Lassen Sie nicht zu, dass Ihre digitalen Tools das Mitarbeitererlebnis sabotieren

Dieser Artikel wurde ursprünglich auf Reworked veröffentlicht.

Erfolgreiche Unternehmen legen nicht nur Wert auf ein gutes Mitarbeitererlebnis (Employee Experience, EX) – es hat für sie absolute Priorität. Früher äußerte sich diese Obsession in Büroflächen, die eher wie Spielplätze für Erwachsene wirkten, mit Kletterwänden und Sitzsäcken, Baristas, die kunstvolle Kaffeespezialitäten zubereiteten, und ruhigen Meditationsbereichen zur Entspannung.

Doch in der heutigen Ära der verteilten Arbeit, in der sowohl Büro- als auch Remote-Mitarbeitende stark auf digitale Tools angewiesen sind, hat sich die Employee Experience (EX) zunehmend ins Digitale verlagert. Es ist eine beinahe paradoxe Situation. Unternehmen investieren enorme Summen in digitale Tools – die Ausgaben für SaaS-Lizenzen übersteigen pro Mitarbeitendem sogar die Kosten für die Krankenversicherung. Doch dabei übersehen sie einen wichtigen Teil der Gleichung: wie diese Tools die digitale Employee Experience (DEX) positiv oder negativ beeinflussen.

Digitale Tools können unter Umständen das Mitarbeitererlebnis sabotieren. So können Sie sich schützen.

Das Problem erkennen

Der erste Schritt, dieses Problem zu lösen, besteht darin, es zunächst als solches anzuerkennen. Schätzungen zufolge nutzt ein durchschnittliches Unternehmen mehr als 300 SaaS-Tools, von denen viele für die Zusammenarbeit bestimmt sind. Dieses digitale Durcheinander ist mehr als nur eine Unannehmlichkeit: Es belastet die Arbeitszeit und den Fokus der Mitarbeitenden erheblich.

Unsere Forschungsarbeit im Work Innovation Lab, einem Think Tank von Asana, die in Zusammenarbeit mit Stanford-Professor Bob Sutton und UC Santa Barbara-Professor Paul Leonardi durchgeführt wurde, hat die überraschenden Auswirkungen dieses digitalen Durcheinanders aufgedeckt. Wir haben festgestellt, dass Mitarbeitende täglich 57 Minuten allein durch das Hin- und Herwechseln zwischen Tools verlieren, die für die Zusammenarbeit konzipiert wurden. Zusätzlich verlieren sie weitere 30 Minuten täglich damit, zu entscheiden, welche Technologie für Zusammenarbeit sie für eine bestimmte Aufgabe nutzen sollten. Das sind fast eineinhalb Stunden pro Tag, die nicht für produktive Arbeit aufgewendet werden, sondern für die mentalen Verrenkungen beim Wechseln zwischen Tools verloren gehen.

Darüber hinaus zahlen Mitarbeitende bei jedem Tool-Wechsel einen Preis – verlieren jedes Mal über 20 Minuten Arbeitszeit, wenn sie versuchen, ihre Konzentration wiederzufinden und ihr Arbeitstempo aufrechtzuerhalten. Die Folgen dieses ständigen Kontextwechsels und des daraus resultierenden Verlusts an Konzentration ziehen sich durch alle Bereiche der Arbeit und haben weitreichende Auswirkungen. Fast zwei Drittel der Wissensarbeiter berichten laut unserer Studie von digitaler Erschöpfung, was sowohl das persönliche Wohlbefinden der Mitarbeitenden als auch die Effektivität des Unternehmens insgesamt direkt beeinträchtigt.

Einen Tech-Audit starten

Der nächste Schritt zur Lösung des Problems und zur Verbesserung der DEX ist die Durchführung eines Tech-Audits. Betrachten Sie diese Maßnahme wie einen regelmäßigen Gesundheitscheck für das digitale Toolkit Ihres Unternehmens. Unsere Untersuchungen zeigen, dass fast die Hälfte der Wissensarbeiter (43 %) nicht wissen, ob ihre Unternehmen die Effektivität ihrer Kollaborationstools regelmäßig evaluieren. Wenn Unternehmen keine regelmäßigen Audits durchführen, halten sie unwissentlich an redundanten oder suboptimalen Tools fest, die ihr digitales Arbeitsumfeld unnötig belasten.

Tech-Audits umfassen mehr als nur das Zählen von Tools. Sie erfordern ein Verständnis dafür, wer diese Tools verwendet, wie häufig sie verwendet werden, für welche spezifischen Zwecke und wie welchen Mehrwert sie tatsächlich schaffen. Ein gut durchgeführtes Tech-Audit beseitigt nicht nur unnötige Tools: Es optimiert das digitale Ökosystem, indem es neue Integrationen und Workflows einführt, die die Effizienz steigern. Durch ein gut durchgeführtes Tech-Audit stellen Sie sicher, dass jedes Tool in Ihrer Technologieauswahl nicht nur ein bloßes Hilfsmittel oder nur ein weiterer Budgetposten ist, sondern einen entscheidenden Beitrag zur digitalen Employee Experience (DEX) und zur gesamten Leistungsfähigkeit des Unternehmens leistet.

Eine Top-Down-Strategie mit Einbindung der Mitarbeitenden einführen

Ein effektives Management Ihrer digitalen Tools erfordert eine Top-Down-Strategie. In unserer jüngsten Studie haben wir festgestellt, dass sich 74 % der Mitarbeitenden wünschen würden, dass alle Angestellten in ihrem Unternehmen eine standardisierte Auswahl an Kern-Kollaborationstools verwenden. Obwohl die Idee von hyper-individualisierten Tools verlockend erscheint, bevorzugen Mitarbeitende standardisierte Tools, die den Kontextwechsel reduzieren und es einfacher machen, die für die Arbeit relevanten Informationen zu finden.

Unsere kürzlich durchgeführte Collaboration Cleanse-Intervention hat die Erforderlichkeit von Standardisierung und Top-Down-Leitlinien weiter verdeutlicht. In diesem Experiment wurden die Mitarbeitenden gebeten, die Verwendung bestimmter Kollaborationstools für zwei Wochen auszusetzen. Am Ende der zwei Wochen berichtete über die Hälfte der Teilnehmenden, dass diese „digitale Entgiftungskur“ ihnen geholfen hat, redundante Tools in ihrer Technologieauswahl zu identifizieren.

Gleichzeitig äußerten sie jedoch den Wunsch nach mehr Unterstützung und klarer Anleitung durch ihre Vorgesetzten. Als Führungskraft müssen Sie klare Leitlinien und Regeln für die digitale Reise Ihrer Mitarbeitenden festlegen. Wann soll Slack verwendet werden? Wann Google Drive? Was ist mit Asana? Wie sieht es mit PowerPoint aus? Und warum? Bei diesem Ansatz geht es nicht darum, Anweisungen von oben zu diktieren – es geht um Klarheit, Konsistenz und Organisation. Es ist auch wichtig, aktiv Feedback von Mitarbeitenden einzuholen und dieses in die Strategie einzubinden. Passen die vorhandenen Tools und Richtlinien zu den Mitarbeitenden und steigern sie ihre Produktivität? Oder sind sie lediglich digitale Hürden, die es zu überwinden gilt?

Die strategische Rolle des CIO erkennen

Der Chief Information Officer (CIO) und andere IT-Führungskräfte wie der CTO spielen eine entscheidende Rolle bei der Leitung Ihrer Top-Down-Strategie in Bezug auf die Technologieauswahl und der Eindämmung der unkontrollierten Ausbreitung digitaler Tools. Ihre Rolle besteht weniger darin, als Wächter aufzutreten, sondern vielmehr in strategischer Wachsamkeit: Sie überwachen, wie Tools in das Unternehmen eindringen, ein oft schleichender und unauffälliger Prozess. Ihr CIO wird eine entscheidende Rolle dabei spielen, Ihr Unternehmen zu einer schlankeren und effizienteren digitalen Employee Experience (DEX) zu führen. Betrachten Sie dieses Beispiel aus der Praxis eines Unternehmens, in dem ein CTO „gesunden Widerstand“ einführte, um der digitalen Unordnung Herr zu werden.

Er wies das Buchhaltungsteam an, jede softwarebezogene Belastung auf den Firmen-Kreditkarten genau zu überprüfen und zu melden. Jedes Tool, das nicht von der IT genehmigt wurde, wurde umgehend zurückgestellt, und die Führungskräfte mussten ihre Auswahl dieses Tools formell rechtfertigen. Die Überprüfung ergab, dass das Unternehmen für ähnliche Funktionen mehrere redundante Tools wie Slack, Teams und Webex verwendete. Letztendlich konnte das Unternehmen die Anzahl der SaaS-Tools von 55 auf nur noch 20 wesentliche reduzieren.

Die Zukunft von DEX

In einer Welt, in der das Mitarbeitererlebnis zunehmend digitaler wird, stehen Unternehmen vor einer zentralen Herausforderung: sich anpassen oder den Anschluss verlieren. Der Weg nach vorn ist nicht nur eine Abfolge von Schritten, sondern eine umfassende strategische Neuausrichtung.