Skalieren Sie Ihre Content-Erstellung effizient mit AI Studio

Content Marketing ist wie ein Staffellauf, bei dem der Erfolg von perfekten Übergaben abhängt. Texter und Redakteure geben die Inhalte an das Kreativteam weiter, das Kreativteam an das Designteam, das Designteam wieder an die Redaktion und die Redaktion schließlich an die Kanalverantwortlichen, wie z. B. die Social-Media-Manager oder das Webteam. 

Jeder Übergang ist entscheidend, um die Aufmerksamkeit der Zielgruppe zu gewinnen – der ultimative Preis in der heutigen, hart umkämpften digitalen Landschaft. Aber was wäre, wenn Sie diese Übergaben optimieren, Reibungsverluste verringern und Ihr Team schneller über die Ziellinie bringen könnten? 

Wir bei Asana wollten, dass die KI uns dabei hilft, die redaktionelle Produktion von einem komplexen Staffellauf in einen synchronisierten Sprint zu verwandeln, bei dem Übergaben mit beispielloser Geschwindigkeit und Präzision erfolgen. 

Im Folgenden erfahren Sie, wie wir AI Studio, unseren No-Code-Workflow Builder, einsetzen, um genau das zu erreichen und gleichzeitig immer einen Menschen im Prozess zu behalten.

Entwicklung des perfekten Redaktionsassistenten

Als wir uns daran machten, Möglichkeiten für den Einsatz von AI Studio zu finden, wollten wir uns auf die tatsächlichen Problempunkte konzentrieren. Wir hatten eigentlich kein Problem mit dem kreativen Schreibprozess. Das Risiko von Verzögerungen und Produktionsstress lag vielmehr in der „Arbeit rund um die Arbeit“ oder in den unzähligen Übergaben, die bei größeren Veröffentlichungen anfallen, z. B. bei einem Jahresbericht oder bei der Präsentation wichtiger Forschungsergebnisse. 

Nehmen wir als Beispiel die Forschungsarbeit unserer Kolleg*innen im Work Innovation Lab, dem Forschungsbereich von Asana, der sich mit der Zukunft der Arbeit befasst. Sie sind hervorragende Autoren und Forscher und veröffentlichen zudem zahlreiche Beiträge. Das bedeutet, dass das Content-Marketing-Team bei Asana mehrmals pro Jahr mit der Aufgabe betraut wird, eine wichtige Forschungsarbeit zu bewerben, die manchmal auf einem über 20 Seiten langen Kernmaterial basiert. 

In den meisten dieser Veröffentlichungsszenarien können drei oder mehr verschiedene Autorinnen und Autoren mit der Erstellung desselben längeren Textes betraut werden, wobei jede Person abgeleitete Inhalte wie Blogartikel, Social-Media-Posts und vieles mehr erstellt. Ohne eine Menge zeitaufwändiger Koordination könnten die wichtigsten Erkenntnisse sowie die Ausdrucksweise und der Tonfall leicht von Material zu Material variieren, wodurch das einheitliche Erscheinungsbild einer gut koordinierten Veröffentlichung verloren gehen könnte. 

AI Studio wurde zu unserer Geheimwaffe, da es einen benutzerdefinierten Workflow ermöglicht, der wichtige Forschungsergebnisse in konsistente, kanalspezifische Botschaften umwandelt. Dieses einheitliche Playbook gewährleistet Markenkonsistenz über alle Touchpoints hinweg, von E-Mail-Newslettern bis hin zu Instagram-Posts.

In der Praxis beginnt unser Workflow damit, dass wir die Quellinhalte zu einem benutzerdefinierten Projekt hinzufügen. Innerhalb weniger Minuten generiert die KI gemäß unseren detaillierten Vorgaben gleichzeitig maßgeschneiderte Gliederungen für alle angeforderten Inhalte – einschließlich spezieller Formate wie Social-Media-Karussells. Das Ergebnis: Menschliche Texter können sofort auf den strukturierten Gliederungen aufbauen, ohne über Prioritäten oder Formate rätseln zu müssen.

Optimieren, testen und verfeinern

Der unterhaltsame, aber möglicherweise auch frustrierende Aspekt von KI besteht darin, sie genau nach Ihren Vorstellungen zum Laufen zu bringen. Oft muss man einfach herumprobieren. Um noch einmal auf die Sportmetapher zurückzukommen: Ein großartiges Staffelteam in der Leichtathletik muss üben, üben und noch mehr üben. Es war hilfreich, dass wir von Anfang an keine Perfektion erwartet haben.

Unsere ersten KI-generierten Inhaltsübersichten bedurften eines gründlichen Coachings. Wir haben festgestellt, dass spezifischere Anweisungen in unseren Prompts – fast so, als würden wir unserem KI-Teammitglied bessere Anweisungen geben – die Ergebnisse drastisch verbessert haben. Anstatt beispielsweise nach „Social-Media-Texten“ zu fragen, haben wir gelernt, die Aufgabe genauer zu formulieren, z. B. „LinkedIn-Beitrag, der die Produktivitätsvorteile für Teamleiter hervorhebt“, um genau das zu erhalten, was wir brauchten. Außerdem haben wir festgestellt, dass unsere Markenrichtlinien, die für ein Zeitalter ohne KI entwickelt wurden, von den aktuellen Modellen nicht immer verstanden wurden und im Interesse von Kürze und Klarheit überarbeitet werden mussten. 

Hier ist ein Beispiel für einen einfachen Text, der aus einem neuen KI-Bericht stammt, aber ohne die detaillierten Anweisungen, die wir in AI Studio eingeben konnten:

So sieht es nach dem Workflow aus:

• Entspricht dem von uns benötigten Format

• Bietet mehr Inhalte, auf denen wir aufbauen können, einschließlich Überschriften und Bildtexten

• Enthält einen Bildtext, der den KI-Vorgaben entspricht

Gute Argumente für Schulungen und Zertifizierungen

Als wir mit dem Prozess begannen, wussten wir noch nicht viel über KI-Workflows, daher war es äußerst hilfreich, solide Grundlagen zu erwerben. Sowohl Steph Bui, Content Strategy Lead, als auch Katie Ryan O’Connor, Head of Content Marketing, haben während der Arbeit an diesem Projekt die Zertifizierung für AI Studio erhalten. Vielleicht ist eine Zertifizierung auch für Sie das Richtige. Hier können Sie alle Zertifizierungsangebote von Asana entdecken.

Bei der Zertifizierung ging es nicht nur darum, die technischen Aspekte von AI Studio zu erlernen. Sie umfasste Inhalte, die uns halfen, die Grundlagen der Erstellung von Prompts, der Workflow-Architektur und der durchdachten Integration von KI in bestehende Content-Prozesse zu verstehen. Diese Wissensdatenbank erwies sich als von unschätzbarem Wert, wenn wir auf unvermeidliche Hindernisse stießen oder unerwartete Ergebnisse beheben mussten.

Bewältigung einer Reihe neuer Anwendungsfälle

Was kann AI Studio sonst noch für vielbeschäftigte Content-Marketing-Teams tun? Nun, wir waren schnell von unseren neuen Möglichkeiten begeistert und begannen, über neue Anwendungsfälle nachzudenken. 

Unser n��chster Anwendungsfall für Redaktionsassistenten bestand darin, mithilfe von Workflows Gliederungen für Kundenporträts zu erstellen, wobei wir die Einsendungen aus unserem Work Innovation Awards-Programm nutzten. Indem wir die Analytik unserer Kunden nutzten, konnten wir Inhalte erstellen, die authentisch auf sie zugeschnitten waren, und das in großem Maßstab. 

Derzeit kann dieser Workflow ein über ein Asana-Formular eingereichtes Formular verarbeiten und innerhalb von 1–2 Minuten eine vollständige Kundenbeschreibung erstellen, die dann an einen Autor zur weiteren Recherche, zum Schreiben und zum Feinschliff übergeben werden kann. Auch hier geht es weniger um den vollständigen Ersatz als vielmehr um die Verbindung zwischen KI und Mensch.

Wir stellen außerdem fest, dass der wahre Mehrwert dieses Ansatzes in seiner Integration in die Work-Management-Plattform von Asana liegt. Im Gegensatz zu eigenständigen KI-Tools kann AI Studio auf die Aufgaben, Projekte und Ziele Ihres Teams zugreifen und so Kontext bereitstellen, der die Ergebnisse der KI bemerkenswert relevant macht. AI Studio kann Informationen direkt aus Ihren bestehenden Workflows beziehen, sodass Sie Ihre Markensprache oder Ihre strategischen Ziele nicht ständig neu erklären müssen.

Vor kurzem haben wir festgestellt, dass wir ziemlich formelhafte, aufeinanderfolgende E-Mail-Texte für eine Reihe von E-Mails verfassen müssen, die nach bestimmten Auslösern von Asana an die Nutzer verschickt werden. Dies ist der perfekte Anwendungsfall für einen AI Studio-Workflow: Wir können für jede E-Mail in der Serie Anleitungen zum Zweck und zum Inhalt bereitstellen und AI Studio Textbausteine erstellen lassen, die dann von Textern und Kanalexperten verfeinert werden können.

Lessons learned

Content-Ersteller können besonders sensibel auf die Veränderungen reagieren, die mit der zunehmenden Einführung von KI am Arbeitsplatz einhergehen. Das ist nachvollziehbar, vor allem wenn man bedenkt, mit welcher Geschwindigkeit und Präzision generative KI-Modelle heute Recherchen durchführen und Texte gemäß den Vorgaben verfassen können.

Bei Asana glauben wir, dass es um die Zusammenarbeit zwischen Mensch und KI geht. 

Unsere Texter verbringen jetzt weniger Zeit mit sich wiederholenden Formatierungsaufgaben und mehr Zeit mit kreativem Denken und strategischen Entscheidungen – den Aspekten der Inhaltserstellung, in denen Menschen wirklich gut sind und die ihnen wirklich Spaß machen. Die Übergaben zwischen Teammitgliedern verlaufen reibungsloser, da jeder von einer einheitlichen Grundlage ausgeht, die weiterentwickelt werden kann, anstatt von Grund auf neu erstellt zu werden.

Erinnern Sie sich an die Metapher mit dem Staffellauf? Mit AI Studio ist es so, als hätten wir einen Trainer an der Laufstrecke, der dafür sorgt, dass jeder genau weiß, wann und wie er den Stab übergeben muss. Das Rennen wird nach wie vor von unserem talentierten Team gelaufen, aber jetzt können sich die Teammitglieder auf Geschwindigkeit und Spitzenleistungen konzentrieren, anstatt sich Sorgen zu machen, dass die Übergabe schiefgeht.