darles seguimiento mediante proyectos individuales. Los comentarios permiten a las partes interesadas verificar fácilmente el estado de una tarea, independientemente de dónde se encuentren trabajando y qué rol ocupan en la empresa.

El equipo también ha observado un aumento en la eficiencia al usar Asana para solicitar subvenciones y generar informes. Al usar una tarea para cada subvención, pueden ver fácilmente las fechas de entrega, quién es responsable de cada una y cuándo se deben completar los informes. Ya no dependen de un archivo desordenado para monitorear decenas de subvenciones, lo que hacía casi imposible conocer el estado de cada una. Ahora hacen el seguimiento en Asana, lo que ayuda a EarthEnable a conseguir más fondos y a mantener relaciones de confianza con los principales donantes, quienes brindan asesoramiento y aportan ideas a la organización. Con los informes de Asana, el equipo puede mostrar de forma rápida y sencilla a quienes respaldan a la organización el impacto que han tenido sus contribuciones, lo que ayuda aún más a EarthEnable a perfeccionar y mejorar sus objetivos. Como resultado, observaron un aumento en el cumplimiento de los plazos, y el proceso de subvenciones es más fluido en general.

Asana no solo brinda mayor transparencia a los colaboradores externos, sino que también proporciona a los empleados de EarthEnable visibilidad interna de toda la organización. Con la vista de tablero, EarhEnable ahora da seguimiento a las solicitudes entrantes de toda la empresa en un solo proyecto. De esta manera, todos pueden ver el estado de una solicitud, y las partes interesadas de diferentes departamentos pueden involucrarse fácilmente. Ya sea que se trate de una solicitud para reparar un equipo o de una sugerencia para mejorar un sistema de la organización, es fácil enviarlas y monitorearlas con columnas claramente etiquetadas para indicar su estado. Así todos saben en qué etapa se encuentran las solicitudes.

Con Asana, todo funciona mejor en la organización. Además, se agilizó la gestión de las prioridades ejecutivas, ya que Gaya, Ryan y otros líderes mantienen un repositorio de problemáticas principales y trabajan en un proyecto llamado “Ejecutivo”.

Gracias a la gestión de los flujos de trabajo de toda la empresa en Asana, Ryan y todo el equipo han notado que los procesos son más rápidos y fluidos y que la colaboración es más sencilla para todos. Esto significa que EarthEnable puede responder más rápidamente a las necesidades de las comunidades que ayuda, algo muy beneficioso para la empresa y para todos los que necesitan un suelo de mejor calidad.

Además, todos en EarthEnable han adoptado una mentalidad de trabajo basada en la gestión de proyectos, una gran ventaja tanto para la eficiencia de la organización como para la de los empleados. Dado que, para muchos de los colaboradores, EarthEnable es su primer trabajo de oficina, Asana es un excelente lugar para comenzar a gestionar su trabajo. Con Asana, cada empleado puede organizar sus proyectos, establecer las prioridades en sus listas de tareas y concentrarse en su trabajo y así evitar la preocupación de no saber por dónde empezar.

Innovación continua, desde los cimientos

El compromiso de EarthEnable siempre ha sido lograr que los pisos sean más higiénicos y económicos. En 2019, la empresa desarrolló un método para obtener materiales de los propios patios traseros de los clientes, en lugar de adquirirlos en una cantera local. Este nuevo método les permite reducir aún más los precios para poder proporcionar un mejor suelo a los ruandeses. Con la pandemia de COVID-19, esto se ha vuelto aún más importante, ya que los pisos de tierra pueden agravar las enfermedades respiratorias.

Un nuevo método de producción implica mucha capacitación, y EarthEnable ha trabajado con albañiles locales para enseñarles las técnicas asociadas con estos nuevos materiales. Usaron Asana para gestionar todo el proceso y hacer el seguimiento, desde la etapa de investigación y desarrollo hasta la capacitación de albañiles y los nuevos procedimientos para la construcción. Como resultado, desde marzo de 2020 se han instalado más de 1200 pisos con este nuevo método de construcción.

Ryan, Gaya y todo el equipo de EarthEnable siguen comprometidos a encontrar formas más innovadoras de construir pisos de mayor calidad, aprovechando los recursos locales, con un negocio eficiente y con objetivos ambiciosos para poder acortar aún más la cadena de suministro y todo el proceso de instalación. Un objetivo para este año y para el futuro.