Skalieren Sie Ihre Content-Erstellung effizient mit AI Studio

Content-Marketing ist wie ein Staffellauf, bei dem der Erfolg von perfekten Übergaben abhängt. Texter und Redakteure geben die Inhalte an das Kreativteam weiter, das Kreativteam an das Designteam, das Designteam zurück an die Redaktion und schließlich die Redaktion an die Verantwortlichen der jeweiligen Kanäle, wie z. B. Social-Media-Manager oder das Webteam. 

Jede Übergabe ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu gewinnen – den ultimativen Preis in der heutigen, hart umkämpften digitalen Landschaft. Aber was wäre, wenn Sie diese Übergaben optimieren könnten, um Reibungsverluste zu reduzieren und Ihr Team schneller zur Ziellinie zu bringen? 

Wir bei Asana wollten, dass KI uns dabei hilft, die redaktionelle Produktion von einem komplexen Staffelrennen in einen synchronisierten Sprint zu verwandeln, bei dem Übergaben mit beispielloser Geschwindigkeit und Präzision erfolgen. 

Hier erfahren Sie, wie wir AI Studio, unser Tool zur Erstellung von No-Code-Workflows, genau dafür einsetzen – und dabei immer einen Menschen im Prozess involvieren.

Entwicklung des perfekten redaktionellen Assistenten

Als wir uns auf die Suche nach Möglichkeiten zur Nutzung von AI Studio machten, wollten wir uns auf echte Problempunkte konzentrieren. Wir hatten eigentlich kein Problem mit dem kreativen Prozess des Schreibens. Das Risiko von Verzögerungen und Stress bei der Produktion lag eher in der „Arbeit rund um die Arbeit“ oder in den unzähligen Übergaben, die bei größeren Projekten wie einem Jahresbericht oder der Veröffentlichung wichtiger Forschungsergebnisse anfallen. 

Nehmen wir das Beispiel der Forschung unserer Kolleg*innen im Work Innovation Lab, der Abteilung von Asana, die sich mit der Zukunft der Arbeit befasst. Sie sind hervorragende Autoren und Forscher und auch sehr produktive Verfasser von Publikationen. Das bedeutet, dass das Content-Marketing-Team von Asana mehrmals im Jahr damit beauftragt wird, ein wichtiges Forschungsergebnis zu bewerben, das manchmal auf einem über 20 Seiten langen Kernmaterial basiert. 

In den meisten dieser Veröffentlichungsszenarien könnten drei oder mehr verschiedene Autoren mit der Erstellung desselben Langtextes beauftragt werden, wobei jeder von ihnen abgeleitete Inhalte wie Blogartikel, Social-Media-Beiträge und mehr erstellt. Ohne eine Menge zeitaufwändiger Koordination könnten die wichtigsten Erkenntnisse sowie die Ausdrucksweise und der Tonfall leicht von Asset zu Asset variieren, wodurch das einheitliche Erscheinungsbild einer gut koordinierten Einführung verloren ginge. 

AI Studio wurde zu unserer Geheimwaffe, indem es einen benutzerdefinierten Workflow ermöglichte, der zentrale Forschungsergebnisse in konsistente, kanalspezifische Botschaften umwandelt. Dieses einheitliche Playbook gewährleistet die Markenkonsistenz über alle Touchpoints hinweg, von E-Mail-Newslettern bis hin zu Instagram-Posts.

In der Praxis beginnt unser Workflow damit, dass wir einem benutzerdefinierten Projekt Quellinhalte hinzufügen. Innerhalb weniger Minuten generiert die KI gleichzeitig maßgeschneiderte Gliederungen für alle angeforderten Inhalte, wobei sie unseren detaillierten Vorgaben folgt – einschließlich spezieller Formate wie Social-Media-Karussells. Das Ergebnis: Menschliche Texter können sofort auf strukturierten Gliederungen aufbauen, ohne über Prioritäten oder Formate rätseln zu müssen.

Anpassen, Testen und Feintuning

Der unterhaltsame, aber potenziell frustrierende Aspekt der KI besteht darin, sie dazu zu bringen, genau so zu funktionieren, wie Sie es möchten. Oft ist es eine Frage des Ausprobierens. Um auf die Sportmetapher zurückzukommen: Eine großartige Leichtathletik-Staffelmannschaft muss üben, üben und noch mehr üben. Es war hilfreich, dass wir von Anfang an keine Perfektion erwartet haben.

Unsere ersten KI-generierten Inhaltsübersichten benötigten intensives Coaching. Wir haben festgestellt, dass spezifischere Anweisungen in unseren Prompts – fast so, als würden wir unserem KI-Teammitglied bessere Anweisungen geben – die Ergebnisse erheblich verbessert haben. Anstatt beispielsweise nach „Social-Media-Texten“ zu fragen, haben wir gelernt, „LinkedIn-Beitrag, der die Produktivitätsvorteile für Teamleiter hervorhebt“ anzugeben, um genau das zu erhalten, was wir brauchten. Wir haben auch festgestellt, dass unsere Markenrichtlinien, die für eine Zeit ohne KI entwickelt wurden, von den aktuellen Modellen nicht immer verstanden wurden und im Hinblick auf Länge und Klarheit überarbeitet werden mussten. 

Hier ist ein Beispiel für einen einfachen Text, der auf einem neuen KI-Bericht basiert, aber ohne die detaillierten Anweisungen, die wir in AI Studio eingeben konnten:

So sieht es nach dem Workflow aus:

• Entspricht dem von uns benötigten Format

• Bietet mehr Inhalte, auf denen man aufbauen kann, einschließlich Überschriften und Bildtexten

• Bietet einen Text für Bildunterschriften, der den KI-Anweisungen entspricht

Gute Argumente für Schulungen und Zertifizierungen

Wir haben den Prozess nicht mit umfassenden Kenntnissen über KI-Workflows begonnen, daher war es unglaublich hilfreich, eine solide Grundlage zu schaffen. Sowohl Steph Bui, Leiterin für Content-Strategie, als auch Katie Ryan O'Connor, Leiterin für Content-Marketing, haben während ihrer Arbeit an diesem Projekt die Zertifizierung für AI Studio erworben. Vielleicht ist eine Zertifizierung auch das Richtige für Sie. Hier können Sie alle Zertifizierungsangebote von Asana durchstöbern.

Bei der Zertifizierung ging es nicht nur darum, die technischen Aspekte von AI Studio zu erlernen. Sie umfasste Inhalte, die dabei halfen, die Grundlagen der Prompt-Erstellung, der Workflow-Architektur und der durchdachten Integration von KI in bestehende Inhaltsprozesse zu verstehen. Diese Wissensdatenbank erwies sich als von unschätzbarem Wert, wenn wir auf unvermeidliche Hindernisse stießen oder unerwartete Ergebnisse beheben mussten.

Erarbeitung einer Reihe neuer Anwendungsfälle

Was kann AI Studio sonst noch für vielbeschäftigte Content-Marketing-Teams tun? Nun, wir waren schnell von unseren neuen Möglichkeiten begeistert und begannen, über neue Anwendungsfälle nachzudenken. 

Unser nächster Anwendungsfall für die redaktionelle Unterstützung bestand darin, Workflows zu nutzen, um Gliederungen für Kundenporträts zu erstellen, wobei wir Einreichungen aus unserem Work Innovation Awards-Programm verwendeten. Indem wir die Analytik unserer Kunden nutzten, konnten wir Inhalte erstellen, die sich authentisch auf sie bezogen, und das in großem Maßstab. 

Derzeit kann dieser Workflow eine Einreichung aus einem Asana-Formular übernehmen und in 1–2 Minuten eine vollständige Gliederung für eine Kundenfallstudie erstellen, die dann an einen Texter übergeben werden kann, der sie weiter ausarbeitet, verfasst und überarbeitet. Auch hier geht es weniger um einen vollständigen Ersatz und mehr um die Verbindung von KI und Mensch.

Wir stellen auch fest, dass der wahre Mehrwert dieses Ansatzes in seiner Integration mit der Work-Management-Plattform von Asana liegt. Im Gegensatz zu eigenständigen KI-Tools kann AI Studio auf die Aufgaben, Projekte und Ziele Ihres Teams zugreifen und so einen Kontext schaffen, der die Ergebnisse besonders relevant macht. AI Studio kann Informationen direkt aus Ihren bestehenden Workflows abrufen, sodass Sie Ihre Markensprache oder strategischen Ziele nicht ständig neu erklären müssen.

Vor Kurzem haben wir festgestellt, dass wir relativ standardisierte, aufeinanderfolgende E-Mail-Texte für eine Reihe von E-Mails verfassen müssen, die von Asana nach bestimmten Auslösern an Nutzer gesendet werden. Das ist der perfekte Anwendungsfall für einen AI-Studio-Workflow, bei dem wir Anweisungen zum Zweck und Inhalt jeder E-Mail in der Serie geben können und AI Studio Texte erstellen lässt, die Redakteure und Kanalexperten anschließend überarbeiten können.

Gewonnene Erkenntnisse

Content-Ersteller können besonders sensibel auf die Veränderungen reagieren, die mit einer verstärkten Einführung von KI am Arbeitsplatz einhergehen. Das ist nachvollziehbar, insbesondere wenn man bedenkt, mit welcher Geschwindigkeit und Präzision generative KI-Modelle heute recherchieren und nach Vorgaben schreiben können.

Bei Asana glauben wir, dass es um die Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI geht. 

Unsere Texter verbringen jetzt weniger Zeit mit sich wiederholenden Formatierungsaufgaben und mehr Zeit mit kreativem Denken und strategischen Entscheidungen – den Aspekten der Inhaltserstellung, bei denen Menschen besonders gut sind und die ihnen wirklich Spaß machen. Die Übergaben zwischen Teammitgliedern laufen reibungsloser ab, da alle mit einer einheitlichen Grundlage beginnen, die verfeinert werden kann, anstatt von Grund auf neu erstellt zu werden.

Erinnern Sie sich an die Metapher mit dem Staffellauf? Mit AI Studio ist es so, als hätten wir einen Trainer hinzugefügt, der dafür sorgt, dass jeder genau weiß, wann und wie er den Staffelstab weitergeben muss. Das Rennen wird immer noch von unserem talentierten Team absolviert, aber jetzt können sich die Teammitglieder auf Geschwindigkeit und hervorragende Leistung konzentrieren, anstatt sich Gedanken darüber zu machen, ob die Übergabe reibungslos funktioniert.